So definieren und messen Sie KPIs für Ihr Unternehmen

Wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, haben Sie bestimmt schon von einem Key Performance Indicator gehört. Oder Ihnen sagt die Abkürzung mehr: KPI. Sie haben KPIs in Meetings oder E-Mails gehört und wissen immer noch nicht genau, was sie sind und was sie für Sie bedeuten? Dann helfe ich Ihnen weiter. Wenn Sie wissen, was ein KPI ist, hilft Ihnen das nicht nur persönlich. Genauso wichtig ist zu verstehen, wie man KPIs einführt und warum sie für ein Unternehmen wichtig sind. In diesem Artikel erkläre ich, warum KPIs wichtig sind, wie Sie sie messen und welche Tools beim Messen und Verfolgen helfen. Wenn also das nächste Mal jemand im Quartalsmeeting über KPIs spricht, müssen Sie nicht so tun, als wüssten Sie Bescheid. Sie wissen dann wirklich Bescheid.

Warum KPIs wichtig sind

Im Kern sind Key Performance Indicators (KPIs) Kennzahlen, die Sie verfolgen, um die Leistung Ihres Unternehmens zu beurteilen. Das kann alles Mögliche sein, vom Gesamtumsatz bis zur Kundenzufriedenheit. Wenn Sie bestimmte KPIs beobachten, sehen Sie klar, wie Ihr Unternehmen dasteht, und erkennen Bereiche, die besser werden müssen. Sie können (und sollten) mehr als einen KPI verfolgen. KPIs gibt es in fast jedem Unternehmensbereich, vom Marketing über den Betrieb bis zur Softwareentwicklung. Jedes Unternehmen setzt eigene Schwerpunkte bei den KPIs, die für es wichtig sind. Trotzdem lohnt es sich für die meisten Unternehmen, einige allgemeine Kategorien zu verfolgen. Dazu gehören:

• Finanz-KPIs wie Umsatz und Gewinnmargen.

• Kunden-KPIs wie Zufriedenheit und Kundenbindungsraten.

• Betriebs-KPIs wie die Verfügbarkeit des Geschäftsbetriebs und die interne Effizienz.

Warum sind KPIs also wichtig? Wenn Sie KPIs verfolgen, treffen Sie bessere Entscheidungen darüber, wo Sie Ressourcen einsetzen und wie Sie Ihr Unternehmen verbessern. Außerdem erkennen Sie Probleme, bevor sie außer Kontrolle geraten und großen Schaden anrichten. KPIs zeigen auf einen Blick, wie Ihr Unternehmen abschneidet. Sie machen Bereiche sichtbar, in denen Sie sich verbessern sollten. Das ist für jedes Unternehmen wichtig, das der Konkurrenz voraus bleiben will.

Herausforderungen beim Messen und Verfolgen von KPIs

Das Messen und Verfolgen von KPIs ist für jede Organisation eine Herausforderung, ob groß oder klein. Einige zentrale Hürden bringen selbst bestens gemeinte Teams ins Straucheln. Erstens: die Datenerfassung. Um KPIs genau zu messen, brauchen Sie verlässliche Datenquellen. Die sind leider nicht leicht zu bekommen, vor allem, wenn Sie auf manuelle Dateneingabe setzen. Doch auch mit automatisierten Systemen sind menschliche Fehler immer möglich. Zweitens: die Datenanalyse. Haben Sie Ihre Daten, müssen Sie sie auch verstehen. Das ist knifflig, besonders bei großen Datensätzen oder wenn Sie keinen Plan haben oder nicht wissen, wie Sie viele Informationen verarbeiten. Sie müssen Trends und Muster in den Daten erkennen und entscheiden, welche KPIs am wichtigsten sind. Drittens: Transparenz und Kommunikation. Das Messen und Verfolgen von KPIs nützt nur, wenn Sie die Ergebnisse an Entscheidungsträger weitergeben. Das heißt: Sie stellen die Daten klar und knapp dar, damit sie Entscheidungen unterstützen. Bei all diesen Hürden überrascht es nicht, dass das Messen und Verfolgen von KPIs schwierig sein kann. Mit sorgfältiger Planung und Umsetzung lassen sich die Hürden aber überwinden, und Sie messen und verfolgen Ihre KPIs erfolgreich.

So messen Sie Ihre Unternehmens-KPIs erfolgreich

Jetzt kennen wir die Fallstricke und Fehler beim Messen und Verfolgen von KPIs. Sehen wir uns an, wie es richtig geht. Diese Tipps helfen Ihnen beim Umgang mit Ihren Unternehmens-KPIs:

KPIs festlegen

Die Grundlage für den Erfolg ist die Wahl der KPIs, die zu Ihrer individuellen Unternehmensstrategie passen. Sie können ein übergeordnetes KPI-Ziel für Ihr Unternehmen setzen, zum Beispiel „Jahresumsatz um X % steigern“. Sie können auch kleinere, überschaubare KPIs festlegen, zum Beispiel „diese Woche X Anrufe führen“ oder „im vierten Quartal drei Berichte versenden“. Vom Unternehmen insgesamt bis zu den KPIs einzelner Teams: Denken Sie daran, dass Ziele, Kennzahlen und Meilensteine variieren. Legen Sie sie deshalb strategisch fest.

Passendes Tracking einrichten

Wissen Sie, welche KPIs Sie verfolgen, richten Sie ein System dafür ein. Dazu können Sie eigene Berichte in Ihrem Projektmanagement-System erstellen. Oder Sie richten passende Integrationen ein, zum Beispiel um Google Analytics mit Salesforce oder einem anderen CRM zu verbinden. Wenn Ihre Arbeits-Tools Informationen austauschen, verfolgen Sie alle relevanten KPIs und Kennzahlen an einem Ort. So sehen Sie leichter ein umfassendes Bild Ihres Fortschritts, analysieren Ihre Daten und treffen fundierte Entscheidungen.

Fortschritt beobachten

Den Fortschritt Ihrer KPIs zu beobachten ist ein Kinderspiel, wenn Sie die richtigen Tracking-Tools einrichten und nutzen. Mit der Projektmanagement-Plattform von Hive verfolgen, beobachten und kommunizieren Sie Ihren Fortschritt ganz einfach. Mit der integrierten Anwendung Goals von Hive und anpassbaren Dashboards für Berichte und Analysen planen Sie regelmäßige Check-ins. So erkennen Sie Trends und Bereiche mit Verbesserungspotenzial.

Überprüfen und anpassen

Denken Sie daran, Ihre KPI-Strategie regelmäßig zu überprüfen und anzupassen. Ein KPI, der im letzten Monat gut funktioniert hat, ist nicht automatisch auch in diesem Monat aussagekräftig. Regelmäßige Überprüfungen und der Austausch mit Ihrem Team über einzelne KPIs halten Ihre Unternehmensstrategie auf Kurs.

Aussagekräftige KPIs wählen

Wenn Ihre KPIs nicht korrekt und aussagekräftig sind, treffen Sie auf Basis fehlerhafter Daten falsche Entscheidungen für Ihr Unternehmen. Mit einigen Maßnahmen bauen Sie korrekte und aussagekräftige KPIs auf und vermeiden das.

• Messen Sie die richtigen Dinge. Fragen Sie sich, ob der KPI, den Sie verfolgen möchten, in Ihrer Branche wirklich auf Erfolg oder Misserfolg hinweist.

• Sorgen Sie für verlässliche Daten. Bauen Sie Kontrollen ein, die Fehler bei der Dateneingabe verhindern, und prüfen Sie Informationen am besten mit mehreren Datenquellen gegen.

• Sprechen Sie mit den Beteiligten. Die Zustimmung und das Feedback Ihrer Teammitglieder sind entscheidend, um zu verstehen, ob der KPI, den Sie verfolgen, wertvoll ist.

KPIs zu verfolgen und ihren Erfolg zu überwachen kann schwierig sein. Sind sie aber einmal etabliert, sind Sie immer froh, dass Sie sich die Zeit dafür genommen haben. Wenn Sie verstehen, was KPIs sind und wie man sie misst, treffen Sie datenbasierte Entscheidungen, die zum Gesamterfolg Ihres Unternehmens führen. Und im nächsten Team-Meeting wissen Sie immer, wovon alle reden! Verfolgen Sie KPIs in Ihrem Unternehmen? Wie stellen Sie sicher, dass sie korrekt und aussagekräftig sind?