Aufgaben priorisieren: 3 einfache Methoden

Haben Sie schon einmal vor dem Computer gesessen, auf den Bildschirm gestarrt und sich gefragt, was Sie als Nächstes tun sollen? Sie haben jede Menge Aktionen, Aktivitäten und Aufgaben vor sich, aber keine Ahnung, womit Sie anfangen sollen. Tatsächlich sind nicht alle Aufgaben gleich, und wenn Sie nicht wissen, wie Sie Aufgaben priorisieren, arbeiten Sie womöglich hart statt klug. Hier erfahren Sie, wie Sie erkennen, welche Aufgaben wichtiger sind als andere, und wie Sie mit den Tools von Hive dafür sorgen, dass sie erledigt werden.

Arbeite ich hart oder klug?

Hart zu arbeiten fühlt sich produktiv an. Manchmal kämpfen Sie sich aber durch die Arbeit, ohne viel zu schaffen. Hartes Arbeiten ohne Ergebnis ist ein Nebenprodukt von Beschäftigungstherapie. Gemeint sind repetitive, mühsame, unwichtige Aufgaben, die sich anstrengend anfühlen. Manche sagen, der Unterschied zwischen Beschäftigungstherapie und „echter“ Arbeit sei Leidenschaft: Wer für profanere Aufgaben brennt, hat nicht das Gefühl, hart für fast nichts zu arbeiten.

Doch in Wahrheit gilt: Wer ganz allein einen Felsbrocken einen endlosen Hügel hinaufrollt, knirscht eher mit den Zähnen, als dass er im Flow ist.

Man könnte denken, die glücklichsten Menschen seien die mit dem besten Zeitmanagement. Es gibt jedoch psychologische Gründe, warum Menschen eher hart als klug arbeiten. Studien zeigen, dass Menschen glücklicher sind, wenn sie sich beschäftigt fühlen, selbst wenn sie dazu gezwungen werden oder ihre eigenen Ziele nur geschaffen wurden, um beschäftigt zu sein. Selbst wenn Menschen wissen, wie man Aufgaben priorisiert, wollen sie es vielleicht nicht tun, um die Illusion von Produktivität aufrechtzuerhalten. Kurzfristig macht sie das nämlich zufriedener.

Woran erkenne ich, was wichtig ist?

Es ist völlig in Ordnung zuzugeben, dass Sie gern beschäftigt sind. Noch bewundernswerter ist es, zuzugeben, wenn Sie nicht wissen, was Beschäftigungstherapie ist und was kluge Arbeit ausmacht.

1. Nach Aufwand ordnen

Um Aufgaben zu priorisieren, müssen Sie zuerst wissen, welche Aufgaben überhaupt anstehen. Hive hilft Ihnen, diese Aufgaben mit persönlichen To-do-Listen zu organisieren. Sie enthalten private Aktionen, die genau auf Sie und Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Halten Sie alles fest, was Sie erledigen müssen – von den langweiligsten, mechanischen Tätigkeiten bis zur Ideensuche für Fehlerlösungen in der Software Ihres Unternehmens. Gehen Sie Ihre Aufgaben dann durch und prüfen Sie mit diesen Fragen, ob sie weit oben auf der Prioritätenliste stehen:

• Hat es Folgen, wenn ich das nicht bald erledige?

• Verlassen sich andere darauf, dass ich das erledige? Ist es meinen Teammitgliedern genauso wichtig wie mir?

• Ist die Deadline flexibel?

• Kann jemand anderes diese Aufgabe schneller erledigen als ich?

• Was würde passieren, wenn ich diese Aufgabe von meiner To-do-Liste streiche?

Anschließend können Sie den Aktionskarten Ihrer To-do-Liste Prioritäten zuweisen. Sie können Ihre Prioritätenliste sogar mit eigenen Namen und Farben anpassen, sodass Sie mehr Optionen haben als nur niedrige, mittlere oder hohe Priorität.

Vielleicht stellen Sie auch fest, dass sich manche Aufgaben streichen lassen, weil die Folgen gering sind, oder dass ein Teammitglied sie schneller und gründlicher erledigen kann. Scheuen Sie sich nicht, durch Delegieren zu priorisieren. So können Sie sich stärker auf die Aufgaben konzentrieren, die wirklich zählen.

2. Routinearbeit automatisieren

Sehen Sie sich als Nächstes die To-do-Liste an, die Sie gerade erstellt haben, und merken Sie sich Einträge, die länger als zwei Wochen darauf stehen – Dinge, die Sie angefangen haben, aber nicht abschließen können. Wenn Sie nicht wissen, wie Sie solche Aufgaben priorisieren sollen, fragen Sie sich:

• Warum dauert das so lange?

• Habe ich keine Lust auf diese Aufgabe? Mag ich sie nicht, oder liegt sie nicht in meinem Kompetenzbereich?

• Wird mich diese Aufgabe länger kosten als jemand anderen?

• Habe ich mit jemandem darüber gesprochen, wie ich zu dieser Aufgabe stehe?

Wenn eine Aufgabe schon länger auf Ihrer To-do-Liste liegt, vermeiden Sie sie wahrscheinlich unbewusst. Typische Methoden sind, andere, weniger wichtige Aufgaben vorzuziehen oder während der Arbeit nebenbei Multitasking zu betreiben.

Multitasking kann beim Priorisieren von Aufgaben ein großes Hindernis sein. Vielleicht fangen Sie etwas an, sind dann aber zu gelangweilt oder zu abgelenkt, um weiterzumachen. Studien weisen darauf hin, dass ständiges Umschalten zu fortlaufenden Produktivitätseinbrüchen führen kann. Wenn Sie bei einer Aufgabe unterbrochen werden, dauert es im Schnitt 23 Minuten, bis Sie die Aufgabe erledigt haben, die Sie unterbrochen hat – selbst wenn es nur darum geht, ein Zoom-Meeting anzusetzen, ein anderes Team per E-Mail um ein Update zu bitten oder Wenn Sie feststellen, dass wichtige Aufgaben ständig durch administrative Kleinarbeit unterbrochen werden, hat Hive eine Lösung. Automatisierte Aufgaben sind Aktionen, die durch bestimmte Bedingungen ausgelöst werden. So können Sie die zuständige Person einer Aktion ändern, eine Aktion in einen anderen Status verschieben oder Aktionskarten nahtlos in ein anderes Projekt verschieben. Dadurch fallen all die kleinen Dinge auf Ihrer To-do-Liste weg, und es bleibt Raum für wichtigere Aufgaben.

3. Aufgaben- und Zeitmanagement

Wenn Sie nach dem Auflisten, Priorisieren und Automatisieren immer noch Schwierigkeiten haben, schauen Sie sich vielleicht an, wie Sie Ihre Zeit bisher verbracht haben, um Lücken in Ihrem Workflow zu finden. Für visuelle Typen bietet die integrierte Plattform von Hive Platz für Ihre Gantt-Diagramme und Ihre Kanban-Boards. Sie zeigen Ihnen, wie lange Sie mit bestimmten Projekten beschäftigt waren. Wenn Ihr Problem eher bei den Stunden liegt, die Sie in ein Projekt stecken, als bei den Tagen, bietet Hive außerdem ein Tool zur Zeiterfassung. Damit sehen Sie Abweichungen zwischen der geschätzten und der tatsächlichen Zeit, die ein Projekt gedauert hat. Sie können der erfassten Zeit Zeitkategorien hinzufügen, sie mit Aktionskarten verknüpfen und beschreiben, woran Sie gearbeitet haben. So sehen Sie, ob Sie Aufgaben richtig priorisieren. Hive hat kürzlich eine Funktion hinzugefügt, mit der Ihre Teammitglieder Sie in die Verantwortung nehmen können, indem sie Zeit im Namen anderer Nutzer erfassen. Das funktioniert gut mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens, aber auch in einer gemeinsamen Arbeitssitzung. Gerade wenn Sie nicht weiterkommen und frische Augen brauchen, die prüfen, was Sie anders machen könnten.

Hive ist die erste demokratisch entwickelte Produktivitätsplattform der Welt. Erfahren Sie hier, wie wir Ihnen helfen können.