Comment Envision Pharma Group utilise Hive pour gérer des flux de travail marketing complexes

Profil de l'entreprise

• Taille de l'entreprise : plus de 1 000 employés répartis dans plusieurs bureaux à l'échelle mondiale

• Rayonnement : soutien aux équipes internes de toutes les fonctions et coordination du travail avec des partenaires et des clients externes

Le défi

Envision Pharma Group gère un grand volume de livrables complexes pour des équipes réparties dans le monde, notamment des documents scientifiques, des ressources numériques, de la visualisation de données et des expériences Web.

Avant Hive, l'équipe s'appuyait sur des outils comme Trello et Ganttic, mais ces systèmes manquaient de la souplesse et de la visibilité nécessaires pour soutenir des activités de niveau entreprise.

Parmi les principaux défis :

• Gérer plusieurs types de flux de travail en parallèle : des livrables de publication à cadence rapide jusqu'aux initiatives créatives et numériques très structurées, à long échéancier

• Coordonner le travail entre des équipes internes dispersées et des collaborateurs externes, dont les niveaux de visibilité et de participation diffèrent

• Offrir à la direction une vue d'ensemble claire des jalons, des échéanciers et des ressources sans submerger les contributeurs de détails inutiles

• Travailler avec des outils fragmentés, ce qui nuisait à l'efficacité de la communication, des rapports et du suivi des projets

Après plus de trois ans à évaluer des plateformes de gestion de projets, l'équipe a constaté que la plupart des outils étaient trop rigides pour ses besoins opérationnels. À un moment donné, elle a même envisagé de concevoir une solution sur mesure à l'interne.

La solution : Hive

Au début de 2022, Envision Pharma Group a adopté Hive comme plateforme centrale de gestion de ses flux de travail d'entreprise, de la réception des demandes et de la planification jusqu'à l'exécution et à la livraison. Hive a remplacé plusieurs systèmes déconnectés par un seul espace de travail où les équipes peuvent coordonner le travail, suivre l'avancement et collaborer en temps réel.

Pourquoi Hive?

Hive offrait la souplesse, la visibilité et les fonctionnalités de niveau entreprise nécessaires pour prendre en charge divers flux de travail, tout en restant intuitive pour des équipes de fonctions différentes.

La plateforme a permis à l'organisation de réunir dans un seul système la gestion des flux de travail, la collaboration avec les parties prenantes et les approbations.

Comment l'équipe utilise Hive

1. Réception et acheminement structurés

Le travail commence par des demandes standardisées soumises dans Hive Forms, ce qui garantit que chaque projet comprend dès le départ le contexte et les exigences nécessaires.

2. Gestion souple des flux de travail

• Flux de travail à cadence rapide : l'équipe de planification des publications utilise la vue par statut (Kanban) de Hive pour traiter un grand volume de livrables, comme des affiches et des brochures.

• Flux de travail à plus long terme : l'équipe des livrables haut de gamme se sert des diagrammes de Gantt et des jalons pour planifier et suivre des projets comme l'image de marque, l'animation et la visualisation de données.

  
  

  

  
  

  Cette souplesse permet aux gestionnaires d'équilibrer les ressources, qu'il s'agisse de designers qui jonglent avec huit projets en une journée ou de développeurs concentrés sur un livrable de quatre semaines.

3. Collaboration et tenue de dossiers

Toutes les notes, tous les fichiers et toutes les mises à jour propres à une tâche sont conservés directement dans les cartes d'action de Hive, ce qui crée une source unique de vérité pour chaque livrable. Cela élimine les longues réunions de mise à jour et offre un historique accessible quand de nouveaux membres de l'équipe ou des collaborateurs externes se joignent à un projet.

« L'historique de la carte d'action est particulièrement utile quand quelqu'un de nouveau vient donner un coup de main. Au lieu d'une réunion de 40 minutes, on peut dire : "Lisez d'abord la carte. Si quelque chose n'est pas clair, on en discute. Sinon, allez-y." »
— Simon Dempsey, chef mondial des opérations, création et numérique

Résultats

En centralisant la réception des demandes, les flux de travail et la collaboration dans Hive, Envision Pharma Group a :

• réuni deux flux de travail distincts sur une seule plateforme;

• réduit le temps d'intégration et de mise à jour pour les nouveaux collaborateurs;

• amélioré l'efficacité de la gestion des communications internes et externes;

• donné aux gestionnaires la souplesse de personnaliser les flux de travail et les automatisations selon les besoins de leur équipe.

Conclusion

La capacité d'adaptation de Hive permet aux équipes marketing et créatives d'entreprise, comme celles d'Envision Pharma Group, de mener plusieurs flux de travail à des rythmes différents, de collaborer efficacement avec les parties prenantes et de garder une visibilité complète sans sacrifier la souplesse.