So steuert Envision Pharma Group komplexe Marketing-Workflows mit Hive

Unternehmensprofil

• Unternehmensgröße: Mehr als 1.000 Mitarbeitende an mehreren Standorten weltweit

• Reichweite bei Stakeholdern: Unterstützung interner Teams in allen Funktionen und Koordination der Arbeit mit externen Partnern und Kunden

Die Herausforderung

Envision Pharma Group verantwortet eine große Menge komplexer Ergebnisse in globalen Teams – darunter wissenschaftliche Materialien, digitale Assets, Datenvisualisierung und Weberlebnisse.

Vor Hive nutzte das Team Tools wie Trello und Ganttic. Ihnen fehlten jedoch die Flexibilität und Transparenz, die für den Betrieb auf Enterprise-Niveau nötig sind.

Zu den wichtigsten Herausforderungen zählten:

• Mehrere Workflow-Typen gleichzeitig steuern – von schnellen Publikations-Deliverables bis zu stark strukturierten Kreativ- und Digitalinitiativen mit langen Laufzeiten

• Arbeit über verteilte interne Teams und externe Partner koordinieren, die jeweils unterschiedlich viel Einblick haben und unterschiedlich stark eingebunden sind

• Der Führungsebene einen klaren Überblick über Meilensteine, Zeitpläne und Ressourcenplanung geben und die einzelnen Mitarbeitenden dabei nicht mit unnötigen Details überfordern

• Arbeit mit zersplitterten Tools, die Kommunikation, Reporting und Projektverfolgung ineffizient machten

Mehr als drei Jahre lang prüfte das Team Projektmanagement-Plattformen. Die meisten Tools waren für den operativen Bedarf zu starr. Zeitweise erwog das Team sogar, intern eine eigene Lösung zu entwickeln.

Die Lösung: Hive

Anfang 2022 führte Envision Pharma Group Hive als zentrale Plattform für Enterprise-Workflows ein, von der Anfrage und Planung bis zur Umsetzung und Lieferung.Hive ersetzte mehrere getrennte Systeme durch einen einzigen Workspace, in dem Teams Arbeit koordinieren, Fortschritt verfolgen und in Echtzeit zusammenarbeiten können.

Warum Hive?

Hive bot die Flexibilität, Transparenz und Funktionen auf Enterprise-Niveau, die für verschiedene operative Workflows nötig sind, und blieb dabei für funktionsübergreifende Teams intuitiv.

Die Plattform ermöglichte es dem Unternehmen, Workflow-Management, Zusammenarbeit mit Stakeholdern und Freigaben in einem System zu vereinen.

So nutzt das Team Hive

1. Strukturierte Anfragen und Zuweisung

Die Arbeit beginnt mit standardisierten Anfragen über Hive Forms. So enthält jedes Projekt von Anfang an den nötigen Kontext und alle Anforderungen.

2. Flexibles Workflow-Management

• Schnelle Workflows: Das Team für Publikationsplanung nutzt die Status-Ansicht (Kanban) von Hive, um große Mengen an Deliverables wie Poster und Broschüren abzuarbeiten.

• Langfristige Workflows: Das Team für hochwertige Deliverables nutzt Gantt-Diagramme und Meilensteine, um Projekte wie Branding, Animation und Datenvisualisierung zu planen und zu verfolgen.

  
  

  

  
  

  Diese Flexibilität hilft Führungskräften, Ressourcen auszubalancieren – von Designern, die an einem Tag acht Projekte bearbeiten, bis zu Entwicklern, die sich auf ein vierwöchiges Deliverable konzentrieren.

3. Zusammenarbeit und Dokumentation

Alle aufgabenbezogenen Notizen, Dateien und Updates liegen direkt in den Aktionskarten von Hive. So gibt es für jedes Deliverable eine zentrale Informationsquelle. Das erspart lange Update-Meetings und bietet einen leicht zugänglichen Verlauf, wenn neue Teammitglieder oder externe Partner zu einem Projekt dazukommen.

„Der Verlauf auf der Aktionskarte ist besonders praktisch, wenn jemand Neues zur Unterstützung dazukommt. Statt eines 40-minütigen Meetings können wir sagen: ‚Lies dir zuerst die Karte durch. Wenn etwas unklar ist, sprechen wir darüber. Sonst leg einfach los.‘“
— Simon Dempsey, Global Lead of Operations, Creative & Digital

Ergebnisse

Indem Envision Pharma Group Anfragen, Workflows und Zusammenarbeit in Hive bündelt, hat das Unternehmen:

• zwei unterschiedliche Workflows auf einer Plattform vereint

• den Zeitaufwand für Einarbeitung und Updates neuer Mitwirkender verringert

• die interne und externe Kommunikation effizienter gemacht

• Führungskräften die Flexibilität gegeben, Workflows und Automatisierungen an die Bedürfnisse ihres Teams anzupassen

Fazit

Dank der Anpassungsfähigkeit von Hive können Marketing- und Kreativteams in Unternehmen wie Envision Pharma Group mehrere Workflows in unterschiedlichem Tempo betreiben, effektiv mit Stakeholdern zusammenarbeiten und den vollen Überblick behalten, ohne Flexibilität einzubüßen.