Die Action Matrix und warum Sie eine brauchen

Jedes Unternehmen hat eigene Arbeitsweisen, die Effizienz, Kommunikation und Zusammenarbeit in der gesamten Organisation fördern. Bei Hive sind wir in den letzten 18 Monaten schnell von 15 auf über 40 Mitarbeitende gewachsen. Deshalb mussten wir unsere Arbeitsweisen an das wachsende Team anpassen. Eine der wichtigsten Maßnahmen dafür ist die sogenannte Action Matrix. Diese Matrix ist ein lebendiges Dokument, das alles erfasst, was unsere Organisation tut.  Zur Erklärung: Die Matrix erfasst drei Arten von Aktionen: wiederkehrende Aktionen, Trigger und Projekte. Eine wiederkehrende Aktion tritt in einem festen Rhythmus auf (jährlich, monatlich usw.). Beispiele dafür sind die jährliche Planung der Weihnachtsfeier oder halbjährliche Leistungsbeurteilungen. Trigger sind genau das, wonach sie klingen: Etwas passiert und löst eine Aktion aus. Ein Beispiel: Wenn eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen anfängt, werden Onboarding-Aktionen ausgelöst, die bei der Einarbeitung helfen. Projekte schließlich sind größere Vorhaben, die meist die Zusammenarbeit mehrerer Abteilungen erfordern. Ein Beispiel ist die Einführung einer neuen Projektmanagement- oder HR-Software. Wenn Sie sich die verschiedenen Arten von Aktionen in Ihrer Organisation angesehen haben, können Sie vier Dinge festlegen: was die Aktion oder der Job genau ist, den Trigger, die Dauer und wer sie ausführt. Daraus können Sie eine Action Matrix für alles aufbauen, was in einem Team oder einer Organisation erledigt wird. So sieht sie zu Beginn aus: Diese Übersicht über Aufgaben und Verantwortlichkeiten ist für jede Organisation unverzichtbar, besonders in der neuen Ära der Remote-Arbeit. Wir sind überzeugt, dass drei Dinge passieren, wenn Sie die Matrix einführen: Sie hören auf, Schattenarbeit zu leisten, Sie hören auf, „Sand an den Strand zu tragen“, und Sie finden mühelos die weißen Flecken. Wenn Sie keine Schattenarbeit mehr leisten, vermeiden Sie doppelte Arbeit. Sie hören außerdem auf, „Sand an den Strand zu tragen“. Das bedeutet, dass jemand Arbeit macht, die schon erledigt wurde oder gar nicht nötig ist. Und schließlich finden Sie die weißen Flecken, also die Frage: Was tut aktuell niemand, obwohl wir es dringend angehen müssen? Von dort aus können Sie neue „Jobs“ in der Matrix anlegen und festlegen, wie viel Zeit dafür vorgesehen ist, wie lange sie laufen sollen und wer sie übernimmt. Vielleicht fragen Sie sich: Nutzen Sie das bei Hive wirklich? Die Antwort lautet Ja, und wir erfassen alles in Hive. Jede Aktion wird einzeln in einer Aktionskarte angelegt, einer Person zugewiesen, in einem Projekt mit Fälligkeitsdatum platziert und mit einer Häufigkeit versehen. Im Bild unten sehen Sie grob, wie diese Elemente zusammenspielen. Wir haben festgestellt, dass die Tabellenansicht von Hive am besten für die Matrix geeignet ist. Sie zeigt Aktionen in einer echten Matrixform, ähnlich wie in Excel. Sie können aber auch die flexiblen Projektansichten von Hive nutzen, um alle Aktionen im Gantt-Diagramm, im Kanban-Board, im Kalender oder im Portfolio anzuzeigen. Sobald Ihre Aktionen erfasst und zugewiesen sind, haben Sie jederzeit einen glasklaren Überblick über alles, was in Ihrer Organisation passiert. Was bringt uns die Matrix? Erstens hilft sie uns, freie und wiederkehrende Zeit aller besser zu verstehen. Die Matrix zeigt, wie viel Arbeit jede Person täglich, wöchentlich und monatlich leistet. Mit diesem Wissen können wir besser delegieren und Kapazitäten einschätzen. Zweitens hilft sie uns zu erkennen, für welche Rollen wir einstellen müssen und wie wir sie zuschneiden. Sobald wir weiße Flecken in der Matrix gefunden haben, können wir alle offenen Aufgaben durchgehen und daraus eine Rolle formen. Drittens hilft sie allen in unserer Organisation, Burnout zu vermeiden. Weil wir genau festgehalten haben, was jede Person tut, können wir Anpassungen vornehmen, damit niemand überlastet wird. Dabei kommt auch die Definition neuer Rollen ins Spiel. Diese Matrix hat uns unzählige Stunden gespart. Während wir ihre Nutzung weiter verbessern, besonders in dieser Phase der Remote-Arbeit, sind wir sicher, dass mit der Zeit noch mehr Vorteile sichtbar werden. Möchten Sie mehr erfahren? Schreiben Sie unten einen Kommentar oder senden Sie Ihre Fragen per E-Mail an hi@hive.com.