Ernst genommen werden im Job? Vermeiden Sie diese 6 Kommunikationsfehler

Es schmerzt mich, wenn kluge, qualifizierte und fähige Frauen ihre berufliche Glaubwürdigkeit untergraben, weil ihre Kommunikation nicht zu ihrer Expertise passt.

Wirksame schriftliche und mündliche Kommunikation am Arbeitsplatz zu beherrschen, ist ein Muss.

Wer die größten Kommunikationsfehler kennt und vermeidet, macht oft mit einem einfachen Schritt einen großen Unterschied für die Karriere. Das sollten Sie ab sofort nicht mehr tun.

1. Füllwörter benutzen

Also, leider, lass uns mal, sozusagen, ehrlich über etwas reden, das echt ein wirkliches Problem für Berufstätige ist.

Lesen Sie diesen Satz laut vor, und Sie hören die Füllwörter. Diese verbalen Krücken schwächen alles Wichtige ab, was Sie sagen wollen, ob im Meeting, in einer E-Mail oder auf der Bühne. Solche Wörter ohne Inhalt verlängern den Weg zum Punkt, lenken vom Wesentlichen ab und schaden mehr, als sie nützen. Sie wirken unerfahren und kosten Glaubwürdigkeit.

Ihre Aufgabe ist es, Ihre Punkte kurz und selbstbewusst zu vermitteln, sodass Sie Aufmerksamkeit bekommen.

Heben Sie sich das Wort „leider“ für Naturkatastrophen auf oder für Informationen, die wirklich bedauerlich sind. Wenn etwas tatsächlich oder ehrlich wahr ist, sagen Sie einfach, dass es wahr ist. Widerstehen Sie dem Drang, einen Satz mit „also“ zu beginnen, und kommen Sie zur Sache. Es ist in Ordnung, mitten im Satz zu pausieren und die nächsten Worte zu formen. Stille kann sich beängstigend anfühlen (und so klingen), aber eine gelassene Pause hallt lauter nach als Ihr „sozusagen“. Mit Übung lassen Sie die Füllwörter hinter sich. Einen meiner ersten Karriereerfolge verdanke ich dem Personalverantwortlichen, die davon beeindruckt war, dass ich in unserem Gespräch kein einziges „ähm“ benutzt habe.

2. Zu viel entschuldigen

Das Einzige, was mir leidtut, ist, wenn Frauen „Entschuldigung“ sagen, obwohl es nichts zu entschuldigen gibt. Ich zucke zusammen, wenn Frauen sich in Calls entschuldigen, weil sie zu spät dazugekommen sind, oder wenn ein Kunde negativ auf eine Nachricht reagiert hat, oder wenn sie auf eine E-Mail zu einer Projektpanne antworten. Alles verständliche Situationen, aber kein echter Anlass für eine Entschuldigung.

Ich bin ein großer Fan radikaler Verantwortung. Wenn es also einen Moment gibt, in dem eine Entschuldigung angebracht ist, auch im Namen eines Fehlers Ihres Unternehmens, dann sagen Sie sie ruhig. Aber sagen Sie sie nicht, wenn Sie es nicht meinen. Wer sich entschuldigt, obwohl er nicht schuld ist, wirkt schnell unsicher, ratlos oder übermäßig darauf bedacht, gemocht zu werden. Ständiges Entschuldigen vermittelt den Eindruck, unterwürfig und schwach zu sein, statt selbstbewusst und stark. Und wenn Sie es ständig sagen, woran erkennen andere dann, wann Sie es wirklich meinen? Wenn Sie etwas bereuen und Reue empfinden, ist eine Entschuldigung richtig. Zu spät zum Meeting gekommen oder nicht Ihre beste Arbeit abgegeben? Auch dann ist eine Entschuldigung angebracht.

Für alles andere gibt es ein paar Tricks. Eine Möglichkeit, sich nicht zu entschuldigen, wenn Sie nicht verantwortlich sind: Bestätigen Sie die Gefühle des Gegenübers. „Danke für Ihre Geduld. Ich hatte eine arbeitsreiche Woche“ klingt viel besser als „Es tut mir leid, dass ich mich nicht früher gemeldet habe.“

3. Unvorbereitet sein

Wenn wir über Kommunikationsfehler im Beruf sprechen, gehört mangelnde Vorbereitung zu den größten Patzern. Das hier ist der Berufsalltag, nicht die Uni. Sie können also nicht in jedem Meeting improvisieren, schon gar nicht vor einem Publikum. Und ja, ich meine Sie, die Sie Ihre PowerPoint-Folien Wort für Wort ablesen. (Tsk, tsk.) Wenn Sie eine Idee für eine neue Kampagne haben, recherchieren Sie dazu und teilen Sie Ihre Ergebnisse und Ihre Gründe, warum die Idee gut ist.

Vorbereitung zeigt Ihrem Publikum, dass Sie dessen Zeit schätzen und sich für das Material interessieren, das Sie vorstellen. Das heißt nicht, stundenlang zu üben und Ihre Worte auswendig zu lernen. Gehen Sie aber in jede Situation mit dem Wissen, was Sie sagen wollen. Wenn es hilft, notieren Sie ein paar übergeordnete Stichpunkte, auf die Sie schauen können, um sich an Ihre Themen zu erinnern. Und wenn Sie mitten im Thema den Faden verlieren, atmen Sie durch und überbrücken Sie, bis Ihnen der nächste Gedanke einfällt. Tun Sie es selbstbewusst, und niemand wird etwas merken.

4. Betonung

Bestimmte Betonungsmuster der Stimme fallen negativ auf. Die selbstbewussteste, souveränste Person in einem Call oder im Raum wirkt nicht so, wenn alles, was sie sagt, wie eine Frage klingt (auch „Uptalk“ genannt).

Jeder von uns kommuniziert sprachlich etwas anders, und ich will weder die Sprechmuster von Frauen zur Norm erklären noch Inklusion scheuen. Aber Sie sollten sich wohlfühlen, das zu sagen, was Sie sagen müssen, ohne dass Sie dafür eine Stimme brauchen. Wer undeutlich spricht, wirkt unsicher und kann seine Vertrauenswürdigkeit schwächen.

5. Mangelnde Kommunikation

Ob Abstimmung mit Kunden, Aufbau neuer Beziehungen und neuer Geschäfte oder Präsentationen, in denen Sie Kunden informieren: Kommunikation ist der Schlüssel. Und Schweigen ist der Tod jeder Karriere- Führung. Wenn Sie an einem Projekt arbeiten, schicken Sie ausführliche E-Mails und halten Sie alles schriftlich fest. So bleiben Teammitglieder auf dem Laufenden, und Ihnen bleiben Nachfragen wie „Was ist eigentlich mit ___?“ erspart.

Zu viele Frauen haben das Gefühl, sie seien „lästig“ oder würden die Führungsebene „nerven“, wenn sie sich zu Wort melden. Tatsächlich bekommt aber das quietschende Rad das Öl für die Karriere. Schweigen kann tödlich sein: Fehlende Kommunikation kann Beziehungen retten oder zerstören, Ihr Ergebnis schmälern, Kunden unzufrieden machen und Teams verwirren. Mit einer Messaging-App bleiben Sie mit Kunden in Kontakt und halten sie über wichtige Projekte auf dem Laufenden. Sorgen Sie nur dafür, dass ein zuverlässiges IT-Team bereitsteht, das App-Probleme schnell behebt und unnötige Unterbrechungen verhindert.

6. „Allen antworten“ nutzen

Ein kurzer Hinweis zur Netiquette: Ein schriftlicher Kommunikationsfehler, den ich ständig sehe, ist, nicht zu wissen, wann man „Allen antworten“ wählt. Sie wählen „Allen antworten“, wenn Sie und Ihre Kolleginnen und Kollegen in einer E-Mail-Kette stehen und Sie Informationen teilen müssen, damit die größere Gruppe über Neuigkeiten Bescheid weiß.

Sie wollen niemanden im Projekt außen vor lassen, wenn Informationen geteilt werden. Wie oft habe ich darauf gewartet, dass ein Kunde sein Feedback in einer E-Mail-Kette mit meinem Team teilt. Für mich sah es so aus, als hätte er den Ball fallen lassen. In Wahrheit hatte er direkt meinem Kollegen geantwortet, der fast den ganzen Tag in Meetings war, und so ging etwas verloren.

„Allen antworten“ funktioniert nicht, wenn zwei Personen ein Problem nicht mit ein bis zwei Antworten lösen können. Allzu oft antwortet eine kleine Gruppe von Kolleginnen und Kollegen beiläufig an alle und startet eine Unterhaltung, die sich zu über 50 E-Mails auswächst, bei denen der Rest von uns gar nicht dabei sein will.

Wenn Sie in einem E-Mail-Thread sind und sich mit jemandem im Hintergrund abstimmen müssen, was ein Hin und Her erfordert, ist „Antworten“ am besten.

Kommunizieren Sie mit Selbstvertrauen

Jetzt wissen Sie, wo Sie nicht hintreten sollten. Nun ist es Zeit, den Worten Taten folgen zu lassen und dieses Wissen in Ihr Repertoire aufzunehmen. Verfeinern Sie Ihre Sprechfähigkeiten, indem Sie sich Ihre Entschuldigungen sparen. Tauschen Sie die Füllwörter gegen echte Inhalte aus und beruhigen Sie Ihre Knarrstimme.

Und apropos Selbstvertrauen: Wissen Sie, dass es völlig NORMAL ist, nervös zu sein? Wenn Sie die Psychologie dahinter verstehen, verbessert es sogar Ihre Kommunikation!

Falls Sie noch nie ein Auto mit Schaltgetriebe gefahren sind: Es gibt einen idealen Punkt, an dem Sie die Bremse lösen und gleichzeitig Gas geben, damit der Motor nicht abwürgt. Ähnlich ist es, wenn das Stresslevel steigt, sobald Sie Ihre Komfortzone verlassen. Man nennt das optimale Anspannung, und sie ist Ihr idealer Punkt, den Sie beim Kommunizieren meistern sollten.

Dieses leichte Kribbeln im Bauch ist nicht schlecht! Es zeigt, dass Ihnen etwas daran liegt und dass Sie Ihr Publikum beruhigen möchten. Und je öfter Sie dieses Gefühl erleben, desto besser können Sie diesen gesteigerten Zustand zu Ihrem Vorteil nutzen.

Was Sie vermeiden sollten: zu schnell zu sprechen, sich von der Aufregung aus dem Konzept bringen zu lassen oder der Nervosität nachzugeben.

Stehen Sie zu Ihren Inhalten und Ihrer Rolle am Arbeitsplatz. Sie sind aus einem Grund da. Sprechen Sie mit Selbstvertrauen, und Sie bekommen die Aufmerksamkeit und den Respekt, die Ihnen zustehen.

Dieser Artikel erschien zuerst bei Fairygodboss, der größten Karrierecommunity für Frauen, die ihnen helfen will, ihre beruflichen Ziele zu erreichen.