6 einfache Wege, mehr aus Hive herauszuholen – von Ihnen

Tausende Teams nutzen Hive täglich, und eines gilt immer: Keine zwei Hive-Workspaces sind gleich. Die Flexibilität und die anpassbaren Funktionen der Plattform sind sogar einer der Gründe, warum sich so viele Menschen überhaupt für Hive entscheiden. Hive ist ein Tool, mit dem Sie und Ihr Team so zusammenarbeiten und kommunizieren, wie es am besten zu Ihrer Arbeitsweise passt. Deshalb fragen wir ständig nach Ihrem Feedback und setzen Ihre Ideen jede Woche als neue Funktionen um.  Wir liefern zwar die Funktionen, aber Sie als Nutzer sind die Expertinnen und Experten. Sie arbeiten jeden Tag stundenlang in Hive, und wir freuen uns über all Ihre Tipps und Tricks, um das Beste aus der Plattform herauszuholen. Hier haben wir einige der besten Hive-Hacks unserer Kunden zusammengetragen, mit denen sie produktiver arbeiten als je zuvor. Eine Herausforderung für Sie: Wie viele davon können Sie heute umsetzen? 

1. Erinnerungsaufgaben für E-Mail-Follow-ups anlegen 

„Wenn ich keine Zeit habe, mich sofort um eine E-Mail zu kümmern, lege ich eine Aufgabe an, plane sie als Follow-up für später ein und archiviere die E-Mail. Der Inhalt der E-Mail bleibt bei der Aufgabe, aber die E-Mail ist nicht mehr im Posteingang. So ist der Posteingang weniger voll, und weniger E-Mails gehen unter oder werden vergessen. Außerdem lassen sich E-Mails mit Aufgaben verknüpfen. So verbringe ich weniger Zeit damit, die E-Mail zu suchen, die erklärt, was ich tun soll.“ - Rita Rhodes, Gründerin von Adroit Compliance LLC

So nutzen Sie Hive für E-Mail-Follow-ups:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Gmail- oder Outlook-Posteingang mit Hive verknüpft haben, indem Sie die App Hive Mail aktivieren.

2. Machen Sie aus jeder E-Mail eine Aktionskarte, indem Sie im E-Mail-Fenster auf den Kreis mit Häkchen klicken. So bleibt der Inhalt der E-Mail in der Karte selbst gebündelt.

3. Legen Sie ein Fälligkeitsdatum für den Tag fest, an dem Sie sich um die E-Mail kümmern möchten, ODER richten Sie eine Erinnerung ein. Dann erhalten Sie eine Pop-up-Benachrichtigung in Hive und eine E-Mail, die Sie an den Inhalt der Aktionskarte erinnert.

2. Workspace entrümpeln: ruhende Projekte archivieren

„Wir können alle unsere Kundenprojekte an einem Ort halten und Dinge archivieren, ohne sie ganz loszuwerden. So haben wir ein Archiv dessen, was wir früher gemacht haben, ohne die Liste der Kunden zu überfrachten, mit denen wir gerade arbeiten. Das ist unbezahlbar.“ - Alicia Holbrook, EMILY Revolutionary Marketing Group P.S. Mehr darüber, wie EMILY mit Hive die Reichweite kleiner Unternehmen steigert, lesen Sie im vollständigen Porträt hier.

So archivieren Sie Projekte:

1. Klicken Sie im Projekt auf die Schaltfläche „Mehr“ mit den drei Punkten und wählen Sie „Projekt archivieren“. Beachten Sie: Nur Workspace-Admins oder die Projektverantwortlichen können Projekte archivieren.

2. Ihre archivierten Projekte finden Sie im Modul „Project Navigator“. Wenn Sie wieder an dem Projekt arbeiten möchten, heben Sie die Archivierung einfach auf. Dann erscheint es wieder im Haupt-Tab „Aktive Projekte“.

3. Hive-Formulare kreativ teilen

„Wir haben Visitenkarten mit dem Text ‚Wie können wir Ihnen heute helfen?‘ gestaltet, mit einem QR-Code auf der Rückseite und einer kurzen Beschreibung. Wenn jemand aus einer anderen Abteilung die Karte nimmt und scannt, öffnet sich ein Formular in Hive, mit dem er eine Projektanfrage stellen kann. Im Formular kann er wählen, ob er sich mit dem Team treffen oder alles selbst ausfüllen möchte. Die Angaben aus dem Formular werden dann automatisch zu einem Projekt in Hive. Jedes Projekt zeigt, von welchem Standort die Anfrage kam, in welcher Abteilung sie entstanden ist, wie das Projekt heißt, bis wann es fertig sein muss und wer die Anfrage gestellt hat.“ - Matthew House, Advent Health

Die Grundlagen der Arbeit mit Formularen:

• Zuerst müssen Sie sicherstellen, dass Hive Forms in Ihrem Workspace aktiviert ist. Rufen Sie dazu in der linken Navigationsleiste die Seite „Apps“ auf und aktivieren Sie „Formulare“.

• Erstellen Sie ein neues Formular, fügen Sie Titel und Beschreibung hinzu und ziehen Sie die gewünschten Felder per Drag-and-drop ins Formular. Zur Auswahl stehen 12 verschiedene Felder und 3 dynamische Felder.

• Je nach gewähltem Feld können Sie es zum Pflichtfeld machen, einen Hilfetext hinzufügen, eine maximale Zeichenzahl festlegen und weitere Anpassungen vornehmen.

• Jedes Formular hat eine eigene URL. Teilen Sie diese URL mit beliebigen Personen, auch mit Personen ohne Hive, die das Formular dann im Browser aufrufen. Wenn Sie kreativ sein möchten, erstellen Sie aus der URL einen QR-Code (lässt sich leicht mit QR-Code-Generatoren erzeugen) und verteilen Sie ihn so, wie es für Sie passt ... ein Dank an Advent Health für diese tolle Idee!

• Die Daten aus ausgefüllten Formularen können an 1) eine E-Mail-Adresse Ihrer Wahl oder 2) einzelne Hive-Aktionskarten gesendet werden, die automatisch einem ausgewählten Teammitglied zugewiesen werden.

4. Hive-Workspace an Ihr Umfeld anpassen

„Überlegen Sie, wie Sie arbeiten. Hive ist so anpassbar, dass Sie am meisten davon haben, wenn Sie es an Ihr Umfeld anpassen, statt es nur out of the box zu nutzen – obwohl das auch geht und ebenfalls ein rundum angenehmes Erlebnis ist!“ - Christa Ptatschek, Manulife

So richten Sie den besten Hive-Workspace für Ihre Bedürfnisse ein:

1. Projekte anpassen: Jedes Projekt in Hive lässt sich in 6 verschiedenen Layouts anzeigen, je nachdem, wie Sie Aufgaben organisieren möchten. Zur Auswahl stehen Kanban, Gantt, Kalenderansicht, Team-Ansicht, Label-Ansicht oder Tabellenansicht.

2. Apps anpassen: Hive bietet eine umfangreiche Sammlung von Apps. Wir wissen aber, dass nicht jedes Team komplexere Funktionen wie Ressourcenplanung oder Proofing und Freigaben braucht. Deshalb sind sie optional. Ihr Team kann sie in der linken Navigationsleiste bei Bedarf ganz einfach ein- und ausschalten.

3. Integrationen anpassen: Hive lässt sich mit über 1000 anderen gängigen Tools für den Arbeitsalltag verbinden. Die beliebtesten Integrationen wie Slack, Google Drive und Zoom finden Sie, wenn Sie in der linken Navigationsleiste „Apps“ aufrufen und ganz nach unten scrollen.

5. Öffentliche Berichte mit wichtigen Stakeholdern teilen

„Ich mag, dass ich bestimmte Berichte öffentlich machen kann. So haben wir Berichte für das Top-Management und den Vorstand, die für Transparenz sorgen.“ - Alexandra Martin, Health Solutions

So teilen Sie Informationen mit Personen ohne Hive:

1.  Eine Möglichkeit, den Fortschritt mit externen Stakeholdern zu teilen, ist der Export einer CSV-Datei, die Sie per E-Mail oder über eine Plattform für Dateiaustausch weitergeben. Der CSV-Export wird für Portfolio-Ansicht, Ressourcenplanung und Zeiterfassungsberichte unterstützt.

2. Sie können außerdem Projekte in der Gantt-Ansicht über einen öffentlichen Freigabelink teilen. So kann jede Person (auch ohne Zugang zu Ihrem Hive-Workspace) das Gantt-Projekt im Browser ansehen, mit reinen Leserechten.

6. Teammitglieder markieren für sofortige Sichtbarkeit

„Die Markierungsfunktion in Hive hat unsere Effizienz als Organisation deutlich gesteigert. Die Hinweise in unserem Benachrichtigungsbereich sind entscheidend, damit wir die Informationen bekommen, die wir brauchen, um unsere Deadlines einzuhalten.“ – Will Duderstadt, M/I Homes

Das sollten Sie über Markierungen wissen:

• Wenn Sie ein Teammitglied in den Kommentaren einer Aktionskarte markieren (@ Name), erhält die Person sofort einen Hinweis im Bereich „Erwähnungen“ ihrer Benachrichtigungen.

• Wenn Sie ein Teammitglied markieren, wird es als „Follower“ zur Aktionskarte hinzugefügt. Das heißt: Es erhält auch Benachrichtigungen über künftige Änderungen an der Karte.

• Nutzer erhalten außerdem eine Benachrichtigung, wenn sie in Kommentaren in Notizen mit @ erwähnt werden.

Wir hoffen, diese Tipps haben Sie inspiriert, Hive auf neue Weise zu nutzen! Wir wissen aber, dass das nur an der Oberfläche kratzt. So viele von Ihnen haben einzigartige Lösungen und Arbeitsweisen in Hive entwickelt, und wir würden sie gern hören! Teilen Sie Ihre Hacks in den Kommentaren unten. Wir aktualisieren diesen Artikel regelmäßig und nehmen gern als Nächstes Ihre genialen Ideen auf!