Helfen uns Deadlines, Dinge zu erledigen?

Deadlines begleiten die meisten Menschen seit der frühen Kindheit, seit wir zum ersten Mal mit dem gefürchteten Konzept der Hausaufgaben in Berührung kamen. Im Kindergarten bekam ich Arbeitsblätter, mit denen ich das Schreiben bestimmter Zahlen und Buchstaben übte. Ich sollte sie am nächsten Morgen abgeben. Rückblickend wirkt es etwas früh, schon Hausaufgaben im klassischen Sinn zu haben. Tatsächlich wird aber geschätzt, dass ein Kindergartenkind durchschnittlich etwa 25 Minuten Hausaufgaben pro Abend hat. In der ersten oder zweiten Klasse steigt die Zahl auf 28 oder 29 Minuten. Warum? In diesem jungen Alter sind Deadlines wichtig -- wir haben keinen anderen Bezugsrahmen dafür, „Dinge zu erledigen“. Zeit ist ein ganz anderes Konzept und fühlt sich noch nicht linear an. Wie kann die Stunde auf dem Spielplatz dieselbe Stunde sein wie die im Klassenzimmer vor dem Mittagessen? Weil uns dieses Verständnis fehlt, brauchen wir Leitplanken, die unsere Anstrengungen und unsere Energie lenken. Hier kommen die Hausaufgaben ins Spiel.

Lesen Sie auch: Was Ihr Horoskop über Ihren Arbeitsstil verrät

Mit zunehmendem Alter werden Deadlines zu einem festen Bestandteil unserer Bildung und unseres Lernens, im Guten wie im Schlechten. Deadlines und Hausaufgaben haben durchaus positive Effekte. Dazu gehört, dass sie schon früh Zeitmanagement vermitteln, das Selbstwertgefühl stärken und die schulischen Leistungen verbessern. Aber die negativen Seiten? Sie sind gewaltig. Forschende der Stanford University stellten fest, dass die negativen Effekte von Hausaufgaben – bei Oberstufenschülerinnen und -schülern im Schnitt etwa 3 Stunden pro Abend – extremen Stress, Schlafmangel, eine allgemeine Verschlechterung der Gesundheit und „Entfremdung von der Gesellschaft“ umfassten. In dieser Stanford-Studie von 2013 gaben 70 % der Schülerinnen und Schüler an, sie seien „oft oder immer gestresst wegen der Schularbeit“. 80 % bestätigten, dass sie als Folge dieses Stresses mindestens ein größeres gesundheitliches Symptom hatten (Kopfschmerzen, Gewichtsverlust, Schlafmangel, Magenprobleme).

Wenn wir zur Uni gehen oder ins Berufsleben starten, nehmen Deadlines und der damit verbundene Stress nur zu. Die Verantwortung wächst. Wer von zu Hause auszieht und auf eigenen Beinen steht, muss den gesamten Kalender selbst verwalten, und das ist eine schwierige Umstellung. Ein Beispiel: Wie viele Menschen haben eine umfangreiche Hausarbeit erst am Abend vor der Abgabe begonnen und dann die ganze Nacht und den Morgen in der Bibliothek verbracht, um sie fertigzustellen? Sehr viele -- schätzungsweise haben 60 % der Studierenden schon einmal eine Nacht durchgemacht. Doch für Studierende, die meist zum ersten Mal selbst lernen, Zeit, Arbeit und Sozialleben zu organisieren, erscheinen Deadlines auch als notwendiges Übel. Ohne Deadlines würden Projekte Wochen oder Monate bis zum Abschluss brauchen. Deadlines sind fast so etwas wie ein Trainingsmechanismus, der das Gehirn darauf programmiert, Zeitpläne und Workflows aufzusetzen -- wer seine Zeit nicht richtig einteilt, wird bestraft: entweder durch eine durchgearbeitete Nacht oder durch ein schlechtes Ergebnis bei Projekt oder Prüfung. Wer seine Zeit dagegen gut einteilt, wird mit einer guten Note und Lob für die Arbeit belohnt. Dieses System gab es auch in der Schule, aber in viel geringerem Maß. Nach dem Studium nimmt die Zahl der Deadlines jedoch weiter zu. Es gibt Deadlines für offensichtliche Dinge wie Miete oder Rechnungen, und dann gibt es Arbeits-Deadlines, die am meisten Lebenszeit beanspruchen. Interessanterweise können einige wenige Deadlines die Leistung tatsächlich verbessern, laut dem sogenannten Yerkes-Dodson-Gesetz. Dieses Gesetz besagt im Kern, dass der Stress durch eine Deadline, das sogenannte „Erregungsniveau“, Sie motiviert und die Leistung verbessert. Allerdings gibt es einen Punkt, ab dem der Nutzen abnimmt -- extremer Stress erschwert es, sich zu konzentrieren und eine Aufgabe abzuschließen. Es ist ein schwieriger Balanceakt.

Eine weitere interessante Beobachtung zu Deadlines: Längere Fristen lassen Menschen glauben, eine Aufgabe sei schwerer, als sie tatsächlich ist. Fristen, die weiter in der Zukunft liegen, veranlassen Menschen, mehr Ressourcen für die Erledigung einzusetzen, obwohl diese vielleicht gar nicht nötig sind. Laut einer Studie des Journal of Consumer Research können sie „zu mehr Aufschieberei und einer höheren Wahrscheinlichkeit führen, aufzugeben“. 

Lesen Sie auch: Warum Meditation das nächste große Produktivitäts-Tool ist

Insgesamt lösen Deadlines in der Arbeitswelt aber nach wie vor denselben Stress und dieselbe Angst aus wie damals im Geschichts-Leistungskurs. Eine Studie der Harvard Business School stellte sogar fest, dass Deadlines Menschen weniger kreativ machen. So möchte man seine Mitarbeitenden eigentlich nicht arbeiten sehen. Deadlines tragen außerdem zu einer Art „Tunnelblick“ bei: Mitarbeitende konzentrieren sich nur auf die nächste Deadline und vernachlässigen andere wichtige Aufgaben. Auch das ist nicht ideal. Wie sieht also die Lösung aus? Das Yerkes-Dodson-Gesetz und einfache Beobachtungen im Alltag zeigen, dass Deadlines wichtig sind, um optimale Leistung und Umsetzung zu sichern. Aber wie stellen wir sicher, dass starre Deadlines keine starke Angst, keinen Stress und keine unnötigen gesundheitlichen Probleme auslösen? Eine Idee sind selbst gesetzte Deadlines. Mitarbeitende könnten gemeinsam mit ihrer Führungskraft ein konkretes Fälligkeitsdatum für eine Aufgabe festlegen, statt dass die Führungskraft einer Arbeit einfach einen willkürlichen Zeitplan überstülpt. Das führt zu realistischeren Erwartungen, mehr Austausch zwischen den Beteiligten und letztlich zu Arbeit von höherer Qualität. Mini-Deadlines sind ein weiteres hilfreiches Mittel. Kleinere, möglicherweise flexible Deadlines innerhalb eines größeren Projekts können Tunnelblick verhindern und Stress senken. Auch regelmäßige Check-ins mit der Führungskraft oder einer Kollegin oder einem Kollegen während des Projekts helfen. Sie belohnen Fortschritte und stärken die Eigenverantwortung. Sie können außerdem ein Projektmanagement-Tool wie Hive nutzen, um Projekt-Meilensteine und Deadlines festzulegen, die für Ihre Führungskraft und Ihr Team leicht zugänglich sind.  Insgesamt sind Deadlines seit Jahren ein zentraler Teil unserer Bildung und Entwicklung -- sie sind der Anreiz, durch den wir ursprünglich zum Arbeiten motiviert wurden. Deadlines ganz abzuschaffen ist trotz des zusätzlichen Stresses unrealistisch. Setzen Sie stattdessen auf kleinere Zwischen-Deadlines innerhalb von Projekten und auf selbst gesetzte Deadlines. So bleibt die Arbeit im Plan, und möglicher langfristiger Stress und Ängste nehmen ab. 

Haben Sie Tipps und Tricks zu Deadlines und Projektmanagement? Teilen Sie sie uns gern in den Kommentaren mit.