Les 5 meilleurs outils de collaboration interfonctionnelle en 2024

Partout dans le monde, les organisations comptent des équipes diversifiées, parfois cloisonnées, qui doivent travailler ensemble pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise. La collaboration interfonctionnelle est un élément essentiel de leur flux de travail : même si l’entreprise poursuit des objectifs communs, chaque équipe doit mener ses propres projets en sachant précisément sur quoi travaillent ses collègues.

Le marketing, par exemple, peut organiser un événement client, pendant que le service de la réussite client ou des ventes prépare des activités de prospection et des cadeaux des Fêtes. Quand plusieurs équipes visent les mêmes objectifs sans collaborer, c’est le progrès de l’organisation qui en souffre. C’est là que les outils de gestion de projets et de collaboration viennent à la rescousse.

Qu’est-ce que la collaboration interfonctionnelle?

La collaboration interfonctionnelle, ou inter-services, se définit comme « le processus par lequel des personnes de différents services d’une organisation, aux champs d’expertise variés, se réunissent pour atteindre un objectif commun », selon BigCommerce. Quelques éléments distincts sont nécessaires pour assurer ce niveau de collaboration dans toute l’entreprise :

• Des canaux de communication ouverts et simplifiés

• Des processus qui couvrent toute l’organisation

• Des rapports réguliers sur les mises à jour des équipes de l’entreprise

• Des objectifs et des échéanciers précis pour mesurer le succès

Depuis une dizaine d’années, les solutions de gestion de projets en ligne ont fait beaucoup de chemin pour améliorer la transparence, la collaboration, le suivi des objectifs et la visibilité en général. Les équipes travaillent donc de façon interfonctionnelle, plutôt que seules ou en petits groupes. Des fonctions comme la définition d’objectifs d’entreprise, le suivi de l’avancement des projets, la fixation de jalons et les tableaux de bord de projet aident les équipes à réaliser une véritable collaboration inter-services.

Si vous cherchez un outil pour atteindre ce niveau de cohésion dans votre organisation, voici notre sélection des meilleurs.

1. Hive

Hive est un outil de gestion de projets et de collaboration doté de puissantes fonctions de suivi des objectifs et d’échéanciers de projet. Les objectifs dans Hive, une fonction qui permet aux organisations de suivre l’ensemble des plans d’objectifs et de projets de leurs équipes et de leur entreprise, constituent la première étape vers une collaboration interfonctionnelle réussie.

Avec les objectifs dans Hive, les équipes comprennent exactement ce qu’elles visent et comment leurs efforts s’harmonisent. Le clavardage et les cartes d’action dans Hive assurent une communication claire et gardent les canaux ouverts tout au long du projet. Pour suivre l’avancement, des tableaux de bord sont offerts dans Hive et entièrement personnalisables pour chaque équipe, de sorte que toutes les mises à jour sont simplifiées et peuvent être consultées par les autres responsables.

Autres fonctions collaboratives offertes dans Hive :

• Des vues de projet flexibles pour toutes les équipes, dont le diagramme de Gantt, la vue Tableau et la vue Calendrier

• La gestion des ressources et le suivi du temps pour toutes les équipes

• Le suivi par tableau de bord à tous les niveaux

• Des notifications personnalisées

• Le clavardage intégré à l’application et l’intégration du courriel

• L’intégration de Zoom et l’application Notes dans Hive

Essayez Hive gratuitement dès aujourd’hui et organisez les efforts collaboratifs de votre équipe.

2. ProofHub

Utilisé par des équipes et des entreprises du monde entier, ProofHub est un logiciel idéal pour les équipes de création ou de marketing qui souhaitent collaborer sur des documents. L’outil réunit sous un même toit toute votre communication, votre collaboration et votre gestion de projets. Grâce à ses fonctions puissantes, ProofHub vous aide à collaborer sur des fichiers, à communiquer, à échanger des commentaires en temps réel et à garder votre travail organisé. ProofHub s’intègre aussi aux outils populaires que vous utilisez déjà, pour que vous puissiez tout consulter au même endroit.

3. Asana

Asana est un outil de collaboration d’entreprise convivial, capable de gérer aisément des projets petits et grands, ce qui explique sa place dans notre liste des meilleurs outils de collaboration interfonctionnelle. Le logiciel est conçu autour de tâches et de sous-tâches réparties en sections, qui peuvent être attribuées à une personne ou à des équipes. C’est un outil populaire, qui a évolué au fil des dernières années pour bien servir les équipes en télétravail et en mode hybride.

Pour chaque tâche, le chargé de projet et le reste de l’équipe peuvent communiquer et donner des commentaires au même endroit, ce qui centralise la collaboration de chaque projet dans un espace facile d’accès.

4. Basecamp

Basecamp est un outil de collaboration infonuagique qui offre de nombreuses fonctions aux particuliers, aux chargés de projet et aux équipes de marketing, et qui permet de collaborer sur les tâches. Il propose notamment des listes de choses à faire, qui peuvent être attribuées à différents utilisateurs, et des tâches pour lesquelles le système fait automatiquement un suivi lorsque l’échéance est dépassée.

Il comprend aussi une fonction de clavardage de groupe en temps réel et un outil qui permet au client de voir l’avancement du projet. Comme la majorité des services de cette liste, Basecamp peut aussi s’intégrer à d’autres produits pour les rapports, l’analyse et le suivi du temps, entre autres. En plus de sa solution infonuagique, Basecamp peut être intégré à iOS, à Android, à Mac et à PC. Toutefois, nous recommandons Basecamp aux équipes plus petites ou créatives, car il lui manque certaines fonctions clés que Hive offre pour la gestion des ressources et l’analyse de l’avancement.

5. Smartsheet

Smartsheet est un logiciel de gestion de la collaboration fondé sur une vue en tableau, qui ressemble à un chiffrier Excel. Cet outil est infonuagique et permet aussi de passer à quelques autres modes de visualisation des données. Smartsheet propose en outre des flux de travail automatisés qui réduisent les tâches manuelles et automatisent les actions récurrentes, ce qui allège une bonne part du travail quotidien le plus routinier.

Si vous essayez de convaincre les as d’Excel d’adopter un outil de collaboration interfonctionnelle, ce pourrait être une excellente option, qui n’exigerait pas beaucoup de formation supplémentaire.