Envie d’être prise au sérieux au travail? Évitez ces 6 erreurs de communication

Ça me fait de la peine de voir des femmes intelligentes, qualifiées et compétentes miner leur crédibilité professionnelle en communiquant d’une façon qui ne reflète pas leur expertise.

Maîtriser la communication écrite et verbale en milieu de travail est incontournable.

Connaître les principales erreurs de communication et les éviter est l’un des gestes les plus simples pour changer beaucoup de choses dans votre carrière. Voici ce que vous devez cesser de faire dès maintenant.

1. Abuser des mots de remplissage

Alors, malheureusement, parlons juste, genre, honnêtement, d’un sujet qui est vraiment un réel problème pour les professionnelles.

Lisez cette phrase à voix haute et vous entendrez les mots de remplissage, ces béquilles verbales qui affaiblissent tout ce que vous essayez de dire d’important, que ce soit en réunion, dans un courriel ou sur scène. Ces mots sans valeur nutritive retardent l’arrivée au but, distraient de l’essentiel et font plus de tort que de bien, car ils laissent croire à un manque d’expérience et nuisent à la crédibilité.

Votre travail consiste à transmettre vos idées de façon concise et confiante, de manière à capter l’attention.

Gardez le mot « malheureusement » pour les catastrophes naturelles ou pour les cas où l’information que vous transmettez est vraiment malheureuse. Si une chose est réellement ou honnêtement vraie, dites simplement qu’elle est vraie. Résistez à l’envie de commencer une phrase par « alors » et allez droit au but. Il est permis de faire une pause au milieu d’une phrase pour trouver vos prochains mots. Le silence peut sembler (et sonner) effrayant, mais une pause assumée résonne plus fort que vos « genre ». Avec de la pratique, vous laisserez les mots de remplissage derrière vous. L’une de mes premières réussites de carrière tient au fait que la gestionnaire responsable de l’embauche avait été si impressionnée que je n’aie pas dit « euh » une seule fois durant notre conversation.

2. S’excuser à outrance

La seule chose qui me désole, c’est quand des femmes disent « je suis désolée » alors qu’il n’y a rien dont s’excuser. Je grince des dents quand j’entends des femmes s’excuser parce qu’elles se sont jointes en retard à un appel, parce qu’un client a mal réagi à une nouvelle, ou en répondant à un courriel au sujet d’un pépin dans un projet. Ce sont toutes des situations compréhensibles, mais elles ne méritaient pas vraiment des excuses.

Je crois à la responsabilité radicale : s’il y a lieu de s’excuser, ou de s’excuser au nom de l’entreprise pour une erreur, allez-y, mais ne le faites pas si ce n’est pas le cas. S’excuser quand on n’est pas en faute peut donner aux femmes l’air d’être peu sûres d’elles, de ne pas savoir quoi dire ou de trop se soucier de plaire aux autres. S’excuser à outrance donne l’impression d’être soumise et faible, plutôt que confiante et forte. De plus, si vous le dites tout le temps, comment les autres sauront-ils quand vous le pensez vraiment? Si vous regrettez d’avoir fait quelque chose et que vous éprouvez des remords, des excuses s’imposent. En retard à une réunion ou vous n’avez pas remis votre meilleur travail? C’est aussi le bon moment pour dire que vous êtes désolée.

Pour tout le reste, il existe quelques astuces. L’une d’elles, pour cesser de vous excuser quand vous n’êtes pas responsable, consiste à reconnaître ce que ressent l’autre personne. Et « Merci de votre patience. J’ai eu une semaine chargée. » sonne bien mieux que « Je suis désolée de ne pas vous avoir répondu plus tôt. »

3. Ne pas être préparée

Quand on parle des erreurs de communication en carrière, le manque de préparation est l’un des faux pas les plus graves. Nous sommes dans la vie professionnelle, pas au collège : on ne peut pas toujours improviser dans chaque réunion, surtout devant un auditoire. Et oui, je m’adresse à vous, celles et ceux qui lisent mot à mot leurs diapositives PowerPoint. (Tss, tss.) Si vous avez l’idée de lancer une nouvelle campagne, faites des recherches, puis présentez vos constats et les raisons pour lesquelles vous croyez que c’est une bonne idée.

Se concentrer sur la préparation montre à votre auditoire que vous respectez son temps et que vous tenez à la matière que vous présentez. Cela ne veut pas dire des heures de pratique ni de mémorisation, mais entrez dans toute situation en sachant ce que vous voulez dire. Si cela vous aide, notez quelques idées générales ou quelques puces sur lesquelles vous pourrez jeter un œil pour vous rappeler ce que vous prévoyez aborder. Et si vous perdez le fil en cours de route, respirez et faites semblant jusqu’à ce que vous retrouviez votre idée suivante. Faites-le avec assurance et personne n’y verra rien.

4. L’intonation

Certaines intonations de la voix se démarquent de façon négative. La personne la plus compétente et la plus sûre d’elle lors d’un appel ou dans une salle ne donne pas cette impression si tout ce qu’elle dit ressemble à une question (ce qu’on appelle l’intonation montante).

Chacun de nous communique avec des différences linguistiques, et je ne suis pas ici pour normaliser les habitudes vocales des femmes ni pour éviter l’inclusion. Mais vous devriez vous sentir à l’aise de dire ce que vous avez à dire sans avoir besoin d’une voix. Parler de façon inintelligible donne une impression d’insécurité et peut nuire à votre crédibilité.

5. Le manque de communication

Qu’il s’agisse de faire le point avec des clients, de bâtir de nouvelles relations et de nouvelles affaires ou d’informer des clients lors de présentations, la communication est la clé. Et le silence est fatal en matière de gestion de carrière. Si vous travaillez sur un projet, envoyez des courriels détaillés et mettez tout par écrit pour tenir les membres de l’équipe au courant et éviter les relances du type « où en est ___? ».

Trop de femmes ont l’impression d’être des « pestes » ou d’« importuner » la direction en prenant la parole, alors qu’en réalité, ce sont celles qui se font entendre qui obtiennent de l’avancement. Le silence peut être fatal : un manque de communication peut sceller ou briser des relations, nuire à vos résultats, laisser des clients insatisfaits ou des équipes dans la confusion. Une application de messagerie vous permettra de rester en contact avec vos clients et de les tenir au courant des projets importants. Assurez-vous simplement d’avoir une équipe des TI fiable sous la main pour régler rapidement les problèmes d’applications et éviter toute interruption inutile.

6. Répondre à tous

Un petit rappel de nétiquette : une erreur de communication écrite que je vois tout le temps, c’est de ne pas savoir quand utiliser « Répondre à tous ». Vous devez utiliser « Répondre à tous » lorsque vous et vos collègues êtes dans une chaîne de courriels et que vous devez transmettre de l’information pour tenir l’ensemble du groupe au courant des mises à jour.

Vous ne voulez pas laisser les gens d’un projet dans l’ignorance quand de l’information est partagée. Combien de fois ai-je attendu qu’un client transmette ses commentaires dans une chaîne de courriels avec mon équipe! De mon point de vue, il avait laissé tomber la balle, alors qu’en fait, il avait répondu directement à mon collègue, qui était en réunion presque toute la journée, et le message s’était perdu.

« Répondre à tous » ne convient pas lorsque deux personnes n’arrivent pas à régler un problème en une réponse ou deux. Trop souvent, un petit groupe de collègues répond à tous sans y penser et lance une conversation qui peut dégénérer en plus de 50 courriels qui ne nous concernent pas.

Si vous êtes dans un fil de courriels et que vous devez élaborer une stratégie en coulisses avec quelqu’un, ce qui demandera des allers-retours, « Répondre » est préférable.

Communiquez avec assurance

Maintenant que vous savez où ne pas mettre les pieds, il est temps de joindre le geste à la parole et d’intégrer ces notions à votre répertoire. Commencez à perfectionner vos compétences orales en gardant vos excuses pour de vrai. Remplacez les mots de remplissage par du contenu solide et adoucissez votre voix craquée.

Et en parlant de confiance, sachez qu’être nerveuse est NORMAL et que cela améliore en fait la communication si vous en comprenez la psychologie!

Si vous n’avez jamais conduit une voiture à embrayage manuel, il existe un point idéal où l’on relâche le frein tout en appuyant sur l’accélérateur, ce qui empêche de caler. De la même façon, quand le niveau de stress monte parce que vous sortez de votre zone de confort, on parle d’anxiété optimale, et c’est votre point idéal à maîtriser quand vous communiquez.

Ces petits papillons dans l’estomac ne sont pas mauvais! C’est un sentiment qui montre que vous vous souciez de votre auditoire et que vous êtes là pour le mettre à l’aise. Et plus vous ressentez cette émotion, plus vous pouvez utiliser cet état d’éveil à votre avantage.

Ce que vous ne voulez pas, c’est parler trop vite, vous laisser déstabiliser par l’excitation ou céder à la nervosité.

Maîtrisez le contenu et votre rôle en milieu de travail. Vous êtes là pour une raison. Parlez avec assurance et vous obtiendrez l’attention et le respect que vous méritez.

Cet article a d’abord paru sur Fairygodboss, la plus grande communauté de carrière pour les femmes, qui les aide à atteindre leurs objectifs professionnels.