Comment automatiser vos tâches et gagner du temps au travail

Grâce à l’arrivée de la technologie d’automatisation, nous pouvons mieux utiliser notre temps et automatiser nos tâches. Les occasions d’y recourir sont infinies, dans notre vie de tous les jours, au travail comme ailleurs.

Si vous cherchez un moyen d’automatiser vos tâches, certains outils permettent d’exécuter rapidement les plus chronophages, ou même de les automatiser complètement. Malheureusement, même si le marché regorge d’outils d’automatisation, tous ne vous feront pas gagner le temps dont vous avez besoin.

Dans cet article, je passe en revue certaines des tâches les plus souvent automatisées et la meilleure façon de les automatiser. Heureusement, si vous suivez cette liste de bonnes pratiques d’automatisation, vous pourrez vous assurer que l’outil choisi convient à la tâche. En prime, nous verrons comment automatiser des tâches avec l’IA, l’une des plus grandes contributions de l’IA que nous ayons vues récemment.

Comment automatiser des tâches

Au travail, nous voulons tous tirer le meilleur parti de notre temps. Nous voulons être le plus efficaces possible et accomplir nos tâches sans ajouter de stress ni submerger nos journées. Certaines tâches ne peuvent pas être automatisées (désolé, mais il faudra toujours appeler vos clients et faire le point avec votre patron), mais il existe un outil d’automatisation qui vous aidera à simplifier votre journée.

Si l’automatisation est nouvelle pour vous et que vous ne savez pas par où commencer, jetez un coup d’œil à ces tâches, qui constituent un parfait point de départ.

Saisie de données

Selon l’ampleur de votre saisie de données, l’automatiser peut accélérer votre flux de travail et réduire les erreurs humaines. L’automatisation de la saisie de données peut aussi accroître la satisfaction des employés, puisqu’elle atténue la monotonie de la saisie manuelle répétitive et libère du temps pour des activités plus stimulantes.

Il existe plusieurs façons d’automatiser la saisie de données, de l’utilisation d’un générateur de formulaires en ligne à l’intégration d’outils automatisés comme Zapier, Outfunnel, Leadsbridge ou IFTTT.

L’IA devient aussi compétente pour automatiser la saisie de données, et nous en verrons certainement davantage à l’avenir à mesure qu’elle sera utilisée pour automatiser des tâches.

Gestion des courriels

Les outils de gestion automatisée des courriels peuvent vous aider à garder votre boîte de réception organisée et sous contrôle, et à automatiser des tâches et des listes de choses à faire. Des services comme Boomerang pour Gmail vous permettent de programmer l’envoi de courriels, de définir des rappels et de suivre les réponses.

Vous pouvez aussi utiliser des règles d’automatisation pour archiver ou supprimer automatiquement des messages selon des critères précis. De plus, des services de recherche de courriels comme Spokeo peuvent vous aider à trouver rapidement et facilement de nouvelles pistes.

D’autres logiciels comme Hive intègrent des notifications par courriel qui envoient des messages personnalisés quand quelqu’un s’abonne à une infolettre, participe à un concours ou termine un téléchargement. Grâce à cette automatisation des courriels, vous pouvez définir des rappels personnalisés et lancer sans effort une campagne de génération de pistes.

Publication dans les médias sociaux

Les outils d’automatisation des médias sociaux facilitent la planification et la publication de contenu sur vos différents canaux. Des services comme Hootsuite et Storichief vous permettent de créer des files de publications, de définir des horaires et de suivre les résultats.

Utiliser ces outils réduit les erreurs humaines, comme manquer une publication ou « oublier ». Publier régulièrement est la meilleure façon d’obtenir des mentions « J’aime » pour le contenu publié et de stimuler l’engagement sur vos canaux.

Gestion des tâches

Les outils de gestion automatisée des tâches peuvent vous aider à rester organisé et à garder le contrôle de votre travail. Des outils comme Hive ou ClickUp vous permettent de créer des tâches individuelles, de les assigner aux membres de l’équipe et de suivre leur progression. Vous pouvez aussi utiliser des règles automatisées pour déplacer automatiquement les tâches d’une étape ou d’un tableau à l’autre selon des critères précis.

Gestion de projets

L’automatisation convient très bien à la gestion de projets, car elle tient tous les membres de l’équipe au courant des prochaines étapes et des mises à jour. Les gestionnaires de projet doivent garder le doigt sur le pouls d’une foule de rapports, de calendriers, de budgets et d’indicateurs de rendement. Avec des outils d’automatisation comme ceux de Hive, de Notion ou de ClickUp, les gestionnaires peuvent utiliser les fonctions d’automatisation pour suivre et documenter chaque volet d’un projet, des mêlées individuelles jusqu’au budget des projets annuels.

Facturation et gestion financière

La petite entreprise moyenne peut consacrer jusqu’à 15 heures par semaine à des tâches administratives liées aux finances, notamment l’affectation des ressources, la budgétisation et le traitement des factures (pour n’en nommer que quelques-unes). Pourtant, l’automatisation peut grandement améliorer ce domaine, au bénéfice des entreprises et de leurs clients.

Par exemple, en automatisant le processus de paiement à l’aide d’un logiciel de paiement en ligne automatisé, les entreprises de commerce électronique peuvent offrir une meilleure expérience client tout en réduisant le temps consacré au traitement des factures et aux questions de paiement, et améliorer leur capacité à automatiser leurs tâches.

Engagement de la communauté

Écouter les clients et interagir avec eux est essentiel pour élargir les occasions d’affaires. Voici une astuce d’automatisation qui peut améliorer l’expérience utilisateur, la notoriété de la marque et même générer plus de ventes. Sur le site Web de votre entreprise, configurez une notification qui déclenche une carte d’action pour votre équipe de marketing.

Vous pouvez utiliser Hive Forms et les automatisations de Hive pour mettre en place cet outil puissant d’engagement personnalisé de la communauté pour votre organisation. Avec l’automatisation de Hive, la carte arrive directement dans le pipeline de la personne assignée. Vous pouvez aussi définir le niveau de priorité de la tâche et une échéance.

Ce système d’automatisation peut aider à lancer de nouvelles conversations avec des clients potentiels et à augmenter le temps passé sur votre site Web. Quelle belle occasion de renforcer votre stratégie de fidélisation!

Voici un exemple concret : Pamela lit un article sur des conseils de productivité. Elle laisse un commentaire sur sa difficulté à ne pas remettre à plus tard certaines tâches au travail. Dès que son commentaire est publié, votre système d’automatisation alerte John, de l’équipe de marketing.

Il lit le commentaire et envoie rapidement à Pamela un autre article sur des applications de productivité susceptibles de l’aider à travailler plus vite. Pamela dispose maintenant de plus de ressources pour se défaire de sa mauvaise habitude, et elle songe à utiliser l’un des outils de l’article que John lui a transmis

Comment réussir avec l’automatisation

Maintenant que nous avons vu certaines des tâches automatisées les plus courantes au travail, passons en revue quelques bonnes pratiques pour utiliser les outils d’automatisation. Pour que vos tâches automatisées soient productives et efficaces, suivez ces conseils :

• Commencez petit : automatiser des tâches volumineuses ou complexes peut être accablant et ne pas donner les résultats souhaités. Commencez par automatiser de petites tâches simples que vous faites régulièrement. Vous vous familiariserez avec le processus et verrez les avantages de l’automatisation par vous-même.

• Testez et mesurez : testez toujours les tâches automatisées avant de les mettre en production. Assurez-vous qu’elles fonctionnent comme prévu et répondent à vos attentes en matière de gain de temps. Suivez aussi leurs résultats dans le temps pour vérifier qu’elles apportent toujours de la valeur.

• Soyez patient : ne vous attendez pas à ce que les tâches automatisées règlent tous vos problèmes du jour au lendemain. Leur configuration et leurs tests peuvent prendre du temps, et il pourrait y avoir quelques embûches. Avec de la patience et de la persévérance, vous profiterez toutefois des avantages de l’automatisation.

• Essayez de nouveaux outils : avec tant d’options, il peut falloir un certain temps pour en trouver une qui répond à vos besoins précis. Vous aurez peut-être même besoin de quelques outils d’automatisation différents et devrez investir un peu d’argent avant de progresser vers vos objectifs d’automatisation.

Comment utiliser l’IA pour automatiser des tâches

L’intelligence artificielle (IA) a révolutionné le fonctionnement des entreprises en permettant d’automatiser des tâches traditionnellement longues et fastidieuses. Grâce à l’IA, les organisations peuvent simplifier leurs activités, gagner en efficacité et réduire leurs coûts.

L’une des façons les plus courantes d’utiliser l’IA pour automatiser des tâches est le recours aux algorithmes d’apprentissage automatique. Ces algorithmes peuvent être entraînés à reconnaître des tendances et à faire des prédictions à partir de données, ce qui permet aux entreprises d’automatiser des processus comme la saisie de données, le service à la clientèle et la gestion des stocks.

Par exemple, des robots conversationnels alimentés par l’IA peuvent répondre aux demandes des clients et offrir un soutien en temps réel, ce qui libère les agents humains pour des problèmes plus complexes.

L’automatisation robotisée des processus (RPA) est une autre façon d’automatiser des tâches avec l’IA. Les logiciels de RPA imitent les interactions humaines avec les systèmes informatiques, ce qui permet aux organisations d’automatiser des tâches répétitives comme la saisie de données, la production de rapports et le traitement des courriels.

En automatisant ces tâches banales, les entreprises économisent du temps et réduisent le risque d’erreur humaine. En plus de simplifier les activités, l’IA peut aussi améliorer la prise de décision en analysant des données et en fournissant des éclairages qui aident les entreprises à faire des choix éclairés. Par exemple, l’IA peut analyser les tendances du comportement des clients pour aider les entreprises à optimiser leurs stratégies de marketing, ou prévoir la demande pour améliorer la gestion des stocks.

Vous ne savez pas par où commencer? Il existe de nombreux outils d’automatisation sur le marché, dont plusieurs utilisent l’IA pour automatiser des tâches, mais examinons l’un des meilleurs : Hive Automate. 

Hive Automate

Hive Automate est une nouvelle fonctionnalité puissante de la plateforme de gestion de projets Hive. Elle vous fait gagner du temps en automatisant les tâches courantes, dans Hive comme ailleurs. Hive Automate vous donne le pouvoir de connecter, d’intégrer et de créer des flux de travail automatisés et alimentés par l’IA dans des milliers d’applications de travail. Vous pouvez ainsi mieux collaborer avec vos collègues et vos équipes, peu importe les outils de travail qu’ils utilisent. Voici comment elle fonctionne.

Un exemple de recettes Hive Automate en action.

Dans Hive Automate, vous pouvez créer des « recettes » à l’aide de déclencheurs et de logique qui mènent aux actions souhaitées. Les recettes sont des flux de travail automatisés qui peuvent couvrir plusieurs applications. Chaque recette comprend un déclencheur et une ou plusieurs actions qui peuvent être exécutées lorsque l’événement déclencheur est détecté.

Les actions peuvent s’exécuter directement ou être déclenchées par des conditions SI, des conditions SI/SINON ou des actions répétées, être rendues appelables par d’autres recettes et prévoir la gestion des erreurs. Grâce à ces différentes variables, nous pouvons créer des flux de travail à plusieurs étapes qui utilisent autant d’applications que nécessaire.

Les possibilités des recettes Hive Automate sont infinies. En voici quelques exemples :

• Créer un projet Hive à partir d’une occasion d’affaires Salesforce

• Créer une carte d’action Hive quand quelqu’un s’inscrit à un événement par Eventbrite

• Créer une carte d’action Hive quand quelqu’un passe une commande sur Shopify

Pour en savoir plus sur la création de vos propres recettes, consultez notre article d’aide sur la création d’une recette avec Hive Automate.

Gardez la maîtrise de l’automatisation

Maintenant que vous savez comment automatiser des tâches au travail et quels éléments de votre liste de tâches sont les meilleurs candidats, je vous fais une petite mise en garde sur les outils d’automatisation. Même si nous aimons tous un bon outil d’automatisation pour nous aider au quotidien, n’oubliez pas que ce n’est pas l’automatisation qui conduit la voiture, c’est vous.

Vous ne pouvez pas tout confier à l’automatisation. Elle n’est pas conçue pour toutes les tâches de votre liste, et elle ne doit pas servir à ajouter du travail à un horaire déjà chargé.

L’automatisation est un outil qui vous aide à gagner du temps, à simplifier et à reprendre en main certaines des tâches les plus longues et les plus ingrates de votre horaire. L’utiliser n’est pas un moyen d’en mettre plus dans votre assiette, mais de vous aider avec ce qui s’y trouve déjà.

Ces outils ne sont pas faits pour vous donner plus de travail, mais pour vous aider dans ce que vous faites. Et en fin de compte, vous pouvez toujours recourir à l’intelligence des données pour analyser votre travail et vous assurer que l’automatisation aide votre stratégie d’affaires plutôt que de lui nuire.

Nous nous sentons tous parfois un peu dépassés, et un excellent outil d’automatisation est là pour vous redonner un peu de ce contrôle et vous aider dans vos tâches. Utilisez-les avec précision et trouvez le meilleur outil pour vous appuyer au quotidien.

Trouvez un outil qui vous fera gagner du temps, que ce soit avec les courriels ou la publication dans les médias sociaux, et commencez à l’intégrer à votre journée. Vous serez content d’avoir du temps de plus pour vous concentrer sur l’essentiel. Veillez seulement à ne pas y ajouter de petites tâches qui compliqueraient de nouveau votre journée!

N’attendez plus, automatisez

Titre quétaine mis à part, si vous n’utilisez pas régulièrement des outils pour automatiser vos tâches, il est temps de vous y mettre. En suivant ces bonnes pratiques et en automatisant vos tâches chronophages, vous pouvez économiser du temps, de l’énergie et préserver votre santé mentale.

Si vous utilisez d’autres outils d’automatisation ou d’autres bonnes pratiques au travail, nous aimerions les connaître! Partagez-les dans les commentaires ci-dessous.