Was ist Lean Projektmanagement?

Projektmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Unternehmens. Ob Sie Projekte für Kunden umsetzen oder interne Aufgaben bearbeiten: Ohne ein wirksames Projektmanagement-System können Sie Aufgaben, Teammitglieder und Kommunikation nicht gut nachverfolgen. Es gibt verschiedene Arten von Projektmanagement-Systemen und Stilen. Jede bringt ihre eigenen Vorteile mit.

Lean Projektmanagement ist ein Begriff, der vor einigen Jahrzehnten offiziell geprägt wurde. Die Methode wurde recht beliebt, nachdem sie von Toyota in der Fertigung eingeführt wurde. Bald nutzten auch andere Unternehmen die Prinzipien dieser Methode, um alle möglichen Projekte zu steuern.

Lesen Sie weiter, um mehr über Lean Projektmanagement zu erfahren. Wir zeigen die Vorteile dieser Art des Projektmanagements und erklären, wie Sie diese Strategie für sich nutzen können.

Was ist Lean Projektmanagement?

Zuerst klären wir, was Lean Projektmanagement genau bedeutet und wie es funktioniert. So sehen Sie, wo eine solche Strategie in Ihr Unternehmen passen kann.

Lean Projektmanagement bezeichnet ein System, in dem ein Projekt so gesteuert wird, dass Verschwendung in jedem Schritt und jeder Aufgabe möglichst gering bleibt. Sie setzen nur genau so viel Aufwand, Ressourcen und Arbeit ein, wie nötig ist, um etwas zu erledigen. Deshalb wurde hier der Begriff „lean“ (schlank) eingeführt: Er beschreibt eine „schlankere“ Methode, ein Team, ein Projekt, Kunden und andere interne Geschäftsabläufe zu steuern.

Warum wurde Lean Projektmanagement entwickelt?

Lean Projektmanagement wurde erstmals 1950 entwickelt. Zu dieser Zeit nutzte Toyota eine Lean-Methodik. Die Prinzipien dieser Projektmanagement-Methode entstanden in den 1950er-Jahren, wurden damals aber noch nicht offiziell als Begriff geprägt.

In den 1970er-Jahren erlebten die Regionen rund um die Fertigungsstätten von Toyota eine Ölkrise. Anfang 1973 kostete Öl 11,65 $ pro Barrel. Innerhalb nur eines Jahres stieg der Preis um mehr als 400 %. Das löste eine Krise aus und brachte das Unternehmen in eine schwierige Lage.

Die fünf Säulen von Lean

Damals entschied Toyota, die Strategien anzuwenden, die ursprünglich 1950 entwickelt worden waren. Dazu gehörten die fünf Kernwerte von Lean. Laut dem Project Management Institute sind das:

1. Wert festlegen - Sie verstehen, was das Produkt oder die Dienstleistung in den Augen Ihrer Kunden wert ist.

2. Wertstrom für jedes Produkt identifizieren - Wertstrom = der Prozess, ein Produkt zum festgelegten Wert herzustellen und an Kunden zu liefern. Wenn Sie den Wertstrom identifizieren, wissen Sie, wie Sie vom Nichts zum fertigen Ergebnis kommen.

3. Wert fließen lassen, indem Sie Verschwendung beseitigen - Stellen Sie sicher, dass der Prozess gründlich abgeschlossen werden kann, ohne unnötig Zeit, Ressourcen oder Energie zu verbrauchen.

4. Kunden den Fluss ziehen lassen - Statt auf einen „Push-Ansatz“ zu setzen, lassen Sie die Nachfrage der Kunden bestimmen, wie und wann Sie produzieren. So produzieren Sie immer die „richtige“ Menge und übernehmen sich nicht.

5. Ständige Verbesserung auf dem Weg zur Perfektion - Das erklärt sich von selbst. Verbessern Sie immer wieder und prüfen Sie, wo Sie Zeit und Ressourcen sparen können.

Ein Jahrzehnt später erhielt das System den Namen „Lean Projektmanagement“. Toyota war nicht das einzige Unternehmen, das weiter von der Strategie profitierte. Heute setzen viele Unternehmen Lean-Management-Strategien ein. Das hat geholfen, Ressourcenverschwendung zu verringern, und Unternehmen erzielen mehr Wert aus ihren Projekten.

Lean Projektmanagement: Vor- und Nachteile

Die Einführung von Lean Projektmanagement bringt Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile. Wenn Sie diese Vorteile kennen, sehen Sie, welche zu Ihrem Geschäftsmodell passen. Außerdem wissen Sie dann, was Sie erwarten können, wenn Sie sich für eine passende Strategie entscheiden.

Das berichten Unternehmen als Vorteile, wenn sie Lean Projektmanagement nutzen:

• Der Platzbedarf für Lagerbestände sinkt. Das senkt auch die Kosten für die Lagerung.

• Die Qualität der Dienstleistung und des gelieferten Produkts steigt in der Regel.

• Durchlaufzeiten und Fertigstellungszeiten für Projektaufgaben verkürzen sich.

• Viele Unternehmen stellen fest, dass die Kundenzufriedenheit steigt. Meist liegt das an der höheren Produktivität bei Lean Projektmanagement. Auch die Effizienz der internen Abläufe im Unternehmen verbessert sich insgesamt.

• Insgesamt sinken laut Beobachtung vieler Unternehmen die Gesamtkosten für Projekte und andere Geschäftsabläufe.

Lean Projektmanagement soll aus jeder Aufgabe, die ein Unternehmen übernimmt, mehr Wert machen. Es wurde von Fachleuten entwickelt, und die Strategie hat sich als sehr wirksam erwiesen. Entsprechend selten beklagen sich Unternehmen über Nachteile von Lean Projektmanagement. Bedenken Sie: Dieses System gibt Ihnen eine Leitlinie. Es liegt weiterhin an Ihnen und Ihrem Management-Team, eine Strategie zu entwickeln, die diese Möglichkeit nutzt.

Einstieg in Lean Projektmanagement

Bevor Sie Lean Projektmanagement in Ihrem Geschäftsmodell einführen, sollten Sie prüfen, ob der Prozess passt. Nicht jedes Unternehmen profitiert bei neuen Projekten gleichermaßen von dieser Strategie.

Prüfen Sie die Grundlagen und den Zweck des Management-Systems. Das hilft Ihnen bei der endgültigen Entscheidung.

Besprechen Sie außerdem mit der Geschäftsführung und anderen zuständigen Mitarbeitenden, welche Änderungen ein Lean-Konzept im Teammanagement mit sich bringt. Alle sollten einverstanden sein, bevor Sie die Strategie umsetzen. Wenn einige nicht mitziehen, kann das die Effizienz des Systems verringern oder später zu Problemen führen.

Jetzt ist es wichtig, die Grundlagen von Lean Projektmanagement zu betrachten.

Zuerst legen Sie fest, welchen Wert das Projekt bieten kann. Der Wert bezieht sich ausdrücklich darauf, was das Projekt aus Sicht der Kunden bietet. Erstellen Sie eine visuelle Leitlinie, die in der Planungsphase beginnt und bis zur fertigen Erstellung eines Produkts oder zur Erbringung einer Dienstleistung reicht.

So können Sie Ihre Prozesse analysieren. Außerdem erkennen Sie Bereiche, in denen zu viele Ressourcen oder Materialien verbraucht werden. An diesen Stellen können Sie Änderungen vornehmen. Prüfen Sie, wo Sie Arbeitsaufwand und Zeit verringern können. Wenn Platz eingespart wird, entsteht Raum für zusätzliche Aufgaben oder ein produktiveres Arbeitsumfeld.

Warum Hive ideal für Lean ist

Wenn Sie eine Lean-Projektmanagement-Methodik einführen, helfen Tools, Prozesse zu beschleunigen und zu steuern. Um Projekte mit Lean zu steuern, ist ein Tool mit Gantt-Diagrammen und Kanban wie Hive Ihre beste Wahl. Mit Gantt-Diagrammen planen Sie jede Aufgabe, die zum Abschluss einer Kampagne oder eines Projekts gehört. Sie sehen auch genau, wer beteiligt sein muss.

[caption id="attachment_5189" align="aligncenter" width="779"] Kanban in Aktion.[/caption]

Kanban wurde vor vielen Jahren bei Toyota eingesetzt. In diesem System werden Aufgaben in bestimmte Phasen verschoben. Es ist bei Lean-Teams so beliebt, dass schätzungsweise 73 % der Lean-Teams Kanban-Boards nutzen. Kanban eignet sich hervorragend für Lean Projektmanagement. Es zeigt, wann Aufgaben in die nächste Projektphase wechseln können, und verhindert, dass sich in einer Phase zu viele Aufgaben stauen oder ein Engpass entsteht. Ein weiterer Aspekt von Hive, der gut zu Lean Projektmanagement passt, sind die Zeiterfassungsbögen und die Funktionen zur Ressourcenplanung. Damit planen Einzelne genau, wie viel Zeit in bestimmte Projekte fließt. Das hilft, Burnout und Überlastung von Ressourcen zu vermeiden. Zusätzlich liefert Hive Analytics einen Überblick auf höherer Ebene über erledigte Aufgaben nach Team, Projekt und Workspace und damit noch mehr Einblick.

Fazit

Ein Projekt mit Lean zu steuern ist eine wirksame Methode, den Überblick zu behalten und Anpassungen für mehr Gewinn und Produktivität vorzunehmen. Lean Projektmanagement steigert den Wert, den Ihr Unternehmen aus jedem Projekt zieht. Die Einführung einer Lean-Projektmanagement-Strategie kostet etwas Mühe, zahlt sich aber auf lange Sicht ganz sicher aus.