Mit SMART-Zielen zum Erfolg im Projektmanagement

Im Projektmanagement geht es darum, ein Ziel in umsetzbare Schritte zu zerlegen. Als Führungskräfte tragen Projektleitungen die Verantwortung für den erfolgreichen Ausgang dieser Projekte. Sie arbeiten sorgfältig daran, ihre Projekte im Plan zu halten und konkrete Ziele zu erreichen. Doch was macht ein gutes Ziel aus, und wie helfen Projektleitungen ihren Teams, die gesetzten Ziele reibungslos zu erreichen?

Am besten formulieren Sie ein detailliertes Projektziel mit SMART-Zielen. SMART-Ziele sind spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden. Wenn Sie Ihre Ziele nach SMART aufsetzen, können Sie Ihren Erfolg messen, einschätzen und bei Bedarf nachsteuern. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, was SMART-Ziele sind und wie Sie sie in Ihrem Projektmanagement-Plan einsetzen.

Die Grundlagen von SMART-Zielen

Ob Sie schon Projektleitung sind oder gerade erst einsteigen: SMART-Ziele zu kennen und anzuwenden ist entscheidend für Ihren Erfolg. SMART ist ein Akronym für die fünf Merkmale wirksamer Ziele. Das sind:

• Spezifisch

• Messbar

• Erreichbar

• Relevant

• Zeitgebunden

Schauen wir uns jedes Merkmal genauer an und sehen, wie es bei der Zielplanung hilft.

Spezifisch:

Ein spezifisches Ziel ist klar definiert und präzise. Es beantwortet die Fragen wer, was, wo, wann und warum. Formulieren Sie Ihr Ziel so konkret wie möglich, damit es keinen Interpretationsspielraum gibt. Sie könnten zum Beispiel sagen: „Ich gehe heute Abend aus“ oder „Ich gehe um 18 Uhr mit Susan zum Abendessen in die Cheesecake Factory“. Beide Sätze beschreiben Ihr Ziel. Doch mehr Details zeichnen ein klareres Bild Ihres Plans und geben denen, die davon profitieren könnten, mehr Informationen. Im Projektmanagement gilt: Je spezifischer Ihre Ziele sind, desto leichter verfolgen Sie den Fortschritt und stellen sicher, dass Sie auf dem richtigen Weg sind.

Messbar:

Bei einem Ziel sollten Sie den Fortschritt immer verfolgen und messen können. Das stellt sicher, dass Sie die nötigen Schritte zum Ziel gehen, und zeigt Ihnen, wie nah Sie dem Ende sind. Lautet Ihr Ziel zum Beispiel „abnehmen“, könnte eine messbare Komponente „ein Kilo pro Woche abnehmen“ sein. So haben Sie eine Zahl vor Augen, auf die Sie hinarbeiten, und können Ihren Fortschritt leicht verfolgen.

Erreichbar:

Ein erreichbares Ziel ist mit den Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen realistisch. Setzen Sie keine Ziele, die nicht zu erreichen sind, denn das führt zu Frust und Entmutigung. Ein erreichbares Ziel fordert Sie heraus, und Sie wissen, dass es mit Ihrer Zeit und Ihren Ressourcen möglich ist. Im Beispiel Abnehmen könnte ein erreichbares Abnehmziel ein Kilo pro Woche sein – ein unerreichbares wären fünf Kilo pro Woche. Dasselbe gilt für Ihr Projekt: Setzen Sie kleinere Planabschnitte, von denen Sie wissen, dass Sie sie schaffen, statt eines einzigen riesigen, fast unrealistischen Ziels.

Relevant:

Ein relevantes Ziel passt zur Mission und Vision Ihres Unternehmens. Es schafft Mehrwert für das Projekt, auch wenn es zusätzliche Ressourcen oder Investitionen erfordert. Schneiden Sie hier keine Ecken ab. Verfolgen Sie Ziele, die Sinn ergeben, und verabschieden Sie sich von denen, die keinen ergeben. Prüfen Sie Ihre Ziele regelmäßig und klären Sie, ob sie für den Projekterfolg wichtig sind. Ein Ziel, das Sie einst für unverzichtbar hielten, kann inzwischen wertvolle Ressourcen binden oder dem Unternehmen kaum nützen. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Ziele zu vergleichen, zu verfolgen und neu zu bewerten.

Zeitgebunden:

Ein zeitgebundenes Ziel hat eine feste Deadline. Das sorgt dafür, dass Sie für den Abschluss Ihres Ziels in der Verantwortung sind, und schafft Dringlichkeit. Achten Sie bei der Deadline darauf, dass sie zum Projektumfang realistisch ist. Sie sollte nicht so knapp sein, dass das Ziel unmöglich zu erreichen ist, aber auch nicht zu weit entfernt, denn das führt zu Selbstgefälligkeit. Wie bei Goldlöckchen und den drei Bären müssen Sie einen Zeitpunkt finden, der genau passt – für Ihren Plan und Ihr Team.

SMART-Ziele im Vergleich zu normalen Zielen

Sind nicht alle Ziele SMART? Nicht unbedingt. SMART-Ziele unterscheiden sich von „normalen“ Zielen darin, was sie erreichen wollen. Die fünf Merkmale von SMART-Zielen sind spezifisch und gehen sehr ins Detail. Sie legen die Aufgaben fest, die zum Ziel nötig sind, etwa Zeitpläne, Deadlines und mögliche Risiken. „Normale“ Ziele sind in der Regel genau das: ein einzelnes Ziel.

Sie könnten sich zum Beispiel das Ziel setzen: „Ich schließe mein Projekt bis Ende der Woche ab.“ Dieses Ziel ist leider vage und kann im Tagesgeschäft untergehen oder sogar auf die nächste Woche rutschen. Formulieren Sie dasselbe Ziel mit SMART, sieht es so aus: „Ich schließe mein Projekt bis Freitag, 12 Uhr Ostküstenzeit (EST) ab.“ Dieses Ziel ist spezifisch, hat die Deadline Freitag und mit 12 Uhr eine zeitliche Vorgabe.

Sie sehen, wie diese zusätzlichen Details das Ziel überschaubarer und erreichbarer machen. Mit allen nötigen Informationen fällt es leichter, die Schritte zur Erledigung Ihrer Aufgabe zu gehen.

SMART-Ziele umsetzen

Überlegen Sie beim Formulieren von Zielen zuerst, was Sie erreichen wollen, und arbeiten Sie dann rückwärts. Haben Sie eine grobe Vorstellung, füllen Sie die Details mit dem SMART-Rahmen aus. Fragen Sie sich dann bei jedem Ziel:

• Ist es spezifisch?

• Kann ich den Fortschritt messen?

• Ist es erreichbar?

• Ist es relevant?

• Bis wann will ich es erreichen?

Wenn Sie alle diese Fragen beantworten können, haben Sie ein SMART-Ziel. Wenn nicht, passen Sie Ihre Ziele an, bis sie die Kriterien erfüllen. Denken Sie daran: Diese Ziele sollen Ihnen und Ihrem Team helfen. Sorgen Sie also dafür, dass sie für Sie arbeiten und nicht gegen Sie.

SMART-Ziele mit Projektmanagement-Software nutzen

Im Projektmanagement geht es darum, ein Ziel in umsetzbare Schritte zu zerlegen. Hier kommt SMART ins Spiel. Wenn Sie Ihr Projekt planen, setzen Sie konkrete Meilensteine, die erreichbar und relevant sind und einen festen Zeitplan haben. So bleibt Ihr Projekt im Plan und hält seine Deadlines ein.

Bei so vielen konkreten Schritten ist es aber schwer, sie aufeinander abzustimmen und jederzeit zu wissen, wo Sie stehen. Ein Projektmanagement-Programm wie Hive hilft Ihnen, die Zielsetzung zu vereinfachen und Ihre SMART-Ziele zu steuern.

In Hive erstellen Sie Aufgabenlisten, legen Deadlines fest und verfolgen Ihren Fortschritt – alles an einem Ort. So behalten Sie das große Ganze im Blick und konzentrieren sich trotzdem auf die einzelnen Schritte, die Ihr Projekt braucht. Mit Hive für das Projektmanagement gehen Sie mit Ihren SMART-Zielen clever um.

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