So steuert McKinney Health komplexe Workflows und Freigaben mit Hive

McKinney Health ist eine Spezialagentur, die Marken aus dem Gesundheits- und Wellnessbereich ein breites Spektrum an Marketingleistungen bietet. Die 2022 gegründete Agentur ist eine Abteilung der größeren McKinney-Gruppe, die fünf Standorte in den USA hat. McKinney Health ist ein Team aus Branchenkennern, die schon im Gesundheitssektor gearbeitet haben, und hat inzwischen die Größe einer mittelgroßen Agentur erreicht. McKinney Health bietet viele Marketingleistungen an, von E-Mail-Marketing über Print-Broschüren, Online-Anzeigen und Videoinhalte bis zum Website-Design. Zur Kundschaft gehören vor allem Unternehmen aus dem Gesundheits- und Wellnessbereich. 

McKinney Health nutzt Hive seit Juni 2023. Inzwischen arbeiten über 46 Mitarbeitende im Unternehmen mit Hive. Die Agentur kann in Hive außerdem Kundinnen, Kunden und Entwicklungspartner als externe Nutzende hinzufügen. Das verbessert die Zusammenarbeit und vereinfacht den Proofing- und Freigabeprozess. 

Wir haben mit dem Team von McKinney Health gesprochen. Dabei ging es darum, wie das Unternehmen Hive nutzt, um komplexe Workflows zu steuern und seine Proofing- und Freigabeprozesse zu straffen.

Das Leben vor Hive

Bevor McKinney Health Hive einführte, nutzte das Team ein anderes Projektmanagement-Tool auch für Proofing und Freigaben. Als die Kundenliste der Agentur wuchs und das Arbeitsvolumen zunahm, suchte das Team jedoch eine spezialisierte Projektmanagement-Lösung mit einem größeren Funktionsumfang. 

„Als wir zu wachsen begannen und Leute mit Erfahrung in größeren Projektmanagement-Plattformen ins Team holten, wurde uns schnell klar, dass das Tool nicht ausreicht, um unsere Workflows zu steuern“, erklärt David Gielchinsky, Director of Health Operations bei McKinney Health. 

Collette Dorbandt, Director, Editorial, hatte in einer früheren Agentur mit Hive gearbeitet und David und dem Team die Vorteile aufgezeigt. Zunächst testete die Agentur neben Hive noch einige andere Tools, doch Hive überzeugte durch Funktionsumfang und Flexibilität. 

„Hive hat für uns am meisten Sinn ergeben“, sagt David. „Es hat alle Funktionen und Integrationen, die wir brauchen, und es war sehr erfolgreich.“ David ergänzt, dass das Unternehmen in den ersten 10 Monaten nach der Einführung von Hive bereits 810 Stunden gespart und 48.600 Freigaberunden durchgeführt hat.

So organisiert McKinney Health Projekte in Hive

McKinney Health erstellt für Kunden eine breite Palette an Materialien, von gedruckten Broschüren bis zu komplexen digitalen Assets wie Videos, Websites und interaktiven visuellen Hilfen (IVAs), die auf Tablets präsentiert werden.

Mit dem Project Navigator von Hive legt die Agentur für jeden Kunden ein übergeordnetes Projekt in Hive an. In jedem dieser Kundenprojekte gibt es untergeordnete Projekte für jeden einzelnen Liefergegenstand. 

Aktionen werden dann an die zuständigen Stakeholder „geroutet“, zum Beispiel für Proofing, Faktencheck oder rechtliche Prüfung. In letzter Zeit nutzt das Team außerdem Subaktionen als Checkliste für die Qualitätskontrolle (QC). So stellt es sicher, dass Anforderungen erfüllt werden, und hält das Team in der Verantwortung., etc. und untergeordnete Projekte für bestimmte Liefergegenstände: Videos, IVAs, Websites mit Subaktionen.

„Wenn wir Hive für unsere QC nutzen, stellen wir sicher, dass wir all die kleinen Details abhaken, die in jedes Projekt einfließen. Diese Funktion lieben wir wirklich“, sagt Kat Zic, Project Supervisor.

Mit Hive einen robusten Proofing- und Freigabeprozess straffen

Proofing und Freigaben sind für jede Agentur zentral. Im Projektmanagement für den Gesundheitsbereich kommt jedoch zusätzliche Komplexität hinzu. Liefergegenstände müssen vor der Veröffentlichung mehrere Personen durchlaufen. Das heißt, es kann mehrere Proofing- und Freigaberunden geben, bevor ein Asset abgenommen wird. 

„Die Zahl der Freigaberunden hängt von der Komplexität des Liefergegenstands ab“, sagt Gerald Flannory, Director, Experience Design. „Ein gedrucktes Stück ist etwas ganz anderes als eine Website mit 40 Seiten. Größere Assets wie IVAs und Websites haben nicht nur mehr Inhalt, sie durchlaufen auch umfangreiche Tests der Nutzererfahrung (UX).“  

Kat ergänzt: „Ein typisches Projekt kann zwischen vier Monaten und einem Jahr dauern. Wir haben vielleicht 20 bis 30 Runden, in denen es hin und her geht, bis das Stück sauber ist und von allen freigegeben wird. In unseren Projekten gibt es so viele Meilensteine: Abstimmung mit Kunden, Überarbeitungen, medizinische und rechtliche Prüfungen. Der Prozess ist also umfangreich.“

In jeder Prüfrunde kann es im Proofing-Fenster Hunderte Kommentare und Anmerkungen geben. Effizienz und Genauigkeit sind deshalb entscheidend. Weil die Agentur in Hive externe Nutzende hinzufügen kann, kann sie externe Anbieter in ihre Proofing- und Freigabewege einbinden. Kunden und ihre Teams können Materialien direkt in der Hive-Umgebung mit Kommentaren markieren.

Fazit: Die wichtigsten Vorteile, die McKinney Health in Hive findet

Mit Hive kann die Agentur komplexe Projekte straffen und organisieren und Runden für Zusammenarbeit, Feedback und Freigaben effizient und genau durchführen. Mit Hive als Projektmanagement-Lösung konnte das Team von McKinney Health seine Aktivitäten ausbauen und eine schnell wachsende Kundenliste mit maximaler Effizienz betreuen.

Die Agentur schätzt auch die Möglichkeit, Hive Apps und Integrationen einzusetzen, etwa Sprints, Automatisierungen und Slack-Integrationen. McKinney Health freut sich außerdem über die Unterstützung von Hive, um den Funktionsumfang des Tools bestmöglich zu nutzen.

„Hive ist für uns eine echte Erfolgsgeschichte. Wir freuen uns sehr über das, was wir bisher erreicht haben, und über das, was künftig möglich ist. Unsere Daten zeigen, wie konsequent wir Hive nutzen und wie erfolgreich wir damit sind“, schließt David. „Wir planen, weitere Funktionen von Hive zu erkunden, etwa Dashboards, Slack-Integrationen und andere App-Integrationen. Wir sehen dort viel Wert.“