6 façons simples de tirer le meilleur de Hive, selon vous

Des milliers d’équipes utilisent Hive tous les jours, et pourtant, une chose est sûre : il n’y a pas deux milieux de travail Hive identiques. En fait, la souplesse de la plateforme et ses fonctions personnalisables sont l’une des raisons pour lesquelles tant de gens choisissent Hive au départ. C’est vraiment un outil qui vous permet, à vous et à vos collègues, de collaborer et de communiquer de la façon qui convient le mieux à votre style de travail. C’est aussi pour cela que nous vous demandons toujours vos commentaires et que nous intégrons vos idées sous forme de nouvelles fonctions chaque semaine.  Et même si c’est nous qui livrons ces fonctions, nous savons que ce sont vous, nos utilisateurs, les experts. Vous passez des heures chaque jour dans Hive, et nous adorons entendre tous vos trucs et astuces pour tirer le meilleur de la plateforme. Nous avons donc rassemblé ici quelques-unes des meilleures astuces Hive de nos clients pour vivre des journées de travail plus productives que jamais. Un défi pour vous : combien de ces astuces pouvez-vous mettre en pratique aujourd’hui? 

1. Créez des tâches de rappel pour le suivi de vos courriels 

« Si je n’ai pas le temps de répondre tout de suite à un courriel, je peux créer une tâche et la planifier pour un suivi ultérieur, puis archiver le courriel. Le contenu du courriel reste avec la tâche, mais le courriel n’est plus dans ma boîte de réception. Moins d’encombrement, moins de courriels enfouis et oubliés. De plus, les courriels peuvent être liés à des tâches, ce qui évite de perdre du temps à chercher le courriel qui explique ce que je dois faire. » - Rita Rhodes, fondatrice de Adroit Compliance LLC

Comment utiliser Hive pour le suivi des courriels :

1. Assurez-vous d’avoir lié votre boîte de réception Gmail ou Outlook à Hive en activant l’application Hive Mail.

2. Transformez n’importe quel courriel en carte d’action en cliquant sur la coche encerclée dans la fenêtre du courriel. Le contenu du courriel restera ainsi regroupé dans la carte elle-même.

3. Définissez une échéance pour le jour où vous voulez traiter le courriel OU programmez un rappel pour recevoir une notification contextuelle dans Hive et un courriel vous rappelant de traiter le contenu de la carte d’action.

2. Désencombrez votre espace de travail en archivant les projets inactifs

« Nous pouvons garder tous nos projets clients au même endroit et archiver certains éléments sans les éliminer complètement. Cela nous permet de conserver une trace de ce que nous avons déjà fait, sans encombrer la liste des clients avec lesquels nous travaillons actuellement. C’est inestimable. » - Alicia Holbrook, EMILY Revolutionary Marketing Group P.S. Découvrez comment EMILY utilise Hive pour accroître la portée des petites entreprises dans son profil complet ici.

Comment archiver des projets :

1. Une fois dans le projet, cliquez sur le bouton « Plus » (trois points) et choisissez « Archiver le projet ». Notez que seuls les administrateurs de l’espace de travail ou le propriétaire du projet peuvent archiver des projets.

2. Accédez à vos projets archivés dans le module Navigateur de projets. Lorsqu’il est temps de retravailler sur le projet, il suffit de le désarchiver pour le ramener dans l’onglet principal Projets actifs.

3. Soyez créatif dans votre façon de partager les formulaires Hive

« Nous avons fait des cartes professionnelles qui disent « Comment pouvons-nous vous aider aujourd’hui? » avec un code QR au verso et une courte description. Quand une personne d’un autre service prend la carte et la numérise, un formulaire s’ouvre dans Hive, où elle peut faire une demande de projet. Dans le formulaire, elle peut choisir de rencontrer l’équipe ou de tout remplir elle-même. Les renseignements du formulaire sont ensuite automatisés dans un projet dans Hive. Chaque projet indique de quel établissement provient la demande, dans quel service elle s’inscrit, le nom du projet, la date à laquelle il doit être terminé et la personne ou le responsable qui l’a demandé. » - Matthew House, Advent Health

Les bases de l’utilisation des formulaires :

• Vous devez d’abord vous assurer que Hive Forms est activé dans votre espace de travail. Pour ce faire, visitez la page « Apps » dans le panneau de navigation de gauche et activez « Formulaires ».

• Créez un nouveau formulaire, ajoutez un titre et une description, puis glissez-déposez les champs que vous voulez y ajouter. Vous pouvez ajouter 12 types de champs différents et 3 champs dynamiques.

• Selon le champ que vous choisissez, vous pouvez le rendre obligatoire, ajouter un texte d’aide, fixer une longueur maximale de caractères et faire d’autres personnalisations.

• Chaque formulaire a sa propre URL. Partagez cette URL avec n’importe qui, même des personnes qui n’utilisent pas Hive, pour qu’elles y accèdent depuis un navigateur. Si vous voulez faire preuve de créativité, utilisez cette URL pour créer un code QR (facile à générer avec des générateurs de codes QR) et distribuez-le de la façon qui vous convient... bravo à Advent Health pour cette excellente idée!

• Les données des formulaires remplis peuvent être envoyées 1) à l’adresse courriel de votre choix, ou 2) à des cartes d’action Hive individuelles, attribuées automatiquement à un collègue choisi.

4. Personnalisez votre espace de travail Hive en fonction de votre environnement

« Pensez à votre façon de travailler. Hive est tellement personnalisable que vous en tirerez le meilleur en l’adaptant à votre environnement plutôt qu’en l’utilisant telle quelle, même si vous pouvez aussi le faire et vivre une expérience tout à fait agréable! » - Christa Ptatschek, Manulife

Comment créer l’espace de travail Hive idéal pour vos besoins :

1. Personnalisez vos projets : n’importe quel projet dans Hive peut être affiché selon 6 dispositions différentes, selon la façon dont vous voulez organiser les tâches. Les options comprennent Kanban, Gantt, la vue Calendrier, la vue Équipe, la vue Étiquettes ou la vue Tableau.

2. Personnalisez vos applications : Hive offre une solide collection d’applications, mais nous savons que toutes les équipes n’auront pas besoin de certaines fonctionnalités plus complexes, comme la gestion des ressources ou la révision et approbation. C’est pourquoi nous les avons rendues facultatives, avec un accès facile dans le panneau de navigation de gauche pour que votre équipe les active et les désactive au besoin.

3. Personnalisez vos intégrations : Hive s’intègre à plus de 1000 autres outils couramment utilisés en milieu de travail. Pour accéder aux intégrations les plus populaires comme Slack, Google Drive et Zoom, visitez « Apps » dans le panneau de navigation de gauche et faites défiler jusqu’en bas.

5. Partagez des rapports publics avec les parties prenantes importantes

« J’adore pouvoir rendre certains rapports publics pour avoir des rapports destinés à l’externe pour notre équipe de direction et notre conseil d’administration, afin de garantir notre transparence » - Alexandra Martin, Health Solutions

Façons de partager de l’information avec des personnes qui n’utilisent pas Hive :

1.  Une façon de partager l’avancement avec des parties prenantes externes est d’exporter un fichier CSV et de le partager par courriel ou au moyen d’une plateforme de partage de fichiers. L’exportation en format CSV est offerte pour les rapports de la vue Portefeuille, de la gestion des ressources et des feuilles de temps.

2. Vous pouvez aussi partager des projets en vue Gantt au moyen d’un lien de partage public. N’importe qui (qu’il soit ou non dans votre espace de travail Hive) pourra ainsi voir le projet Gantt dans son navigateur, en lecture seule.

6. Identifiez vos collègues pour une visibilité instantanée

« La fonction d’identification dans Hive a vraiment accru l’efficacité de notre organisation. Recevoir ces alertes dans la section Notifications est essentiel pour obtenir l’information dont nous avons besoin afin de respecter nos échéances. » – Will Duderstadt, M/I Homes

Ce qu’il faut savoir sur l’identification :

• Lorsque vous identifiez (@ Nom) un collègue dans les commentaires d’une carte d’action, la personne reçoit immédiatement une alerte dans la section « Mentions » de ses notifications.

• Identifier un collègue l’ajoute comme « abonné » à la carte d’action. Cela signifie qu’il recevra aussi des notifications sur les changements futurs apportés à la carte.

• Les utilisateurs reçoivent aussi une notification lorsqu’ils sont mentionnés avec @ dans les commentaires de Notes.

Nous espérons que ces conseils vous ont donné envie d’utiliser Hive d’une nouvelle façon! Mais nous savons que ce n’est qu’un début. Vous êtes si nombreux à avoir trouvé des solutions et des façons de travailler uniques dans Hive, et nous aimerions les connaître! Partagez vos astuces dans les commentaires ci-dessous. Nous mettrons cet article à jour périodiquement, et nous aimerions inclure vos idées de génie dans la prochaine version!