Das Jahr 2020 bei Hive im Rückblick

2020 war ein ganz besonderes Jahr. Wir alle atmen wohl auf, weil 2021 schon bald beginnt. Doch trotz aller Höhen und Tiefen haben wir bei der Art, wie wir arbeiten, enorme Fortschritte gemacht. Seit Unternehmen im März auf Remote-Arbeit umgestellt haben, haben wir neu darüber nachgedacht, wie, wann, wo und warum wir arbeiten. Und Hive hat sich gemeinsam mit Ihnen allen verändert. Wussten Sie, dass wir Teams allein im Jahr 2020 geholfen haben, über 10.000.000 Aktionen abzuschließen? Deshalb blicken wir hier auf das Jahr zurück und zeigen Ihnen Schritt für Schritt einige der größten Änderungen von 2020. Sie helfen Ihnen und Ihrem Remote-Team, schneller, besser und effizienter zu arbeiten. 

Hive 2.0

Die vielleicht größte Änderung dieses Jahres war der Start von Hive 2.0. Dazu gehörten eine neu gestaltete Aktionskarte und ein überarbeitetes Navigationssystem in Hive.  Neue Navigation Das neue Layout konzentriert sich auf das Seitenpanel auf der linken Seite. Es enthält alles, von „Meine Aktionen“ bis zu Apps und Projekten. Dieses Panel wurde zu Ihrer neuen zentralen Anlaufstelle für alles in Hive. Die Ansicht „Meine Aktionen“ ist jetzt oben links in Ihrer Navigationsleiste verankert. Sie führt zu Ihrer To-do-Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden, samt Fälligkeitsdaten. Außerdem lässt sich das Navigationspanel jetzt leicht anpassen. Um Hive-Apps vom Panel zu lösen, klicken Sie auf „Apps“. Mit den Pins auf den Kacheln lösen Sie Apps vom Panel oder heften sie an. Auf diese Apps greifen Sie jederzeit im Bereich „Apps“ zu. Außerdem haben wir angeheftete Projekte und Summary Views in das linke Panel verschoben. Sie können beliebig viele Projekte anheften und schnell über die Navigation öffnen. Um ein Projekt an das linke Seitenpanel anzuheften, wählen Sie das Pin-Symbol neben dem Projektnamen. Ist der Pin blau, erscheint Ihr Projekt im Panel. Möchten Sie ein Projekt aus dem Panel entfernen, klicken Sie erneut auf das Pin-Symbol. Eine Liste aller Projekte Ihres Teams, archivierter Projekte, Vorlagen und Summary Views finden Sie unter „Projekte“, früher bekannt als Project Navigator. Auch für alle, die in Hive chatten, haben wir beim Messaging einiges geändert. Das Messaging ist ebenfalls Teil dieses neuen Panels. Den Nutzerstatus haben wir in Ihr Profilmenü oben rechts verschoben. Um die Höhe Ihres Messaging-Panels anzupassen und mehr von Ihren Projekten oder mehr von Ihren Nachrichten zu sehen, ziehen Sie die Leiste zwischen Gruppen und angehefteten Projekten nach oben oder unten. Um schnell eine Unterhaltung zu starten, klicken Sie auf „Neue Nachricht“ und fügen Sie Ihre Teammitglieder zum Chat hinzu. Oder nutzen Sie die Tastenkombination Command/Strg+K. Gruppen- oder Direktnachrichten blenden Sie aus, indem Sie rechts in der Zeile auf das X klicken. Wenn eine neue Nachricht eintrifft, erscheint der Chat wieder im Panel.

Überarbeitete Aktionskarte

Zusätzlich zum neuen Navigationspanel haben wir ein neues Format für die Aktionskarte vorgestellt. Wir haben das Layout überarbeitet, damit Sie die wichtigsten Details zu jeder Aufgabe schnell erfassen. Jetzt sehen Sie die zuständige Person, den Status und das Fälligkeitsdatum auf einen Blick auf der rechten Seite. Außerdem lassen sich Karten leichter teilen, löschen oder archivieren. Dafür nutzen Sie die vier Symbole unten links im Panel.  Um Ihre Karte als dringend zu markieren, auf Aktionsvorlagen zuzugreifen oder Ihre Aktion umzuwandeln, öffnen Sie das Menü „Mehr“ oben auf der Karte. Und Sie können Ihre Aktion unten rechts auf der Karte schnell teilen, löschen, archivieren oder kopieren. Wenn Sie der Karte folgen, erhalten Sie in Ihrem Aktivitätsfeed Benachrichtigungen zu Kommentaren, Statusänderungen und Terminänderungen. Zuständige Personen werden automatisch zu Followern. Im Kommentarbereich unten links auf der Karte arbeiten Sie außerdem mit Ihrem Team zusammen. Wenn Sie jemanden mit @ erwähnen, wird diese Person automatisch als Follower hinzugefügt. Den Verlauf Ihrer Karte sehen Sie, wenn Sie unten links auf der Karte auf „Verlauf anzeigen“ klicken. Im Laufe des Jahres haben wir noch weitere Änderungen an der Aktionskarte vorgenommen …

• Text in der Aktionskarte bearbeiten – Sie können jetzt die Textfarbe ändern, Text hervorheben, Aufzählungen erstellen sowie Text fett, unterstrichen und kursiv formatieren

• Aktion einem Team zuweisen

• Die Karte übernimmt beim Kopieren die Abhängigkeiten der Aktionskarte

• Aktionskarten enthalten jetzt wiederkehrende Teilaktionen

• Wir haben Erinnerungen für wichtige Aktionen hinzugefügt – Sie können jetzt für Ihre wichtigsten Aktionen eine Erinnerung festlegen

• Neue Darstellung der Abhängigkeiten in Aktionskarten – Farbcodierte Abhängigkeiten mit neuen Symbolen

• Aktionen in Teilaktionen umwandeln

• Übergeordnete Aktionen werden automatisch abgeschlossen, sobald alle Teilaktionen erledigt sind

• Follower zu Aktionskarten hinzufügen, ohne sie auf der Karte mit @ zu erwähnen

Updates der mobilen App

2020 haben wir zahlreiche Updates für die mobile Hive-App veröffentlicht, darunter:

• Mobile Suche

• Mobiles Kanban-Board

• Status auf dem Smartphone

• Verlauf der Aktionskarte auf dem Smartphone ansehen

• Dokumente aus der mobilen App teilen

• Aktionskarten schnell aus der mobilen App teilen

• Gruppen im mobilen Chat suchen

• Single Sign-on in der mobilen App verfügbar

In den nächsten Monaten stellen wir weitere mobile Updates vor, darunter Prioritätsstufen auf dem Smartphone, ein Update der mobilen Benachrichtigungen und mobile Notizen, auf die Sie unterwegs zugreifen. Bleiben Sie dran!

Portfolio-Ansicht

Die Portfolio-Ansicht in Hive ist bei kleinen und großen Teams auf der ganzen Welt sehr beliebt. Warum? Sie verbindet an einem Ort die Detailtiefe von Project Navigator mit der Flexibilität einer Tabellenansicht. Am meisten bringt die Portfolio-Ansicht, wenn Sie mehrere Projekte mit denselben Aktionskarten und/oder benutzerdefinierten Feldern betrachten. Dann vergleichen Sie diese Projekte genau und effizient.  Hinweis: Die Portfolio-Ansicht ist eine Hive-App – wie Sie sie einschalten und anheften, lesen Sie hier. Im Laufe des Jahres 2020 sind Teams zur Remote-Arbeit übergegangen, und Organisationen brauchten mehr Einblick in übergreifende Projekt- und Aufgabentrends. Deshalb haben wir die Portfolio-Ansicht wie folgt aktualisiert:

• Portfolio-Ansichten erstellen, speichern und teilen – Mit unseren neuen Updates erstellen, speichern und teilen Nutzerinnen und Nutzer mehrere Portfolio-Ansichten. So behalten sie bei der Überwachung und Steuerung ihrer Projekte das große Ganze im Blick

• Farbige Status in der Portfolio-Ansicht – Die roten, grauen, gelben und grünen Punkte zeigen den Projektfortschritt auf einen Blick. Das ist ideal für Teams, die in hohem Tempo arbeiten

• Fertigstellung in % in der Portfolio-Ansicht anzeigen – Sie sehen jetzt in der Portfolio-Ansicht den Fertigstellungsgrad eines Projekts in %. Er entspricht dem Fertigstellungsgrad auf Ihrer Projektstartseite 

• Status direkt in der Portfolio-Ansicht bearbeiten – Sie können jetzt einen Projektstatus direkt in der Portfolio-Ansicht ändern. Dafür doppelklicken Sie einfach auf die Statusspalte in der Portfolio-Ansicht

Hive Notes

Wahrscheinlich gab es nie einen besseren Zeitpunkt für den Durchbruch von Hive Notes als 2020. Menschen auf der ganzen Welt nutzten und schätzten Hive Notes, weil sie damit in Meetings konzentriert bleiben und sich miteinander austauschen konnten.  Falls Sie unsere Updates für Hive Notes verpasst haben, hier einige Highlights:

• Mit den Formatierungsfunktionen von Hive Notes listen Sie Aufgaben und Gesprächspunkte jetzt übersichtlich auf, damit Ihre Meetings reibungslos laufen

• Sie können jetzt mehrere Einträge in einer Notiz anlegen, passend zu einem wiederkehrenden Meeting

• Mehrere Notizen gleichzeitig auf dem Desktop geöffnet haben

• Aufgaben mit wenigen Klicks Teammitgliedern zuweisen oder eine bestehende Aktion verknüpfen

• Aufgaben in Notizen per Drag-and-drop neu anordnen

• Jede Notiz hat jetzt einen privaten Bereich – Der Text, den Sie dort eingeben, ist nur für Sie sichtbar

Fokusmodus

Noch etwas haben wir von Ihnen gehört: Viele von Ihnen haben im Homeoffice intensiv an Projekten und Aufgaben gearbeitet, fühlten sich aber von den Benachrichtigungen auf ihrem Gerät abgelenkt. Deshalb haben wir den Fokusmodus entwickelt. Mit dem Fokusmodus schalten Sie alle Benachrichtigungen ab und stellen die App praktisch stumm. Um den Fokusmodus einzuschalten, öffnen Sie den Hive App Store. Klicken Sie dazu oben im linken Panel auf „Apps“. Den Fokusmodus finden Sie im App Store im Bereich „Meine Apps“. Sobald der Fokusmodus aktiviert ist, ziehen Sie Aufgaben einfach per Drag-and-drop aus „Meine Aktionen“ in den Bereich „Mein Fokus“ oben auf dem Bildschirm. So sieht Ihr Hive-Bildschirm aus, sobald Sie den Fokusmodus starten: Im Fokusmodus sind alle Benachrichtigungen und Chats stummgeschaltet. So konzentrieren Sie sich auf eine einzelne Aktionskarte. Öffnen Sie die Karte im Fokusmodus, indem Sie unten links auf „Aktionskarte öffnen“ klicken. Sie schließen die Karte ab, indem Sie auf „Aktion abschließen“ klicken oder sie wie gewohnt in der geöffneten Aktionskarte abschließen. Mit einem Klick auf „Beenden“ verlassen Sie den Fokusmodus und erhalten wieder Benachrichtigungen!

Prioritätsstufen für Aktionskarten

Im Laufe des Jahres 2020 haben wir außerdem begonnen, alle Funktionswünsche über Canny zu erfassen. So verstehen wir besser, was wir in Hive ergänzen müssen, um Ihre Remote-Arbeit zu verbessern. Einer der am häufigsten gewünschten Punkte auf unserer Seite für Funktionswünsche war die Möglichkeit, Prioritäten für Aktionskarten festzulegen. Wir freuen uns, Ihnen mitzuteilen, dass sie jetzt da ist. Vielen Dank, dass Sie sich zu Wort gemeldet haben, liebe Hive-Community! Mit Prioritätsstufen auf Ihren Aktionskarten können Sie jetzt:

• Außen auf den Karten im Kartenlayout jedes Projekts einen Hinweis auf die Prioritätsstufe sehen, also in der Status-, Team- oder Label-Ansicht

• Eine eigene Prioritätenliste erstellen – auch mit Farben! (Sind es bei Ihrem Team eher Niedrig, Mittel, Hoch? Oder vielleicht P1, P2, P3, P4? Sie entscheiden!)

• Aktionskarten in den Kartenlayouts Ihres Projekts nach Prioritätsstufe sortieren

So starten Sie: Hive-App einschalten

Schritt 1: Schalten Sie in Hive Apps die Kartenprioritäten ein. Hinweis: Das muss ein Workspace-Admin aktivieren! Schritt 2: Sehen Sie sich Ihre neue Funktion an: Öffnen Sie eine beliebige Aktionskarte, um die Standardwerte zu sehen: Hoch, Mittel und Niedrig, wie im Screenshot unten gezeigt. Wenn das für Sie passt, sind Sie fertig! Wenn Sie die Werte anpassen möchten, lesen Sie im nächsten Abschnitt weiter.

Prioritäten anpassen

Wir empfehlen, zuerst mit der Bearbeiten-Option Namen und Farbe der 3 vorhandenen Prioritäten zu ändern. Mit der Option „Neue Prioritätsstufe hinzufügen“ ergänzen Sie dann eine vierte oder weitere. Klicken Sie dazu auf den Bearbeiten-Stift, wenn Sie den Mauszeiger über die Priorität bewegen: Sie können Folgendes anpassen:

• Name

• Stufe (beim Sortieren steht 1 ganz oben)

• Farbe

Prioritäten ansehen & sortieren:

Kartenlayouts Klicken Sie in einem Kartenlayout auf Filter und wählen Sie dann im Dropdown-Menü Sortieren nach die Prioritätsstufe. Die Karten werden dann mit Stufe 1 ganz oben angeordnet, danach absteigend. Prioritätsstufen & Dringlichkeit Bei der Sortierung nach Prioritätsstufe steht eine als „Dringend“ markierte Aktionskarte ganz oben, auch wenn ihre Prioritätsstufe niedriger ist als die einer anderen Karte. Nach der dringenden Karte folgen die übrigen Karten nach ihrer Prioritätsstufe (und lassen sich nicht anders anordnen).

Proofing und Freigaben

Wir haben uns sehr gefreut, allen eine völlig neue Version unseres Proofing-Tools zu präsentieren. Zuerst die optischen Änderungen: Die Kommentare stehen jetzt rechts, die Seiten links. Im Bearbeitungsbereich oben auf Ihrem Bildschirm finden Sie Folgendes:

• Ansicht

• Anmerken – Sie können Text markieren, durchstreichen, unterstreichen, Anmerkungen als Sprechblase hinzufügen und mehr.

• Formen – Fügen Sie Ihrem Proof Formen hinzu.

• Einfügen – Fügen Sie einen Stempel ein oder hängen Sie mit dem Büroklammer-Symbol eine Datei an. Angehängte Dateien laden Sie direkt herunter, indem Sie auf eine eingefügte Büroklammer klicken und „Herunterladen“ wählen.

• Messen

• Bearbeiten

Außerdem können Sie jetzt einen „hellen“ oder „dunklen“ Modus einschalten, um die Hintergrundfarbe des Proofing-Tools zu ändern. Ihre letzte Einstellung bleibt gespeichert. Sie wechseln zwischen den Modi, indem Sie oben rechts auf den Schalter klicken und im Dropdown-Menü den gewünschten Modus wählen. Wenn Sie sich Kommentare ansehen, wird außerdem jeder Kommentar hervorgehoben, sobald Sie ihn auswählen. Den Kommentarstatus sehen Sie, wenn Sie oben rechts im Kommentar auf die Sprechblase klicken. Der Kommentarstatus wird außerdem durch Symbole angezeigt. So lässt sich viel leichter überblicken, was bereits freigegeben ist. Einige weitere Änderungen am Proofing im Jahr 2020:

• Proof auf der Aktionskarte anzeigen – Den Proof direkt von der Aktionskarte auf dem Smartphone ansehen

• Automatisch eine neue Freigaberunde starten, wenn nicht alle freigegeben haben

• Leicht nachverfolgbare Anmerkungen hinzugefügt 

• Statusänderung auslösen, nachdem die Freigabe abgeschlossen ist

• Sortier- und Filteroptionen, mit denen Sie nach Position, Zeit, Status, Autor oder Typ sortieren

• Beim Proofing automatisch zur @-Erwähnung geführt werden, wenn Sie erwähnt wurden 

• In Adobe erstellte Bearbeitungskommentare in Hive hochladen 

Sie wollen noch mehr Hive-Updates? Hier sind einige weitere Neuerungen aus dem Jahr 2020:

Timesheet-Berichte

Sie möchten genau sehen, wie sich Ihre abrechenbaren Stunden auf Projekte verteilen? Lernen Sie Timesheet Reporting kennen. Es ist ideal für Agenturen und Organisationen, die aufgewendete Zeit sauber kategorisieren müssen. Führungskräfte, Projektverantwortliche und Workspace-Admins sehen die Zeit aus genehmigten Timesheets. So erhalten Sie einen Überblick über die Arbeitszeiten einzelner Personen und den Aufwand je Projekt.

Hinweis: Wenn ein Timesheet noch auf Genehmigung wartet oder abgelehnt wurde, fließen die Stunden nicht in Timesheet Reporting ein.

Gantt-Updates

Die Gantt-Ansicht ist bei unseren Nutzern besonders beliebt. Im Laufe des Jahres 2020 haben wir die Funktionen von Gantt erweitert. Sie können jetzt:

• Die Gantt-Ansicht per URL mit externen Personen teilen

• Aktionskacheln in Gantt leicht bearbeiten

• Formeln für Vorlauf- und Nachlaufzeit in Gantt eingeben

• Gantt-Aktionen mit der neuen Schaltfläche „Kaskadensortierung“ chronologisch von links nach rechts sortieren

Formatierung von E-Mail-Signaturen

Alle, die mit Hive Mail arbeiten: Das hier ist für Sie. Sie können jetzt in Hive Mail eine E-Mail-Signatur hinzufügen. So fügen Sie eine E-Mail-Signatur hinzu:

• Klicken Sie oben rechts in Ihrem Hive-Fenster auf Ihr Profilbild

• Wählen Sie „Ihr Profil“ und klicken Sie auf „Mail“

• Fügen Sie Ihre eigene E-Mail-Signatur in das Textfeld ein und klicken Sie auf „Speichern“

Freuen Sie sich auf weitere neue Funktionen von Hive in den nächsten drei Monaten. Wenn Sie eine Funktion vorschlagen möchten, tun Sie das hier auf Canny!