22 kostenlose Projektmanagement-Software-Tools für 2026

Kostenlose Projektmanagement-Software kann echte Arbeit abdecken: Aufgabenverantwortung, Deadlines, Projektansichten, Dateien und Teamzusammenarbeit, ohne ein weiteres Abo. Der Haken: Jeder kostenlose Tarif begrenzt etwas, etwa Nutzer, Projekte, Speicherplatz, Automatisierungen, Berichte oder erweiterte Kontrollen.

Dieser Ratgeber vergleicht 22 Optionen anhand der Grenzen, die bei der Auswahl eines Tools zählen. Die Tarifdetails wurden am 27. Juli 2026 geprüft. Anbieter ändern ihre Pakete häufig. Prüfen Sie daher die aktuellen Grenzen, bevor Sie ein Team umziehen. Smartsheet ist als klar gekennzeichnete kostenlose Testversion enthalten. Alle anderen Tools bieten einen dauerhaft kostenlosen Tarif.

So wählen Sie kostenlose Projektmanagement-Software aus

• Beginnen Sie mit der Teamgröße: Prüfen Sie, ob der kostenlose Tarif alle Personen unterstützt, die Arbeit anlegen oder aktualisieren müssen.

• Passen Sie das Tool an den Workflow an: Listen-, Board-, Kalender-, Tabellen-, Timeline- und Gantt-Ansichten lösen unterschiedliche Planungsprobleme.

• Prüfen Sie die harten Grenzen: Projekte, Aufgaben, Datensätze, Speicherplatz, Dateigröße, Automatisierungen und Aktivitätsverlauf können ein frühes Upgrade erzwingen.

• Testen Sie die Zusammenarbeit: Kommentare, Gäste, Freigaben, Benachrichtigungen und Berechtigungen sind wichtig, sobald Arbeit über Teams oder Kunden hinweg läuft.

• Planen Sie den Ausstieg: Prüfen Sie Exportoptionen und die Kosten der bezahlten Tarife, bevor Sie wichtige Projektdaten anvertrauen.

1. Hive

Hive ist eine starke kostenlose Option für kleine Teams, die Projektmanagement und Zusammenarbeit in einem Workspace wollen. Hive Free unterstützt bis zu 10 Workspace-Mitglieder und enthält unbegrenzte Aufgaben, gemeinsame Notizen, mehrere Projektansichten, E-Mail und natives Messaging. Das hilft Teams, die bisher Aufgabenlisten, Status-Chats und Meeting-Notizen mischen.

Am besten für: Teams, die flexible Ansichten und integrierte Zusammenarbeit wollen, ohne mehrere Tools zusammenzustellen. Teams, die mehr Speicherplatz, erweiterte Analysen, Zeiterfassung, Proofing, Formulare oder zusätzliche Mitglieder brauchen, können upgraden, sobald diese Anforderungen entstehen. Starten Sie mit Hive Free.

2. Zoho Projects

Zoho Projects passt zu sehr kleinen Teams, die bereits die Zoho-Suite nutzen. Der kostenlose Tarif unterstützt bis zu fünf Nutzer, drei Projekte und 5 GB Speicherplatz mit den wichtigsten Funktionen für Aufgaben und Projektplanung. Die Integration mit anderen Zoho-Produkten ist wertvoll für Teams, die Projektarbeit nahe an CRM, Meetings und Geschäftsabläufen halten wollen.

Am besten für: Teams mit höchstens fünf Personen und wenigen aktiven Projekten. Die Obergrenze von drei Projekten sollten Sie zuerst testen.

3. Trello

Trello ist ein leicht zugängliches Kanban-Tool für die visuelle Aufgabenverfolgung. Der kostenlose Tarif unterstützt bis zu 10 Mitwirkende pro Workspace, 10 Boards, unbegrenzte Karten und einfache Automatisierung. Die Einrichtung geht schnell: Teams legen Spalten für die Workflow-Phasen an, fügen Karten hinzu, weisen Verantwortliche zu und verschieben die Arbeit, wenn sich der Status ändert.

Am besten für: kleine Teams mit einfachen Workflows rund um Boards. Teams, die Portfolio-Berichte, mehr Boards, fein abgestufte Berechtigungen oder umfangreichere Planungsansichten brauchen, wachsen vielleicht aus dem Tool heraus.

4. ClickUp

ClickUp bietet einen breiten kostenlosen Tarif mit unbegrenzten Aufgaben und Mitgliedern sowie gemeinsamen Dokumenten, Whiteboards und mehreren Projektansichten. Viele erweiterte Funktionen sind im kostenlosen Tarif nur begrenzt verfügbar. Testen Sie deshalb Ihren genauen Workflow, statt den Tarif nur an der Funktionsliste zu messen.

Am besten für: Teams, die viele Funktionen des Work-Managements in einem Produkt wollen und bereit sind, sie einzurichten. Achten Sie auf Grenzen bei Speicherplatz, erweiterten Ansichten, Dashboards und Automatisierungen.

5. Airtable

Airtable verbindet die Vertrautheit einer Tabellenkalkulation mit einer relationalen Datenbank und konfigurierbaren Ansichten. Der kostenlose Tarif richtet sich an Einzelpersonen und sehr kleine Teams, die einfache Apps, Tracker sowie Content- oder Projekt-Workflows aufbauen. Vorlagen erleichtern den Start. Verknüpfte Datensätze und benutzerdefinierte Felder bilden strukturiertere Daten ab als eine einfache Aufgabenliste.

Am besten für: Teams, deren Projektarbeit datenlastig ist oder benutzerdefinierte Felder und Beziehungen braucht. Prüfen Sie die Grenzen bei Datensätzen, Automatisierungen, Anhängen und Mitwirkenden, bevor Sie eine gemeinsame Base ausbauen.

6. Wrike

Wrike bietet einen kostenlosen Tarif für die einfache Organisation von Aufgaben und Projekten mit Planung in Listen-, Board-, Tabellen- und Kalenderansicht. Er ist ein sinnvoller Einstieg für Teams, die strukturierte Workspaces wollen und später vielleicht Berichte auf Enterprise-Niveau, Ressourcenplanung, Freigaben oder mehr Sicherheit brauchen.

Am besten für: Teams, die das Work-Management-Modell von Wrike testen, bevor sie erweiterte Kontrollen einführen. Prüfen Sie, welche Ansichten, welcher Speicherplatz, welche Integrationen und Automatisierungen für den geplanten Workflow enthalten sind.

7. monday.com

monday.com bietet einen kostenlosen Tarif für bis zu zwei Seats und drei Boards. Die bunten, konfigurierbaren Boards eignen sich gut für die persönliche Planung oder ein Zweierteam. Vorlagen und einfache Aufgabenverfolgung gibt es von Anfang an.

Am besten für: Einzelpersonen und Zweierteams. Wegen der Grenze von zwei Seats ist der kostenlose Tarif für die meisten Teams im Unternehmen eher ein Test. Prüfen Sie die Preise der bezahlten Tarife, bevor Sie einen gemeinsamen Prozess im Unternehmen aufbauen.

8. Asana

Asana hat einen kostenlosen Tarif „Personal“ für bis zu zwei Nutzer. Er deckt die Kernfunktionen für Aufgaben und Projekte ab, darunter Arbeit in Listen und Boards, Fälligkeitsdaten, Verantwortliche und einfache Zusammenarbeit.

Am besten für: Einzelnutzer oder Zweierteams, die ein ausgereiftes Aufgabensystem wollen. Für Teams ist die Nutzergrenze die praktische Hürde, nicht die Zahl der Aufgaben.

9. nTask

nTask bietet einen kostenlosen Basic-Tarif für bis zu fünf Teammitglieder. Das Tool vereint Aufgaben, Projekte, Meetings, Probleme und zeitbezogene Arbeit in einer Oberfläche. Das hilft kleinen Teams, die mehr Struktur als eine einfache Checkliste wollen.

Am besten für: Teams mit höchstens fünf Personen, die Aufgaben- und Meeting-Management zusammen wollen. Prüfen Sie Speicherplatz, erweiterte Berichte, Risikomanagement und Gantt-Funktionen anhand der aktuellen Grenzen des kostenlosen Tarifs.

10. GoodDay

GoodDay hat einen großzügigen kostenlosen Tarif für bis zu 15 Nutzer mit unbegrenzten Projekten und Aufgaben, 1 GB Speicherplatz, Dashboards, individuellen Workflows, Integrationen, Vorlagen und mehreren Ansichten. Diese Kombination macht das Tool zu einer der glaubwürdigeren kostenlosen Optionen für ein funktionierendes kleines Team.

Am besten für: Teams, die vor dem Bezahlen Raum zum Zusammenarbeiten brauchen. Erweiterte Analysen, Ressourcenplanung, Zeiterfassung und weitere operative Funktionen gibt es nur in bezahlten Tarifen.

11. MeisterTask

MeisterTask konzentriert sich auf unkompliziertes Aufgabenmanagement mit Kanban. Der kostenlose Tarif unterstützt drei Projekte mit unbegrenzten Aufgaben und Projektmitgliedern. So koordinieren Sie einige aktive Workflows, ohne dass der kostenlose Tarif pro Nutzer begrenzt ist.

Am besten für: Teams, die übersichtliche Boards wollen und nur wenige aktive Projekte haben. Integrationen, Berichte, Timeline-Funktionen, Berechtigungen und Automatisierungen sind die wahrscheinlichen Gründe für ein Upgrade.

12. Indy

Indy ist für Freelancer und unabhängige Fachleute gemacht. Der kostenlose Tarif verbindet die Organisation von Aufgaben und Projekten mit Tools für Kunden, darunter begrenzt viele Angebote, Verträge und Rechnungen pro Monat, sowie 10 GB Speicherplatz.

Am besten für: Solo-Profis, die Kundenverwaltung und Projektarbeit an einem Ort wollen. Teams oder Freelancer mit hohem Volumen sollten die monatlichen Dokumentgrenzen prüfen, bevor sie sich auf den kostenlosen Tarif verlassen.

13. Nifty

Nifty bietet einen kostenlosen Tarif mit unbegrenzten Mitgliedern, aber nur zwei aktiven Projekten und 100 MB Speicherplatz. Das Tool vereint Aufgaben, Diskussionen, Meilensteine und Projekt-Roadmaps. So kann ein ganzes Team den Workflow testen, ohne für Seats zu zahlen.

Am besten für: Teams, die Nifty an ein oder zwei laufenden Projekten testen. Die Grenzen bei aktiven Projekten und Speicherplatz spüren Sie früher als die Zahl der Mitglieder.

14. Plaky

Plaky bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif mit unbegrenzten Nutzern, Boards, Elementen und Ansichten. Er unterstützt Arbeit in Tabellen und Kanban, Vorlagen, Gastzugang und Integrationen innerhalb der Produktfamilie von CAKE.com. Grenzen gelten unter anderem für benutzerdefinierte Felder und die Größe einzelner Dateien.

Am besten für: wachsende Teams, denen unbegrenzte Nutzer und Arbeitselemente wichtiger sind als erweiterte Portfolio-Kontrollen.

15. Teamwork

Teamwork bietet einen kostenlosen Tarif für bis zu fünf Nutzer und fünf Projekte. Er enthält Aufgaben-, Listen-, Board-, Gantt- und Tabellenansichten, Zeiterfassung, Kundenorganisation, Chat-Integrationen und ein begrenztes Kontingent an Automatisierungen.

Am besten für: kleine Teams im Kundenservice, die Projektabwicklung und Zeiterfassung zusammen testen wollen. Zuerst stoßen Sie an die Grenzen bei Projekt- und Nutzerzahl.

16. Notion

Notion verbindet Dokumente, Datenbanken, Aufgaben und einfache Projektansichten. Der kostenlose Tarif ist für Einzelpersonen am stärksten: Persönliche Seiten und Blöcke sind unbegrenzt, während für Workspaces mit mehreren Mitgliedern Grenzen bei der Zusammenarbeit gelten. Kostenlose Workspaces haben außerdem ein Limit von 5 MB pro Datei und unterstützen bis zu 10 externe Gäste.

Am besten für: Einzelpersonen, die eine verknüpfte Wissensdatenbank und ein Projektsystem aufbauen. Teams sollten Grenzen bei Mitgliedern, Blöcken, Berechtigungen und Dateien testen, bevor sie ihre Arbeit dort bündeln.

17. ProProfs Project

ProProfs Project bietet ein kostenloses Konto für bis zu drei Nutzer. Der aktuelle kostenlose Tarif enthält Premium-Funktionen mit einer Obergrenze von 50 offenen Aufgaben und Teilaufgaben. Ein kleines Team kann damit Kanban, Gantt, Kalender, Zeiterfassung, Vorlagen und Berichte testen.

Am besten für: Teams mit höchstens drei Personen und überschaubarer Zahl aktiver Aufgaben. Die Zahl der offenen Aufgaben ist die wichtigste Grenze des kostenlosen Tarifs.

18. Smartsheet (kostenlose Testversion)

Smartsheet ist Work-Management auf Tabellenbasis mit Raster-, Gantt-, Board- und Kalenderansicht, Formularen, Dashboards und Automatisierung. Für Neukunden wirbt der Anbieter nicht mehr mit einem dauerhaft kostenlosen Tarif. Der aktuelle Einstieg ist eine 30-tägige kostenlose Testversion, danach folgen bezahlte Tarife.

Am besten für: Teams, die bereit sind, eine kostenpflichtige Plattform zu prüfen, statt ein dauerhaft kostenloses Tool zu suchen. Ziehen Sie laufende Arbeit nicht um, nur weil Sie annehmen, dass die Testversion zu einem kostenlosen Konto wird.

19. Jira

Jira bietet einen kostenlosen Tarif für bis zu 10 Nutzer mit 2 GB Speicherplatz. Er eignet sich besonders für Software- und Technikteams, die Sprints planen, Backlogs verwalten, Tickets verfolgen und Agile-Berichte nutzen.

Am besten für: kleine Entwicklungsteams, die mit ticketbasierten Workflows vertraut sind. Für nicht technische Teams sind Einrichtung und Begriffe vielleicht aufwendiger als bei einfacheren Board-Tools.

20. Freedcamp

Freedcamp enthält im kostenlosen Tarif unbegrenzte Aufgaben, Projekte und unbegrenzten Speicherplatz, mit einem Limit von 10 MB pro hochgeladener Datei. Die Kernanwendungen umfassen Aufgaben, Diskussionen, Kalender, Dateien, Meilensteine, Zeit und Passwörter.

Am besten für: Teams, die großzügige Grenzen bei Projekten und Speicherplatz schätzen. Erweiterte Ansichten, Integrationen, Berichte, benutzerdefinierte Felder und Verwaltungsfunktionen gibt es nur in bezahlten Tarifen.

21. Quire

Quire unterstützt verschachtelte Aufgabenlisten und Kanban-Boards für Teams, die große Ziele in kleinere Arbeitspakete zerlegen. Der kostenlose Tarif unterstützt bis zu 10 Mitglieder und vier Projekte. Ordner, Abschnitte, Berechtigungen und Integrationen stehen für einfache Zusammenarbeit bereit.

Am besten für: kleine Teams, die einige strukturierte Projekte steuern. Die Zahl der Projekte und Mitglieder sind die wichtigsten Grenzen des kostenlosen Tarifs.

22. Podio

Podio ist eine konfigurierbare Arbeitsplattform, mit der Sie eigene Apps, Workflows, Projekt-Tracker und Kundenprozesse bauen. Podio bietet weiterhin die Anmeldung für ein kostenloses Konto an. Die aktuelle öffentliche Website nennt die Team- und Funktionsgrenzen des kostenlosen Tarifs aber nicht klar.

Am besten für: Teams, die No-Code-Anpassung schätzen und bereit sind, die Kontogrenzen vor der Einführung direkt zu klären. Entwerfen Sie keinen großen Workflow auf Basis veralteter Preistabellen von Drittanbietern.

Welches kostenlose Projektmanagement-Tool ist das beste?

Wählen Sie das Tool, dessen kostenlose Grenzen zu Ihrem heutigen Team passen und dessen bezahlter Weg zu dem Team passt, das Sie später erwarten. Hive und GoodDay unterstützen größere kleine Teams. Trello und MeisterTask passen zu einfachen Boards. Airtable und Podio eignen sich für eigene Datenstrukturen, Jira für Softwareentwicklung und Indy für Freelancer.

Führen Sie ein echtes Projekt durch, bevor Sie sich festlegen. Laden Sie alle nötigen Mitwirkenden ein, importieren Sie typische Aufgaben und Dateien, bauen Sie die Ansichten, die Ihr Team nutzt, und testen Sie Benachrichtigungen, Berechtigungen, Exporte und Berichte. Diese Übung zeigt die Grenzen des kostenlosen Tarifs schneller als eine Funktionsliste. Einen breiteren Rahmen für die Kaufentscheidung finden Sie im Ratgeber zu Projektmanagement-Software von Hive.