Alles beginnt mit dem Projekt-Intake

Viele Teams kennen den berüchtigten ‚Scope Creep‘. Er beginnt meist mit einer kleinen Änderungsanfrage, nachdem die Projektumsetzung bereits läuft. Das bringt das Projekt zunächst nicht aus dem Takt. Kommen aber immer mehr Anfragen hinzu, steht das Projekt am Ende still: durch doppelte Arbeit und einen unterbrochenen Informationsfluss. Der Schuldige?  Von Anfang an fehlen klar definierte Projektziele und Erwartungen. 

Scope Creep ist ein häufiges Nebenprodukt eines ineffizienten Intake-Prozesses. In diesem Artikel sehen wir uns genauer an, was einen starken Intake-Prozess ausmacht. Außerdem zeigen wir, wie einfache Best Practices den Input Ihres Teams und damit Ihr Ergebnis verbessern können. Wir stellen auch Funktionen von Hive vor, mit denen Sie Ihren Intake-Prozess vereinfachen und automatisieren. 

Bausteine eines starken Intake-Prozesses

Am einfachsten sammeln Sie die Informationen für eine Anfrage, die die Ressourcen Ihres Teams betrifft, mit einem Intake-Formular. Es bündelt alle Anforderungen an einem Ort. Ein gutes Intake-Formular beantwortet die Frage: „Was muss mein Team wissen, um im vorgegebenen Zeitraum zu planen, umzusetzen und zu liefern?“  Berücksichtigen Sie beim Formulieren der Fragen zwei Kategorien: Projektplanung und Projektkategorisierung. 

Projektplanung:

Diese Fragen halten Probleme wie Scope Creep fern. Sie helfen Ihrem Team, sich bei Zielen, Zeitplänen, Umfang und Einwänden abzustimmen. Hier einige Fragen zur Anregung:

• Ist dies eine neue Projektanfrage oder ein bestehendes Projekt, das aktualisiert werden muss?

• Beschreiben Sie Ihr Projektziel.

• Was sind die Ergebnisse des Projekts?

• Bis wann soll das Projekt abgeschlossen sein?

• Gibt es für dieses Projekt ein Budget?

• Wer sind die wichtigsten Stakeholder des Projekts?

• Wer trifft die Hauptentscheidungen?

• Wer ist die zentrale Ansprechperson für dieses Projekt?

• Gibt es unterstützende Referenzmaterialien?

Projektkategorisierung:

Sie vermeiden Projektverzögerungen, wenn Sie Projekte schon im Intake-Prozess kategorisieren. Fragen Sie sich: Was sind die wichtigsten Projekt- oder Arbeitsbereiche Ihres Teams? Verstehen Sie „Projektkategorien“ als Ordnung für die verschiedenen Arten von Anfragen, die Ihr Team erhält. Als Creative-Services-Team nennen Sie vielleicht gedruckte Marketingmaterialien, digitale Assets und Website-Updates. Als Marketing-Team sind es eher digitale Anzeigen, Social Media und Kommunikation. Wenn Sie beim Intake eine Projektkategorie festlegen, landet die Anfrage bei der richtigen Person oder dem richtigen Team. Außerdem folgt sie dem passenden internen Workflow. Ist Ihr Projekt korrekt aufgesetzt (die richtigen Ressourcen freigegeben, die richtigen Prozesse aktiviert), bleibt kaum Raum für Verzögerungen und Missverständnisse. 

Ihr Intake-Formular sollte Folgendes bieten:

• Klar definierte Projektziele und einen klaren Projektumfang

• Klare Projekterwartungen (Ergebnisse/Assets, Zeitrahmen usw.)

• Eine genaue Projektkategorisierung oder klare Kriterien für die Projektauswahl (in welche Kategorie fällt die Anfrage, also welche Teams müssen Sie einbinden?)

So stärken Sie Ihren Intake 

1. Stellen Sie Fragen zum Projektumfang. Fragen Sie ruhig genauer nach! Je mehr Informationen Sie haben, desto besser können Sie das Projekt korrekt aufsetzen und die passenden internen Workflows mit den richtigen Personen starten. Als Marketing-Team fragen Sie neben dem „Projektziel“ auch nach „Hauptzielgruppe“, „Botschaft“ und „Call-to-Action“. Als Creative-Services-Team nehmen Sie bei Anfragen zu gedruckten Marketingmaterialien Felder wie „Papiersorte“, „Auflage“ und „Farbe oder Schwarz-Weiß“ auf. Diese zusätzlichen Angaben geben Ihrem Entwicklungsteam einen viel klareren Rahmen. Unnötiges Hin und Her mit der anfragenden Person entfällt. 

2. Segmentieren Sie Ihre Daten von Anfang an. Entwickeln Sie Kriterien für die Projektauswahl mit Kategorien und Unterkategorien. So leiten Sie Projekte an die richtige Person, das richtige Team oder die richtigen Stakeholder weiter. Als Creative-Services-Team ergänzen Sie zur Kategorie „Gedruckte Marketingmaterialien“ Unterkategorien wie „Flyer“, „Postkarten“ und „Visitenkarten“.

3. Helfen Sie den Anfragenden, Ihnen zu helfen. Bei eher offenen Fragen führen Sie die Anfragenden zu den gewünschten Antworten, indem Sie Beschreibungen und Beispiele ergänzen. Beim Feld „Projektziel“ schreiben Sie zum Beispiel als Beschreibung: „Beschreiben Sie Zweck und Ziele dieses Projekts und nennen Sie das gewünschte Ergebnis.“ Profi-Tipp: Fügen Sie Beispiele für Ziele hinzu, die in der Vergangenheit erfolgreich umgesetzt wurden. 

Mit Hive Forms das Projekt-Setup vereinfachen

Hive Forms ist ein Formular-Builder in Hive. Damit erstellen Sie individuelle Formulare, die jede Person (intern wie extern) im Browser ausfüllen kann. Hive Forms bietet auch bedingte Formatierung und erleichtert so einen schlanken Intake-Prozess. 

Hive Forms finden Sie im Bereich Hive Apps Ihres Workspace. Pinnen Sie „Formulare“ an die linke Seitenleiste, um schnell darauf zuzugreifen.

• Fassen Sie mehrere Intake-Formulare in einem zusammen. Machen Sie Anfragen an Ihr Team zu einer zentralen Anlaufstelle. Die Zeiten, in denen auf Ihrer Website ein Formular für Fotoanfragen, eines für Medienanfragen UND eines für Creative-Services-Anfragen standen, sind vorbei. Erstellen Sie mit bedingter Formatierung ein einziges Intake-Formular für einen schlanken Projekt- und Arbeits-Intake. Zeigen Sie bestimmte Fragen abhängig von der gewählten Projektkategorie an. Wählt jemand im Feld „Projektkategorie“ Ihres Intake-Formulars zum Beispiel „Fotografie“, erscheinen die passenden Folgefragen zu einer Fotoanfrage. 

• Verbinden Sie den Intake mit dem Projekt-Setup. Mit Hive Forms legen Sie individuelle Weiterleitungsoptionen für alle Einreichungen fest. So automatisieren Sie das Aufsetzen Ihres Projekts. Sie haben mehrere Optionen:

  • „Jedes Mal, wenn ein Formular eingereicht wird, wird es einem ausgewählten Projekt hinzugefügt und einem Teammitglied zugewiesen.“

    • Diese Weiterleitungsoption eignet sich ideal für Teams mit einer festen Projektleitung. Sie legt einen Intake-Ordner oder eine Projektwarteschlange an. So prüft die Projektleitung Anfragen, bevor Ressourcen freigegeben werden (siehe Bild unten).

  • „Jedes Mal, wenn ein Formular eingereicht wird, wird ein neues Projekt mit den folgenden Mitgliedern erstellt.“

  • „Jedes Mal, wenn ein Formular eingereicht wird, wird eine E-Mail an die folgenden Personen gesendet.“ 

Ein schwacher Intake-Prozess schadet Ihrem Projektmanagement und Ihren internen Workflows. Er führt zu Verzögerungen im Projektplan, Missverständnissen und frustrierten Stakeholdern. Neben Scope Creep kann ein weniger robuster Intake auch ein demotiviertes Team sowie unzufriedene Stakeholder oder Kunden zur Folge haben. Das gefährdet Ihr Unternehmen. Nutzen Sie die Best Practices aus diesem Artikel, um Ihren Intake-Prozess zu vereinfachen und die Verwirrung aus dem Projektmanagement zu nehmen. So kann sich Ihr Team auf das konzentrieren, was es am besten kann! 

Führen Sie ein Operations-Audit durch 

Brauchen Sie Hilfe bei der Projektkategorisierung und bei den internen Workflows Ihres Teams? Mit einem Operations-Audit Ihrer internen Prozesse und Projektmanagement-Workflows erkennen Sie Entwicklungsbedarf, aus dem sich Änderungen und Verbesserungen ableiten. Sie erhalten individuelle Projekt-Workflows, vom Intake bis zur Auslieferung, passend zu Ihrem Unternehmen und Ihrem Team. Außerdem bekommen Sie ein maßgeschneidertes Intake-Formular mit bedingter Formatierung. Es sorgt für die reibungslose Einführung des Projekt-Workflows und für die Zusammenführung bestehender Formulare.

Unsere Hive-Partnerin Joanne Augustin Giles, Workflow-Beraterin, bietet diesen Service unserem Hive Swarm an! 

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Verfasst von: Joanne Augustin Giles | Marketerin & Workflow-Beraterin

Als Gründerin und Inhaberin von All Things Content LLC, einer Boutique-Agentur für Marketing und Beratung, hat sie digitale Marketingkampagnen für Marken jeder Größe in verschiedenen Branchen entwickelt und umgesetzt. Außerdem hat sie teamübergreifende Workflows für Marketing-Teams von Hand gestaltet. Mit ihrem Operations-Audit-Framework und maßgeschneiderten Workflows, die auf dem Feedback von Marketing-Teams und deren Partnern beruhen, hat Joanne Teams von der Arbeit in Silos zu strukturierter Zusammenarbeit geführt.