Les échéances nous aident-elles à accomplir les choses?

Les échéances font partie de la vie de la plupart d’entre nous depuis la petite enfance, depuis que nous avons fait connaissance avec le redoutable concept des devoirs. À la maternelle, je me souviens de feuilles d’exercices qui m’aidaient à m’exercer à écrire certains chiffres et certaines lettres, et que je devais rendre le lendemain matin. Avec le recul, cela semble bien tôt pour avoir des devoirs au sens traditionnel, mais on estime en fait que l’enfant moyen à la maternelle a environ 25 minutes de devoirs par soir. Ce chiffre passe à 28 ou 29 minutes en première ou en deuxième année. Pourquoi? À cet âge, les échéances sont importantes : nous n’avons aucun autre repère pour « accomplir les choses ». Le temps est un concept tout à fait différent, et il ne semble toujours pas linéaire. Comment l’heure passée dans la cour de récréation pourrait-elle être la même que celle passée en classe avant le dîner? Faute de comprendre cela, nous avons besoin de balises pour orienter nos efforts et notre énergie : voilà les devoirs.

À lire aussi : Ce que votre horoscope révèle de votre style de travail

En vieillissant, les échéances s’imposent comme un élément central de notre éducation et de nos apprentissages, pour le meilleur ou pour le pire. Les échéances et les devoirs ont assurément des effets positifs, notamment enseigner la gestion du temps aux élèves dès le jeune âge, renforcer l’estime de soi et améliorer la réussite scolaire. Mais les effets négatifs? Ils sont redoutables. Une recherche de Stanford a révélé que les effets négatifs des devoirs, qui représentent en moyenne environ 3 heures par soir pour les élèves du secondaire, comprenaient un stress extrême, un manque de sommeil, une dégradation générale de la santé et une « aliénation de la société ». Dans cette étude de Stanford de 2013, 70 % des élèves ont déclaré être « souvent ou toujours stressés par leurs travaux scolaires », et 80 % ont confirmé avoir présenté au moins un symptôme de santé important (maux de tête, perte de poids, manque de sommeil, troubles d’estomac) en raison de ce stress.

Quand nous passons à l’université ou entrons dans le monde du travail, les échéances et le stress qui y est associé ne font que croître. Les responsabilités augmentent et, lorsque vous quittez la maison pour voler de vos propres ailes, vous devez gérer tout votre calendrier, ce qui représente une adaptation difficile. Un exemple : combien de personnes ont commencé un énorme travail universitaire la veille de sa remise, pour finalement passer toute la nuit et la matinée à la bibliothèque à le terminer? Beaucoup : on estime que 60 % des étudiants ont déjà passé une nuit blanche. Mais pour les étudiants, qui apprennent à gérer seuls leur temps, leurs travaux et leur vie sociale, généralement pour la première fois, les échéances semblent aussi un mal nécessaire. Sans échéances, les projets mettraient des semaines ou des mois à aboutir. Les échéances sont presque un mécanisme d’entraînement qui programme le cerveau à établir des échéanciers et des flux de travail : si vous gérez mal votre temps, vous êtes puni, soit en veillant toute la nuit pour terminer le travail, soit en obtenant un mauvais résultat au projet ou à l’examen. À l’inverse, quand vous gérez bien votre temps, vous êtes récompensé par une bonne note et des félicitations pour votre travail. Ce système existait aussi au secondaire, mais à un bien moindre degré. Une fois sortis de l’université, le nombre d’échéances auxquelles nous faisons face continue toutefois d’augmenter. Il y a les échéances évidentes, comme le loyer ou les factures, puis les échéances professionnelles, qui sont celles qui accaparent le plus notre vie. Fait intéressant, il s’avère qu’avoir quelques échéances peut en fait aider à améliorer le rendement, selon ce qu’on appelle la loi de Yerkes-Dodson. Cette loi énonce essentiellement que le stress que vous ressentez devant une échéance, appelé « niveau d’éveil », vous motivera et améliorera votre rendement. Toutefois, il y a un point où les rendements diminuent : un stress extrême rend difficile de se concentrer et de mener une tâche à terme. C’est un délicat exercice d’équilibre.

Autre observation intéressante au sujet des échéances : les échéances plus lointaines convainquent les gens qu’une tâche est plus difficile qu’elle ne l’est réellement. Les échéances éloignées poussent les gens à engager plus de ressources pour y arriver, alors qu’elles ne sont peut-être pas nécessaires, et peuvent « mener à plus de procrastination et à une plus grande probabilité d’abandon », selon une étude du Journal of Consumer Research. 

À lire aussi : Pourquoi la méditation est le prochain grand outil de productivité

Mais en général, les échéances provoquent encore le même stress et la même anxiété dans le monde du travail que dans notre cours d’histoire américaine de niveau avancé au secondaire. Une étude publiée par la Harvard Business School a même noté que les échéances rendaient les gens moins créatifs, ce qui n’est pas vraiment la façon dont vous voulez que vos employés travaillent. Les échéances contribuent aussi à une sorte de « vision en tunnel », qui pousse les employés à se concentrer uniquement sur l’échéance à venir et à négliger d’autres tâches importantes. Ce n’est pas idéal non plus. Alors, quelle est la solution? La loi de Yerkes-Dodson et la simple observation humaine prouvent que les échéances sont bel et bien importantes pour assurer un rendement et une exécution optimaux. Mais comment s’assurer que des échéances rigides ne provoquent pas une intense anxiété, du stress et des problèmes de santé inutiles? Une idée est celle des échéances que l’on se fixe soi-même. Chaque personne pourrait travailler avec son gestionnaire pour attribuer une date d’échéance précise à une tâche, plutôt que de voir le gestionnaire imposer un échéancier arbitraire à un travail. Cela permettra d’avoir des attentes plus raisonnables, une meilleure communication entre les parties et, au bout du compte, un travail de meilleure qualité. Les mini-échéances sont un autre outil utile. Créer des échéances plus petites, éventuellement flexibles, au sein d’un projet plus vaste peut aider à éviter la vision en tunnel et à réduire le stress. Faire des points d’étape avec un gestionnaire ou un collègue tout au long du projet aide aussi, car cela permet de reconnaître les progrès et d’accroître le sens des responsabilités. Vous pouvez également utiliser un outil de gestion de projets, comme Hive, pour établir des jalons et des échéances de projet facilement accessibles à votre gestionnaire et à votre équipe.  Somme toute, les échéances jouent un rôle clé dans la plus grande partie de notre éducation et de notre croissance depuis des années : c’est ainsi que nous avons d’abord été incités à travailler. Supprimer complètement les échéances n’est pas réaliste, malgré le stress supplémentaire qu’elles causent. Envisagez plutôt des échéances intermédiaires plus petites au sein des projets et des échéances que l’on se fixe soi-même pour garder le travail sur la bonne voie tout en réduisant le stress et l’anxiété à long terme. 

Avez-vous des trucs et astuces pour les échéances et la gestion de projets? Dites-le-nous dans les commentaires ci-dessous.