So steuert ein Tech-Team komplexe Projekte mit Hive

Vielleicht arbeiten Sie an einem komplexen Projekt — etwa in einem Engineering-Team oder in einer anspruchsvollen Technologierolle. Das heißt aber nicht, dass auch Ihr Management-Prozess komplex sein muss. Zum Glück bringt Hive Struktur und Ordnung in selbst die kompliziertesten Projekte. Hive bietet alles, was Sie für große Projektpläne mit mehreren Workstreams brauchen -- in einer benutzerfreundlichen, leicht zugänglichen Oberfläche. Mit dieser Kurzanleitung haben Sie Ihren Projektzeitplan im Handumdrehen in Hive geladen. Legen wir los!

Schritt 1: Wo liegt Ihr Projektplan jetzt?

Wo verfolgen Sie Ihren Projektplan derzeit? Je nachdem, ob Sie von einem anderen Tool kommen oder zum ersten Mal ein formales System nutzen, übertragen Sie jetzt Ihre bestehende Arbeit in Hive. Folgen Sie den Anweisungen unten, je nachdem, was auf Sie am besten zutrifft.

a) Er liegt in einem anderen Tool & ich möchte ihn importieren

Hive kann Projektdaten aus anderen Tools übernehmen, wenn sie in gängigen Formaten wie CSV oder JSON exportiert wurden. Für Tools wie Basecamp, Trello, Asana und Smartsheet gibt es außerdem eigene Importer in Hive. Wenn Sie Arbeit aus einem anderen gängigen Tool übertragen, folgen Sie der Importanleitung hier, um Projektdaten einfach zu sammeln und in Hive zu importieren.

b) Ich fange bei null an

Nichts ist besser als ein leeres Blatt! Beginnen wir mit einem neuen Projekt. Klicken Sie dazu auf Neu > Projekt und wählen Sie, welche der folgenden Angaben Sie aufnehmen möchten:

• Titel

• Fälligkeitsdatum

• Gantt-Layout

• Phasen: lassen Sie sie vorerst weg, dazu kommen wir gleich

• Geteilt mit: Wir empfehlen, vorerst nur mit sich selbst zu starten. Unser Entwurfsmodus eignet sich gut, wenn Sie Teammitglieder hinzufügen, sie aber erst über Zuweisungen informieren möchten, wenn der Plan fertig ist.

Tipp: Sobald Ihr Projekt in der Gantt-Ansicht erstellt ist, klicken Sie auf das Zahnradsymbol, um einige gängige Spalten einzublenden, etwa Startdatum, Fälligkeitsdatum, Dauer & Vorgänger.

Schritt 2: Workstreams abbilden

Jetzt überlegen Sie, wie sich Ihr Projekt ganz natürlich gliedern lässt. Wählen Sie je nach Struktur Ihres Workflows den passenden Weg unten.

a) Nach großen Lebenszyklus-Stufen oder Arbeitsphasen 

Das gilt für Projekte, in denen die Arbeit nach Lebenszyklus-Stufen organisiert ist und einzelne Aktionen bestimmten Teams oder Abteilungen gehören. In diesem Fall empfehlen wir, in Hive Phasen für Ihr Projekt einzurichten. Jede Phase steht für eine dieser großen Lebenszyklus-Stufen, denen alles in Ihrem Projekt zugeordnet wird. Fügen Sie Phasen zu Ihrem Projekt hinzu, indem Sie auf Mehr > Projekt bearbeiten klicken und dort Phasen ergänzen. Anschließend können Sie neuen Aktionen eine Phase zuweisen, nach Phase gruppieren oder bestehende Aktionen in Ihre Phasen ziehen.

b) Nach Workstream oder Abteilung

Hier führt jedes Team seinen eigenen Abschnitt des Gesamtprojekts, und wir ordnen nicht in allen Workstreams nach derselben Lebenszyklus-Stufe. Wenn die Workstreams Ihrer Abteilung mehr als 30 einzelne Aufgaben umfassen, empfehlen wir, das Projekt mit Labels zu organisieren. Jede Abteilung kann dasselbe Label für ihre Aktionen nutzen, und Sie sehen Ihren Zeitplan dann nach Label gruppiert statt nach Phase. Erstellen Sie die Labels direkt auf den Aktionskarten über das „+“-Symbol. Hier ist alles über Labels, wenn Sie mehr erfahren möchten.

Schritt 3: Gantt-Diagramm passend einrichten

Es gibt viele Möglichkeiten, Ihr Gantt-Diagramm in Hive einzurichten. Die folgenden Tipps helfen Ihnen, Ihr Projekt passend zu Ihrem Ziel aufzusetzen. Wenn Ihnen etwas davon die Arbeit erleichtert, gehen Sie wie beschrieben vor!

Ich möchte, dass der Gantt-Zeitplan meine Termine automatisch anpasst: Wenn sich ein Datum verschiebt, soll Hive die folgenden Termine automatisch neu planen ???? Aktivieren Sie die automatische Planung oder sogar die strikte automatische Planung (Details über den Link). Ich möchte, dass Hive meine Aktionskarte automatisch als abgeschlossen anzeigt, wenn alle Unteraktionen abgeschlossen sind ???? Aktivieren Sie diese Einstellung im Bildschirm „Projekt bearbeiten“: Ich möchte, dass Hive Start- und Enddatum meiner übergeordneten Aktionen anhand der frühesten & spätesten Termine der Unteraktionen berechnet ???? Aktivieren Sie diese Einstellung im Bildschirm „Projekt bearbeiten“: Ich möchte alle Meilensteine aus allen Projekten auf einmal sehen ???? Wandeln Sie diese Aktionskarten in Meilensteine um und erstellen Sie dann Ihren Meilenstein-Bericht.

Schritt 4: Aktionen zum Projekt hinzufügen

Nutzen Sie die Hinweise im Gantt-Diagramm, um Ihre Aktionen nacheinander einzugeben. Alternativ können Sie sie aus einer Liste kopieren und einfügen, und Hive erzeugt daraus einzelne Aktionen. Ja, das ist ein Profi-Tipp.

Schritt 5: Team einladen & Arbeit zuweisen

Jetzt, da Ihr Projektplan steht, holen Sie die Menschen an Bord, die ihn umsetzen. Gehen Sie zum Bereich „Einladungen“, um alle einzuladen, die an einem Teil des Projekts (oder am ganzen Projekt) beteiligt sind. Denken Sie daran: Interne Teammitglieder Ihrer Organisation sind reguläre Mitglieder. Externe Beteiligte, die nur Zugriff auf ein einzelnes Projekt brauchen oder außerhalb Ihrer Organisation stehen, sind externe Nutzende. Sobald alle ihren Aktionen zugewiesen sind, kann es losgehen! ???? Künftig können Teammitglieder auf ihrer persönlichen Seite My Actions ihre anstehenden Aufgabenzuweisungen aus allen Projekten sehen.

Schritt 6: Freigabe für Ergebnisse einholen

Wenn Ihre Ergebnisse einen internen oder externen Prüfprozess durchlaufen müssen, nutzen Sie die Proofing- und Freigabefunktionen in Hive, um Feedback einzuholen und Freigaben zu verfolgen. Laden Sie dazu zunächst Dateien zur Prüfung im Hive-Proofing-Tool hoch. Mit dem Proofing in Hive können mehrere Teammitglieder gleichzeitig prüfen, Kommentare hinterlassen und in Echtzeit Markierungen hinzufügen. Sie können außerdem Freigabeketten erstellen, die an mehrere Nutzende und Teams gehen, sowie an externe Freigebende (ohne Hive-Konto). Wenn Sie an der Reihe sind, erhalten Sie eine Benachrichtigung, und die Freigabeanfrage erscheint auf Ihrer Seite My Actions, damit Sie alle Ihre Freigabeanfragen leicht im Blick behalten.