Comment une équipe technique solide gère des projets complexes avec Hive

Vous travaillez peut-être sur un projet complexe, au sein d’une équipe d’ingénierie ou dans un rôle technologique exigeant, mais cela ne veut pas dire que votre processus de gestion doit l’être aussi. Heureusement, Hive est là pour apporter structure et organisation, même aux projets les plus compliqués. Hive offre tout ce qu’il faut pour gérer des plans de projet de grande envergure, comportant plusieurs volets de travail, dans une interface conviviale et accessible. Avec ce guide de démarrage rapide, votre échéancier de projet sera chargé dans Hive en un rien de temps. Alors, c’est parti!

Étape 1 : où se trouve votre plan de projet en ce moment?

Où suivez-vous actuellement votre plan de projet? Selon que vous venez d’un autre outil ou que vous utilisez un système formel pour la première fois, il est temps de transférer votre travail existant dans Hive. Suivez les directives ci-dessous selon la situation qui vous correspond le mieux.

a) Il est dans un autre outil et je prévois de l’importer

Hive peut ingérer les données de projet d’autres outils lorsqu’elles sont exportées dans des formats courants comme CSV ou JSON. Hive a aussi créé des outils d’importation pour des outils comme Basecamp, Trello, Asana et Smartsheet. Si vous transférez du travail depuis un autre outil courant, suivez le guide d’importation ici pour rassembler facilement vos données de projet et les importer dans Hive.

b) Je pars de zéro

Rien de mieux qu’une page blanche! Commençons par créer un nouveau projet. Cliquez sur Nouveau > Projet, puis choisissez d’inclure les renseignements suivants :

• Titre

• Date d’échéance

• Disposition en diagramme de Gantt

• Phases : laissez cela de côté pour l’instant, nous y viendrons ensuite

• Partagé avec : nous recommandons de commencer avec vous seul pour l’instant, mais notre mode brouillon est utile si vous souhaitez ajouter vos collègues sans les aviser de leurs affectations avant d’avoir terminé le plan.

Astuce : une fois votre projet créé dans la vue Gantt, cliquez sur l’icône d’engrenage pour afficher quelques colonnes familières, comme la date de début, la date d’échéance, la durée et le prédécesseur.

Étape 2 : cartographiez les volets de travail

Il est maintenant temps de réfléchir à la façon dont votre projet se découpe naturellement. Selon la structure de votre flux de travail, suivez la meilleure voie ci-dessous.

a) Par grande étape du cycle de vie ou phase de travail 

Cela s’applique aux projets où le travail est organisé selon l’étape du cycle de vie, puis où chaque action revient à des équipes ou à des services précis. Dans ce cas, nous vous recommandons de configurer des phases pour votre projet dans Hive. Chaque phase représentera une grande étape du cycle de vie sous laquelle tout ce qui se trouve dans votre projet sera classé. Ajoutez des phases à votre projet en cliquant sur Plus > Modifier le projet >, puis en ajoutant les phases à cet endroit. Vous pouvez ensuite attribuer une phase à de nouvelles actions, regrouper par phase ou glisser des actions existantes dans vos phases.

b) Par volet de travail ou par service

Dans ce cas, chaque équipe gère son propre segment du projet global, et nous n’organisons pas tous les volets de travail selon la même étape du cycle de vie. Si les volets de travail de votre service comptent plus de 30 tâches précises, nous recommandons d’utiliser des étiquettes pour organiser le projet. Chaque service peut utiliser la même étiquette sur ses actions, puis vous affichez votre échéancier regroupé par étiquette plutôt que par phase. Créez les étiquettes directement sur les cartes d’action à l’aide de l’icône « + ». Voici tout ce qu’il faut savoir sur les étiquettes.

Étape 3 : configurez votre diagramme de Gantt à votre façon

Il existe de nombreuses façons de configurer votre diagramme de Gantt dans Hive. Voici quelques conseils pour configurer votre projet selon ce que vous souhaitez accomplir. Si l’une de ces options vous simplifie la vie, suivez les indications!

Je veux que l’échéancier de Gantt ajuste mes dates automatiquement : si une date change, les dates suivantes doivent être replanifiées automatiquement par Hive ???? Activez la planification automatique, ou même la planification automatique stricte (voir le lien pour en savoir plus). Je veux que Hive affiche ma carte d’action comme terminée quand toutes les sous-actions sont terminées, automatiquement ???? Activez ce paramètre dans l’écran Modifier le projet : Je veux que Hive calcule les dates de début et de fin de mes actions parentes, selon les dates les plus hâtives et les plus tardives des sous-actions ???? Activez ce paramètre dans l’écran Modifier le projet : Je veux pouvoir voir tous les jalons de tous les projets en même temps ???? Transformez ces cartes d’action en jalons, puis créez votre rapport de jalons.

Étape 4 : ajoutez vos actions au projet

Utilisez les invites du diagramme de Gantt pour saisir vos actions une à une. Autre option : copiez et collez une liste, et Hive générera des actions distinctes. Oui, c’est un truc de pro.

Étape 5 : invitez l’équipe et attribuez le travail

Maintenant que votre plan de projet est créé, il est temps de faire entrer les personnes chargées de le réaliser. Rendez-vous dans la section Invitations pour inviter toutes les personnes qui participent à une partie du projet (ou à sa totalité). N’oubliez pas : les membres de votre équipe interne au sein de votre organisation seront des membres ordinaires, tandis que les parties externes qui ont besoin d’accéder à un seul projet ou qui sont extérieures à votre organisation seront des utilisateurs externes. Une fois que chacun a été affecté à ses actions respectives, il est temps de commencer! ???? Par la suite, les membres de l’équipe peuvent consulter leur page Mes actions pour voir leurs prochaines tâches, tous projets confondus.

Étape 6 : obtenez l’approbation des livrables

Si vos livrables doivent passer par un processus de révision interne ou externe, tirez parti des fonctions de révision et d’approbation de Hive pour recevoir des commentaires et suivre les approbations. Pour commencer, téléversez les fichiers à réviser dans l’outil de révision et d’approbation de Hive. La fonction de révision de Hive permet à plusieurs membres de l’équipe de réviser simultanément, de laisser des commentaires et d’ajouter des annotations en temps réel. Vous pouvez aussi créer des circuits d’approbation qui passent par plusieurs utilisateurs et équipes, ainsi que par des approbateurs externes (ceux qui n’ont pas de compte Hive). Quand vient votre tour de réviser, vous recevez une notification et la demande d’approbation apparaît sur votre page Mes actions, ce qui vous permet de suivre facilement toutes vos demandes d’approbation.