So automatisieren Sie Aufgaben und sparen bei der Arbeit Zeit

Mit der Automatisierungstechnologie können wir unsere Zeit klüger nutzen und Aufgaben automatisieren. Es gibt unzählige Möglichkeiten, Automatisierung im Alltag einzusetzen, im Beruf und privat.

Wenn Sie nach einem Weg suchen, Aufgaben zu automatisieren: Bestimmte Tools erledigen manche unserer zeitaufwendigeren Aufgaben schnell oder automatisieren sie ganz. Leider gibt es heute zwar viele Automatisierungs-Tools auf dem Markt, aber nicht jedes spart Ihnen die Zeit, die Sie brauchen.

In diesem Artikel stelle ich einige der häufigsten automatisierten Aufgaben vor und zeige, wie Sie Aufgaben am besten automatisieren. Mit dieser Liste bewährter Vorgehensweisen stellen Sie sicher, dass Sie das richtige Tool für den Job nutzen. Als Bonus erfahren Sie, wie Sie Aufgaben mit KI automatisieren – einer der größten KI-Beiträge der letzten Zeit.

So automatisieren Sie Aufgaben

Bei der Arbeit wollen wir alle unsere Zeit bestmöglich nutzen. Wir wollen so effizient wie möglich sein und unsere Aufgaben erledigen, ohne zusätzlichen Stress zu erzeugen oder den Arbeitstag zu überfrachten. Manche Aufgaben lassen sich nicht automatisieren (leider müssen Sie Ihre Kunden weiterhin selbst anrufen und sich mit Ihrer Chefin oder Ihrem Chef abstimmen). Doch es gibt ein Automatisierungs-Tool, das Ihren Tag vereinfacht.

Wenn Sie neu in der Automatisierung sind und nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, helfen diese Aufgaben beim Einstieg.

Dateneingabe

Je nachdem, wie umfangreich Ihre Dateneingabe ist, beschleunigt ihre Automatisierung Ihren Workflow und verringert menschliche Fehler. Außerdem steigert sie die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, denn die Monotonie wiederkehrender manueller Eingaben entfällt und es bleibt mehr Zeit für spannendere Tätigkeiten.

Die Dateneingabe lässt sich auf verschiedene Weise automatisieren, vom Online-Formularbuilder bis zur Anbindung an automatisierte Tools wie Zapier, Outfunnel, Leadsbridge oder IFTTT.

KI wird ebenfalls immer besser darin, die Dateneingabe zu automatisieren. In Zukunft werden wir davon sicher noch mehr sehen, wenn KI weiter zur Automatisierung von Aufgaben eingesetzt wird.

E-Mail-Management

Automatisierte Tools für das E-Mail-Management halten Ihren Posteingang geordnet und unter Kontrolle und helfen, Aufgaben und To-dos zu automatisieren. Mit Diensten wie Boomerang für Gmail planen Sie den späteren Versand von E-Mails, setzen Erinnerungen und verfolgen Antworten.

Mit Automatisierungsregeln archivieren oder löschen Sie Nachrichten außerdem automatisch anhand bestimmter Kriterien. Zusätzlich helfen E-Mail-Suchdienste wie Spokeo dabei, neue Leads schnell und bequem zu finden.

Andere Software wie Hive hat integrierte E-Mail-Benachrichtigungen, die individuelle E-Mails versenden, wenn sich jemand für einen Newsletter anmeldet, an einem Gewinnspiel teilnimmt oder einen Download abschließt. Mit dieser E-Mail-Automatisierung richten Sie individuelle E-Mail-Erinnerungen ein und starten eine Lead-Generierung, die ohne Ihr Zutun läuft.

Posts in sozialen Medien

Tools zur Automatisierung von Social Media machen es einfach, Inhalte auf Ihren Social-Media-Kanälen zu planen und zu veröffentlichen. Mit Diensten wie Hootsuite und Storichief erstellen Sie Warteschlangen für Posts, legen Zeitpläne fest und verfolgen Ergebnisse.

Diese Tools verringern menschliche Fehler, etwa verpasste Posts oder schlichtes „Vergessen“. Regelmäßiges Posten ist der beste Weg, um Likes für veröffentlichte Inhalte zu sammeln und die Interaktion auf allen Kanälen zu steigern.

Aufgabenmanagement

Automatisierte Tools für das Aufgabenmanagement helfen Ihnen, organisiert zu bleiben und Ihre Arbeit im Griff zu behalten. Mit Tools wie Hive oder ClickUp erstellen Sie einzelne Aufgaben, weisen sie Teammitgliedern zu und verfolgen den Fortschritt. Mit automatisierten Regeln verschieben Sie Aufgaben außerdem anhand bestimmter Kriterien automatisch zwischen Phasen oder Boards.

Projektmanagement

Automatisierung passt sehr gut zum Projektmanagement, denn sie hält alle Teammitglieder bei nächsten Schritten und Updates auf dem Laufenden. Projektleitungen müssen bei einer Fülle von Berichten, Zeitplänen, Budgets und Leistungskennzahlen stets den Überblick behalten. Mit Automatisierungs-Tools wie denen von Hive, Notion oder ClickUp verfolgen Führungskräfte jeden Teil eines Projekts und berichten darüber, von einzelnen Scrums bis zum Budget von Jahresprojekten.

Rechnungsstellung und Finanzmanagement

Ein durchschnittliches kleines Unternehmen verbringt bis zu 15 Stunden pro Woche mit Verwaltungsaufgaben im Finanzbereich, etwa mit Ressourcenzuweisung, Budgetierung und Rechnungsbearbeitung (um nur einige zu nennen). Gerade hier bringt Automatisierung erhebliche Verbesserungen, von denen sowohl Unternehmen als auch ihre Kunden profitieren.

Wenn E-Commerce-Unternehmen zum Beispiel ihren Checkout mit automatisierter Online-Zahlungssoftware abwickeln, bieten sie ein besseres Kundenerlebnis. Gleichzeitig sparen sie Zeit bei der Rechnungsbearbeitung und bei Zahlungsanfragen und können Aufgaben besser automatisieren.

Community-Engagement

Zuhören und der Austausch mit Kunden sind der Schlüssel zu neuen Geschäftschancen. Hier ist ein Automatisierungs-Kniff, der das Nutzererlebnis und die Markenbekanntheit verbessert und sogar mehr Umsatz bringen kann. Richten Sie auf der Website Ihres Unternehmens eine Benachrichtigung ein, die eine Aktionskarte für Ihr Marketingteam auslöst.

Mit Hive Forms und Hive-Automatisierungen richten Sie dieses wirkungsvolle, personalisierte Tool für das Community-Engagement in Ihrem Unternehmen ein. Mit der Automatisierung von Hive landet die Karte direkt in der Pipeline der zuständigen Person. Sie können außerdem die Priorität der Aufgabe und eine Deadline festlegen.

Dieses Automatisierungssystem kann neue Gespräche mit potenziellen Kunden anstoßen und die Verweildauer auf Ihrer Website erhöhen. Eine großartige Gelegenheit, Ihre Strategie zur Kundenbindung zu stärken!

Ein praktisches Beispiel: Pamela liest einen Artikel über Produktivitätstipps. Sie hinterlässt einen Kommentar darüber, dass sie bei manchen Aufgaben im Job oft prokrastiniert. Sobald ihr Kommentar veröffentlicht ist, benachrichtigt Ihr Automatisierungssystem John aus dem Marketingteam.

John liest den Kommentar und schickt Pamela schnell einen weiteren Artikel über Produktivitäts-Apps, die ihr helfen könnten, schneller zu arbeiten. Nun hat Pamela mehr Hilfsmittel, um ihre schlechte Angewohnheit abzulegen, und überlegt, eines der Tools aus dem Artikel auszuprobieren, den John mit ihr geteilt hat

So gelingt die Automatisierung

Nachdem wir uns einige der häufigsten automatisierten Aufgaben im Beruf angesehen haben, folgen jetzt bewährte Vorgehensweisen für Automatisierungs-Tools. Damit Ihre automatisierten Aufgaben produktiv und wirksam sind, beachten Sie diese Tipps:

• Fangen Sie klein an: Große oder komplexe Aufgaben zu automatisieren, kann überfordern und liefert oft nicht das gewünschte Ergebnis. Beginnen Sie mit kleinen, einfachen Aufgaben, die Sie regelmäßig erledigen. So gewöhnen Sie sich an den Ablauf und sehen den Nutzen der Automatisierung aus erster Hand.

• Testen und messen: Testen Sie automatisierte Aufgaben immer, bevor Sie sie produktiv einsetzen. Prüfen Sie, ob sie wie erwartet funktionieren und die erhoffte Zeitersparnis bringen. Verfolgen Sie die Ergebnisse außerdem über längere Zeit, damit Sie sicher sind, dass sie weiterhin Nutzen bringen.

• Haben Sie Geduld: Erwarten Sie nicht, dass automatisierte Aufgaben alle Ihre Probleme über Nacht lösen. Das Einrichten und Testen kann etwas dauern, und es gibt vielleicht einige Hürden. Mit Geduld und Ausdauer profitieren Sie aber von den Vorteilen der Automatisierung.

• Probieren Sie neue Tools aus: Bei so vielen Optionen kann es dauern, bis Sie das passende Tool für Ihre Anforderungen finden. Möglicherweise brauchen Sie mehrere Automatisierungs-Tools und müssen etwas Geld investieren, bevor Sie Ihren Automatisierungszielen näherkommen.

So nutzen Sie KI, um Aufgaben zu automatisieren

Künstliche Intelligenz (KI) hat die Arbeitsweise von Unternehmen revolutioniert, denn sie automatisiert Aufgaben, die bisher zeitaufwendig und mühsam waren. Mit KI-Technologie optimieren Organisationen ihre Abläufe, steigern die Effizienz und senken Kosten.

Eine der häufigsten Möglichkeiten, Aufgaben mit KI zu automatisieren, sind Algorithmen für maschinelles Lernen. Sie lassen sich darauf trainieren, Muster zu erkennen und anhand von Daten Vorhersagen zu treffen. So können Unternehmen Prozesse wie Dateneingabe, Kundenservice und Bestandsverwaltung automatisieren.

KI-gestützte Chatbots beantworten zum Beispiel Kundenanfragen und bieten Support in Echtzeit. Dadurch können sich menschliche Mitarbeitende auf komplexere Anliegen konzentrieren.

Eine weitere Möglichkeit, Aufgaben mit KI zu automatisieren, ist Robotic Process Automation (RPA). RPA-Software ahmt die Interaktion von Menschen mit Computersystemen nach. Damit automatisieren Organisationen wiederkehrende Aufgaben wie Dateneingabe, Berichtserstellung und E-Mail-Bearbeitung.

Wenn Unternehmen solche banalen Aufgaben automatisieren, sparen sie Zeit und verringern das Risiko menschlicher Fehler. KI optimiert nicht nur Abläufe, sondern verbessert auch Entscheidungen: Sie analysiert Daten und liefert Erkenntnisse, die fundierte Entscheidungen ermöglichen. KI kann zum Beispiel Trends im Kundenverhalten analysieren, damit Unternehmen ihre Marketingstrategien optimieren, oder die Nachfrage prognostizieren, um die Bestandsverwaltung zu verbessern.

Sie fragen sich, wo Sie anfangen sollen? Es gibt viele Automatisierungs-Tools auf dem Markt, und viele nutzen KI zur Automatisierung von Aufgaben. Sehen wir uns eines der besten an: Hive Automate. 

Hive Automate

Hive Automate ist eine leistungsstarke neue Funktion der Projektmanagement-Plattform Hive. Sie spart Ihnen Zeit, indem sie alltägliche Aufgaben automatisiert, in Hive und darüber hinaus. Mit Hive Automate verbinden und integrieren Sie Tausende Arbeits-Apps und bauen automatisierte, KI-gestützte Workflows über sie hinweg. So arbeiten Sie besser mit Kolleginnen, Kollegen und Teams zusammen, egal welche Arbeits-Tools diese nutzen. So funktioniert es.

Ein Beispiel für Hive-Automate-Rezepte in der Praxis.

In Hive Automate erstellen Sie „Rezepte“ mit Triggern und Logik, die zu gewünschten Aktionen führen. Rezepte sind automatisierte Workflows, die mehrere Apps umfassen können. Jedes Rezept besteht aus einem Trigger und einer oder mehreren Aktionen, die ausgeführt werden, sobald das Trigger-Ereignis erkannt wird.

Aktionen können direkt ablaufen oder durch WENN-Bedingungen, WENN/SONST-Bedingungen und wiederholte Aktionen ausgelöst werden. Sie können auch von anderen Rezepten aufrufbar gemacht werden und bieten Fehlerbehandlung. Mit diesen Variablen bauen wir mehrstufige Workflows, die beliebig viele verschiedene Anwendungen nutzen.

Die Möglichkeiten für Hive-Automate-Rezepte sind endlos. Einige Beispiele:

• Ein Hive-Projekt aus einer Salesforce-Opportunity erstellen

• Eine Hive-Aktionskarte erstellen, wenn sich jemand über Eventbrite für eine Veranstaltung anmeldet

• Eine Hive-Aktionskarte erstellen, wenn jemand eine Bestellung bei Shopify aufgibt

Mehr über das Erstellen eigener Rezepte erfahren Sie in unserem Hilfeartikel zum Thema Rezept mit Hive Automate erstellen.

Automatisierung mit Augenmaß

Jetzt wissen Sie, wie Sie Aufgaben bei der Arbeit automatisieren und welche Punkte auf Ihrer Aufgabenliste sich dafür am besten eignen. Eine kurze Einschränkung noch zur Nutzung von Automatisierungs-Tools: Wir alle schätzen ein gutes Automatisierungs-Tool, das uns durch den Tag hilft. Doch die Automatisierung sitzt nicht am Steuer – Sie tun es.

Sie können sich nicht bei allem auf Automatisierung verlassen. Sie ist nicht für jede Aufgabe auf Ihrer Liste gedacht und soll auch nicht dazu dienen, Ihrem vollen Terminkalender noch mehr Arbeit hinzuzufügen.

Automatisierung ist ein Werkzeug, das Zeit spart, Abläufe vereinfacht und Ihnen hilft, zeitaufwendige, banale Aufgaben in Ihrem Terminkalender in den Griff zu bekommen. Sie soll Ihren Teller nicht voller machen, sondern Ihnen bei dem helfen, was bereits darauf liegt.

Diese Tools sind kein Grund, Ihnen mehr Arbeit aufzuladen, sondern sollen Sie bei Ihrer laufenden Arbeit unterstützen. Und am Ende des Tages können Sie mit Data Intelligence Ihre Arbeit analysieren und prüfen, ob die Automatisierung Ihrer Geschäftsstrategie hilft statt schadet.

Wir alle fühlen uns manchmal ein wenig überfordert, und ein gutes Automatisierungs-Tool soll Ihnen etwas von dieser Kontrolle zurückgeben und bei Ihren Aufgaben helfen. Setzen Sie es gezielt ein und finden Sie das beste Tool für Ihren Arbeitsalltag.

Finden Sie ein Tool, das Ihnen Zeit spart, sei es bei E-Mails oder bei Posts in sozialen Medien, und bauen Sie es in Ihren Tag ein. Sie werden dankbar sein für die zusätzliche Zeit, in der Sie sich auf die großen Dinge konzentrieren können. Fügen Sie nur nicht noch mehr Kleinkram hinzu, der Ihren Arbeitstag wieder verkompliziert!

Nicht warten, sondern automatisieren

Der Titel ist zugegeben etwas kitschig. Aber wenn Sie noch nicht regelmäßig Tools zur Automatisierung von Aufgaben nutzen, wird es Zeit anzufangen. Mit diesen bewährten Vorgehensweisen und der Automatisierung zeitaufwendiger Aufgaben sparen Sie Zeit, Energie und ein paar Nerven.

Kennen Sie weitere Automatisierungs-Tools oder bewährte Vorgehensweisen aus Ihrem Arbeitsalltag? Wir freuen uns darauf! Schreiben Sie sie unten in die Kommentare.