Antworten auf Ihre häufigsten Fragen zu Hive

Egal, wie lange Sie schon ein Tool, eine App, ein Handy, ein Spiel oder eine andere Technologie nutzen: Es tauchen immer wieder Fragen auf. Niemand versteht jeden Winkel eines Produkts, es sei denn, Sie haben es ganz allein gebaut, was nur selten vorkommt. In den letzten vier Jahren haben wir Hive entwickelt und dabei frühere Versionen, Funktionen, Shortcuts und Integrationen immer wieder verbessert, damit Hive so gut wird wie möglich. Das heißt: Dank Ihres Feedbacks ändert sich in der App ständig etwas, und das ist gut so. Wir wissen aber, dass dadurch neue Fragen entstehen. Erst recht, wenn Sie Einsteiger sind und Hive gerade erst regelmäßig nutzen.

Keine Sorge, wir haben eine Lösung. Wir haben zehn der häufigsten Fragen zu Hive auf einer Seite gesammelt und beantworten Ihre wichtigsten FAQs. Sie sind in zwei Kategorien unterteilt, „Erste Schritte“ und „Fortgeschrittene“, damit Sie je nach Vorkenntnissen die passenden Antworten finden.

Erste Schritte

1. Wie richte ich ein Konto in Hive ein?

Alle Hive-Konten sind kostenlos und enthalten eine 14-tägige kostenlose Testphase von Hive (keine Kreditkarte erforderlich). Das ist die grundlegendste Frage, die wir regelmäßig an unserem Support-Desk erhalten.

Es gibt drei schnelle Wege, ein Konto bei uns zu erstellen.

• Mit Ihrer E-Mail-Adresse

• Mit Ihrem Slack-Konto

• Mit Ihrem Google-Konto

1. Öffnen Sie unsere Registrierungsseite.

2. Wenn Sie sich mit Slack oder Google registrieren, klicken Sie auf das Symbol und melden Sie sich entsprechend an.

3. Wenn Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse registrieren, geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und wählen Sie ein Passwort.

4. Füllen Sie die übrigen Angaben aus

5. Klicken Sie auf „Weiter“

Ihren Workspace einrichten

Jetzt haben Sie verschiedene Möglichkeiten, Ihren Workspace einzurichten. Wir bei Hive sind überzeugt: Sie sollten so arbeiten, wie Sie es möchten. Passen Sie also alles nach Ihren Wünschen an!

• Ihren Messenger auswählen

In Hive können Sie entweder unseren eigenen Messenger oder Ihren bisherigen Messenger nutzen.

• Ihrem Workspace einen Namen geben

• Ihr erstes Projekt erstellen

• Fügen Sie Aktionen zu Ihrem Projekt hinzu

• Ihre Teammitglieder zu Ihrem Workspace hinzufügen

• Ihre Dateien mit unserer nativen Dateiintegration synchronisieren

Glückwunsch! Jetzt ist alles eingerichtet. Legen Sie los und erleben Sie Hive.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Oberfläche von Hive. Mehr zur Anmeldung für ein Hive-Abonnement lesen Sie in diesem Artikel.

2. Wie lege ich meine ersten Aufgaben in Hive an?

Legen Sie zunächst ein paar Aufgaben in Ihrer eigenen Liste Meine Aktionen an. Klicken Sie dazu oben rechts auf die blaue Schaltfläche +Neue Aktion und wählen Sie sich selbst als zuständige Person aus.  Tragen Sie mindestens drei anstehende Aufgaben ein, wählen Sie ein Fälligkeitsdatum und sehen Sie sich die Aufgaben auf dem Tab Meine Aktionen in der oberen Navigationsleiste an.

Ist Ihnen beim Erstellen dieser Aktionen aufgefallen, wie viele Details Sie zur Aktionskarte hinzufügen können? Wir empfehlen, einfach zu beginnen. Zu den Angaben, die Sie auf einer Aktionskarte ergänzen können, gehören:

• Fälligkeitsdatum - Das Datum, bis zu dem die Aktion erledigt sein soll.

• Projekt - Sie können in Hive Projekte erstellen und Aktionen bestimmten Projekten zuordnen.

• Zuweisen - Weisen Sie die Aktionskarte einer bestimmten Person zu, damit klar ist, wer wofür verantwortlich ist.

• Unteraktionen - Sie können innerhalb einer größeren Aktion Unteraktionen erstellen und einzelnen Teammitgliedern zuweisen.

• Anhänge - Mit der blauen Plus-Schaltfläche unten links auf der Karte fügen Sie jeder Karte eine Datei hinzu.

• Labels - Mit der blauen Plus-Schaltfläche unten links auf der Karte weisen Sie Karten Labels zu.

3. Wie hole ich mein Team zu Hive?

Jetzt überlegen Sie, wer Zugriff auf Hive braucht, um Arbeit zugewiesen zu bekommen, zu kommentieren und zusammenzuarbeiten, Dateien anzuhängen, den Fortschritt zu prüfen, Projekte in die nächste Phase zu bringen und abzuschließen.

Fügen Sie Ihre Kollegen hinzu.  Hauptmitglieder des Workspace, die auf mehrere Projekte zugreifen, laden Sie per E-Mail ein und wählen dabei aus, welche Projekte sie sehen sollen. Nutzen Sie dafür einfach die Schaltfläche +Person neben der Schaltfläche +Neue Aktion:

Ordnen Sie alle zu.  Wenn Ihre Kollegen in Abteilungen oder Teams organisiert sind, sollten Sie diese Teamstruktur in Hive abbilden. So fügen Sie sie leichter zu Projekten hinzu und können ein Team gezielt in Chatgruppen und Kommentaren per @Erwähnung ansprechen. Den Bereich „Teams“ finden Sie im Profilmenü (Ihr Avatar oben rechts) unter Ihr Workspace > Benutzer verwalten.

Beziehen Sie externe Nutzer ein.  Arbeiten Sie mit Freelancern zusammen oder eng mit Kunden oder Lieferanten? Fügen Sie sie als externe Nutzer hinzu. Sie erhalten Zugriff auf ein einzelnes Projekt und die zugehörige Chatgruppe, falls es eine gibt. Klicken Sie auf den Tab „Externe Nutzer“, wie im Screenshot oben gezeigt, um einen externen Nutzer zu einem Projekt hinzuzufügen.

4. Wie erstelle ich Projekte und Labels?

Öffnen Sie den Projekt-Navigator, klicken Sie auf die Schaltfläche +Neues Projekt und geben Sie einen Namen ein.  Darunter sehen Sie einige optionale Felder:

• Fälligkeitsdatum -  zeigt dem Team, wann das Projekt voraussichtlich abgeschlossen wird oder startet

• Labels - ordnen Ihre Arbeit nach Kategorien

• Beschreibung - ein optionales Freitextfeld für den wichtigsten Umfang oder eine Beschreibung, auf die sich alle Mitglieder beziehen sollen

• Anhänge - werden im Bereich der Projektdetails gespeichert.

• Übergeordnetes Projekt - Sie können dieses Projekt einem übergeordneten Projekt unterordnen.  Wir empfehlen übergeordnete Projekte, wenn Sie viele Kundenprojekte für denselben Kunden haben oder wenn Ihre Organisation Abteilungen mit jeweils eigenen Unterprojekten hat.

• Phasen -  Wenn Ihre Arbeit in verschiedene Lebenszyklen gegliedert ist, empfehlen wir, sie als Phasen anzulegen.

Auf den nächsten Seiten wählen Sie das Layout und legen die Freigabeberechtigungen fest.

Nachdem das Projekt erstellt ist, können Sie mit Ihrem Team loslegen:

• Haben Sie wiederkehrende Schritte in Ihrem Workflow? Richten Sie Aktionsvorlagen ein.

• Schreiben Sie einen Kommentar auf einer Aktionskarte, damit die Diskussion im Kontext der jeweiligen Aufgabe bleibt

• Erwähnen Sie Teammitglieder per @, um ihre Aufmerksamkeit schnell auf Ihre Frage oder Ihren Kommentar zu lenken

• Behalten Sie Ihren Benachrichtigungs-Feed im Blick (das Glockensymbol oben rechts). Er ist Ihre Zentrale für Aufgaben und Punkte, die Ihre Aufmerksamkeit brauchen.  Sie können außerdem jederzeit festlegen, wann und wie Sie benachrichtigt werden.

Fortgeschrittene

5. Wie importiere ich Aufgaben in Hive?

Der Einstieg in Hive fällt viel leichter, wenn Sie Ihre Aufgaben aus Ihrem bisherigen Tool übernehmen können. Und es dauert nur eine Minute.

So geht es:

Öffnen Sie das Hauptmenü, wählen Sie „Aufgaben importieren“ und dann das Tool, aus dem Sie importieren möchten:

Folgen Sie den Anweisungen, um aus dem gewählten Tool Ihre .JSON-Datei auf Ihren Computer herunterzuladen

Klicken Sie auf den Link „Hier klicken zum Anhängen“ und fügen Sie die .JSON-Datei hinzu

Fertig! Gleich darauf erscheinen Ihre Aufgaben wie von Zauberhand in Hive.

6. Wie binde ich Dateispeicher in Hive ein?

Sie können Box, Dropbox und Google Drive mit Hive verknüpfen. So sehen und teilen Sie Ihre Dateien, ohne Ihren Workflow zu unterbrechen!

Und es geht in nur drei Schritten.

1. Klicken Sie neben Ihrem Avatar auf das Symbol „Datei hinzufügen“

2. Wählen Sie den Cloud-Speicher, den Ihr Unternehmen nutzt

3. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort eingeben

4. Melden Sie sich an, und Sie haben sofort Zugriff auf alle Ihre Dateien

Jetzt können Sie Inhalte aus Ihrem Cloud-Speicher an Ihre Teammitglieder in Hive senden.

Sie können Dateien anhängen:

• an eine Aktionskarte

• in einem Kommentar auf einer Aktionskarte

• an die Projekt-Startseite Seite

• in einer Chatnachricht

Um eine Datei an eine Aktionskarte anzuhängen, klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol an der Aktion oder in einem Kommentar.

Um eine Datei auf der Projekt-Startseite anzuhängen, öffnen Sie den Bereich „Anhänge“ und klicken Sie auf „+ Anhang hinzufügen“.

Um schließlich eine Datei in eine Chatnachricht hochzuladen, klicken Sie beim Schreiben der Nachricht links in der Chatleiste auf das Plus-Symbol.

7. Wie nutze ich die flexiblen Projektansichten von Hive?

Meine Aktionen

Die Ansicht „Meine Aktionen“ ist eine Liste aller Aktionen, die Sie für sich selbst anlegen und die andere Ihnen zuweisen. In Meine Aktionen sehen Sie leicht, was zu tun ist, und können entsprechend priorisieren.

Die Ansicht „Meine Aktionen“ finden Sie im mittleren Bereich Ihres Hive-Workspace.

1. Fügen Sie Ihrer Liste einige Aktionen hinzu 

Klicken Sie auf das Feld mit dem Text Was ist zu tun? Geben Sie ein, was Sie erledigen möchten, und drücken Sie die Eingabetaste. Schon erscheint eine Aktion in Ihrer Liste.

2. Bauen Sie Ihre Aktionen aus 

Klicken Sie auf eine Ihrer Aktionen, und es öffnet sich ein Fenster mit allen Aktionsdetails. Sie können viele Details ergänzen, um Ihrer Aktion mehr Kontext zu geben, wie in Punkt 2 oben beschrieben. Sobald Sie die Details hinzugefügt haben, die zur Erledigung der Aktion nötig sind, klicken Sie auf „Schließen“, um das Fenster zu verlassen.

3. Ordnen Sie Ihre Aktionen

Als Nächstes ordnen Sie Ihre Aktionen. Sie werden sehen, wie einfach das ist.

Es gibt vier Kategorien, um Ihre Aktionen zu ordnen:

• Jetzt ist eine Liste aller Aktionen, die Sie heute erledigen möchten.  Hier landen neue Aktionen, die jemand anderes Ihnen zuweist, zuerst.

• Zukünftig ist eine Liste aller Aktionen, die derzeit zurückgestellt sind. Für zurückgestellte Aktionen legen Sie ein Datum fest, an dem sie wieder in Ihrer Jetzt-Liste erscheinen sollen.

• Erledigt ist eine Liste der Aktionen, die Sie kürzlich abgeschlossen haben.

• Von mir zugewiesen ist eine Liste der Aktionen, die Sie anderen zugewiesen haben.

Mit diesen Kategorien bleibt Ihre Liste automatisch übersichtlich, und Sie konzentrieren sich auf das Wesentliche. Trotzdem können Sie alles ganz einfach nach Ihren Vorstellungen ordnen:

• Wenn eine Aktion unbedingt sofort erledigt werden muss, können Sie sie als dringend markieren. Auf der Aktionskarte erscheint dann ein rotes Ausrufezeichen, an dem man die Wichtigkeit sofort erkennt.

• Wenn eine Ihrer Aktionen privat ist, können Sie sie als privat markieren. Dann kann niemand in Ihrem Team außer Ihnen sie sehen. Alle privaten Aktionen zeigen ein Augensymbol auf der Karte, damit Sie sie leicht erkennen.

• Nutzen Sie die Suchleiste, um Ihre Aktionen zu finden. Geben Sie einfach ein Wort ein, und alle Aktionen, die dieses Wort enthalten, erscheinen in einer Liste.

Kanban

Ein Kanban-Board ist ein leistungsstarkes Tool, um Workflows zu visualisieren. Aufgaben werden als Karten dargestellt, die in Listen angeordnet sind. Jede Liste steht für einen Schritt im Arbeitsprozess.

Ziehen Sie die Karten einfach per Drag-and-drop durch die verschiedenen Status-Spalten, während sie den Prozess durchlaufen. (Denken Sie an Haftnotizen.)

Das ist ideal für visuell denkende Menschen. In Hive erstellen Sie Kanban-Boards mit der Status-Ansicht.

Ein Kanban-Board erstellen

1. Öffnen Sie den „Projekt-Navigator“ und klicken Sie auf „+Neues Projekt“

2. Geben Sie die Projektdetails ein und laden Sie Teammitglieder ein

3. Wählen Sie die Status-Ansicht als Projektlayout

4. Klicken Sie auf „Erstellen“, und Ihr neues Projekt öffnet sich direkt als Kanban-Board

Ihr Kanban-Board bearbeiten

Die Status-Ansicht von Hive bietet drei Standardstatus: Nicht begonnen, In Bearbeitung und Abgeschlossen. Sie können aber jeden Status ändern und beliebig viele hinzufügen. So passt Ihr Team die Ansicht an seine Bedürfnisse an. Die Möglichkeiten sind endlos.

Gantt

Mit Gantt-Diagrammen können Sie in Hive Ihr Projekt planen und umsetzen – alles im selben Tool. Schauen wir es uns an.

• Öffnen Sie den Projekt-Navigator und wählen Sie +Neues Projekt

• Geben Sie einen Titel ein und fügen Sie bei Bedarf Beschreibung, Fälligkeitsdatum und Anhänge hinzu

• Wählen Sie die Freigabeeinstellungen (mehr dazu lesen Sie hier)

• Wählen Sie „Gantt-Ansicht“ als Projektlayout und klicken Sie auf „Erstellen“

• Ihr neues Gantt-Projekt öffnet sich. Klicken Sie auf +Aktion hinzufügen, geben Sie den Namen ein und drücken Sie die Eingabetaste. Klicken Sie dann einfach ins Gantt-Diagramm, um Startdatum und Deadline festzulegen. So kann eine vollständig ausgearbeitete Gantt-Ansicht aussehen:

Nachdem Sie eine Gantt-Ansicht erstellt haben, gibt es viele Möglichkeiten, sie an Ihre Anforderungen anzupassen.

Den Zeitraum ändern

Die Gantt-Ansicht zeigt standardmäßig einen Zeitraum von mehreren Monaten, Sie können das aber ändern. Sie können hineinzoomen, um ein paar Wochen zu betrachten, oder herauszoomen, um ein Projekt über ein ganzes Jahr zu sehen.

Aufgabe zuweisen

Weisen Sie Ihrem Teammitglied eine Aufgabe zu, indem Sie auf das Platzhaltersymbol klicken und im Dropdown-Menü eine zuständige Person auswählen.

Exportieren

Aus der Gantt-Ansicht können Sie nach PDF, PNG, Microsoft Project und Excel exportieren, den Datumsbereich begrenzen und bei Bildexporten die zuständigen Personen ausblenden.

8. Wie nutze ich Hive Apps?

Jedes Team ist einzigartig und hat eigene Tools, Workflows und Ziele. Deshalb haben wir Hive Apps entwickelt. Hier verwalten Teams an einem Ort ihre Integrationen und Funktionen, um Hive anzupassen. Fragen zu Apps gehören zu den häufigeren Fragen, die wir zu Hive erhalten.

Auf Hive Apps zugreifen

So öffnen Sie Hive Apps:

• Öffnen Sie das Hauptmenü und wählen Sie weiter unten in der Liste „Hive Apps“

Hive Apps nutzen

Das ist das Dashboard von Hive Apps.

Es enthält zwei Kategorien von Apps:

Meine Apps: Alle Integrationen oder Funktionen, auf die Sie als Einzelperson zugreifen und die Sie nutzen können.

• Dazu gehören alle Integrationen für Dateispeicher, Videokonferenzen und Zapier

Workspace-Apps: Alle Integrationen oder Funktionen, die Sie für alle in Ihrem Workspace ein- und ausschalten können. Bitte beachten Sie: Nur Admins können Workspace-Apps aktivieren.

• Dazu gehört der Zugriff auf Premium-Funktionen wie Formulare und Zeiterfassung.

Apps, die ausgegraut sind, wurden Ihrem Workspace nicht hinzugefügt.

Apps mit farbigem Logo und einem grünen Häkchen wurden hinzugefügt.

Jede App enthält einen Link zu einem Artikel im Help Center, der erklärt, wie sie funktioniert.

Um eine App hinzuzufügen, klicken Sie einfach auf den Schieberegler. Je nachdem, ob es sich um eine Integration oder eine Funktion handelt, müssen Sie eventuell Zugangsdaten eingeben.

9. Wie funktionieren Hive Forms?

In Hive können Sie eigene Formulare erstellen, die jeder im Browser ausfüllen kann. Abgesendete Formulare erzeugen automatisch eine Aktionskarte in Hive mit allen Formulardetails.

Hive Forms eignen sich zum Beispiel gut für:

• Bestellungen oder Anfragen erfassen

• Fehler und andere Probleme melden

• strukturierte Informationen von Mitarbeitenden sammeln (z. B. Kontaktdaten)

• und vieles mehr!

So erstellen Sie ein Formular

• Aktivieren Sie „Formulare“ unter „Hive Apps“, falls noch nicht geschehen

• Öffnen Sie das Hauptmenü (unter Ihrem Profilbild)

• Wählen Sie „Formulare“

• Klicken Sie auf „+Neues Formular“

• Fügen Sie einen Titel und eine Beschreibung hinzu

• Ziehen Sie die gewünschten Felder per Drag-and-drop in das Formular

Sie können einem Hive-Formular 10 verschiedene Felder hinzufügen:

Kontrollkästchen-Gruppe 

Datumsfeld

Datei-Upload (unterstützt jeden Dateityp)

Überschrift

Absatz

Optionsfeld-Gruppe

Auswahl

Textfeld

Textbereich

Trennlinie

Mit der Trennlinie gliedern Sie die Felder im Formular optisch.

Mehrfach-Text

...

Je nach gewähltem Feld können Sie es zum Pflichtfeld machen, einen Hilfetext hinzufügen, eine maximale Zeichenzahl festlegen und weitere Anpassungen vornehmen.

• Bestätigungsnachricht hinzufügen

Diese Nachricht sieht die Person, nachdem sie das Formular abgesendet hat.

• Festlegen, wohin das Formular gesendet wird 

Sobald jemand ein Formular abgesendet hat, können die Daten an einen von zwei Orten gehen:

E-Mail  - Sie können eine E-Mail-Adresse angeben, und alle Informationen aus dem Formular landen in diesem Postfach. Siehe unten.

Hive-Aktion - Hive erstellt automatisch eine Aktion im Projekt und weist sie der von Ihnen gewählten Person zu. So sieht sie aus.

Jedes Formular hat einen Link, den Sie teilen oder auf einer Website veröffentlichen können.

Um den Link aufzurufen, scrollen Sie im Formular nach oben. Dort sehen Sie ein weißes Feld mit einem Link. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Kopieren“, um ihn in die Zwischenablage zu übernehmen.