Der Startup-Manager, der mit Time Blocking maximale Produktivität erreicht

In „7 Hours With“ werfen wir einen Blick auf die Routinen führender Profis ihres Fachs. Wir wollen wissen, wann, warum, wo und wie sie arbeiten. In jedem Tagebuch schauen wir uns an, was sie zu sieben verschiedenen Zeitpunkten ihres Tages tun. Hive ist das Projektmanagement-Tool, das schnelle Teams bei Unternehmen wie Starbucks, Google, Comcast, Anheuser-Busch, Toyota und EA Sports antreibt. Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Hive Ihr Team unterstützen kann? Kontaktieren Sie hier unser Vertriebsteam oder starten Sie hier eine kostenlose Testphase (keine Kreditkarte nötig). Gaurav Vohra ist Head of Growth und Teil des Gründungsteams von Superhuman, dem schnellsten E-Mail-Erlebnis, das es gibt. Mit Superhuman arbeiten Sie Ihren Posteingang doppelt so schnell ab wie zuvor. Es bietet KI, Einblicke aus sozialen Netzwerken, Erinnerungen für Nachfassaktionen, geplante Nachrichten und mehr.

8:30 Uhr

„Offiziell“ wache ich um 6:00 Uhr auf, wenn der Wecker meiner Partnerin klingelt. Dann schlafe ich aber noch ein paar Stunden weiter (das sollte ich wirklich ändern). Realistisch wache ich irgendwann zwischen 8:00 und 9:00 Uhr auf. Nachdem ich alles Nötige am Morgen erledigt habe, bin ich gegen 9:00 Uhr startklar.

9 Uhr

Die Zeit zwischen 9:00 und 11:30 Uhr halte ich gern frei, also ohne Meetings. Der Grund: Das ist meine kreativste und produktivste Zeit. Ich arbeite in diesem Block etwa zwei- bis dreimal so effektiv, und es fühlt sich an, als könnte ich in diesem Teil des Tages jede Herausforderung lösen.  Kurz zu meinem Hintergrund: Ich bin seit Anfang an bei Superhuman. Heute sind das etwa 5 Jahre. Die Mission unseres Unternehmens ist, dass Berufstätige jeden Tag glücklicher, produktiver und ihrem vollen Potenzial näher beenden. Wir sehen uns als Produktivitätsunternehmen, aber auch als Wellness- und Kommunikationsunternehmen.  Meine aktuelle Rolle ist Head of Growth. Sie umfasst drei Hauptbereiche des Geschäfts. Der erste Bereich ist Marketing. Dazu gehört alles rund um die Neukundengewinnung, die Umwandlung von Nutzenden in zahlende Kundschaft und mehr Interesse an Superhuman. Der zweite Bereich ist Onboarding. Superhuman hat einen ziemlich bekannten Onboarding-Prozess, der die Branche verändert hat. Mit jeder neuen Kundin und jedem neuen Kunden verbringen wir zu Beginn eine halbe Stunde einzeln. Wir haben festgestellt, dass das einen dramatischen Einfluss hat: auf den Erfolg mit dem Produkt, auf die Produktivität, auf die Verbindung zum Unternehmen und auf langfristigen Erfolg. Der dritte Bereich, den ich leite, ist das allgemeine Wachstum, das weder zu Marketing noch zu Onboarding gehört. Dazu zählt alles aus den Bereichen Strategie, Produkt, Design, Engineering und Analytics, die vom Marketing und vom Onboarding ziemlich getrennt sind. Ich habe in den letzten fünf Jahren viele Hüte getragen, weil sich unser Bedarf verändert hat. Am spannendsten finde ich aber, und dafür brenne ich am meisten, die Schnittstelle zwischen dem Geschäft, unserer Technologie und Kundinnen und Kunden, die Momente der Freude erleben.

11:30 Uhr

Aktuell habe ich sieben direkte Mitarbeitende. Um diese Uhrzeit steht meistens ein Einzelgespräch im Kalender. In diesen Meetings verbringe ich eine halbe Stunde mit den Kolleginnen und Kollegen (oder länger, wenn sie gerade erst angefangen haben). Ich lege diese Gespräche gern direkt vor und nach die Mittagspause. Das ist Absicht: So kann ich bei Bedarf überziehen. Wir können um 5 oder 10 Minuten verlängern, kein Problem. 

12 Uhr

Das ganze Unternehmen blockt in der Regel 12:00 bis 13:00 Uhr als Mittagszeit. Ich versuche, nicht durch die Mittagspause zu arbeiten, außer es ist wirklich dringend, was manchmal vorkommt. Aber ich halte diese Zeit wirklich gern frei. In der Quarantäne ist es viel schwieriger geworden, nicht durchzuarbeiten. Im Büro haben alle aufgehört zu arbeiten. Wir sind zusammen zum Mittagstisch gegangen, haben 40 Minuten gegessen und danach einen Kaffee getrunken. Das Mittagessen war etwas Gemeinsames. Heute ist es schwieriger, aber ich bemühe mich, bewusst damit umzugehen. 

13:30 Uhr

Von 13:30 bis etwa 15:00 Uhr ist offene Zeit. Ich kann sie mit einer Reihe halbstündiger Meetings füllen oder mit Einzelarbeit. Ich kann auch Arbeiten anderer aus dem Team prüfen, die sie vor der Veröffentlichung mit mir abstimmen möchten. Wie Sie inzwischen wahrscheinlich merken, ist das Blocken meines Kalenders mein größter Produktivitäts-Hack. Wenn etwas nicht fest in meinem Kalender steht, bin ich in der Regel weniger effektiv, es anzugehen. Beim Time Blocking habe ich Listen mit Dingen, die ich erledigen muss und die in meinen Kalender kommen. Dazu kommen eingehende Ströme, um die ich mich kümmern muss. E-Mail ist ein eingehender Strom. Slack ist ein eingehender Strom. Ich bitte die Leute aber, Slack nicht zu nutzen, um große Arbeitspakete zu verteilen (Slack ist meiner Meinung nach eher ein Tool für Hinweise). Meetings sind ein weiterer eingehender Strom.  Ich bleibe produktiv, indem ich für all diese eingehende Arbeit einzelne Zeitfenster finde und blocke. Generell habe ich immer versucht, mir bewusst zu bleiben, wie produktiv ich bin. Früh in meiner Karriere sagte ein Mentor und Freund etwas, das mir die Augen öffnete. Er hatte bemerkt, dass ich etwas ziemlich Dummes tat: Ich führte Daten aus 40 Tabellen von Hand zusammen. Es gab pro Kunde eine Tabelle. Die Struktur der Daten war aber gleich, und ich kopierte immer dieselbe Zeile aus rund 40 verschiedenen Dateien in eine einzige. Er sagte mir: „Dieses Mantra sollten Sie sich zu Herzen nehmen. Wenn Sie etwas Wiederkehrendes tun, sollten Sie das einen Computer erledigen lassen.“ Dann zeigte er mir, wie man VBScripts in Excel nutzt. Mit ein wenig Tüfteln baute ich ein kleines VBScript, das die Arbeit in Sekunden erledigte. Seitdem habe ich immer diese Frage im Kopf: „Was tue ich hier, das sich wiederholt, und wie kann ich es automatisieren, um Zeit zu gewinnen?“

17:00 Uhr

Zwischen 15 und 17 Uhr habe ich meist ein paar Meetings. Ich führe viele Bewerbungsgespräche für offene Stellen bei Superhuman, und sie fallen oft in dieses Zeitfenster. Zur Terminplanung nutzen wir ein Tool namens Interview Schedule. Es ist eine Software wie Calendly, die auf Recruiting spezialisiert ist. Ich gebe meine freien Zeiten von 15:00 bis 17:00 Uhr an. Damit habe ich jeden Tag 2 Stunden für Telefoninterviews reserviert. Dieses Zeitfenster passt für mich, weil ich zu dieser Zeit allein weniger produktiv bin. Es ist also ideal für Meetings. Gegen Ende dieses Blocks führe ich auch meine Skip-Level-Einzelgespräche. Dabei gehe ich meist draußen spazieren. Danach habe ich die Wahl: Entweder ich beende die Arbeit für den Abend oder mache weiter, wenn ich mich produktiv fühle.  Von Montag bis Donnerstag arbeite ich ziemlich lange, freitags nicht. An einem Freitag mache ich um 18:00 Uhr Feierabend, verbringe Zeit mit meiner Partnerin und esse zu Abend. Die Geschichte hinter dieser Routine ist interessant. Ich habe die Theorie, dass uns alle unser erster Job geprägt hat. Mein erster Job war in der Beratung. Als Berater reist man von Montag bis Donnerstag zum Büro des Kunden. Man nimmt am Montagmorgen als Erstes ein Flugzeug oder einen Zug und kommt am Donnerstagabend zurück. Von Montag bis Donnerstag ist man voll auf die Arbeit konzentriert, aber der Freitag ist fast wie ein Feiertag. Dieser Rhythmus steckt noch ein bisschen in meinem Kopf!

22 Uhr

Manchmal erlebe ich zu seltsamen Abendzeiten Schübe kreativer Energie, meist zwischen 21:30 und 22:30 Uhr. An manchen Tagen habe ich zu dieser Zeit einen produktiven Schub. An anderen nicht. Unter der Woche, ganz am Ende des Tages vor dem Schlafengehen, verbringe ich eine halbe Stunde damit, mit einem Buch herunterzufahren oder bei YouTube, Twitter oder Netflix abzuschalten. Dann ist mein Tag geschafft!