Réponses à vos questions les plus fréquentes sur Hive

Peu importe depuis combien de temps vous utilisez un outil, une application, un téléphone, un jeu ou toute autre technologie, des questions surgissent toujours. Il est impossible de connaître tous les recoins d’un produit, sauf peut-être si vous en avez été le seul concepteur, ce qui n’arrive que rarement. Depuis quatre ans que nous développons Hive, nous améliorons sans cesse les versions précédentes, les fonctions, les raccourcis et les intégrations pour faire de Hive la meilleure application possible. Cela veut dire que l’application évolue constamment selon vos commentaires, et c’est une bonne chose. Mais nous comprenons que cela puisse soulever de nouvelles questions. C’est d’autant plus vrai si vous débutez et que vous commencez tout juste à utiliser Hive régulièrement.

Mais pas de panique, nous avons une solution. Nous avons réuni sur une seule page dix des questions les plus fréquentes sur Hive pour répondre à vos plus grandes interrogations. Elles sont réparties en deux catégories, « Pour commencer » et « Niveau intermédiaire », pour que vous puissiez les parcourir selon votre degré de familiarité.

Pour commencer

1. Comment créer un compte dans Hive?

Tous les comptes Hive sont gratuits à créer et comprennent un essai gratuit de Hive de 14 jours (aucune carte de crédit requise). C’est la question la plus élémentaire que notre service de soutien reçoit régulièrement.

Il y a trois façons rapides de créer un compte chez nous.

• Avec votre adresse courriel

• Avec votre compte Slack

• Avec votre compte Google

1. Rendez-vous sur notre page d’inscription.

2. Si vous vous inscrivez avec Slack ou Google, cliquez sur l’icône et authentifiez-vous.

3. Si vous vous inscrivez avec votre adresse courriel, saisissez-la et choisissez un mot de passe.

4. Remplissez les autres renseignements

5. Cliquez sur Continuer

Configurer votre espace de travail

Vous avez maintenant plusieurs options pour configurer votre espace de travail. Chez Hive, nous croyons que vous devez travailler comme vous le souhaitez. Alors, personnalisez à volonté!

• Choisir votre messagerie

Hive vous permet d’utiliser notre messagerie native ou votre messagerie actuelle.

• Nommer votre espace de travail

• Créer votre premier projet

• Ajouter des actions à votre projet

• Ajouter vos collègues à votre espace de travail

• Synchroniser vos fichiers grâce à notre intégration de fichiers native

Félicitations! Maintenant que tout est configuré, allez découvrir Hive.

Vous pouvez consulter cet article pour en savoir plus sur l’interface de Hive. Pour en savoir plus sur l’inscription à un abonnement Hive, lisez cet article.

2. Comment saisir mes premières tâches dans Hive?

Commencez par saisir quelques tâches dans votre propre liste Mes actions, à l’aide du bouton bleu +Nouvelle action en haut à droite, et choisissez-vous comme personne responsable.  Saisissez au moins 3 tâches pour du travail à venir, choisissez une échéance et consultez-les dans l’onglet Mes actions de la barre de navigation supérieure.

Quand vous avez créé ces actions, avez-vous remarqué tous les détails que vous pouvez ajouter à la carte d’action? Nous vous conseillons de commencer simplement, mais voici quelques éléments que vous pouvez ajouter à une carte d’action :

• Échéance - La date à laquelle vous voulez que l’action soit terminée.

• Projet - Vous pouvez créer des projets dans Hive et assigner des actions à des projets précis.

• Assigner - Assignez la carte d’action à une personne précise pour qu’elle sache de quoi elle est responsable.

• Sous-actions - Vous pouvez créer des sous-actions à l’intérieur d’une action plus grande et les assigner à des collègues.

• Pièces jointes - Utilisez le bouton bleu avec le signe + en bas à gauche de la carte pour ajouter un fichier à n’importe quelle carte.

• Étiquettes - Utilisez le bouton bleu avec le signe + en bas à gauche de la carte pour assigner des étiquettes aux cartes.

3. Comment intégrer mon équipe à Hive?

Il est maintenant temps de réfléchir aux personnes qui auront besoin d’accéder à Hive pour recevoir du travail, commenter et collaborer, joindre des fichiers, examiner l’avancement, faire passer les projets à l’étape suivante et les clore.

Ajoutez vos collègues.  Pour les membres principaux de l’espace de travail qui ont accès à plusieurs projets, invitez-les par courriel et choisissez les projets qu’ils doivent voir, en utilisant simplement le bouton +personne à côté du bouton +Nouvelle action :

Organisez tout le monde.  Si vos collègues sont répartis en services ou en équipes, vous voudrez ajouter cette structure d’équipes à Hive pour pouvoir les ajouter plus facilement aux projets et, surtout, @mentionner une équipe dans les groupes de clavardage et les commentaires. Vous trouverez la section Équipes dans le menu de votre profil (votre avatar en haut à droite), puis en choisissant Votre espace de travail > Gérer les utilisateurs.

Incluez les utilisateurs externes.  Vous collaborez avec des pigistes ou travaillez en étroite collaboration avec des clients ou des fournisseurs? Ajoutez-les comme utilisateur externe. Ils auront accès à un seul projet et à son groupe de clavardage associé, s’il en existe un. Cliquez sur l’onglet Utilisateurs externes, comme le montre la capture d’écran ci-dessus, pour ajouter un utilisateur externe à un projet.

4. Comment créer des projets et des étiquettes?

Rendez-vous dans le navigateur de projets, cliquez sur le bouton +Nouveau projet et saisissez un nom.  Vous verrez en dessous des options pour certains champs facultatifs :

• Échéance -  indiquez à l’équipe la date prévue de fin ou de lancement du projet

• Étiquettes - classez votre travail

• Description - une zone de texte libre facultative qui comprend la portée ou la description clé que tous les membres doivent consulter

• Pièces jointes - stockées dans la zone des détails du projet.

• Projet parent - vous pouvez faire de ce projet un projet enfant, ou sous-projet, d’un projet parent.  Nous vous conseillons de créer des projets parents si vous avez de nombreux projets pour un même client, ou si votre organisation compte des services avec des sous-projets sous chacun d’eux.

• Phases -  Si votre travail est divisé en différents cycles de vie, nous vous conseillons de les ajouter comme phases.

Aux écrans suivants, vous choisirez la présentation et déciderez des autorisations de partage.

Une fois le projet créé, commencez à collaborer avec votre équipe :

• Votre flux de travail comprend-il des étapes répétables? Configurez des modèles d’actions.

• Publiez un commentaire sur une carte d’action pour garder la conversation dans le contexte de la tâche en cours

• @mentionnez vos collègues pour attirer rapidement leur attention sur votre question ou votre commentaire

• Consultez votre fil de notifications - (repérez l’icône de cloche en haut à droite) - c’est votre centre de commande pour les tâches et les éléments qui demandent votre attention.  Vous pouvez aussi toujours choisir quand et comment vous êtes avisé.

Niveau intermédiaire

5. Comment importer des tâches dans Hive?

Il est beaucoup plus facile de se lancer dans Hive quand vous pouvez copier vos tâches depuis votre ancien outil. De plus, cela ne prend qu’une minute.

Voici comment faire :

Ouvrez le menu principal, choisissez « Importer des tâches », puis choisissez l’outil à partir duquel importer :

Suivez les instructions pour télécharger votre fichier .JSON sur votre ordinateur à partir de l’outil choisi

Cliquez sur le lien « Cliquez ici pour joindre » et ajoutez le fichier .JSON

C’est terminé! Vos tâches apparaîtront comme par magie dans Hive sous peu.

6. Comment intégrer le stockage de fichiers dans Hive?

Vous pouvez relier Box, Dropbox et Google Drive à Hive. Consultez et partagez vos fichiers sans perturber votre flux de travail!

Et c’est aussi simple que 3 étapes.

1. Cliquez sur l’icône « Ajouter un fichier » à côté de votre avatar

2. Choisissez le disque infonuagique que votre entreprise utilise

3. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira et vous demandera de saisir votre nom d’utilisateur et votre mot de passe

4. Connectez-vous et vous aurez instantanément accès à tous vos fichiers

Vous pouvez maintenant envoyer les éléments de votre disque infonuagique aux membres de votre équipe dans Hive.

Vous pouvez joindre des fichiers :

• À une carte d’action

• Dans un commentaire sur une carte d’action

• À la page d’accueil du projet

• Dans un message de clavardage

Pour joindre un fichier à une carte d’action, cliquez sur l’icône de trombone, sur l’action ou dans un commentaire.

Pour joindre un fichier à la page d’accueil du projet, rendez-vous dans la section « Pièces jointes » et cliquez sur « + Ajouter une pièce jointe ».

Enfin, pour téléverser un fichier dans un message de clavardage, cliquez sur le symbole + à gauche de la barre de clavardage pendant la rédaction du message.

7. Comment utiliser les vues de projet flexibles de Hive?

Mes actions

La vue « Mes actions » est une liste de toutes les actions que vous créez pour vous-même et que d’autres vous assignent. Dans Mes actions, il est facile de voir ce que vous avez à faire et d’établir vos priorités en conséquence.

Vous trouverez la vue Mes actions dans le panneau central de votre espace de travail Hive.

1. Ajoutez quelques actions à votre liste 

Cliquez sur la case qui indique Que faut-il faire? Saisissez ce que vous voulez faire et appuyez sur Entrée. Aussitôt, une action apparaît dans votre liste.

2. Détaillez vos actions 

Cliquez sur l’une de vos actions et une fenêtre modale s’ouvrira avec tous les détails de l’action. Vous pouvez ajouter beaucoup de détails pour donner plus de contexte à votre action, comme nous l’avons expliqué au point 2 ci-dessus. Une fois les détails nécessaires à l’exécution de l’action ajoutés, cliquez sur Fermer pour quitter la fenêtre modale.

3. Organisez vos actions

Ensuite, vous pouvez organiser vos actions et constater à quel point c’est facile.

Il y a quatre catégories pour organiser vos actions :

• Maintenant est la liste de toutes les actions que vous voulez terminer aujourd’hui.  C’est là qu’arrivent d’abord les nouvelles actions que quelqu’un d’autre vous assigne.

• À venir est la liste de toutes les actions actuellement reportées. Pour chaque action reportée, vous choisissez la date à laquelle vous voulez la voir réapparaître dans votre liste Maintenant.

• Terminées est la liste des actions que vous avez terminées récemment.

• Assignées par moi est la liste des actions que vous avez assignées à d’autres personnes.

Ces différentes catégories permettent de garder automatiquement votre liste organisée et de vous concentrer sur l’important. Il reste tout de même facile d’organiser les choses à votre façon :

• Si une action doit absolument être faite maintenant, vous pouvez la marquer comme urgente. Un point d’exclamation rouge s’affichera alors sur la carte d’action, ce qui permet de repérer facilement qu’elle est importante.

• Si l’une de vos actions est personnelle, vous pouvez la marquer comme privée. Ainsi, personne d’autre que vous dans votre équipe ne peut la voir. Toutes les actions privées affichent une icône d’œil sur la carte pour que vous puissiez les repérer facilement.

• Essayez la barre de recherche pour trouver vos actions. Il suffit de saisir un mot et toutes les actions qui le contiennent s’afficheront dans une liste.

Kanban

Un tableau Kanban est un puissant outil de visualisation du flux de travail. Les tâches sont représentées par des cartes organisées en listes. Chaque liste représente une étape d’un processus de travail.

Il suffit de glisser-déposer les cartes entre les différentes colonnes de statut au fil de leur progression. (Pensez à des papillons adhésifs.)

C’est parfait pour les personnes qui pensent en images. Vous pouvez créer des tableaux Kanban dans Hive grâce à la vue Statut.

Créer un tableau Kanban

1. Allez dans « Navigateur de projets » et cliquez sur « +Nouveau projet »

2. Saisissez les détails du projet et invitez des membres de l’équipe

3. Choisissez la vue Statut comme présentation du projet

4. Appuyez sur « Créer » et votre nouveau projet devrait s’ouvrir directement en Kanban

Modifier votre tableau Kanban

La vue Statut de Hive comprend trois statuts par défaut : Non commencée, En cours et Terminée. Mais vous pouvez modifier n’importe quel statut et en ajouter autant que vous voulez. Votre équipe peut ainsi l’adapter à ses besoins : les possibilités sont infinies.

Gantt

Avec les diagrammes de Gantt, Hive vous permet de planifier et d’exécuter votre projet, le tout dans le même outil. Voyons cela de plus près.

• Allez dans le navigateur de projets et choisissez +Nouveau projet

• Donnez-lui un titre et ajoutez au besoin une description, une échéance et des pièces jointes

• Choisissez les paramètres de partage (vous pouvez en lire davantage ici)

• Choisissez « Vue Gantt » comme présentation du projet et cliquez sur Créer

• Votre nouveau projet Gantt devrait s’ouvrir. Cliquez sur +Ajouter une action, saisissez le nom et appuyez sur Entrée. Cliquez simplement dans le diagramme de Gantt pour lui donner une date de début et une échéance. Voici à quoi peut ressembler une vue Gantt complète :

Une fois la vue Gantt créée, vous disposez de nombreuses façons de la personnaliser selon vos besoins.

Modifier la chronologie

La vue Gantt affiche par défaut une chronologie de plusieurs mois, mais vous pouvez la modifier. Vous pouvez faire un zoom avant pour voir quelques semaines ou un zoom arrière pour voir un projet sur toute une année.

Assigner une tâche

Assignez une tâche à votre collègue en cliquant sur l’icône d’espace réservé et en choisissant une personne responsable dans le menu déroulant.

Exporter

Depuis la vue Gantt, vous pouvez exporter en PDF, en PNG, vers Microsoft Project et vers Excel, en plus de limiter la plage de dates et de masquer les personnes responsables dans les exportations d’image.

8. Comment utiliser Hive Apps?

Chaque équipe est unique et a ses propres outils, son propre flux de travail et ses propres objectifs. C’est pourquoi nous avons créé Hive Apps. C’est un endroit unique où les équipes peuvent gérer leurs intégrations et leurs fonctions pour personnaliser Hive. Les demandes d’information sur les applications font partie des questions les plus courantes que nous recevons sur Hive.

Accéder à Hive Apps

Pour ouvrir Hive Apps :

• Ouvrez le menu principal et choisissez « Hive Apps » vers le bas de la liste

Utiliser Hive Apps

Voici le tableau de bord de Hive Apps.

Il comprend deux catégories d’applications :

Mes applications : Toutes les intégrations ou fonctions auxquelles vous pouvez accéder et que vous pouvez utiliser à titre individuel.

• Elle comprend toutes les intégrations de stockage de fichiers, la vidéoconférence et Zapier

Applications de l’espace de travail : Toutes les intégrations ou fonctions que vous pouvez activer et désactiver pour tous les membres de votre espace de travail. Veuillez noter que seuls les administrateurs peuvent activer les applications de l’espace de travail.

• Elle donne accès à des fonctions premium comme les formulaires et le suivi du temps.

Les applications grisées n’ont pas été ajoutées à votre espace de travail.

Les applications dont le logo est en couleur et qui portent une coche verte ont été ajoutées.

Chaque application comprend un lien vers un article du centre d’aide qui explique son fonctionnement.

Pour ajouter une application, il suffit de cliquer sur le bouton à glissière. Selon qu’il s’agit d’une intégration ou d’une fonction, vous devrez peut-être saisir des identifiants de connexion.

9. Comment fonctionnent les formulaires de Hive?

Dans Hive, vous pouvez créer des formulaires personnalisés que n’importe qui peut remplir dans son navigateur. Les formulaires soumis créent automatiquement une carte d’action dans Hive avec tous les détails du formulaire.

Voici quelques excellents usages des formulaires de Hive :

• recueillir des commandes ou des demandes

• signaler des bogues et d’autres problèmes

• recueillir des renseignements structurés auprès des employés (p. ex. les coordonnées)

• et bien plus encore!

Comment créer un formulaire

• Activez « Formulaires » dans « Hive Apps » s’ils ne le sont pas déjà

• Allez dans le menu principal (sous votre photo de profil)

• Choisissez « Formulaires »

• Cliquez sur « +Nouveau formulaire »

• Ajoutez un titre et une description

• Glissez-déposez les champs que vous voulez ajouter au formulaire

Vous pouvez ajouter 10 types de champs différents à un formulaire de Hive :

Groupe de cases à cocher 

Champ de date

Téléversement de fichier (tous les types de fichiers sont acceptés)

En-tête

Paragraphe

Groupe de boutons radio

Sélection

Champ de texte

Zone de texte

Règle

L’outil Règle est idéal pour séparer visuellement les champs du formulaire.

Texte multiple

...

Selon le champ choisi, vous pouvez le rendre obligatoire, ajouter un texte d’aide, fixer une longueur maximale de caractères et appliquer d’autres personnalisations.

• Ajoutez un message de confirmation

C’est le message que la personne verra après avoir soumis le formulaire.

• Choisissez où envoyer le formulaire 

Une fois le formulaire soumis, les données peuvent aller à l’un de ces deux endroits :

Courriel  - vous pouvez indiquer une adresse courriel, et toute l’information fournie dans le formulaire arrivera dans cette boîte de réception. Voir ci-dessous.

Action Hive - une action sera automatiquement créée dans Hive, dans le projet et assignée à la personne que vous choisissez. Elle ressemblera à ceci.

Chaque formulaire est accompagné d’un lien que vous pouvez partager ou publier sur un site Web.

Pour accéder au lien, faites défiler jusqu’en haut du formulaire et vous verrez une case blanche contenant un lien. Cliquez sur le bouton « copier » pour l’enregistrer dans votre presse-papiers.