Le dirigeant de startup qui bloque son temps pour une productivité maximale

Dans « 7 heures avec », nous explorons les routines de grands professionnels de leur domaine pour savoir quand, pourquoi, où et comment ils travaillent. Dans chaque journal, nous regardons ce qu’ils font à sept moments clés de leur journée. Hive est l’outil de gestion de projets qui propulse des équipes dynamiques chez Starbucks, Google, Comcast, Anheuser-Busch, Toyota et EA Sports. Vous voulez en savoir plus sur la façon dont Hive peut aider votre équipe? Communiquez avec notre équipe des ventes ici, ou essayez-la gratuitement ici (sans carte de crédit). Gaurav Vohra est responsable de la croissance et fait partie de l’équipe fondatrice de Superhuman, l’expérience de courriel la plus rapide jamais conçue. Superhuman vous aide à traiter votre boîte de réception deux fois plus vite qu’avant. Elle comprend l’IA, des renseignements issus des réseaux sociaux, des rappels de suivi, des messages programmés, et plus encore.

8 h 30

Je me réveille « techniquement » à 6 h, quand la sonnerie de ma conjointe retentit, mais je me rendors pour quelques heures de plus (je devrais vraiment corriger ça). En réalité, je me réveille entre 8 h et 9 h et, après avoir réglé toutes les choses nécessaires du matin, je suis prêt à partir vers 9 h.

9 h

J’aime que mon temps entre 9 h et 11 h 30 reste libre, c’est-à-dire sans réunions. La raison, c’est que c’est ma période la plus créative et la plus productive. Je pense que je travaille environ deux ou trois fois plus efficacement pendant cette plage, et j’ai l’impression de pouvoir résoudre n’importe quel défi à ce moment de la journée.  Pour situer un peu mon travail, je suis chez Superhuman depuis le tout début. Aujourd’hui, cela fait environ 5 ans que je suis dans l’entreprise. La mission de notre entreprise est d’aider les professionnels à terminer chaque journée plus heureux, plus productifs et plus près d’atteindre leur plein potentiel – nous nous définissons comme une entreprise de productivité, mais aussi de bien-être et de communication.  Mon rôle actuel est celui de responsable de la croissance, qui englobe trois grands volets de l’entreprise. Le premier est le marketing, qui comprend tout ce qui touche à l’acquisition de clients, à la conversion des utilisateurs en clients payants et à l’augmentation de l’intérêt pour Superhuman. Le deuxième volet est l’intégration. Superhuman a un processus d’intégration assez connu qui a transformé l’industrie. Avec chaque nouveau client, nous passons une demi-heure en tête-à-tête au début de son expérience. Nous avons constaté que cela a un effet très marqué sur la réussite du client avec le produit, ainsi que sur sa capacité à être productif, à créer un lien avec l’entreprise et à connaître un succès durable. Le troisième volet que je dirige est la croissance au sens plus large, qui ne relève ni du marketing ni de l’intégration. Il comprend tout ce qui touche à la stratégie, au produit, au design, à l’ingénierie et à l’analytique, des domaines assez distincts du marketing et de l’intégration. J’ai porté bien des chapeaux au fil de l’évolution de nos besoins au cours des cinq dernières années. Mais ce que je trouve le plus intéressant, et ce qui me passionne le plus, c’est le point de rencontre entre l’entreprise, notre technologie et les moments de joie vécus par nos clients.

11 h 30

En ce moment, j’ai sept subordonnés directs. Vers cette heure-ci, j’ai presque toujours une rencontre individuelle de prévue. Pour ces rencontres, je passe une demi-heure avec chaque personne (ou plus longtemps si elle vient de se joindre à l’entreprise). J’aime les placer juste avant et juste après le dîner. C’est voulu : cela me permet de dépasser le temps prévu au besoin. Nous pouvons prolonger de 5 ou 10 minutes, sans problème. 

12 h

Toute l’entreprise bloque habituellement la plage de 12 h à 13 h pour le dîner. J’essaie de ne pas travailler pendant le dîner, sauf s’il y a quelque chose de vraiment urgent, ce qui arrive parfois. Mais j’aime vraiment garder ce moment réservé. En confinement, il a été beaucoup plus difficile de ne pas travailler pendant le dîner. Au bureau, tout le monde arrêtait de travailler, nous allions tous à la table du dîner, nous mangions pendant 40 minutes, puis nous allions prendre un café. Le dîner était un moment collectif. C’est plus difficile maintenant, mais je tente de rester conséquent à ce sujet. 

13 h 30

De 13 h 30 à environ 15 h, c’est une zone ouverte. Je peux la remplir avec une série de réunions d’une demi-heure, ou avec du travail individuel. Elle peut aussi servir à revoir le travail d’autres membres de l’équipe qui veulent me le soumettre avant sa livraison. Comme vous l’avez probablement deviné, bloquer mon calendrier est mon plus grand truc de productivité. Si une tâche n’est pas inscrite à mon calendrier, je suis généralement moins efficace pour m’en occuper. Quand je bloque du temps, j’ai des listes de choses à faire qui vont dans mon calendrier, mais j’ai aussi des flux entrants à traiter. Le courriel est un flux entrant. Slack est un flux entrant – mais j’essaie de demander aux gens de ne pas utiliser Slack pour confier de gros morceaux de travail (Slack est plutôt un outil d’information, à mon avis). Les réunions sont un autre flux entrant.  Trouver et bloquer des plages individuelles pour tout ce travail entrant, c’est ce qui me permet de rester productif. De façon plus générale, j’ai toujours cherché à rester conscient de ma productivité. Au début de ma carrière, un mentor et ami m’a dit quelque chose qui m’a ouvert les yeux. Il avait remarqué que je faisais quelque chose de vraiment idiot : je regroupais manuellement des données provenant de 40 feuilles de calcul. Il y avait une feuille de calcul par client, mais la structure des données était la même, et je copiais à la main la même ligne de 40 fichiers différents dans un seul fichier. Il m’a dit : « Il y a un mantra auquel vous devriez vraiment réfléchir. Si vous faites quelque chose de répétitif, vous devriez confier ça à un ordinateur. » Puis il m’a montré comment utiliser les scripts VBScript dans Excel. Après un peu de tâtonnement, j’ai réussi à créer un petit script VBScript qui faisait en quelques secondes le travail que je faisais à la main. Depuis ce jour, je garde toujours en tête la question : « Qu’est-ce que je fais ici qui est répétable, et comment puis-je l’automatiser pour libérer du temps? »

17 h

Entre 15 h et 17 h, j’ai habituellement quelques réunions. Je mène beaucoup d’entrevues pour des postes à pourvoir chez Superhuman, et elles tombent souvent dans cette plage. Pour les planifier, nous utilisons un outil appelé Interview Schedule. C’est un logiciel semblable à Calendly qui se spécialise dans le recrutement. Et je laisse mes heures disponibles de 15 h à 17 h, ce qui signifie que j’ai 2 heures réservées chaque jour pour des entrevues téléphoniques. Cette plage me convient parce que je suis moins productif seul à ce moment-là, ce qui la rend idéale pour les réunions. Je fais aussi mes rencontres individuelles avec les subordonnés de mes subordonnés vers la fin de cette plage. En général, je sors marcher dehors pendant ces appels. Ensuite, j’ai un choix à faire : soit je me déconnecte du travail pour la soirée, soit je continue si je me sens productif.  Je travaille assez tard du lundi au jeudi, mais pas le vendredi. Le vendredi, je termine à 18 h, je réserve du temps pour ma conjointe et nous soupons ensemble. L’histoire derrière cette routine est intéressante. J’ai une théorie selon laquelle nous avons tous été formés par notre premier emploi – mon premier emploi était celui de consultant. Dans le monde d’un consultant, on se rend au bureau du client du lundi au jeudi. On prend un avion ou un train à la première heure le lundi matin, on revient le jeudi soir, et on est très concentré sur le travail du lundi au jeudi – mais le vendredi est presque comme un jour férié. Cet horaire est encore un peu ancré dans ma tête!

22 h

Parfois, je me retrouve avec des élans d’énergie créative à des heures étranges en soirée – habituellement entre 21 h 30 et 22 h 30. Certains jours, j’ai un élan de productivité à ce moment-là. D’autres jours, non. Pendant la semaine, tout à la fin de la journée, avant d’aller au lit, je passe une demi-heure à décompresser avec un livre, ou à me vider l’esprit devant YouTube, Twitter ou Netflix. Et ma journée est terminée!