4 häufige Herausforderungen im Projektmanagement und wie Sie sie lösen

Wie oft haben Sie ein Projekt gestartet oder versucht zu starten und sich festgefahren gefühlt, noch bevor es richtig losging? Wir alle kennen diese Herausforderungen im Projektmanagement. Dank neuer technischer Entwicklungen gibt es heute aber viele Tools, die helfen, Projekte auf den Weg zu bringen.

Projektmanagement bringt oft verschiedene Herausforderungen mit sich, die den erfolgreichen Start, die Umsetzung und den Abschluss von Projekten behindern können. Dazu gehören fehlende Klarheit über das Projekt im Team, zersplitterte Kommunikation, begrenzte Ressourcenzuweisung, Scope Creep und ineffektives Zeitmanagement.

Die gute Nachricht: PM-Tools helfen bei diesen Herausforderungen, denn sie bieten einen zentralen Ort, an dem Teammitglieder Informationen einsehen und teilen können. Genau damit sollten Sie beginnen. Ohne einen zentralen Ort für Kommunikation und Informationen wird nichts Produktives erreicht.

Mit den richtigen Tipps und Tools können Projektleiterinnen und Projektleiter diese häufigen Herausforderungen meistern und für eine reibungslose Umsetzung und Lieferung sorgen. Sie möchten mehr darüber wissen, welche Herausforderungen Projektmanagement-Tools lösen können? Lesen Sie weiter.

4 häufige Herausforderungen im Projektmanagement

Hier sind vier der häufigsten Herausforderungen im Projektmanagement, die wir bei Teams sehen, die mit Hive starten möchten.

Problem: fehlende Klarheit über die Projektschritte

Wenn ein Projekt startet, gibt es vielleicht ein gemeinsames Ziel, aber keinen klaren Weg dorthin. Das kann zu Problemen im Projekt führen und gefährdet Ihre Produktivität von Anfang an. Und niemand möchte ein Projekt damit beginnen, mit Teammitgliedern oder der Führungskraft über den besten Weg zu streiten.

Lösung: HiveMind KI-Projektplaner

Die gute Nachricht: KI ist inzwischen so klug, dass sie Projekte für uns planen kann. Wir haben Hive um eine neue Stufe an KI-Funktionen erweitert. Sie kann Projekte und nächste Schritte direkt aus Aktionskarten aufbauen und löst damit eine der schwierigsten Herausforderungen im Projektmanagement.

Oben rechts auf der Aktionskarte sehen Sie eine lila Glühbirne. Wenn Sie darauf klicken, können Sie unser KI-Tool „Nächste Schritte vorschlagen“ lassen und den Projektplan für Sie aufbauen. Danach erstellt Hive alle wesentlichen Schritte, damit Ihr Projekt starten kann.

Das Beste daran? Sie müssen nichts kopieren oder einfügen. Wir legen alles als Aktionen für Sie an, und Sie können jeden Teil des Projekts dem passenden Teammitglied zuweisen.

Problem: begrenzte Ressourcen oder Unklarheit über die Verfügbarkeit

Im Verlauf eines Projekts kommen laufend Aufgaben oder Teilprojekte hinzu, und sie summieren sich schnell. Manchmal dauert ein Projekt, das Sie auf 4 Wochen geschätzt haben, 4 Monate, und Sie müssen umplanen. Das ist eine der schwierigsten Herausforderungen im Projektmanagement.

Lassen Sie den beängstigenden Projektzeitplan nicht über sich schweben. Ein Projektmanagement-Tool mit Kapazitäts- und Ressourcenplanung macht Ihnen das Leben deutlich leichter.

Lösung: Zeiterfassung und Ressourcenplanung

Zeiterfassung und Ressourcenplanung sind übliche Bestandteile von Projektmanagement-Tools. Hive bietet eine starke Zeiterfassung, Zeiterfassungsbögen und Ressourcenplanung, die sich alle an die Bedürfnisse Ihres Teams anpassen lassen. In Hive können Sie Ihre Zeit direkt in der Aktionskarte erfassen, an der Sie arbeiten. Sie tragen Zeit ein, indem Sie die „Gesamtzeit“ bearbeiten oder unseren Zeitrekorder nutzen, der die Arbeit für Sie übernimmt.

Für komplexere Ressourcenplanung und Zuweisung ist unsere Ressourcenplanung-App der richtige Ort.

Es gibt zwei Hauptansätze, wie Ressourcenzuweisungen im Ressourcenplanung-Dashboard angezeigt werden. Sie lassen sich kombinieren:

1. Zuweisungen auf Aktionsebene

2. Zuweisungen auf Projektebene

1. Zuweisungen auf Aktionsebene

Um die Ressourcenplanung auf Aktionsebene zu nutzen, müssen bei den Aktionen einige wichtige Angaben ausgefüllt sein:

• Zuständige Person (d. h. wer für diese Aktion verantwortlich ist)

• Schätzung (d. h. die geschätzte Zeit, die diese Aktion voraussichtlich dauert)

• Fälligkeitsdatum (und Startdatum, wenn die Aktion mehrere Tage dauert)

Anhand dieser Angaben wird die Aktion im Ressourcenplanung-Dashboard eingetragen, und die geschätzte Gesamtzeit für jeden Zeitraum wird berechnet. Sie können im Ressourcenplanung-Dashboard auf die Aktion klicken, um weitere Details zu sehen oder die Aktion zu aktualisieren.

2. Zuständige auf Projektebene

Um im Ressourcenplanung-Dashboard anzuzeigen, wann eine Ressource an einem Projekt arbeitet, gehen Sie zu ihrem Namen im Dashboard und ziehen Sie mit der Maus, um einen neuen Eintrag auf Projektebene zu erstellen. Klicken Sie auf Zuweisung bestätigen , wenn Sie bereit sind, die Person über die neue Zuweisung zu informieren!

Mit den Filteroptionen können Sie das Ressourcenplanung-Dashboard so filtern, dass nur bestimmte Projekte, Personen, Teams, Rollen, Phasen, Labels und andere benutzerdefinierte Tags angezeigt werden.

Mit der Ressourcenplanung im Projektmanagement sind Ihnen kaum Grenzen gesetzt. Sie kann die Zusammenarbeit in Ihrem Team grundlegend verändern.

Problem: fehlende zentrale Kommunikation

Wenn E-Mails fliegen, Slack-Nachrichten aufpoppen, Dropbox-Dateien verschickt werden und Teams-Chats laufen, kann das STRESSIG sein. Es ist eine der stressigsten Herausforderungen im Projektmanagement, die wir in Teams und Organisationen gesehen haben. Wir empfehlen, die Kommunikation zu Projekten und Aktionen an einer zentralen Quelle der Wahrheit zu bündeln. Ohne sie verzögern sich Projekte um Wochen oder Monate, weil es kleine Missverständnisse oder Fehler gibt.

Lösung: Chat und Startseite des Projektmanagement-Tools

Um die Kommunikation zu zentralisieren, brauchen Sie ein Tool mit Chat, Dateispeicherung und -freigabe sowie Projektmanagement. Hive ist dafür eine gute Option. Es lässt sich zusammen mit bestehenden Kanälen wie Slack nutzen und auch mit anderen Tools wie Gmail und Dropbox integrieren.

Noch besser: Unsere Seite „Workspace-Aktivität“ zeigt Ihnen das GANZE Bild von allem, woran Ihr Team oder Ihre Organisation täglich arbeitet. So müssen Sie nicht den ganzen Tag mit unzähligen Fragen bei den Teammitgliedern nachhaken.

Problem: zu viele „Quellen der Wahrheit“

Ähnlich wie beim vorherigen Problem entsteht auch dieses durch uneinheitliche Kommunikationswege in Kombination mit fehlender, schlanker Fortschrittsverfolgung. Das kann den Projektabschluss und das Wachstum bremsen. Wenn Assets per E-Mail geprüft werden müssen, Kommentare aber nur in Slack stehen, kann sich jemand, der neu in Ihren Workspace oder Ihr Team kommt, kaum ein vollständiges Bild davon machen, was gerade passiert.

Lösung: Apps und Integrationen in Hive

Zum Glück bieten moderne PM-Tools wie Hive zusätzliche Funktionen wie unsere Hive Apps und Integrationen, die all diese Informationen an einem Ort zusammenführen (und speichern!). Unsere meistgenutzte App heißt Proofing und Freigaben. Sie gibt Nutzenden ein Portal, über das sie Feedback und Gedanken zu Assets geben können.

Bonus: Sie hinterlässt eine Dokumentation für alle anderen Teammitglieder, die Informationen zu Assets, Freigaben und dem aktuellen Stand brauchen. Damit entfällt eine der komplexesten Herausforderungen im Projektmanagement: neue Teammitglieder einzuführen und auf den neuesten Stand zu bringen. Auch Integrationen wie Google Mail und Slack helfen, diese eine Quelle der Wahrheit zu erhalten. Besonders hilfreich sind bidirektionale Synchronisierungen zwischen diesen Tools.

Hive kostenlos testen

Die gute Nachricht: Sie müssen nichts bezahlen, um großartige PM-Tools wie Hive zu nutzen. Unser Free-Plan und unser Starter-Plan sind beide einsteigerfreundlich, während Sie entscheiden, ob Hive zu Ihnen passt. Alle unsere Pläne haben außerdem eine kostenlose Testphase von 14 Tagen. Juhu!

Haben Sie weitere Herausforderungen im Projektmanagement, bei denen Sie Hilfe brauchen? Sagen Sie uns Bescheid, und wir richten Ihnen einen individuellen Workflow in Hive ein, der hilft, egal wie komplex Ihre Herausforderung ist. Es gibt keine „zu“ häufigen Herausforderungen im Projektmanagement. Alles betrifft Teams unterschiedlich, und wir helfen gern.