Bilan de l’année chez Hive

Quelle année que 2020! Je pense que nous poussons tous un grand soupir de soulagement à l’approche rapide de 2021, mais malgré les hauts et les bas, nous avons fait des progrès remarquables dans notre façon de travailler. Depuis que les entreprises sont passées au télétravail en mars, nous avons repensé comment, quand, où et pourquoi nous travaillons. Et Hive a évolué avec vous. Saviez-vous que nous avons aidé des équipes à terminer plus de 10 000 000 d’actions rien qu’en 2020? Voici donc un bilan de l’année, qui vous présente étape par étape quelques-uns des plus grands changements apportés en 2020 pour vous aider, vous et votre équipe en télétravail, à travailler plus vite, mieux et plus efficacement. 

Hive 2.0

Le plus grand changement de l’année a peut-être été le lancement de Hive 2.0, qui comprenait une carte d’action repensée et un système de navigation mis à jour dans Hive.  Nouvelle navigation La nouvelle disposition est centrée sur le panneau latéral de gauche, qui regroupe tout, de Mes actions aux applications et aux projets. Ce panneau est devenu votre nouveau point d’accès à tout ce qui se trouve dans Hive. La vue Mes actions est maintenant ancrée en haut à gauche de votre barre de navigation. Elle vous mène à votre liste de tâches, qui affiche chaque tâche qui vous est assignée, avec ses échéances. Nous avons aussi facilité la personnalisation de votre panneau de navigation. Pour détacher des applications Hive du panneau, cliquez sur Applications, puis utilisez les épingles sur les tuiles pour les détacher ou les épingler au panneau. Vous pouvez accéder à ces applications en tout temps à partir de la section Applications. De plus, nous avons déplacé les projets épinglés et les vues sommaires vers le panneau de gauche. Épinglez autant de projets que vous le voulez et accédez-y rapidement à partir de la navigation. Pour épingler un projet au panneau de gauche, sélectionnez l’icône d’épingle à côté du nom du projet. Si l’épingle est bleue, votre projet s’affiche dans le panneau. Pour retirer un projet du panneau, cliquez de nouveau sur l’icône d’épingle. Pour trouver la liste de tous les projets de votre équipe, les projets archivés, les modèles et les vues sommaires, cliquez sur Projets, anciennement appelé Navigateur de projets. Pour les adeptes de la messagerie Hive, nous avons apporté quelques changements à la messagerie. La messagerie est aussi incluse dans ce nouveau panneau. Nous avons déplacé le statut de l’utilisateur sous le menu de votre profil, en haut à droite. Pour ajuster la hauteur de votre panneau de messagerie afin de voir plus de projets ou plus de messages, faites glisser la barre entre les groupes et les projets épinglés vers le haut ou vers le bas. Pour démarrer rapidement une conversation, cliquez sur le bouton « Nouveau message » et ajoutez vos collègues à la discussion, ou utilisez le raccourci Commande/Contrôle+K. Vous pouvez aussi masquer des messages de groupe ou directs en appuyant sur le X à droite de la ligne. Si un nouveau message est envoyé, la conversation reviendra dans le panneau.

Carte d’action mise à jour

En plus de notre nouveau panneau de navigation, nous avons dévoilé un nouveau format de carte d’action. Nous avons revu la disposition pour que vous puissiez saisir plus rapidement les détails les plus importants de chaque tâche. Vous voyez maintenant facilement la personne assignée, le statut et l’échéance sur le côté droit. Nous avons aussi simplifié le partage, la suppression et l’archivage des cartes, grâce aux quatre icônes en bas à gauche du panneau.  Pour marquer votre carte comme urgente, accéder aux modèles d’action ou convertir votre action, rendez-vous dans le menu Plus en haut de la carte. Vous pouvez aussi partager, supprimer, archiver ou copier votre action rapidement à partir du bas à droite de la carte. Suivre la carte signifie que vous recevrez des notifications dans votre fil d’activité pour les commentaires, les changements de statut et les changements de date. Les personnes assignées deviennent automatiquement des abonnés, et vous pouvez aussi utiliser la section des commentaires en bas à gauche de la carte pour collaborer avec vos collègues. Quand vous @mentionnez quelqu’un, cette personne est automatiquement ajoutée comme abonnée. Pour consulter l’historique de votre carte, cliquez sur « Afficher l’historique » en bas à gauche de la carte. Au fil de l’année, nous avons aussi apporté d’autres changements aux cartes d’action…

• Possibilité de modifier le texte dans la carte d’action - Nous avons ajouté la possibilité de changer la couleur du texte, de surligner, de créer des puces, et de mettre le texte en gras, souligné ou en italique

• Possibilité d’assigner une action à une équipe

• La carte conserve les dépendances de la carte d’action lorsqu’elle est copiée

• Il existe maintenant des sous-actions récurrentes dans les cartes d’action

• Nous avons ajouté des rappels pour les actions importantes - La possibilité de programmer un rappel pour vos actions les plus importantes

• Nouvelle présentation des dépendances dans les cartes d’action - Des dépendances en couleur, avec de nouvelles icônes

• Possibilité de convertir des actions en sous-actions

• Les actions des cartes sont terminées automatiquement une fois les sous-actions terminées

• Possibilité d’ajouter des abonnés aux cartes d’action sans les @mentionner sur la carte

Mises à jour de l’application mobile

En 2020, nous avons apporté de nombreuses mises à jour à l’application mobile Hive, notamment :

• Recherche sur mobile

• Tableau Kanban sur mobile

• Statut sur mobile

• Possibilité de consulter l’historique des cartes d’action sur mobile

• Possibilité de partager des documents depuis l’application mobile

• Partage rapide des cartes d’action depuis l’application mobile

• Possibilité de rechercher des groupes dans le clavardage mobile

• Authentification unique offerte dans l’application mobile

Au cours des prochains mois, nous dévoilerons de nouvelles mises à jour mobiles, dont la possibilité d’ajouter des niveaux de priorité sur mobile, une mise à jour des notifications mobiles et des notes mobiles accessibles en déplacement. Restez à l’affût!

Vue Portefeuille

La vue Portefeuille de Hive est très appréciée des petites et des grandes équipes partout dans le monde. Pourquoi? C’est l’endroit tout-en-un qui réunit le détail du Navigateur de projets et la flexibilité d’une vue Tableau. La vue Portefeuille est particulièrement utile lorsque vous examinez plusieurs projets qui ont les mêmes cartes d’action ou les mêmes champs personnalisés, car vous pouvez alors comparer ces projets avec exactitude et efficacité.  Remarque : la vue Portefeuille est une application Hive - découvrez comment les activer et les épingler ici. Tout au long de 2020, alors que les équipes passaient au télétravail et que les organisations avaient besoin d’une meilleure vue d’ensemble des tendances des projets et des tâches, nous avons apporté les mises à jour suivantes à la vue Portefeuille :

• Créer, enregistrer et partager des vues Portefeuille - Grâce à ces mises à jour, les utilisateurs peuvent créer, enregistrer et partager plusieurs vues Portefeuille, afin de suivre et de gérer les projets dans une perspective globale

• Statuts en couleur dans la vue Portefeuille - Les points rouges, gris, jaunes et verts clarifient l’avancement de chaque projet d’un coup d’œil, ce qui est idéal pour les équipes qui travaillent à un rythme rapide

• Afficher le % d’achèvement dans la vue Portefeuille - Vous pouvez maintenant voir le % d’avancement des projets dans la vue Portefeuille, qui correspond au pourcentage d’achèvement sur la page d’accueil de votre projet 

• Modifier le statut directement dans la vue Portefeuille - Vous pouvez maintenant modifier le statut d’un projet depuis la vue Portefeuille. Pour utiliser cette nouvelle fonction, double-cliquez simplement sur la colonne du statut dans la vue Portefeuille

Hive Notes

Il n’y a probablement jamais eu de meilleur moment que 2020 pour que Hive Notes prenne son envol. Partout dans le monde, des gens ont utilisé et adoré Hive Notes pour rester concentrés et connectés pendant leurs réunions.  Au cas où vous auriez manqué nos mises à jour de Notes, en voici les faits saillants :

• Vous pouvez maintenant utiliser les fonctions de mise en forme de Hive Notes pour dresser clairement la liste des actions et des sujets de discussion, et ainsi faciliter le déroulement de vos réunions

• Vous pouvez maintenant ajouter plusieurs entrées dans une même note pour une réunion récurrente

• Possibilité d’ouvrir plusieurs notes à la fois sur ordinateur

• Possibilité d’assigner des actions à des collègues en quelques clics, ou de lier une action existante

• Réorganisez les actions dans les notes par simple glisser-déposer

• Chaque note comporte maintenant une section privée - Le texte saisi dans cette section n’est visible que par vous

Mode Concentration

Autre chose que vous nous avez signalée? Beaucoup d’entre vous travaillaient fort sur des projets et des tâches à la maison, mais trouvaient que les notifications de leur appareil les distrayaient. C’est pourquoi nous avons créé le mode Concentration. Avec le mode Concentration, vous pouvez désactiver toutes les notifications et mettre l’application en sourdine. Pour activer le mode Concentration, rendez-vous dans la boutique d’applications de Hive en cliquant sur « Applications » en haut du panneau de gauche. Vous trouverez le mode Concentration dans la section « Mes applications » de la boutique. Une fois le mode Concentration activé, il suffit de faire glisser des tâches de « Mes actions » vers la section « Ma concentration » en haut de l’écran. Voici à quoi ressemblera votre écran Hive une fois en mode Concentration : en mode Concentration, toutes les notifications et tous les clavardages sont en sourdine, ce qui vous permet de vous concentrer sur une seule carte d’action. Ouvrez la carte en mode Concentration en cliquant sur « Ouvrir la carte d’action » en bas à gauche. Vous pouvez terminer la carte en cliquant sur « Terminer l’action » ou en la terminant normalement depuis la carte d’action ouverte. Quittez le mode Concentration et recommencez à recevoir des notifications en cliquant sur « Quitter »!

Niveaux de priorité pour les cartes d’action

Tout au long de 2020, nous avons aussi commencé à suivre toutes les demandes de fonctions dans Canny, afin de mieux comprendre ce que nous devions ajouter à Hive pour améliorer votre expérience de télétravail. L’une des fonctions les plus demandées sur notre page de demandes de fonctions était la possibilité de définir une priorité sur les cartes d’action, et nous sommes ravis d’annoncer qu’elle est arrivée - merci d’avoir fait entendre votre voix, communauté de Hive! Avec les niveaux de priorité sur vos cartes d’action, vous pouvez maintenant :

• Voir un indicateur de niveau de priorité à l’extérieur des cartes dans la disposition en cartes de n’importe quel projet - c’est-à-dire les vues Statut, Équipe ou Étiquette

• Créer une liste de priorités personnalisée - y compris les couleurs! (Votre équipe préfère-t-elle Faible, Moyenne, Élevée? Ou plutôt P1, P2, P3, P4? C’est vous qui décidez!)

• Trier les cartes d’action par niveau de priorité dans les dispositions en cartes de votre projet

Pour commencer : activez l’application Hive

Étape 1 : Activez les priorités des cartes dans Hive Apps. Remarque : un administrateur de l’espace de travail doit l’activer! Étape 2 : Découvrez votre nouvelle fonction : ouvrez n’importe quelle carte d’action pour voir les valeurs par défaut : Élevée, Moyenne et Faible, comme dans la capture d’écran ci-dessous. Si cela vous convient, tout est prêt! Si vous souhaitez personnaliser, passez à la section suivante.

Personnalisez vos priorités

Nous vous recommandons de commencer par utiliser l’option de modification pour changer le nom et la couleur des 3 priorités existantes, puis d’en ajouter une quatrième ou plus avec l’option « Ajouter un nouveau niveau de priorité ». Cliquez sur le crayon de modification en survolant la priorité pour commencer : vous pouvez personnaliser :

• Le nom

• Le niveau (lors du tri, le niveau 1 sera en haut)

• La couleur

Affichez et triez vos priorités :

Dispositions en cartes Dans une disposition en cartes, cliquez sur Filtres, puis, dans la liste déroulante Trier par, choisissez Niveau de priorité. Les cartes seront classées avec le niveau 1 en haut, puis en ordre décroissant. Niveaux de priorité et urgence Lorsque le tri se fait par niveau de priorité, une carte d’action marquée Urgente sera classée en haut, même si son niveau de priorité est inférieur à celui d’une autre carte. Après la carte urgente, les autres cartes sont listées selon leur niveau de priorité (et ne peuvent pas être réordonnées autrement).

Révision et approbations

Nous avons été ravis de vous offrir une toute nouvelle version de notre outil de révision. Côté visuel, nous avons déplacé les commentaires à droite, avec les pages à gauche. Dans le panneau d’édition en haut de votre écran, vous trouverez ce qui suit :

• Affichage

• Annoter - Vous pourrez surligner, barrer, souligner, ajouter une annotation de type légende, et plus encore.

• Formes - Ajoutez des formes à votre épreuve.

• Insérer - Insérez un tampon ou ajoutez une pièce jointe en cliquant sur l’icône de trombone. Vous pouvez télécharger directement n’importe quel fichier joint en cliquant sur un trombone inséré et en sélectionnant l’option « Télécharger ».

• Mesurer

• Modifier

Vous pouvez aussi maintenant activer un mode « clair » ou « sombre » pour changer la couleur d’arrière-plan de l’outil de révision, et votre dernier choix est conservé. Vous pouvez passer de l’un à l’autre en cliquant sur la bascule dans le coin supérieur droit et en sélectionnant le mode voulu dans la liste déroulante. De plus, lorsque vous consultez les commentaires, chacun est mis en évidence quand vous le sélectionnez, et vous pouvez voir son statut en cliquant sur la bulle dans le coin supérieur droit du commentaire. Le statut du commentaire est aussi indiqué par des icônes visuelles, ce qui permet de parcourir et de repérer beaucoup plus facilement ce qui a été approuvé. Voici quelques autres mises à jour apportées à la révision en 2020 :

• Afficher l’épreuve sur la carte d’action - Possibilité de voir l’épreuve directement depuis la carte d’action sur un appareil mobile

• Démarrage automatique d’un nouveau tour d’approbation si tout le monde n’a pas approuvé

• Ajout d’annotations faciles à suivre 

• Possibilité de déclencher un changement de statut une fois l’approbation terminée

• Options de tri et de filtrage qui permettent de trier par position, heure, statut, auteur et type

• Défilement automatique vers les @mentions dans la révision lorsque vous êtes mentionné 

• Téléversement dans Hive des commentaires de modification faits dans Adobe 

Vous voulez encore plus de nouveautés de Hive? Voici quelques autres choses que nous avons faites en 2020 :

Rapports de feuilles de temps

Vous voulez voir exactement comment vos heures facturables ont été réparties par projet? Voici les rapports de feuilles de temps, idéaux pour les agences et les organisations qui doivent catégoriser clairement le temps passé. Les gestionnaires, les responsables de projet et les administrateurs de l’espace de travail peuvent consulter le temps des feuilles de temps approuvées. Vous obtenez ainsi une vue d’ensemble du temps de chaque personne et des dépenses par projet.

Remarque : si une feuille de temps est en attente d’approbation ou rejetée, ses heures ne sont pas intégrées aux rapports de feuilles de temps.

Mises à jour du diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt est un grand favori. Tout au long de 2020, nous avons ajouté des fonctions au Gantt. Vous pouvez maintenant :

• Partager la vue Gantt par URL avec des personnes de l’extérieur

• Modifier facilement les tuiles d’action dans le Gantt

• Saisir des équations pour les délais d’avance et de retard dans le Gantt

• Trier les actions du Gantt chronologiquement de gauche à droite avec le nouveau bouton « Tri en cascade »

Mise en forme de la signature de courriel

À tous les utilisateurs de Hive Mail, cette nouveauté est pour vous. Vous pouvez maintenant ajouter une signature de courriel à votre expérience Hive Mail. Pour ajouter une signature de courriel :

• Cliquez sur votre photo de profil dans le coin supérieur droit de votre fenêtre Hive

• Sélectionnez « Votre profil » et cliquez sur « Courriel »

• Ajoutez votre signature de courriel personnalisée dans la zone de texte prévue et appuyez sur « Enregistrer »

Restez à l’affût : d’autres fonctions de Hive arrivent au cours des trois prochains mois. Si vous voulez demander une fonction, vous pouvez le faire dans Canny ici!