Was sind Stakeholder im Projektmanagement?

Jedes Projekt ist einzigartig, mit eigenen Zielen, Beteiligten und Herausforderungen. Eines bleibt jedoch in jedem Projekt gleich: Alle Projektbestandteile brauchen eine wirksame Kommunikation – ob Ressourcen, Teammitglieder oder andere logistische Faktoren.

Damit Ihr Projekt im Zeitplan bleibt und seine Ziele erreicht, müssen Sie die Stakeholder kennen und wissen, wie Sie erfolgreich mit ihnen kommunizieren. Dieser Artikel erklärt, was Stakeholder sind, wie sie in Ihren Arbeitsalltag passen und wie wichtig es ist, Ihr Team gut zu steuern.

Was sind Stakeholder?

Stakeholder sind eine Gruppe von Personen (oder auch nur eine einzelne Person), die ein Projekt beeinflussen oder von Ablauf und Ergebnis des Projekts betroffen sein können. Stakeholder können innerhalb oder außerhalb der Organisation stehen, und ihr Einfluss auf das Projekt kann unterschiedlich groß sein.

Diese Personen haben „einen Anteil am Projekt“ (englisch „a stake“) – daher stammt der Begriff „Stakeholder“. Stakeholder gibt es auf allen Ebenen eines Unternehmens und eines Teams, und oft reichen sie durch die gesamte Organisation.

Ein Projekt, das ein neues Produkt für ein Unternehmen entwickelt, kann zum Beispiel diese Stakeholder haben:

• Die Geschäftsführung, die letztlich für den Erfolg oder Misserfolg des Projekts verantwortlich ist.

• Die Marketingabteilung, die das Produkt verkaufen soll.

• Das Team für Forschung und Entwicklung, das das Produkt entwickelt.

• Die Finanzabteilung, die die nötigen Mittel für das Projekt bereitstellen muss.

• Das Produktionsteam, das das Produkt fertigt.

• Die Inhaber des Unternehmens, abhängig von Struktur und Rechtsform der Organisation.

Allein in diesem einen Projekt haben wir mindestens 6 Stakeholder identifiziert. Ob das Projekt gelingt oder scheitert, hängt davon ab, wie sich das Ergebnis auf all diese Stakeholder auswirkt. Alle müssen über den Fortschritt auf dem Laufenden gehalten werden und Aufgaben erledigen, die zum Abschluss des Projekts beitragen.

Brauchen Sie in einem Projekt wirklich einen Stakeholder?

Die Antwort lautet: vielleicht. Ob Sie Stakeholder brauchen, hängt vom Umfang des Projekts ab und davon, was für die einzelne Person oder Gruppe auf dem Spiel steht. Ist ein Projekt sehr klein und riskiert wenig, müssen Sie nicht unbedingt alle Stakeholder einbinden. Mehr Teammitglieder zu beteiligen, kann in solchen Fällen sogar die Effizienz senken. Deshalb ist es wichtig zu wissen, wann Sie weitere Stakeholder aus Ihrem Team hinzuziehen.

Ein Beispiel ist ein einfaches Arbeitsergebnis wie ein Bericht, von dem vielleicht nur ein Stakeholder betroffen ist. Hier müssen Sie keine weiteren Stakeholder in das Projekt einbinden.

Ist das Projekt dagegen groß und mit vielen Risiken verbunden, sollten Sie möglichst viele Stakeholder einbeziehen. So sammeln Sie unterschiedliche Perspektiven und Ideen, um Risiken zu verringern.

Ein Beispiel dafür ist der Aufbau einer komplett neuen Website. Mögliche Stakeholder in diesem Projekt sind die Marketingabteilung, die sicherstellt, dass die Website die Bedürfnisse der Kundschaft erfüllt, die IT-Abteilung, die für Sicherheit und einfache Bedienung sorgt, und die Finanzabteilung, die darauf achtet, dass das Budget eingehalten wird.

Wie identifiziert man Stakeholder?

Es gibt mehrere Wege, Stakeholder zu identifizieren. Der erste ist eine Stakeholder-Analyse. Dabei identifizieren Sie jeden Stakeholder und bewerten seine Bedeutung. Das gelingt über Umfragen, Interviews oder sogar Fokusgruppen.

Ein weiterer Weg: Prüfen Sie einfach, wer vom Projekt betroffen sein wird. Diese Personen sind vielleicht nicht direkt am Projekt beteiligt, aber sie spüren trotzdem die Folgen. Sie können auch fragen, wer ein berechtigtes Interesse am Erfolg des Projekts hat. Das kann von Anteilseignern bis zu Lieferanten jeder sein. Lassen Sie keinen Stein auf dem anderen! Stakeholder finden Sie überall!

So verstehen Sie Ihre Stakeholder

Sobald Sie Ihre Stakeholder identifiziert haben, müssen Sie die konkreten Ziele und Erwartungen an das Projekt verstehen. Auch hier ist es meist am besten, sich direkt zu treffen oder zu telefonieren, um genau zu erfahren, was der Stakeholder vom Projekt erwartet. Beispiele für Fragen an Ihre Stakeholder:

• Welche Ziele haben Sie für dieses Projekt?

• Was erwarten Sie als Ergebnis dieses Projekts?

• Welchen Zeitplan haben Sie für dieses Projekt?

• Gibt es bestimmte Ergebnisse, die Sie erwarten?

• Gibt es Interessenkonflikte, die wir kennen sollten?

Haben Sie all diese Informationen von Ihrem Stakeholder gesammelt, können Sie einen Kommunikationsplan erstellen. Er sollte festlegen, wie oft Sie mit jedem Stakeholder kommunizieren, auf welchem Weg und welche Art von Informationen Sie teilen.

Bedenken Sie: Stakeholder können unterschiedliche Meinungen zum Projekt und seinen Zielen haben. Es gehört zu den Aufgaben der Projektleitung, dafür zu sorgen, dass alle auf dem gleichen Stand sind und auf dasselbe Ziel hinarbeiten. In manchen Fällen müssen Sie Stakeholder mit widersprüchlichen Interessen steuern.

Wie steuert man Stakeholder wirksam?

Wirksame Kommunikation und Stakeholder-Management sind entscheidend für den Projekterfolg. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Stakeholder zu identifizieren und zu verstehen, legen Sie von Anfang an den Grundstein für den Erfolg. Mit diesen fünf Schritten steuern und informieren Sie Ihre Stakeholder wirksam, noch bevor die erste Aufgabe angelegt ist:

• Identifizieren Sie Ihre Stakeholder früh im Projekt.

• Kommunizieren Sie regelmäßig mit den Stakeholdern.

• Stellen Sie sicher, dass alle Stakeholder die Ziele des Projekts und ihre Rolle darin verstehen.

• Holen Sie während des gesamten Projekts Feedback von jedem Stakeholder ein.

• Gehen Sie Bedenken oder Probleme von Stakeholdern sofort an.

Mit gutem Management und offenen Kommunikationswegen können Stakeholder ein großer Gewinn für ein Projekt sein, aber auch eine Quelle für Konflikte. Leider haben nicht alle Stakeholder dieselben Interessen oder Prioritäten. So kann der CEO stärker auf das Ergebnis achten, während die Marketingabteilung vor allem die Kundenbedürfnisse im Blick hat. Diese konkurrierenden Interessen auszubalancieren, kann schwierig sein. Eine erfolgreiche Projektleitung hält deshalb alle Kommunikationswege offen, damit sie sich auf Änderungen einstellen kann.

Software zur Unterstützung von Stakeholdern

Jedes Projekt und jeden Stakeholder im Blick zu behalten, kann eine große Aufgabe sein. Mit einer Projektmanagement-Software wie Hive halten Sie alles für alle Ihre Stakeholder an einem Ort. Wenn Sie Ihre Projekte mit Hive verwalten, können Sie:

• Unbegrenzt viele Stakeholder hinzufügen und ihre Kontaktdaten verwalten.

• Das Projekt aus der Perspektive jedes Stakeholders ansehen.

• Stakeholder einladen, bestimmte Aufgaben oder Ergebnisse zu kommentieren.

• Benachrichtigungen erhalten, wenn ein Stakeholder eine Aufgabe kommentiert.

• Nachverfolgen, welche Aufgaben jedem Stakeholder zugewiesen sind.

Jeder Stakeholder kann in Hive eine eigene Ansicht haben und bleibt so bei den Themen auf dem Laufenden, die für ihn wichtig sind. Benachrichtigungen sorgen außerdem für regelmäßige Updates. Mit Funktionen wie Kommentaren und Aufgabenzuweisung stellen Sie sicher, dass jeder Stakeholder ins Projekt eingebunden ist und seine Rolle kennt. So steuern Sie Ihre Stakeholder mit Hive wirksam und halten Ihr Projekt auf Erfolgskurs.

Hive ist die erste demokratisch entwickelte Produktivitätsplattform der Welt. Erfahren Sie hier, wie wir Ihnen helfen können.