Können Sie Ihre eigene virtuelle Assistenz werden?

Beim Gedanken an eine klassische Assistenz denken Sie vielleicht an Mad Men. Doch Bleistiftrock und Haarspray können Sie wieder in den Schrank hängen. Die neue Welt der Assistenz ist da, und sie ist viel weniger förmlich, als Sie vielleicht denken.

Assistenz gibt es in vielen Formen: von der Chefsekretärin im Büro über die persönliche Assistenz zu Hause bis zur virtuellen Assistenz, die beides und mehr übernehmen kann. Arbeiten Sie aber im unteren oder mittleren Management, wirkt jemand, der Ihnen bei allen organisatorischen Aufgaben jederzeit zur Verfügung steht, wie ein Wunschtraum. Entrepreneur nennt als Hauptgründe, warum Unternehmen virtuelle Assistenzen beschäftigen: Sie wollen ihren Workflow straffen, Meetings organisieren und dafür sorgen, dass nötige Dokumente verfügbar, geordnet und leicht nutzbar sind. Statt einer netten Kollegin im Büro, die Sie jeden Morgen mit Kaffee und Ihrem Tagesbriefing begrüßt, kochen Sie Ihren Kaffee jedoch meist selbst, bereiten sich selbst auf den Tag vor und straffen, organisieren und ordnen Ihr Leben allein. Es klingt langsam so, als wären Sie schon Ihre eigene virtuelle Assistenz.

Wann brauchen Sie eine virtuelle Assistenz?

Ihre eigene virtuelle Assistenz zu sein, kann Geld und Zeit sparen. Es gibt aber wichtige Situationen, in denen Sie Unterstützung brauchen könnten. Virtuelle Assistenzen arbeiten oft wie Freelancer, denn viele bringen Kenntnisse in Bereichen wie Grafikdesign oder Texten mit. Sie betreuen auch Social Media für Menschen, die ein öffentliches Image pflegen müssen. Sie halten außerdem Ihr Privatleben in Ordnung, damit Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren können. Während Sie Meetings leiten, sorgen sie dafür, dass Ihre Rechnungen bezahlt werden, Ihre Lebensmittel geliefert werden und Ihre Reinigungskraft pünktlich kommt. Letztlich können nur Sie beantworten, ob Sie eine virtuelle Assistenz brauchen. Es ist keine Schande, um ein wenig logistische Hilfe zu bitten oder eine Agentur für virtuelle Assistenz zu beauftragen, selbst wenn Sie allein leben. Wenn Sie aber Ihre Fähigkeiten im Selbstmanagement verbessern möchten, können Sie auch Ihre eigene virtuelle Assistenz werden. Im Moment bewältigen Sie vielleicht Ihre Arbeitslast, bei administrativen Aufgaben schlagen Sie sich aber eher durch, als dass Sie glänzen. Also: Bleistiftrock raus, Haarspray raus. Es ist Zeit, Ihre eigene Assistenz zu sein und das richtig zu machen.

Ihre eigene virtuelle Assistenz werden

Die Hauptaufgabe jeder Assistenz ist, Ihr Leben leichter zu machen. Arbeitet sie schlampig oder unüberlegt bei der Aufgabenverwaltung, arbeiten Sie am Ende doppelt, um ihre Fehler zu beheben. Als Ihre eigene persönliche Assistenz schaffen Sie deshalb stressfreie Abläufe, die Ihren Terminplan so gestalten, wie Marie Kondo ihn sich wünschen würde: aufgeräumt und nur mit den Dingen aus Ihrer Stellenbeschreibung, die Ihnen Freude bereiten.

Ihren Arbeitstag automatisieren

Eine der größten Aufgaben einer Chefsekretärin ist es, Ihnen zu sagen, was Sie wann und wo tun. Sie unterstützt Sie bei regelmäßigen Aufgaben, etwa Terminanfragen zu beantworten, Check-ins zu verschicken oder Teammitglieder über Probleme im Projektablauf zu informieren. So können Sie sich auf Innovation und Kreativität konzentrieren. Die gute Nachricht: Mit moderner Technologie können Sie das alles selbst erledigen.

Wir alle planen gern E-Mails für später oder schicken Calendly-Links, die Kundschaft oder Kolleginnen und Kollegen nach Belieben nutzen. Das macht Ihre Tagesplanung auf jeden Fall etwas übersichtlicher. Es gibt aber auch andere Tools für interne organisatorische Fragen, die immer wieder auftauchen.

Hive Automation beschleunigt zum Beispiel Ihren Workflow: Sie fügen Projekten Aktionskarten hinzu, die automatische Benachrichtigungen an Teammitglieder ermöglichen. Möchten Sie Ihr Team etwa informieren, dass Sie ein Projekt pausieren, falls bestimmte Umstände eintreten, schreiben Sie diese Bedingung in Ihre Aktionskarte, und die gesamte Kommunikation läuft automatisch.

Das Büro organisiert halten

Als Nächstes kann eine virtuelle Assistenz oder Chefsekretärin helfen, das Büro in Ordnung zu halten. Früher bedeutete das, Datenbanken zu aktualisieren, Bücher zu führen oder alle Vorgänge von Hand zu verfolgen. Heute scheint mit den vielen technischen Tools alles, was Sie zur Organisation brauchen, direkt griffbereit zu sein … oder?

Manchmal ist Technologie so überwältigend, wie sie nützlich ist. Allein sich zu merken, welche App welche Informationen enthält, kann zur Mammutaufgabe werden. Deshalb sind Integrations-Tools nicht nur nützlich, sondern notwendig, wenn Sie Ihre eigene virtuelle Assistenz sein möchten. Wenn alle Informationen, die Sie für Ihre Arbeit brauchen, an möglichst leicht zugänglicher Stelle liegen, suchen Sie weniger danach, was Sie tun sollen, und haben mehr Zeit, es auch zu tun.

Notizen, Notizen und noch mehr Notizen

Wer schon einmal bei einer Vorstandssitzung war, weiß: Eine Schriftführung macht Notizen oder verschickt anschließend E-Mails mit den Aufgabenpunkten an alle, entweder von Hand oder mit einer Software für Vorstandssitzungen. Das gilt auch für Chefsekretärinnen oder virtuelle Assistenzen, denn selbst wenn die Person, die mitschreibt, nicht im Raum ist, kann sie im Zoom dabei sein. Je besser Ihre Notizen sind, desto leichter können Sie später nachlesen, woran Sie arbeiten müssen. Sind Sie aber selbst Teilnehmende und versuchen mitzuschreiben, gilt Ihre Aufmerksamkeit überwiegend dem Multitasking, statt voll im Moment zu sein. Das Hauptproblem, wenn eine virtuelle Assistenz mitschreibt: Ziel ist zwar neutrale Berichterstattung, doch oft hält jemand Dinge fest, die er oder sie für wichtig hält, andere aber nicht, oder umgekehrt. Machen Sie das Mitschreiben mit Hive Notes zur Gruppenaktivität, damit alle wissen, was Sie aus einem Meeting mitnehmen und welche Agendapunkte erneut besprochen werden müssen. So sind Sie nicht nur die virtuelle Assistenz für sich selbst, sondern unterstützen Ihr ganzes Team genauso, wie es Sie unterstützt.

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