Die 10 ungeschriebenen Regeln der Büro-Etikette

Es ist Ihr erster Tag im neuen Job. Sie betreten das Büro und merken: Aufteilung, Menschen und Tempo sind völlig anders als in Ihrer letzten Position.

Wie gewöhnen Sie sich an das neue Umfeld und bleiben dabei professionell? Jedes Büro hat eigene Vorstellungen davon, was eine gute Mitarbeiterin oder einen guten Mitarbeiter ausmacht. Es gibt aber allgemeine Regeln der Büro-Etikette, die Sie bei jedem Jobwechsel mitnehmen können.

Was ist Büro-Etikette und warum ist sie wichtig?

Büro-Etikette ist ein Satz ungeschriebener Regeln für professionelles und höfliches Verhalten am Arbeitsplatz. Die Büro-Etikette unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Grundsätzlich helfen gute Umgangsformen aber dabei, starke Beziehungen zu Kolleginnen, Kollegen und Kunden aufzubauen und die eigene Karriere voranzubringen. Bei der Etikette gilt: Der erste Eindruck zählt. Eine aktuelle Studie von Forschenden der University of Chicago zeigt: Menschen ändern ihr Urteil über jemanden viel schneller aufgrund von schlechtem als aufgrund von gutem Verhalten. Ein weniger guter Eindruck bleibt also haften. Er kann verhindern, dass Sie wichtige Beziehungen zu Ihrem Team und Ihrer Führungskraft aufbauen. Wer von Anfang an gute Beziehungen pflegt, findet sich schnell im Arbeitsumfeld zurecht und überzeugt seine Führungskraft. Wer gute Umgangsformen hat, zeigt außerdem, dass er seine Arbeitsleistung ernst nimmt. Das kann der Weg zu künftigen Beförderungen sein. Die folgenden Regeln der Büro-Etikette können Sie in Ihrem Arbeitsumfeld anwenden.

10 Regeln der Büro-Etikette

1. Seien Sie pünktlich.

Zeit ist kostbar. Niemand möchte das Gefühl haben, dass Ihre Zeit Ihnen wichtiger ist als die der anderen. Ob Sie ins Büro kommen, einen Kunden besuchen oder eine Deadline einhalten: Pünktlichkeit zeigt, dass Sie Ihre Arbeit ernst nehmen und die Zeit des Gegenübers respektieren. Wenn Sie eine Deadline verpassen, ist das ganze Team betroffen und muss unter Umständen für Sie einspringen. Kunden erwarten hochwertigen Service. Kommen Sie zu spät zu einem Termin, stellen sie vielleicht ihre Investition infrage und fragen sich, ob Sie ihre Zeit wertschätzen. Verspäten Sie sich, ist es höflich, dem Gegenüber Bescheid zu geben und es über Ihren Zeitplan auf dem Laufenden zu halten.

2. Vermeiden Sie Klatsch und Tratsch.

Sie denken, die Schulzeit sei vorbei? Am Arbeitsplatz ist das nicht immer so. Es ist normal, sich über die Arbeit zu ärgern. Achten Sie aber darauf, wie viel Sie preisgeben. Wie Sie mit Menschen umgehen, sagt etwas über Ihren Charakter aus. Wenn Sie negativ über Ihre Kolleginnen und Kollegen sprechen, verbinden andere Sie womöglich mit dieser Negativität. Außerdem vertrauen Ihnen Teammitglieder weniger, wenn sie hören, wie Sie über andere herziehen. Sie fragen sich dann, ob Sie das auch bei ihnen tun.

3. Verstehen Sie Ihr Arbeitsumfeld.

Beobachten Sie Ihr Arbeitsumfeld und versuchen Sie, es zu verstehen. So wissen Sie, was angemessen ist. Start-ups haben zum Beispiel einen lockereren Dresscode. Arbeiten Sie im Unternehmenssektor, kleiden Sie sich eher businessmäßig. Laut dem Columbia University Center for Career Education haben Sie in einer größeren Organisation Zugang zur Personalabteilung und zu internen Schulungen. In kleineren Unternehmen lernen Sie, indem Sie andere beobachten und Fragen stellen. Die Werte und Richtlinien Ihres Unternehmens lernen Sie mit der Zeit kennen. Um sich im Unternehmen zurechtzufinden, sollten Sie aber recherchieren und beobachten.

4. Halten Sie alles sauber.

Bei der Arbeit möchten Sie nicht als jemand gelten, der nicht hinter sich aufräumt. Lassen Sie in Gemeinschaftsbereichen Kaffeetassen, Papierstücke oder Snacks liegen, räumt jemand anderes für Sie auf. Das kostet Zeit und Geduld. Ein sauberer und aufgeräumter Schreibtisch oder Arbeitsplatz gehört außerdem zu Ihrer professionellen Marke. Prüfen Sie regelmäßig, ob Ihr Arbeitsplatz sauber geblieben ist.

5. Nehmen Sie Rücksicht darauf, wie andere arbeiten.

Menschen arbeiten unterschiedlich. Nehmen Sie daher im Großraumbüro Rücksicht. Manche möchten laut Musik hören, andere brauchen Stille. Wenn Sie Musik, Podcasts oder andere Audioinhalte hören möchten, nutzen Sie Kopfhörer. Falls erlaubt, suchen Sie sich einen abgetrennten Arbeitsplatz oder ein Büro.

6. Seien Sie persönlich, aber professionell.

Sie sehen Ihre Kolleginnen und Kollegen die meiste Zeit der Woche. Es ist menschlich, sie auch persönlich kennenzulernen. Wenn Sie nichts von sich preisgeben, wirken Sie vielleicht arrogant. Gleichzeitig sollten Sie nicht alles erzählen, etwa von einem betrügenden Partner oder von wilden Wochenenden. Das kann Sie und andere von professionellen Projekten ablenken. Achten Sie auch auf die Grenzen anderer. Persönliche Informationen zu teilen ist eine Entscheidung. Drängen Sie daher niemanden, etwas preiszugeben.

7. Zeigen Sie echtes Interesse.

Uns gehen allen Tausende Gedanken durch den Kopf. Wir haken To-do-Listen ab, machen uns Sorgen, wie wir Aufgaben schaffen, und fragen uns, ob wir die Reinigung abgeholt haben. Im Gespräch mit Kolleginnen, Kollegen oder Kunden hoffen wir, dass sie sich kurzfassen, damit wir weitermachen können. Menschen merken aber, wenn Sie aktiv zuhören. Schenken Sie Ihrem Gegenüber im Gespräch Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit, halten Sie guten Blickkontakt und stellen Sie neugierige Rückfragen. So merken andere, dass Sie konzentriert sind und dass es angenehm ist, mit Ihnen zu sprechen.

8. Stellen Sie andere einander vor.

Ob Sie neu am Arbeitsplatz sind oder schon länger im Job: Es gibt immer mehr Menschen kennenzulernen. Es ist unangenehm, verlegen in einer Gruppe zu stehen, in der niemand weiß, wer Sie sind – und umgekehrt. Stellen Sie Menschen einander vor, wenn sich die Gelegenheit bietet. Das ist höflich und gibt anderen das Gefühl, geschätzt zu werden.

9. Seien Sie in jeder Form der Kommunikation höflich und professionell.

Am Telefon, per E-Mail und im persönlichen Meeting ist es wichtig, professionell zu bleiben. Bedenken Sie beim Schreiben von E-Mails, dass Tonfall und Mimik fehlen. Halten Sie Nachrichten daher kurz, aber freundlich. Senden Sie nichts, was Sie nicht auch persönlich sagen würden, denn E-Mails bleiben bestehen.

10. Legen Sie in Meetings das Handy weg.

Heutzutage fällt es schwer, das Handy aus der Hand zu legen. In Meetings sollten Sie aber keine Nachrichten schreiben und nicht im Internet surfen. Das vermittelt den Eindruck, dass Sie nicht aufpassen. Vor einem Kunden wirft das auch ein schlechtes Licht auf Ihr Unternehmen. Schalten Sie Ihr Handy in Meetings aus oder stellen Sie es auf lautlos.

Wie können Führungskräfte die Büro-Etikette beeinflussen?

Etikette am Arbeitsplatz wird von oben vorgelebt. Als Führungskraft können Sie Ihrem Team ein gutes Vorbild sein. Sind Führungskräfte pünktlich, höflich und professionell, setzen sie den Ton für ihr Team und fördern die Unternehmenskultur. Mitarbeitende lernen die Etikette am einfachsten kennen, wenn die Regeln im Handbuch stehen. Alternativ bitten Sie die Personalabteilung, Etikette in Onboarding-Präsentationen oder Handbücher aufzunehmen.

Führungskräfte können außerdem den Respekt unter Kolleginnen und Kollegen fördern. Sie vermeiden Klatsch und behandeln ihre Teammitglieder gleich. Bei Konflikten ist es wichtig, beide Seiten anzuhören, ohne einzelne Personen zu bevorzugen. Führungskräfte können daran erinnern, dass Professionalität erwartet wird. Bei Bedarf können sie sich Rat bei der Personalabteilung holen. Positive Verstärkung gelingt, indem Sie Mitarbeitenden Anerkennung zeigen, die über die Standards hinausgehen.

Wir denken nicht immer bewusst über Etikette nach. Doch bestimmte Formalitäten zeigen, dass Sie besonders engagiert sind. Gute Geschäftsetikette kann Ihre Karriere beschleunigen und das Arbeitsumfeld angenehmer machen. Die wichtigsten Grundregeln: Respektieren Sie die Zeit und die Arbeitsgewohnheiten anderer, vermeiden Sie Klatsch und informieren Sie sich über Ihr Arbeitsumfeld.

Dieser Artikel erschien zuerst bei FairyGodBoss.