Comment McKinney Health utilise Hive pour gérer des flux de travail et des approbations complexes

McKinney Health est une agence spécialisée qui offre un large éventail de services de marketing aux marques de la santé et du bien-être. Lancée en 2022, l’agence est un service du groupe McKinney, qui compte cinq bureaux aux États-Unis. McKinney Health réunit une équipe de grands talents qui ont travaillé partout dans le secteur de la santé, et elle a atteint la taille d’une agence de taille moyenne à part entière. McKinney Health offre un large éventail de services de marketing, du marketing par courriel aux brochures imprimées, en passant par les publicités en ligne, le contenu vidéo, la conception de sites Web et plus encore. Sa clientèle se compose principalement d’entreprises du secteur de la santé et du bien-être. 

McKinney Health utilise Hive depuis juin 2023, et plus de 46 employés de l’entreprise s’en servent aujourd’hui. L’agence peut aussi ajouter des clients et des partenaires de développement comme utilisateurs externes dans Hive pour favoriser la collaboration et simplifier le processus de révision et d’approbation. 

Nous avons rencontré l’équipe de McKinney Health pour discuter de la façon dont l’entreprise utilise Hive pour gérer des flux de travail complexes et simplifier ses processus de révision et d’approbation.

La vie avant Hive

Avant d’adopter Hive, l’équipe de McKinney Health utilisait un autre outil de gestion de projets pour la révision et les approbations. Cependant, à mesure que la liste de clients de l’agence s’allongeait et que la charge de travail augmentait, l’équipe a commencé à chercher une solution de gestion de projets dédiée, dotée d’un éventail de fonctions plus large. 

« Quand nous avons commencé à croître et à accueillir des gens qui avaient l’habitude de plateformes de gestion de projets plus grandes, nous avons vite compris que cet outil ne suffirait pas à gérer nos flux de travail », explique David Gielchinsky, directeur des opérations santé chez McKinney Health. 

Collette Dorbandt, directrice de la rédaction, avait travaillé avec Hive dans une agence précédente et a vanté ses avantages à David et à l’équipe. Au départ, l’agence a mis à l’essai quelques autres outils en parallèle avec Hive, mais Hive s’est démarquée par ses fonctions et sa souplesse. 

« Hive était le choix le plus logique pour nous, dit David. Elle offre toutes les fonctions et toutes les intégrations dont nous avons besoin, et c’est une grande réussite. » David ajoute que l’entreprise a déjà économisé 810 heures et mené 48 600 cycles d’approbation au cours des 10 premiers mois suivant l’adoption de Hive.

Comment McKinney Health organise ses projets dans Hive

McKinney Health crée une grande variété de documents pour ses clients, des brochures imprimées aux ressources numériques complexes comme des vidéos, des sites Web et des aides visuelles interactives (AVI) destinées à des présentations sur tablette.

Grâce au Project Navigator de Hive, l’agence crée dans Hive un projet parent pour chacun de ses clients. Dans chacun de ces projets clients, il y a des projets enfants pour chaque livrable précis. 

Les actions sont ensuite « acheminées » aux parties prenantes concernées, par exemple pour la révision, la vérification des faits ou l’avis juridique. Plus récemment, l’équipe a aussi commencé à utiliser des sous-actions comme liste de vérification pour gérer le contrôle de la qualité (CQ), s’assurer que les exigences sont respectées et responsabiliser l’équipe., etc. et des projets enfants de livrables précis : vidéos, AVI, sites Web avec sous-actions.

« Utiliser Hive pour notre CQ nous permet de cocher tous les petits détails qui entrent dans chaque projet. Nous adorons cette fonction », affirme Kat Zic, superviseure de projet.

Utiliser Hive pour simplifier un processus rigoureux de révision et d’approbation

La révision et les approbations sont essentielles pour toutes les agences, mais dans la gestion de projets en santé, la complexité peut s’ajouter. Les livrables doivent passer entre les mains de plusieurs personnes avant d’être publiés, ce qui peut entraîner plusieurs cycles de révision et d’approbation avant qu’une ressource soit validée. 

« Le nombre de cycles d’approbation dépend de la complexité du livrable, explique Gerald Flannory, directeur de la conception d’expérience. Il y a une grande différence entre une pièce imprimée et un site Web de 40 pages. Comme elles contiennent plus de matériel, les grandes ressources, comme les AVI et les sites Web, passent par des tests approfondis d’expérience utilisateur (UX). »  

Kat ajoute : « Un projet typique peut durer de quatre mois à un an. Il peut y avoir de 20 à 30 cycles d’allers-retours jusqu’à ce que la pièce soit impeccable et approuvée par tout le monde. Nos projets comportent tellement de jalons — partage avec les clients, révisions, examens médicaux et juridiques — que le processus est long. »

Chaque cycle de révision peut comporter des centaines de commentaires et d’annotations dans la fenêtre de révision, si bien que l’efficacité et l’exactitude sont cruciales. La possibilité d’ajouter des utilisateurs externes dans Hive permet à l’agence d’inclure des fournisseurs externes dans ses parcours de révision et d’approbation, afin que les clients et leurs équipes puissent annoter les documents avec des commentaires directement dans Hive.

Conclusion : les principaux avantages de Hive pour McKinney Health

Hive a permis à l’agence de simplifier et d’organiser des projets complexes et de mener des cycles de collaboration, de rétroaction et d’approbation avec efficacité et exactitude. Avec Hive comme solution de gestion de projets, l’équipe de McKinney Health a pu accroître ses activités et gérer une liste de clients en pleine expansion avec un maximum d’efficacité.

L’agence apprécie aussi la possibilité de recourir à Hive Apps et à des intégrations, comme les sprints, les automatisations et les intégrations avec Slack. McKinney Health apprécie également le soutien qu’elle reçoit de Hive pour tirer le meilleur parti des fonctions de l’outil.

« Hive a été une vraie réussite pour nous, et nous sommes très enthousiastes de ce que nous avons accompli jusqu’ici et de ce que nous pourrons faire à l’avenir. Nos données montrent à quel point l’adhésion à Hive a été forte et à quel point nous avons réussi », conclut David. « Nous prévoyons d’explorer davantage de fonctions de Hive, notamment les tableaux de bord, les intégrations avec Slack et d’autres intégrations d’applications. Nous y voyons beaucoup de valeur. »