Wie ein führender Verlag Hive für Marketing und Buchwerbung nutzt

Dieser etablierte Verlag und Hive-Kunde ist seit Jahrzehnten führend im Genre Science-Fiction und Fantasy (SFF) und hat jeden wichtigen Preis in diesem Bereich gewonnen.

Zusammenarbeit und Kommunikation sind für den Verlag entscheidend. 98 % der Marketingarbeit erledigt er intern, über sein eigenes Marketingteam und sein Team für Werbung und Promotion (Ad Promo). Gemeinsam erstellen die beiden Teams eine breite Palette an Materialien, von digitalen Anzeigenkampagnen bis zu Printmaterialien. Das Ziel: Die Bücher sollen glänzen und im Handel auffallen.

Bücher brauchen lange Vorlaufzeiten in der Planung. In diesem Prozess arbeiten das Marketingteam und das Ad-Promo-Team besonders eng mit der Cover-Abteilung des Verlags zusammen, denn das Cover-Design prägt Look und Feel von Marketing- und Werbematerialien maßgeblich. Bei der Planung und Erstellung neuer Materialien für ein Buch arbeiten sie außerdem eng mit der Presseabteilung und dem Lektorat zusammen.

Wir haben mit der Leitung von Werbung und Promotion gesprochen, um zu erfahren, wie der Verlag Hive für effizientes Marketing und effiziente Buchwerbung nutzt.

Vor Hive: Ein zusammengestückeltes Projektmanagement-System

Vor Hive verfolgte der Verlag seine Marketingarbeit mit einer Mischung aus verschiedenen Projektmanagement-Tools und E-Mail-Plattformen. Dieses System bestand aus zusammengestückelten Tools und bot nicht die Effizienz und Funktionalität, die das Marketing brauchte. Gemeinsam mit einem Kollegen begann die Leitung des Teams, Projektmanagement-Software zu prüfen. 

„Zuerst wollten nur zwei von uns eine neue Projektmanagement-Lösung auf den Weg bringen“, erklärt sie. „Wir hatten das Glück, viel Unterstützung von der Spitze unserer Abteilung und unseres Bereichs zu bekommen. Im Oktober 2019 haben wir mit Hive begonnen, und nur sechs Monate später, im Frühjahr 2020, ging es wegen der Pandemie ins Homeoffice.“ 

„Der plötzliche Wechsel zur Remote-Arbeit war für unser Team mit Hive viel einfacher. Es hat uns enorm geholfen.“ – Leitung Werbung und Promotion 

Heute arbeiten das Marketingteam und das Ad-Promo-Team fast zu 100 % remote, einige wenige Personen arbeiten hybrid. Sehen wir uns genauer an, wie diese Teams mit Hive zusammenarbeiten und ihren Arbeitsalltag organisieren.

Unter der Haube: Autoren und Titel mit Hive-Projekten organisieren

Das Team legt für jeden Autorennamen übergeordnete Projekte an, mit passenden untergeordneten Projekten für jeden Buchtitel der Autorin oder des Autors. Diese Buchtitel-Projekte folgen einem festen Namensschema, je nachdem, ob es sich um eine Hardcover- oder Taschenbuchausgabe handelt. Unter jedem Buchtitel-Projekt liegen Aktionskarten für jede einzelne Marketing- und Werbeaktivität, gruppiert nach Fälligkeitsdatum oder nach einer Vielzahl von Themen. 

Aktionskarten können unterschiedlich komplex und umfangreich sein. Eine Aktionskarte kann zum Beispiel eine einfache Aktivität wie eine E-Mail-Marketingkampagne enthalten oder eine viel größere Werbeaktion, etwa ein Gewinnspiel mit exklusiven Fanartikeln oder Sonderausgaben des Buches. Bei Gewinnspielen kann eine Aktionskarte Unteraktionen haben, die Informationen zu Preisen und Verpackungsmaterial erfassen, oder sogar passende Hive Forms, die die Teilnahmen erfassen. Eine Aktionskarte für einen E-Blast dagegen hat nur wenige Unteraktionen für den E-Mail-Versand.

Diese Projektstruktur in Hive macht es dem Marketingteam und dem Ad-Promo-Team leicht, frühere Aktivitäten für jede Autorin und jeden Autor und die zugehörigen Titel nachzuvollziehen. Das Team sieht schnell, welche Designer und Marketer an einem bestimmten Projekt gearbeitet haben, wer frühere Elemente kommentiert hat und wer in der Vergangenheit Input gegeben hat. Das hilft Teammitgliedern, die seit Jahren im Verlag arbeiten, ebenso wie neuen Mitarbeitenden.

„Wir haben eine wirklich gute Dokumentation unserer Arbeit seit 2019, als wir mit Hive angefangen haben. Wir arbeiten über viele Jahre mit denselben Autoren, daher ist es enorm hilfreich, diese Dateien aufzurufen und alles zu sehen. Und weil wir den Großteil unserer Arbeit in Hive erledigen, haben wir Zugriff auf alle Details unserer früheren Projekte.“ – Leitung Werbung und Promotion

Anfragen mit Hive Forms standardisieren und Arbeit zuweisen

Teammitglieder nutzen Hive Forms, um Arbeit schnell in Gang zu bringen. Jede Einsendung erstellt eine Aktionskarte mit allen Informationen, die nötig sind, um die Aktivität umzusetzen oder das Ergebnis zu erstellen. Außerdem stellt sie sicher, dass die Arbeit bei den richtigen Personen landet.

Das Team hat auch einige eigene Hive Forms angelegt, die Anfragen nach der jeweiligen Art der Arbeit erfassen. Ein Formular dient zum Beispiel für bezahlte Social-Media-Anfragen, ein anderes für physische Materialien. Außerdem gibt es ein „Standard“-Formular als Sammelstelle für alle allgemeinen Arbeiten, die in keine bestimmte Kategorie fallen.

In diesen Formularen wird erfasst, wer die Anfrage sehen muss und welche Vorgaben gelten. Diese Antworten bestimmen dann, welchen Teammitgliedern die Karte zugewiesen wird und wie viele Unteraktionen auf der Aktionskarte stehen.

Feedback mit Proofing und Freigaben vereinfachen

Der Verlag arbeitet an sehr vielen Marketing- und Werbematerialien für seine Bücher, daher verantworten die Marketer ein hohes Arbeitsvolumen. Und weil sie eng mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten  – darunter Presse, Lektorat und Cover-Abteilung –, ist ein organisierter und effizienter Workflow entscheidend. Dafür sind die Proofing- und Freigabefunktionen von Hive unverzichtbar.

„Einer der wichtigsten Gründe, warum wir Hive wollten, war die Proofing-Funktion in den Hive-Aktionskarten“, erklärt die Leitung. Das Marketingteam plant vieles außerhalb von Hive gemeinsam mit anderen Abteilungen. Alle Details werden dann in Hive erfasst und verfolgt, damit das Team diese Pläne umsetzen kann. 

Das Team hat einen langen Freigabeprozess, der immer interne Marketing-Kollegen einbezieht und oft auch externe Nutzer sowie Personen außerhalb des Unternehmens. In Hive können sie diesen gesamten Prozess verfolgen und sicherstellen, dass die richtigen Personen die Arbeit abgenommen haben.

Bei Freigaben sorgt die Benachrichtigungsfunktion von Hive dafür, dass alle im Blick behalten, was gerade zu erledigen ist. 

Fazit

Mit Hive kann das Marketing des Verlags seine tägliche Arbeit vereinfachen, den Freigabeprozess zentralisieren und die Kommunikation in Remote-Teams stärken.

Die Leitung schließt: „Unsere Marketer sind inzwischen alle sehr vertraut mit Hive. Alle sind dabei, von denen, die Hive von Anfang an nutzen, bis zu denen, die gerade erst bei Tor angefangen haben. Wir haben ein richtig gutes System, und sie posten ihre Notizen und ihr Feedback ganz selbstverständlich in Hive und nutzen Benachrichtigungen, um zu sehen, was ansteht, und um die Dinge am Laufen zu halten.“

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