Überlastet bei der Arbeit? 7 Wege, Nein zu Ihrem Vorgesetzten zu sagen

Sie sind völlig überlastet mit Arbeit. Doch Ihr Chef oder Ihre Chefin weiß es entweder nicht oder es ist egal, und schon kommt die nächste Anfrage. Können Sie einfach „Nein“ sagen?

Nein. Nun ja, Sie können … Aber Sie sollten es nicht. So wie Sie dieses Wort in Vorstellungsgesprächen möglichst vermeiden, sollten Sie es auch im Umgang mit Ihrer Führungskraft sparsam einsetzen. Natürlich sind manche Anfragen unvernünftig. Doch eine glatte Absage verursacht Ihnen wahrscheinlich mehr Ärger.

Gemeint ist: „Nein“ sagen und weggehen. Natürlich können Sie eine Anfrage unter bestimmten Umständen trotzdem ablehnen. Tun Sie es dann gut durchdacht und höflich, damit die Reaktion eher positiv ausfällt.

Gute Gründe, Nein zu sagen.

Es gibt schlechte Gründe, „Nein“ zu sagen – zum Beispiel, wenn Sie Angst davor haben, etwas Neues zu lernen oder auszuprobieren. Es gibt aber auch einige gute Gründe. Dazu gehören:

Sie sind wirklich überlastet mit Arbeit.

Sie haben bereits so viel zu tun, dass Sie nicht sicher sind, ob Sie alles überhaupt schaffen. Ein weiteres Projekt oder eine weitere Aufgabe zu übernehmen, ist schlicht nicht möglich. Sie müssten andere Aufgaben vernachlässigen oder mittelmäßige Ergebnisse liefern. Beides beeindruckt Ihre Führungskraft nicht.

Ihnen fehlen die nötigen Fähigkeiten.

Wenn Sie nicht die passenden Fähigkeiten für die Aufgabe haben, können Sie sie nicht zufriedenstellend erledigen. Sagen Sie das einfach. Sonst quälen Sie sich durch ein Projekt, ohne die Erwartungen zu erfüllen.

Natürlich gibt es Dinge, die Sie schnell lernen können. Wenn Sie sich nicht lange einarbeiten müssen, ist eine Ablehnung wahrscheinlich nicht gerechtfertigt.

Es gibt konkurrierende Prioritäten.

Vielleicht haben Sie einen Termin, den Ihre Führungskraft vergessen hat oder gar nicht kannte, und er würde Sie daran hindern, dieses zusätzliche Projekt zu erledigen. Oder es gibt andere konkurrierende Prioritäten. Das ist ein wichtiger Grund, denn zwei Dinge gleichzeitig können Sie nicht tun.

Sie haben einen persönlichen Notfall oder einen Notfall in der Familie.

Bei einem echten persönlichen oder familiären Notfall, etwa dem Tod eines nahestehenden Menschen, ist das ein sehr guter Grund. Sie dürfen dann nicht nur ein weiteres Projekt ablehnen, sondern sich auch von der Arbeit abmelden. Höchstwahrscheinlich gibt es in Ihrem Unternehmen bereits eine Regelung für solche Situationen. Falls nicht, sollten Sie mit Ihrer Führungskraft über Ihre persönliche Lage sprechen und darüber, welche Unterstützung Sie brauchen.

Ihre Führungskraft verlangt etwas Unmoralisches, Unethisches oder Illegales von Ihnen.

Hoffentlich passiert das nur extrem selten: Ihre Führungskraft bittet Sie, etwas zu tun, das gegen die Grundsätze des Unternehmens oder Ihre eigenen verstößt. Vielleicht verlangt sie sogar etwas Illegales. Das ist inakzeptabel und möglicherweise der wichtigste Grund, Nein zu sagen. Eine solche Situation erfordert oft weitere Schritte, etwa die Meldung an eine höhere Ebene – oder sogar rechtliche Schritte.

7 Wege, Ihrem Vorgesetzten Nein zu sagen.

Mit diesen Ansätzen verläuft das Gespräch reibungsloser.

1. Nennen Sie einen konkreten, nachvollziehbaren Grund.

Sagen Sie nicht gleich „Das kann ich nicht“, sondern nennen Sie einen echten, konkreten Grund. Wenn Sie zum Beispiel konkurrierende Prioritäten haben, etwa den erwähnten wichtigen Termin, legen Sie alles offen.

„Ich würde es gern übernehmen, aber ich habe heute Nachmittag den Termin mit dem Vertriebsteam.“

„Ich würde gern, aber ich muss die Aufgaben A, B und C bis Ende dieser Woche abschließen.“

Wahrscheinlich akzeptiert Ihre Führungskraft diese Antwort und schlägt einen Weg drumherum vor oder findet eine andere Lösung, damit die Aufgabe erledigt wird. Oder sie ändert die Vorgaben des Projekts und verschiebt zum Beispiel die Deadline, damit sie zu Ihrem Zeitplan passt.

2. Formulieren Sie es um.

„Nein“ kann ein schroffes Wort sein, so einfach es klingt. Es ist von Natur aus negativ. Formulieren Sie es also nicht rein negativ, sondern um.

„Ich würde es wirklich gern machen, aber ich bin nicht sicher, ob es angesichts von X, Y und Z machbar ist.“

„Hm, ich habe gerade sehr viel auf dem Tisch. Könnten wir vielleicht den Zeitrahmen anpassen?

Oft denken wir nicht genau genug darüber nach, was wir sagen und wie wir es sagen. Wenn Sie mehr auf Ihre Formulierungen achten, wirkt sich das fast sicher auch in anderen Bereichen positiv auf Ihre Gespräche aus.

3. Schlagen Sie eine Alternative vor.

Vielleicht sind Sie mit der Idee, die Ihre Führungskraft umsetzen lassen will, nicht einverstanden. Oder Sie können sie einfach nicht erfolgreich umsetzen. Lehnen Sie sie nicht glatt ab, sondern schlagen Sie einen anderen Weg vor.

„Was halten Sie davon, wenn wir das und das machen?“

„Darf ich einen zusätzlichen [oder alternativen] Ansatz vorschlagen?“

„Was halten Sie davon, stattdessen oder zusätzlich X zu machen?

Wenn Sie eine Idee glatt abtun oder abschmettern, bringen Sie Ihre Führungskraft in die Defensive. Das sollten Sie bei niemandem tun. Und bei einer Autoritätsperson setzen Sie damit sich selbst und Ihre Karriere aufs Spiel. Es sieht aus, als hätten Sie keinen Respekt vor ihr.

4. Zeigen Sie Empathie.

Zeigen Sie, dass Sie die Sicht Ihrer Führungskraft verstehen, bevor Sie sie sofort ablehnen. So fühlt sie sich gehört und verstanden. Wenn Sie gleich „Nein“ sagen, hört sie Ihnen weniger gern zu und stimmt Ihrem Alternativvorschlag seltener zu.

„Ich verstehe, woher Sie kommen. Wie wäre es, wenn wir X machen?“

„Das leuchtet mir sehr ein. Vielleicht könnten wir die Ideen verbinden und [Y] umsetzen?“

5. Bitten Sie um Unterstützung.

Menschen werden meist gern um Hilfe gebeten, solange die Bitte sie nicht übermäßig belastet. Im Allgemeinen zeigt sie, dass Sie die Meinung Ihres Gegenübers schätzen und dass diese Person eine echte Bereicherung für Sie ist. Und natürlich möchte jeder sich wertgeschätzt fühlen.

Sagen Sie also nicht einfach, dass Sie etwas nicht schaffen, sondern formulieren Sie es als Bitte um Hilfe.

„Ich habe gerade viele konkurrierende Prioritäten. Könnten Sie mir helfen, meine Prioritäten in der To-do-Liste zu setzen?“

„Ich habe außerdem gerade [Projekt X] auf dem Tisch. Ich würde gern Ihre Meinung dazu hören. Vielleicht könnten wir es durchgehen, bevor ich [Projekt Y] übernehme?“

So sieht Ihre Führungskraft auch, was Sie alles zu tun haben. Das bringt sie vielleicht dazu, die Prioritäten des Teams zu überdenken und festzulegen, was zuerst erledigt werden muss.

6. Zeigen Sie Ihrer Führungskraft die Belege.

Nichts stützt Ihr Argument so gut wie konkrete Fakten. Wenn Sie Belege haben, nutzen Sie sie.

„Ich bin nicht sicher, ob ich das noch in meine To-do-Liste bekomme. Warte, ich öffne den Tracker und zeige Ihnen, woran ich arbeite.“

„Die Ergebnisse unserer letzten Kampagne legen nahe, dass wir mehr Zeit in [X] als in [Y] investieren sollten. Ich zeige Ihnen die Analytics …“

7. Bieten Sie an, die Last zu teilen.

Fest steht: Es liegt Arbeit an, die erledigt werden muss. Wenn Sie sie nicht übernehmen können, schlagen Sie eine Alternative vor oder bieten Sie an, die Arbeit mit einer Kollegin oder einem Kollegen zu teilen.

„Ich habe gerade viel auf dem Tisch, aber ich weiß, dass Lisa bei [Fähigkeit] richtig gut ist. Vielleicht übernehme ich diesen Teil des Projekts und sie den anderen.“

„Ich habe den Vertriebstermin zur gleichen Zeit wie dieses Meeting. Aber vielleicht könnte Lisa an meiner Stelle teilnehmen? Ich weiß, dass sie gern mehr Verantwortung übernehmen möchte.“

Das entlastet nicht nur Sie, sondern gibt Kolleginnen und Kollegen auch die Chance, sich zu beweisen.

5 Tipps für den perfekten Auftritt.

So sagen Sie „Nein“ wie ein Profi.

Seien Sie völlig ehrlich.

Oder besser: so ehrlich, wie Sie sein können, ohne sich in irgendeiner Weise zu gefährden. (Das kann der Fall sein, wenn man Sie bittet, etwas Unethisches oder Illegales zu tun.)

Solange es möglich und sicher ist, seien Sie also offen. Fehlen Ihnen zum Beispiel die Fähigkeiten, die Sie für die Aufgabe brauchen? Dann sagen Sie das einfach.

Seien Sie direkt.

Erklären Sie klar, warum Sie die gewünschte Aufgabe nicht übernehmen können (oder wollen). Lassen Sie Ihrer Führungskraft keinen Spielraum, Ihre Worte misszuverstehen – absichtlich oder nicht.

Sagen Sie nicht „Ich glaube, ich kann nicht, aber …“, sondern „Das kann ich nicht.“ Sie können Ihre Wortwahl natürlich abmildern, damit sie nicht unhöflich klingt. Vermeiden Sie aber Hintertüren. Seien Sie unmissverständlich, damit Ihre Führungskraft nicht glaubt, Sie würden etwas tun, das Sie gar nicht tun werden.

Erkennen Sie an, wer das Sagen hat.

Ein Hinweis: Es ist Ihre Führungskraft. Ob es Ihnen gefällt oder nicht, sie hat die letzte Kontrolle über die Situation. Bleiben Sie im ganzen Gespräch respektvoll. Vergessen Sie nicht, dass Sie die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter sind und sie die Führungskraft ist.

Um die Hierarchie anzuerkennen, können Sie sie sogar aussprechen, zum Beispiel: „Ich weiß, dass das Ihre Entscheidung ist.“ So verläuft das ganze Gespräch viel besser, als wenn Ihre Führungskraft bezweifelt, dass Sie wissen, wer hier der Chef ist.

Lassen Sie Gefühle außen vor.

Weinen Sie nicht. Sprechen Sie nicht über persönliche Probleme, die nichts mit der Arbeitssituation zu tun haben. Gefühle gehören nicht in dieses Gespräch. Bleiben Sie stattdessen so professionell wie möglich.

Ja, wir alle haben unsere Momente. Aber wenn Sie Emotionen ins Gespräch bringen, wirken Sie unprofessionell, und das untergräbt Sie und Ihr Anliegen.

Wählen Sie den Zeitpunkt klug.

Gab es im Unternehmen gerade einen schweren Rückschlag? Haben Sie gerade einen Fehler gemacht, der teuer werden könnte? Ist Ihre Führungskraft wegen eines beruflichen oder privaten Themas gestresst (auch wenn es nichts mit Ihnen zu tun hat)? Dann ist jetzt nicht der richtige Zeitpunkt, um mit einer Anfrage ein Problem anzusprechen.

Natürlich haben Sie das nicht immer in der Hand – Sie wissen nicht, wann Ihre Führungskraft Ihnen eine Aufgabe auf den Tisch legt. Aber wann immer möglich, wählen Sie den Zeitpunkt Ihrer Antwort so, dass Sie nicht noch auf schlechte Nachrichten draufsatteln.

Dieser Artikel erschien zuerst bei Fairygodboss, der größten Karrierecommunity für Frauen, die ihnen hilft, ihre beruflichen Ziele zu erreichen.