So finden Sie 2023 den perfekten Projektmanagement-Kalender für Ihr Team

In einem meiner ersten Jobs war der Firmeninhaber ein selbst ernannter Programmierer. Er baute alle möglichen Websites und liebte es, sich mit der Technik zu befassen. Er entwickelte für uns einen Projektmanagement-Kalender, einen schnörkellosen, nüchternen Tracker. War er hilfreich, um Projekte zu verfolgen? Absolut. War er einfach und effizient zu bedienen? Ganz und gar nicht. Er war umständlich, fehlerhaft und das komplette Gegenteil von benutzerfreundlich.

Dennoch war es damals bahnbrechende Software, denn als Projektmanagement-Kalender gab es kaum etwas anderes als Excel. Zum Glück müssen Unternehmen heute keine eigenen Projektmanagement-Kalender mehr bauen. Stattdessen gibt es hervorragende Plattformen wie Hive, die Teams helfen, produktiver und besser organisiert zu sein.

Kalenderarten für das Projektmanagement

Es gibt viele Kalender-Tools, die Unternehmen helfen sollen, effizient und effektiv zu arbeiten. Aber nicht alle Kalender sind gleich. Manche Kalender konzentrieren sich auf einen bestimmten Aspekt des Projektmanagements, etwa Ressourcenplanung oder Aufgabenmanagement. Dagegen bieten leistungsstarke Projektmanagement-Plattformen wie Hive eine All-in-one-Lösung, mit der Ihr Unternehmen Projekte auf mehrere Arten verfolgen kann.

Wenn Sie also wissen, dass Sie einen Projektmanagement-Kalender brauchen, aber unsicher sind, welche Art der Verfolgung zu Ihrem Unternehmen und Ihrem Arbeitsstil passt, machen Sie sich unten mit den Optionen vertraut.

1. Standardkalender

2. Kalender für die Ressourcenplanung

3. Kalender für das Aufgabenmanagement

4. All-in-one-Projektkalender

1. Standardkalender

Viele ältere Generationen haben mit der ursprünglichen Methode begonnen: einem Standardkalender, der Projekte auf hoher Ebene und Arbeitstage verfolgt. Solche Standardkalender, etwa Google oder Outlook, zeigen in der Regel Meetings, unternehmensweite Events, Feiertage und einen groben Überblick über Projekte und Teammitglieder.

Ein solcher allgemeiner Kalender reicht allein vielleicht nicht aus. Er sollte aber die Grundlage sein, von der aus Sie alle weiteren Kalender aufbauen. Wie wollen Sie Projekte und Zeitpläne verfolgen, wenn Sie nicht wissen, an welchen Tagen Ihr Team im Büro ist? Beginnen Sie mit einem dieser Standard-Kalender-Tools und bauen Sie darauf auf.

2. Kalender für die Ressourcenplanung

Kalender für die Ressourcenplanung helfen Ihnen, die Zeit Ihres Teams zu verfolgen und optimal zu nutzen. Dieser Kalendertyp ist hilfreich, wenn Sie wissen müssen, was zu tun ist, wer es erledigt und wann diese Person Kapazität dafür hat. Mit Ressourcenplanung sehen Sie, wie schnell Menschen arbeiten und Projekte vorantreiben. Außerdem können Sie Zuweisungen nach Zeit und Verfügbarkeit ausrichten.

Ein Kalender für die Ressourcenplanung verfolgt Menschen und Mittel, die an einem Projekt arbeiten. Er zeigt Daten, Zeiten und Ressourcen, die für ein bestimmtes Projekt verfügbar sind. Eine „Ressource“ kann eine Person oder sogar ein Gerät sein. Im Kalender sehen Sie, ob jemand Zeit hat, an einem Auftrag zu arbeiten. Und ob die Ressourcen verfügbar sind.

Kalender für die Ressourcenplanung sind ideal für Unternehmen, die die Zeit ihres Teams verfolgen und optimal nutzen möchten. (Tipp: Die Projektmanagement-Plattform von Hive bietet Ressourcenmanagement und viele weitere großartige Funktionen.)

3. Kalender für das Aufgabenmanagement

Kalender für das Aufgabenmanagement sind dafür gedacht, den Fortschritt einzelner Aufgaben innerhalb eines Projekts zu verfolgen. Dieser Kalendertyp ist hilfreich, wenn Sie wissen müssen, was zu tun ist, welche Details jede Aufgabe hat und wer für die Erledigung verantwortlich ist. Die Aufgabenplanung in einem Kalender kann sehr detailliert werden und das Projekt in einzelne Aufgaben mit Deadlines zerlegen.

Ein Kalender für das Aufgabenmanagement zeigt die zugewiesenen Aufgaben, Deadlines und die Personen, die sie erledigen. Dieser Kalendertyp hilft Ihnen, den Fortschritt einzelner Aufgaben in einem Projekt zu verfolgen.

Ein Kalender für das Aufgabenmanagement kann alle Aufgaben bündeln, die für den Abschluss eines Projekts nötig sind. So können Unternehmen einschätzen, wie lange Projekte dauern und wer woran arbeitet, und künftige Meilensteine und Ziele festlegen.

4. Der All-in-one-Projektmanagement-Kalender: Hive

Was wäre, wenn Sie alle Funktionen des Projektmanagements in einem einzigen Kalender vereinen könnten? Hier kommt ein vollständiger Projektmanagement-Kalender wie Hive ins Spiel. Der All-in-one-Kalender von Hive hilft Unternehmen zu sehen, was zu tun ist, wer Zeit dafür hat und bis wann es erledigt sein muss – alles an einem Ort.

Dieser Typ von Projektmanagement-Kalender hilft Unternehmen, die sowohl Ressourcen als auch Aufgaben innerhalb eines Projekts verfolgen möchten. Mit der Kalenderansicht von Hive zoomen Sie hinein, wenn Sie sich nur auf eine bestimmte Woche konzentrieren möchten, oder heraus, um die kommenden Monate auf einen Blick zu sehen. Per Drag-and-drop verschieben Sie Aufgaben direkt im Kalender auf andere Tage, und mit Hive-Labels geben Sie Aufgaben bestimmte Farben für mehr visuelle Ordnung.

Außerdem lässt sich Hive mit anderen beliebten Planungstools wie Google Kalender und Outlook verbinden. So sehen Sie Ihre Meetings und Firmen-Events auf demselben Dashboard. Und wenn jemand in Ihrem Team Aufgaben lieber in einer anderen Ansicht sieht, etwa als Kanban, Gantt oder Tabelle, bietet Hive auch diese. Es ist ein Projektmanagement-Kalender mit voller Flexibilität, der Ihnen und Ihrem Team die Kraft gibt, alle anstehenden Aufgaben anzupacken.

So wählen Sie den richtigen Projektmanagement-Kalender

Jetzt kennen Sie die Projektmanagement-Kalender und können entscheiden, welcher am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Die Antwort ist nicht immer schwarz oder weiß. Die beste Lösung für Ihr Unternehmen kann die Kombination von zwei oder mehr Kalendertypen sein. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Entscheidung die folgenden Faktoren:

• Unternehmensgröße: Wenn Sie ein kleines Unternehmen mit weniger als 15 Personen sind, reicht vielleicht ein Standard-Projektmanagement-Kalender. Wenn Sie ein großes Team haben oder mehrere Projekte gleichzeitig laufen, brauchen Sie womöglich einen Kalender für Ressourcen oder Aufgaben (oder beides).

• Komplexität der Projekte: Wenn Ihre Projekte relativ einfach sind und einen klaren Anfang und ein klares Ende haben, hilft ein Standard-Projektmanagement-Kalender, auf Kurs zu bleiben. Wenn Ihre Projekte komplexer sind, mit mehreren Aufgaben und Meilensteinen, hilft ein Kalender für das Aufgabenmanagement, das Projekt in überschaubare Teile zu zerlegen.

• Verfügbarkeit des Teams: Wenn Ihr Team ständig unterwegs ist oder zu unterschiedlichen Zeiten an verschiedenen Projekten arbeitet, hilft ein Kalender für das Ressourcenmanagement zu verfolgen, wer wann woran arbeiten kann.

• Präferenzen des Teams: Ich finde es immer toll, wenn Unternehmen ihrem Team die Wahl lassen, welche Art der Verfolgung für sie funktioniert. Manche Unternehmen stellen fest, dass eine Mischung aus Ressourcen- und Aufgabenmanagement für ihr Team am besten ist. Die Mitarbeitenden schätzen die Transparenz und die Möglichkeit, auf mehrere Arten zu planen.

• Budget: Auf dem Markt gibt es viele Projektmanagement-Kalender, von kostenlos bis zu Enterprise-Lösungen. Wählen Sie eine Lösung, die zu Ihrem Budget passt und die Funktionen bietet, die Sie brauchen.

Bei Projektmanagement-Kalendern gibt es keine Einheitslösung. Wichtig ist, den passenden Kalendertyp für die Anforderungen Ihres Unternehmens zu finden, von Benutzerfreundlichkeit über Flexibilität bis zum Budget und sogar dem Konsens in Ihrem Team. Finden Sie eine Plattform, die zu Ihrem Unternehmen passt, und probieren Sie sie aus!

Wenn Sie noch unsicher sind, welche Art Sie testen sollen, empfehlen wir eine kostenlose Testphase von Hive, damit Sie die Vorteile selbst erleben. Mit Hive erstellen Sie eigene Workflows, fügen unbegrenzt viele Nutzende hinzu und erhalten Echtzeit-Einblicke, wie Ihr Team arbeitet.