19 E-Mail-Tools, die Ihren Posteingang 2024 revolutionieren

Wir alle verbringen mehr Zeit mit dem Sortieren, Markieren und Beantworten von Nachrichten im Posteingang, als wir zugeben möchten. Die meisten Unternehmen setzen auf E-Mail als wichtigstes Kommunikationsmittel zwischen Mitarbeitenden und externen Partnern oder Kollaborateuren. Und warum auch nicht? E-Mail ist eine der einfachsten Möglichkeiten, sich zu einer Aufgabe oder einem Projekt auszutauschen, und sie gibt es seit über 50 Jahren. Wenn Sie sich für die ganze (und reiche) Geschichte des Internets interessieren, lesen Sie diesen umfassenden Beitrag über den Aufstieg der E-Mail im Guardian.  Hier ersparen wir Ihnen aber die genaueren Details. Nur so viel: Aktuelle Zahlen zeigen, wie wichtig das Internet auch 2024 bleibt. Schätzungen zufolge verbringen wir 28 % unserer Arbeitswoche, also 11 Stunden pro Woche, allein mit E-Mails. Das ist verrückt. Doch wie bei jedem Werkzeug, das seit ein paar Jahrzehnten existiert, gibt es Business-E-Mail-Tools und Erweiterungen, mit denen E-Mail weniger Aufwand und weniger Zeit kostet. Deshalb haben wir einige unserer Lieblingstipps und -tools zusammengestellt, von Gmail-Erweiterungen bis zu vollwertigen Apps. Diese E-Mail-Tools helfen Ihnen, Ihren Posteingang zu organisieren, weniger Zeit mit E-Mails zu verbringen und Ihren Workflow zu optimieren. Wer möchte das nicht?

1. Hive

Hive ist die einzige Projektmanagement-Software, die sich vollständig in Ihr E-Mail-Konto integriert und so Ihren Workflow vereinfacht. Mit der Funktion Hive Mail verbinden Sie Ihren Gmail- oder Outlook-Posteingang ganz einfach mit Ihrer Hive-App. Statt zwischen unzähligen Fenstern, Entwürfen und Apps zu wechseln, arbeiten Sie zügig in Hive. Mit Hive Mail können Sie: 

• aus jeder E-Mail ganz einfach neue Folgeaktionen in Hive erstellen

• E-Mails mit jeder bestehenden Aktionskarte in Hive verknüpfen

• E-Mails direkt aus einer Aktionskarte weiterleiten oder beantworten, ohne die Plattform Hive zu verlassen

Die E-Mail-Integrationen von Hive machen den Start in die nächsten Schritte leicht. Das begrenzt Verzögerungen und beschleunigt Folgeaufgaben in jedem Projekt. Noch besser: E-Mail-Verläufe, die mit Aktionskarten verknüpft sind, sind dynamisch. Sie aktualisieren sich mit jeder weiteren gesendeten oder empfangenen Antwort. Alle mit Zugriff auf die Aktionskarte können die verknüpften Nachrichten sehen und beantworten. So sind alle immer auf dem neuesten Stand. Starten Sie noch heute mit Hive! Testen Sie Hive 14 Tage kostenlos hier.

2. Front

Front ist die kollaborative E-Mail-App, mit der Teams effizienter zusammenarbeiten. Mit Front und seinen Alternativen haben Sie eine einzige Plattform für die gesamte Arbeitskommunikation: E-Mail, SMS, Live-Chats, Nachrichten aus Ihrem Social-Media-Posteingang und mehr. Sie können Nachrichten zuweisen und kommentieren, um intern zusammenzuarbeiten, und Salesforce, Asana, Jira und alle Ihre Lieblings-Apps anbinden, um alles an einem Ort zu steuern. Mit diesen Tools und den Automatisierungen im Posteingang sparen Teams mit Front durchschnittlich 6 Stunden pro Person und Woche. 

3. Grammarly

Kennen Sie den Moment, in dem Sie auf „Senden“ klicken und sofort einen offensichtlichen Tippfehler entdecken? Das ist ärgerlich, aber wir alle kennen es. Grammarly ist die Lösung. Dieses KI-gestützte Tool ist ein Schreibassistent, den Sie mit Gmail und Outlook verbinden können, um Grammatik, Ton und Stil Ihrer E-Mails zu verbessern. Es ist praktisch wie ein eingebauter Korrekturleser an Ihrem Schreibtisch. Mit diesem Tool können Sie die Antwortquoten steigern und E-Mails insgesamt schneller verfassen. 

4. Hiver

Hiver zeichnet sich durch die nahtlose Integration in die native Oberfläche von Gmail aus. Hiver ermöglicht es Ihnen, alle eingehenden E-Mails an gemeinsame Postfächer wie support@ oder info@ direkt in Gmail effizient zu bearbeiten und zu überwachen. So weisen Sie E-Mails mit einem Klick Teammitgliedern zu und ergänzen E-Mail-Verläufe um Anmerkungen mit zusätzlichem Kontext. Das erspart überflüssige Kopien (Cc) und Weiterleitungen, die nur Unordnung schaffen. Außerdem nutzen Sie Funktionen wie Automatisierung und Analysen, um die Produktivität des Teams zu steigern und wichtige Support-Kennzahlen direkt in Gmail im Blick zu behalten. Wenn Sie eine intuitive, benutzerfreundliche Lösung für Kundenanfragen und einen zugewandten Kundenservice suchen, sollten Sie sich Hiver ansehen.

5. Yesware

Dieses Tool ist eine App für E-Mail-Tracking und -Analysen. Sie sehen, wann Empfänger Ihre E-Mails, Links und Anhänge öffnen. Yesware benachrichtigt Sie, wenn jemand Ihre E-Mail öffnet, und zeigt, wie lange sich jemand Ihre Anhänge angesehen hat, was sehr nützlich ist. Yesware hat außerdem eine gute Vorlagenfunktion, mit der Sie E-Mail-Gerüste erstellen und für viele verschiedene E-Mails wiederverwenden, um einheitlich aufzutreten. Besonders hilfreich finden wir Yesware in PR und Vertrieb, wo Sie ein Produkt oder eine Berichterstattung anbieten: Das Tool zeigt Ihnen leicht, wer auf Ihre E-Mail reagiert hat, wo Sie eine Folge-E-Mail senden sollten und wie Sie Ihre Botschaft überarbeiten sollten.

6. Zoom

Alle lieben Zoom, und das aus gutem Grund. Es hat die Remote-Arbeit revolutioniert und hält alle nahtlos in Verbindung. Mit der Zoom-Erweiterung für Gmail verwandeln Sie jeden Google-Chat in ein Zoom-Videomeeting, machen jede Google-Kalender-Einladung zu einem Zoom-Meeting oder erstellen mit einem Klick ein Zoom-Meeting für einen bestimmten E-Mail-Verlauf. Mit der Erweiterung können Sie das Meeting außerdem sofort starten oder für später planen. 

7. Boomerang 

Boomerang ist seit Langem ein fester Bestandteil unter den E-Mail-Add-ons und sorgt für mehr Ordnung und Produktivität im Posteingang. Boomerang bietet einige Hauptfunktionen: „Send Later“, mit der Sie den Versand von E-Mails für später planen, „Inbox Pause“, die den Eingang neuer E-Mails stoppt und konzentriertes Arbeiten fördert, und „Respondable“, ein Assistent zum Verfassen von E-Mails, der anhand verschiedener Kennzahlen die Antwortquote vorhersagt.

8. Mailshake

Mailshake ist eine Sales-Engagement-Plattform, mit der Vertriebsteams hochgradig personalisierte Outreach-Abfolgen per E-Mail (über Ihr persönliches E-Mail-Konto), Social Media und Telefon erstellen. Mit Mailshake organisieren Sie Ihre E-Mail-Liste mit Interessenten mithilfe von Personalisierungsfeldern wie Name, Links zu Social-Profilen, Telefonnummern und sogar komplett personalisierten Sätzen und Absätzen. Sobald Sie die Abfolge veröffentlichen, werden die Nachrichten gemäß Ihren Kampagneneinstellungen automatisch versendet. Sie können automatisch pausiert werden, wenn ein Empfänger antwortet oder auf einen Link klickt. Reagiert ein Lead auf Ihre Ansprache, antworten Sie direkt aus Mailshake oder über Ihr eigenes E-Mail-Konto. Um Ihr Sales Engagement weiter zu überwachen, verfolgen Sie die Leistung Ihrer Kampagne in Echtzeit und sehen, welche Nachrichten in Ihrer Abfolge das beste Engagement erzielen. Sie können außerdem erwägen, Ihre E-Mail-Domain abzusichern, etwa mit Sicherheitstools wie DMARC, damit Kampagnen reibungslos laufen und sich die Zustellrate Ihrer E-Mails letztlich erhöht.

9. Unroll.me

Sind Sie rätselhafterweise in unzähligen E-Mail-Verteilern, auf denen Sie gar nicht sein möchten? Unroll.me hilft Ihnen. Das Tool zeigt Ihnen Ihre E-Mail-Abonnements übersichtlich an und lässt Sie Unternehmen blockieren, von denen Sie nichts mehr hören möchten. Es gibt außerdem die praktische Funktion „The Rollup“. Damit erhalten Sie eine Übersicht mit allen Neuigkeiten aus Ihren E-Mail-Werbeaktionen. Statt sieben einzelner E-Mails von Händlern bekommen Sie eine einzige, übersichtliche Liste!

10. Right Inbox

Right Inbox bietet insgesamt 11 Funktionen, doch das E-Mail-Tracking ist die beliebteste. Mit dem E-Mail-Tracking in Gmail zeigt Right Inbox, wer Ihre E-Mails öffnet und wer auf Ihre Links klickt, und liefert so wertvolle Einblicke in Echtzeit. Wenn Sie wissen, wann und wie oft Empfänger mit Ihren E-Mails interagieren, werden Ihre Nachfassaktionen zeitlich passender, relevanter und letztlich wirksamer.

11. SendX

SendX ist eine intuitive, günstige und funktionsreiche Software für E-Mail-Marketing für Marketingteams und Unternehmer. SendX ist stolz darauf, Marketingteams eine der einfachsten Oberflächen der Branche zu bieten. SendX bietet in jedem Tarif unbegrenzten E-Mail-Versand, was besonders für Unternehmen wertvoll ist, die Massen-E-Mails versenden. Außerdem bietet die Software leistungsstarke Automatisierungen und erstklassige E-Mail-Zustellbarkeit. Über 3.000 Unternehmen weltweit vertrauen SendX für ihr E-Mail-Marketing. SendX bietet einen Drag-and-drop-E-Mail-Editor (ohne Programmierung), und Kunden können ihre E-Mail-Liste mit Formularen und Pop-ups aufbauen.

12. Sanebox

Sanebox ist ein Tool für das E-Mail-Management, das Ihren Posteingang filtert und nur die wichtigsten E-Mails anzeigt. Sanebox arbeitet mit Ihrem bestehenden E-Mail-Anbieter zusammen, liest per KI die Daten in den E-Mail-Headern aus und sortiert E-Mails danach, was für Sie am relevantesten und wichtigsten ist. So konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten E-Mails, während Spam und Werbenachrichten in einem separaten Ordner landen. Außerdem kann Sanebox Ablenkungen ausblenden, den Status „Nicht stören“ setzen und Sie daran erinnern, unbeantwortete Nachrichten nachzuverfolgen. SaneBox funktioniert auf jeder Plattform, auf der Sie Ihre E-Mails abrufen (Desktop oder mobil), über Gmail, Exchange, Outlook, Yahoo Mail, IBM Notes und mehr.

13. InMoat

InMoat ist ein E-Mail-Tool, das die E-Mails priorisiert, auf die es ankommt. Mit InMoat gewinnen Sie die Kontrolle über Ihren Posteingang zurück, indem Sie die Arten von E-Mails auswählen, die für Sie wichtig sind, etwa persönliche Finanzen, Reiseinformationen, Social-Media-Updates und mehr. Diese E-Mails werden in Ihrem Posteingang immer priorisiert, während weniger wichtige E-Mails beiseitegelegt werden, bis es Ihnen passt. Mit einem priorisierten Posteingang arbeiten Sie produktiver, konzentrieren sich auf wichtigere Aufgaben und erreichen schneller Inbox Zero.

14. ProProfs Help Desk

ProProfs Help Desk ist ein leistungsstarkes Tool für gemeinsame Posteingänge, mit dem Sie mehrere Gruppen-E-Mail-Konten wie support@, contact@, info@, returns@ usw. an einem Ort verwalten. Mit Automatisierungsfunktionen wie automatischer Zuweisung von E-Mails, Textbausteinen und Benachrichtigungen behalten Sie jede Kundennachricht im Blick.   Statt E-Mails weiterzuleiten, können Teammitglieder mit fortgeschrittenen Help Desks wie diesem über private Notizen zu Problemen und Support-Tickets kommunizieren. Labels, Prioritäten und Filter halten Ihren Posteingang übersichtlich und helfen Ihnen, relevante Gespräche schnell zu finden. Außerdem können Führungskräfte wichtige Leistungskennzahlen wie die erste Antwortzeit, Lösungszeit, Kundenzufriedenheit und mehr verfolgen. 

15. Mailbutler

Mailbutler ist eine Erweiterung für mehr E-Mail-Produktivität in Outlook, Apple Mail und Gmail, die Ihren Posteingang intelligenter macht. Mit Mailbutler verfolgen Sie die E-Mails, die Sie an Ihre Zielgruppe senden, und sehen, welche Links angeklickt werden und besser wirken. Mailbutler hilft Ihnen, die Wirkung zu maximieren, indem es E-Mails zu den passendsten Zeiten versendet. Das Tool hat eine Snooze-Funktion, mit der Sie E-Mail-Benachrichtigungen stummschalten und fokussiert bleiben. Es bietet außerdem Vorlagen, um eine E-Mail zu beginnen – schnell, mit vorgegebenem Wortlaut und Format. Mailbutler ermöglicht auch professionelle E-Mail-Signaturen und weitere Funktionen, die E-Mails aufwerten.

16. Smartwriter

Smartwriter AI erstellt schnell professionelle Texte, die Sie beim Abschluss von Verkäufen unterstützen. Das Tool bietet Tausende personalisierte Vorlagen für Kaltakquise-E-Mails, damit Interessenten schnell antworten und ihre Daten teilen. Die Software von Smartwriter liefert per Klick unbegrenzt neue Ideen für Ihre Inhalte und erzeugt auffällige Nachrichten und überzeugende Texte. Geben Sie einfach einen einzigen Satz oder eine kurze Beschreibung ein und erhalten Sie einen detaillierten, auf Ihre Anforderungen zugeschnittenen Absatz.

17. ActiveCampaign

ActiveCampaign überzeugt durch eine starke Kombination aus E-Mail-Marketing, CRM und Vertriebsautomatisierung. Die umfassende Plattform hilft Unternehmen, E-Mail-Marketingkampagnen zu gestalten, zu automatisieren und zu optimieren, während sie das Kundenverhalten verfolgt und Strategien entsprechend anpasst. Die KI-Funktionen von ActiveCampaign heben das Angebot weiter an: Unternehmen können vorhersagen, welche Inhalte gefragt sind, und ihre Nachrichten darauf abstimmen. Dank des einfachen E-Mail-Designers und der Unterstützung für Multichannel-Marketing erreichen Ihre Kampagnen Kunden dort, wo sie es bevorzugen.

18. Email Exporter by CloudHQ

Export Emails to Sheets ist ein leistungsstarkes System, das E-Mails aus Gmail exportieren und in Google Sheets auswerten kann. Es bietet damit eine verlässliche Möglichkeit für E-Mail-Backups, Datenextraktion und Analysen. Es funktioniert direkt in Gmail, zusätzliche Software ist nicht nötig. Nach der Installation wählen Nutzende ein Gmail-Label aus und exportieren alle E-Mails und Anhänge mit diesem Label in ein Google Sheet. Das ist ideal, um E-Mails zu sichern oder mit Teammitgliedern zu teilen. Die Funktion ermöglicht auch fortlaufende, automatische Exporte neuer E-Mails, die in das gewählte Label gefiltert werden. Der E-Mail-Parser des Tools kann Informationen aus Ihren E-Mails und deren Anhängen extrahieren, darunter Benachrichtigungen, Berichte, Rückläufer, Rechnungen, Belege, Anmelde-E-Mails und Feedback. So optimieren Sie Prozesse wie rechtliche Beweissicherung (Legal Discovery), Kontaktverwaltung, den Aufbau von E-Mail-Listen, die Nachverfolgung von Rückläufern und mehr.

19. Neo

Neo ist eine Plattform für die Verwaltung des Posteingangs, die speziell für Solo-Selbstständige, Freelancer und Gründende entwickelt wurde. Sie bietet mehrere Funktionen, die die Effizienz und Produktivität steigern, etwa die Einrichtung einer geschäftlichen E-Mail-Adresse in wenigen Minuten. Außerdem erhalten Sie von Neo eine kostenlose Domain und eine einseitige Website, die den Aufbau Ihrer Marke unterstützen. Neo hat eine besondere Funktion, mit der Sie professionelle E-Mail-Adressen mit Domainnamen erstellen.

Mit diesen E-Mail-Tools können Sie hoffentlich die Zeit in Ihrem Posteingang deutlich verkürzen, mehr E-Mail-Öffnungen erzielen und Ihre Produktivität insgesamt verbessern. Und denken Sie daran: Egal, welche Tools Sie wählen, nutzen Sie immer E-Mail-Authentifizierungsprotokolle, um Ihre E-Mail-Domain vor Spammern und Phishing-Angriffen zu schützen. Wir haben einige unserer Favoriten zusammengetragen, doch vielleicht haben wir andere großartige E-Mail-Tools übersehen. Wenn Sie ein Tool lieben, das wir vergessen haben, schreiben Sie uns in den Kommentaren unten. Hive ist die Projektmanagement-Software, mit der Teams bei Uber, Google und Starbucks schneller vorankommen. Testen Sie 14 Tage kostenlos oder erfahren Sie hier mehr über die Funktionen von Hive.