Dieses Versicherungssoftware-Unternehmen hat Tabellen hinter sich gelassen und spart jede Woche einen Arbeitstag

Das Wichtigste in Kürze: So hilft Hive einem Versicherungssoftware-Unternehmen

• Hive steigert die Effizienz um rund 30 % und spart diesem Team jede Woche einen Arbeitstag.

• Hive hilft dem Team, alle Projekte, interne wie externe, mit weniger Tools und weniger Reibung zu verwalten.

Hive ist für dieses Team jeden Morgen die erste Anlaufstelle. Manche wären ohne die Plattform vermutlich ratlos.

Innovation in der Versicherungstechnologie

Hinter jedem Softwareanbieter steht eine Reihe weiterer Tools und Softwareplattformen, die das Geschäft täglich antreiben. Heute zeigen wir, wie ein Kunde von Hive, ein führender Softwareanbieter der Versicherungsbranche, mit Hive seine Prozesse effizienter steuert und damit letztlich seinen eigenen Kunden hilft, dasselbe zu tun.

Dieser Hive-Kunde entwickelt Technologielösungen, die Versicherern und anderen Vermittlern helfen, ihre Abläufe zu verbessern und effizienter zu arbeiten. Doch das Unternehmen ist mehr als ein reines Technologieunternehmen. Es ist auch ein erfahrener Dienstleister. Es arbeitet eng mit seinen Kunden zusammen, um individuelle Lösungen zu entwickeln und sicherzustellen, dass die Kunden den größten Nutzen aus den bestehenden Produkten ziehen.

Seit fast zwei Jahrzehnten hilft das Unternehmen seinen Kunden, ihre Abläufe zu verbessern. Inzwischen arbeiten Hunderte Mitarbeitende dort, und es war an der Zeit, eine neue Lösung zu finden.

Gab es intern etwas, das sich verbessern ließ, um den Kunden noch bessere Ergebnisse zu liefern?

Der Bedarf an Hive: Schluss mit Tabellen

Im Unternehmen arbeiten Mitarbeitende an drei Arten von Projekten: Softwareentwicklung, wichtige strategische Projekte und Projekte mit Kundenkontakt. Vor Hive nutzte das Team eine Kombination aus Microsoft Project und Excel, um diese Projekte anzulegen und zu verwalten.

Das Problem? Gantt-Diagramme in Excel zu erstellen war zeitaufwendig und umständlich. Excel erlaubt es nicht, dass mehrere Personen ein Dokument gleichzeitig bearbeiten. Deshalb musste jedes Projektmitglied nach jeder Änderung ein neues, überarbeitetes Dokument an das Team schicken. Das Team wusste, dass es einen effizienteren Weg brauchte, um diese täglichen Aufgaben zu erledigen und Projekte von Anfang bis Ende zu begleiten.

Außerdem wollte das Unternehmen eine Plattform, mit der sich alle Projekte aus Sicht des höheren Managements überwachen lassen. Früher verschickte es monatliche Updates an die Entwicklungsteams und Teamleitungen. Darin sahen sie alle laufenden Projekte mit ihrem Status in der Gantt-Ansicht. Diesen Einblick wollte das Unternehmen wieder bieten, damit Führungskräfte das Geschäft analysieren und fundiertere Entscheidungen treffen können.

Warum das Unternehmen sich für Hive entschied

Nach gründlicher Recherche stellte das Team eine Liste von Projektmanagement-Tools zusammen, die es sich genauer ansehen wollte. Als Microsoft-Partner nutzte es Microsoft Teams gern für die Kommunikation, wusste aber, dass Microsoft Project nicht das beste Tool für den eigenen Projektmanagement-Bedarf war. Nachdem es Asana und LiquidPlanner geprüft und eine Demo von Monday gesehen hatte, stieß es schließlich auf Hive.

Gemeinsam mit einer Hive-Vertriebsmitarbeiterin bzw. einem Hive-Vertriebsmitarbeiter sah sich das Team mehrere Demos an und konnte Hive intern testen, bevor es sich festlegte. Von Anfang an machte das Team gute Erfahrungen mit seinem Ansprechpartner bei Hive. Es wusste, dass es sich bei Hilfe und Support auf ihn verlassen konnte, und hatte das Gefühl, tatsächlich eine Beziehung zum Hive-Team aufbauen zu können.

Welche Hauptfunktionen gaben also den Ausschlag für Hive?

1. Externe Freigabe: Das Unternehmen brauchte eine Plattform, auf der es Projekte mit Kunden teilen kann. Mit Hive können die Teams Projekte mit externen Kunden teilen oder interne Projekte im Unternehmen privat halten. Derzeit nutzt das Unternehmen Hive für alle Projekte mit Kundenkontakt, die länger als 5 Tage dauern. 2. Kompatibilität mit bestehenden Tools: Die Integrationen von Hive machten den Umstieg besonders leicht. Der Wechsel von Microsoft Project zu Hive verlief reibungslos, denn die Teams konnten Projektinformationen direkt aus Microsoft Project in Hive importieren. Die Softwareentwickler nutzen Jira. Die Jira-Integration von Hive war deshalb entscheidend, damit sie mit anderen Teams kommunizieren und Workflows zwischen beiden Tools synchronisieren können. Dank dieser Integrationen konnten alle mit möglichst wenig Reibung mit Hive starten. 3. Benutzerfreundlich und ansprechend gestaltet: Look and Feel waren dem Unternehmen sehr wichtig. Die Teams wollten eine Plattform, die benutzerfreundlich, ansprechend gestaltet und intuitiv zu bedienen ist. Genau darin hob sich Hive von anderen Tools deutlich ab.

So spart das Team mit Hive jede Woche einen Tag

Im Unternehmen arbeiten inzwischen viele Mitarbeitende aus verschiedenen Teams in Hive. Dazu gehören Softwareentwickler, Projektleitungen sowie weitere interne Führungskräfte und Entscheider. Das sind die wirkungsvollsten Vorteile von Hive für das Team:

1. Schnellere Projekte mit weniger Reibung: Hive führt alle Projektinformationen an einem zentralen Ort zusammen, auf den alle im Team rund um die Uhr zugreifen können. Echtzeit-Bearbeitung und Zusammenarbeit sparen vor allem Zeit. Das Team wartet deutlich weniger darauf, dass jemand die Bearbeitung einer Excel-Tabelle abschließt oder die neueste Dateiversion eintrifft. In Hive wird alles sofort aktualisiert, für ein reibungsloses und effizientes Projektmanagement.

Hive hat dieses Team effizienter gemacht. Es spart rund einen Tag pro Woche, und alles, worauf es zugreifen muss, liegt an einem zentralen Ort.

2. Detailliertere Projekte: Mit Hive kann das Team Projekten Notizen und Details hinzufügen. Das erhöht die Transparenz und hält alle auf dem Laufenden. Die Teams kommentieren oft direkt an bestimmten Aktionskarten und müssen Informationen nicht über ein anderes Tool senden. Außerdem nutzt das Unternehmen die „Projekt-Startseiten“ von Hive als zentrale Anlaufstelle für jedes Projekt. Auf diesen Übersichtsseiten können Mitarbeitende Projektstatus-Updates posten, Dateien anhängen und projektspezifische Notizen anfügen, die in Hive erstellt wurden. 3. Übergeordneter Überblick: Die Portfolio-Ansicht ist für Führungskräfte und Geschäftsleitung besonders hilfreich. Sie zeigt den Status aller Projekte in einem einzigen Dashboard. Da diese Ansicht anpassbar ist, können Teams benutzerdefinierte Felder hinzufügen, um bestimmte Kennzahlen zu verfolgen. Das Team nutzt diese Berichte wöchentlich und monatlich, um Führungskräften zu zeigen, wie die Projekte vorankommen, wie die Teams liegen und ob die Projekte im Budget bleiben.

Die Zukunft

Als wir einen Mitarbeiter des Unternehmens fragten, wie es für ihn wäre, Hive nicht mehr nutzen zu können, sagte seine Antwort alles: „Ich wäre ohne Hive ratlos.“

Hive hat die Arbeitsabläufe vieler Teams im Unternehmen deutlich verbessert. Seit der Einführung von Hive sind fast zwei Jahre vergangen, und wir sind gespannt, was das Team als Nächstes erreicht.

Hive ist die erste demokratisch entwickelte Produktivitätsplattform der Welt. Erfahren Sie hier, wie wir Ihnen helfen können.