6 Zeitfresser, die Ihnen vielleicht gar nicht auffallen

Sie haben Probleme mit dem Zeitmanagement und wissen nicht, warum? Vielleicht stecken Zeitfresser dahinter, die Ihnen gar nicht bewusst sind. Karriereberaterin und Autorin Laurie Ruettimann war früher Personalleiterin bei Unternehmen wie Monsanto und Pfizer. Hier erklärt sie Hive, wie Sie aufhören, Zeit zu verschwenden, und Ihren Zeitplan wieder im Griff haben.

1. Zu viel (oder zu wenig) tun

Laut Ruettimann sind typische Zeitfresser im Büro Klatsch und Tratsch oder soziale Medien. Es gibt aber auch weniger bekannte Zeitfresser. Sie wirken auf den ersten Blick, als würden sie Ihre berufliche Entwicklung fördern.

„In dieser Situation gibt es zwei Arten von Beschäftigten“, sagt Ruettimann. „Die einen nutzen die freie Zeit, um mehr Arbeit zu übernehmen oder sich weiterzuentwickeln. Die anderen shoppen online und schauen sich Hundevideos auf TikTok an.“

Ruettimann weist darauf hin, dass beides im Übermaß der Arbeit schaden kann. Ob Sie Zeit mit etwas Produktivem oder Unproduktivem verlieren: Fragen Sie sich, warum Sie es tun und was es den Projekten Ihres Teams bringt. Sonst beschäftigen Sie sich nur mit Scheinarbeit. Und die kann genauso schlimm sein wie gar keine Arbeit.

Falls Sie nicht priorisieren können und deshalb entweder zu viel oder zu wenig arbeiten, hilft Ihnen die Priorisierung der Aktionskarten in Hive beim Fokussieren. Die Prioritätsstufen legen nicht Sie allein fest, sondern das ganze Team. So behalten Sie mit einem festen System den Überblick, auch wenn Sie sich gerade unorganisiert fühlen.

2. Zu langsam arbeiten

Ein weiterer Zeitfresser ist laut Ruettimann zu langsames Arbeiten. Vielleicht verbringen Sie zu viel Zeit mit einer einzelnen Aufgabe. Oder Sie arbeiten sich durch Ihre To-do-Liste und suchen die nächste Aufgabe. In beiden Fällen verlieren Sie Zeit, wenn Sie nicht aufpassen und ständig zwischen Fenstern wechseln oder alle paar Minuten Slack öffnen.

„Aufgabenlisten sind ein Muss für Menschen, die sich leicht ablenken lassen“, sagt Ruettimann. Hive bietet Tools wie eine persönliche Ansicht Ihrer Aktionen. So wissen Sie genau, was heute auf Ihrem Plan steht.

Ruettimann empfiehlt außerdem, auf Ihre Vorgesetzten zuzugehen, wenn Sie Probleme mit verlorener Zeit haben.

„Sie können auch Ihre Führungskraft bitten, Sie auf Kurs zu halten“, ergänzt sie, „zum Beispiel mit wöchentlichen Check-ins und Einzelgesprächen.“ Mit Hive Notes können Sie gemeinsam mit Ihrer Führungskraft während eines Check-ins Notizen machen. Außerdem legen Sie sich dort Aufgaben fest, die Sie nach dem Meeting erledigen.

3. Sich Sorgen über Fehler machen

Ruettimann erklärt, dass zu große Angst vor möglichen Missverständnissen oder Patzern unbemerkt Zeit kostet.

„Viele verlieren auch Zeit, weil sie Angst haben, Entscheidungen zu treffen“, sagt Ruettimann. „Die Ironie dabei: Genau diese Menschen werden später entlassen oder bei Beförderungen übergangen, weil sie nie ein Risiko eingehen.“

Ob Sie es glauben oder nicht: Hive hat Tools, die Ihnen einen Teil der Angst vor Fehlern nehmen. Mit den einfachen Proofing-Tools können Sie sicher sein, dass alle Kolleginnen und Kollegen, deren Meinung Sie brauchen, Ihre Arbeit prüfen. Ihre Aktion gilt erst als erledigt, wenn sie wirklich passt.

4. Sich zu sehr an anderen orientieren

Teamarbeit gehört zu jedem Job. Ruettimann sagt aber: Wer sich bei Aufgaben, die er allein bewältigen kann, zu sehr auf andere verlässt, verschwendet Zeit. Sie sollten nicht an Ihrer Leistung zweifeln. Auch wenn Sie neu im Team sind, kann es einen großen Teil Ihres Arbeitstags kosten, alles mit Kolleginnen und Kollegen gegenzuprüfen. Man hat Sie eingestellt, weil Sie in Ihrem Bereich Expertin oder Experte sind, so Ruettimann. Sie sollten nicht ständig Bestätigung brauchen, um an Ihre Fähigkeiten zu glauben.

„Wer unbedingt ein ‚Teamplayer‘ sein will, macht die Dinge oft zu kompliziert und bremst das Team aus“, erklärt Ruettimann. „Sie wurden für Ihren Job eingestellt. Vertrauen Sie auf Ihr Fachwissen. Wagen Sie den Versuch.“

Auch wenn Sie sich etwas Anleitung wünschen: Hive steht hinter Ihnen, wenn Sie die Flügel ausbreiten und eigenständig loslegen wollen. Haben Sie vergessen, den Link zum Zoom-Meeting zu verschicken? Mit den Hive-Integrationen starten Sie spontan ein Zoom-Meeting und laden alle aus dem Gruppenchat Ihres Teams mit einem Schritt ein.

5. Glauben, man habe zu viel Zeit

Sie können auch ein Zeitfresser sein, wenn Sie annehmen, mehr Zeit zu haben, als es tatsächlich der Fall ist. Ruettimann sagt: Auch wenn sich der Großteil Ihrer Arbeit in weniger Zeit erledigen lässt, als Sie im Büro verbringen, heißt das nicht, dass Sie den Rest der Arbeitswoche schleifen lassen dürfen.

Ruettimann erzählt, dass ihr Vater ihr früher riet, bei der Arbeit so viel Zeit wie möglich zu verschwenden. Das habe ihr eine wichtige Lektion über eine solide Arbeitsmoral erteilt.

„Das war eine bewusste Entscheidung von ihm, und sie fasste zusammen, was er von Arbeit hielt: Sie ist etwas für Dumme. Wenn er Zeit verschwenden und trotzdem bezahlt werden konnte, tat er es.“

Gefährden Sie niemals Ihre Arbeitsmoral, indem Sie Zeit verschenken, die Sie vermeintlich haben. Wenn Sie durchatmen möchten, machen Sie bewusst angemessene Pausen, in denen Sie neue Kraft tanken. In Hive können Sie einen Nutzerstatus anpassen. Damit zeigen Sie Kolleginnen und Kollegen, dass Sie im Meeting sind, Kaffee holen oder kurz spazieren gehen. So gehen Sie verantwortungsvoll mit Ihrer Zeit um.

6. Auf einen anderen Zeitfresser warten

Ruettimann sagt: Wenn Sie auf jemanden warten, von dem Sie wissen, dass er Zeit verschwendet, verlieren womöglich auch Sie Zeit.

„Wenn ein Teammitglied unkonzentriert ist oder Zeit verschwendet, seien Sie ein ‚Vorbild unter Gleichgestellten‘ und leben Sie die Werte vor, die Ihnen wichtig sind“, sagt sie. „Dokumentieren Sie, wann Sie Ihre Arbeit nicht erledigen können, weil es an Ihrem Kollegen liegt. Und seien Sie bereit, Nein zu sagen, wenn dieser unorganisierte Kollege Sie bittet, zusätzlichen Aufwand zu betreiben, um seine Versäumnisse auszubügeln.

Ruettimann betont, dass klare Grenzen im Umgang mit Zeitfressern unerlässlich sind. Arbeiten Sie an einem Projekt mit jemandem, der ein Zeitfresser sein könnte? Dann hilft die Zeiterfassung in Hive: Sie können eine Zeitschätzung für die Dauer einer Aktion hinterlegen. Wenn Aufgaben nicht rechtzeitig fertig werden, sehen Sie so, wo es hakt. Dann können Sie ein offenes Gespräch mit Ihrem Teammitglied führen, wie es weitergeht.

Hive ist die erste demokratisch entwickelte Produktivitätsplattform der Welt. Hier erfahren Sie, wie wir Ihnen helfen können.