La matrice d’actions : pourquoi il vous en faut une

Chaque entreprise a ses façons de travailler qui favorisent l’efficacité, la communication et la collaboration à l’échelle de l’organisation. Chez Hive, nous sommes passés de 15 personnes à plus de 40 en 18 mois, et nous avons dû adapter nos façons de travailler pour mieux répondre à la croissance de notre équipe. L’un des principaux moyens d’y arriver est un outil que nous avons baptisé la matrice d’actions. Cette matrice est un document vivant qui suit tout ce que fait notre organisation.  Pour revenir un peu en arrière, la matrice sert à suivre trois types d’actions : les actions récurrentes, les déclencheurs et les projets. Une action récurrente revient à une fréquence précise (chaque année, chaque mois, etc.); la planification de la fête des Fêtes annuelle ou les évaluations de rendement semestrielles en sont des exemples. Les déclencheurs sont exactement ce que leur nom indique : un événement entraîne la réalisation d’une action. Par exemple, lorsqu’une personne commence à travailler dans une entreprise, une série d’actions d’intégration se déclenchent pour l’aider à se familiariser avec l’organisation. Enfin, les projets sont des chantiers plus lourds qui font généralement appel à la collaboration de plusieurs services. L’adoption d’un nouveau logiciel de gestion de projets ou de ressources humaines en est un exemple. Une fois que vous avez examiné les différents types d’actions de votre organisation, vous pouvez déterminer quatre éléments : en quoi consiste l’action ou la tâche, son déclencheur, sa durée et la personne qui l’exécute. À partir de là, vous pouvez bâtir une matrice d’actions de tout ce qui se fait dans une équipe ou une organisation. Voici à quoi elle ressemblera au départ : Ce survol des tâches et des responsabilités est essentiel pour une organisation, surtout en cette nouvelle ère de télétravail. Nous sommes convaincus que trois choses se produiront quand vous mettrez la matrice en place : vous cesserez de faire du travail fantôme, vous cesserez d’« apporter du sable à la plage » et vous trouverez facilement les angles morts. Cesser de faire du travail fantôme, c’est mettre fin au travail en double. Vous cesserez aussi de faire du travail qui revient à « apporter du sable à la plage », c’est-à-dire du travail déjà fait ou qui n’a pas besoin d’être fait. Enfin, vous pourrez repérer les angles morts, c’est-à-dire ce que personne ne fait et qu’il faudrait vraiment accomplir. Vous pouvez alors créer de nouvelles « tâches » dans la matrice et déterminer le temps que les gens devraient y consacrer, leur durée et la personne qui s’en chargera. Vous vous demandez peut-être si nous utilisons VRAIMENT cet outil chez Hive. La réponse est oui, et nous suivons tout dans Hive. Chaque action est créée individuellement dans une carte d’action, assignée à une personne, placée dans un projet avec une échéance et dotée d’une fréquence. L’image ci-dessous donne un aperçu de la façon dont ces éléments s’assemblent. Nous avons constaté que la vue Tableau de Hive est la meilleure pour consulter la matrice, car elle offre un aperçu de type Excel des actions, sous la forme d’une véritable matrice. Cela dit, grâce aux vues de projet flexibles de Hive, vous pouvez aussi afficher toutes les actions en diagramme de Gantt, en tableau Kanban, en calendrier ou en vue de portefeuille. Une fois vos actions compilées et assignées, vous avez une vision limpide de tout ce qui se passe dans votre organisation à tout moment. Que nous apporte la matrice? D’abord, elle nous aide à mieux comprendre le temps libre de chacun par rapport à son temps récurrent. Elle montre la quantité de travail que les gens accomplissent chaque jour, chaque semaine et chaque mois. Grâce à cette information, nous pouvons mieux déléguer et mieux évaluer la capacité de chacun. Ensuite, elle nous aide à déterminer les rôles à pourvoir et la façon de les définir. Une fois les angles morts repérés dans la matrice, nous pouvons passer en revue toutes les tâches à accomplir et bâtir un rôle autour d’elles. Enfin, elle aide tout le monde dans notre organisation à éviter l’épuisement professionnel. Comme nous avons décrit avec précision ce que fait chaque personne, nous pouvons apporter des ajustements pour éviter de surcharger quelqu’un. C’est aussi là qu’entre en jeu la définition de nouveaux rôles. Cette matrice nous a fait gagner d’innombrables heures et, à mesure que nous perfectionnons son utilisation, surtout en cette période de télétravail, nous sommes convaincus que d’autres avantages se révéleront avec le temps. Vous voulez en savoir plus? Laissez un commentaire ci-dessous ou écrivez à hi@hive.com pour toute question.