Débordé au travail? Voici 7 façons de dire « non » à votre patron

Vous croulez sous le travail. Mais votre patron l’ignore ou s’en fiche, et le voici qui arrive avec une nouvelle demande. Pouvez-vous simplement répondre « non »?

Non. Enfin, vous le pouvez… Mais vous ne devriez pas. Tout comme c’est un mot à éviter en entrevue d’embauche, c’est aussi un mot à limiter dans vos échanges avec votre gestionnaire. Bien sûr, il arrive qu’il fasse des demandes déraisonnables. Mais le rabrouer carrément vous causera probablement plus d’ennuis.

Par là, nous entendons dire « non » et tourner les talons. Vous pouvez tout de même refuser une demande dans certaines circonstances, à condition de le faire de façon réfléchie et polie, ce qui a plus de chances de susciter une réaction positive.

Les bonnes raisons de dire « non »

Certaines raisons de dire « non » ne sont pas bonnes, par exemple si vous avez peur d’apprendre ou d’essayer quelque chose de nouveau. Mais il existe aussi plusieurs bonnes raisons de le faire. En voici quelques-unes :

Vous êtes vraiment débordé de travail.

Vous avez déjà tant de travail dans votre assiette que vous n’êtes même pas certain de pouvoir tout terminer. Accepter un projet ou une tâche de plus serait tout simplement impossible. Vous devriez négliger vos autres responsabilités ou livrer des résultats médiocres, et aucun des deux ne fera bonne impression sur votre patron.

Vous n’avez pas les compétences nécessaires.

Si vous n’avez pas les compétences voulues pour mener la tâche à bien, vous ne pourrez pas la réaliser de façon satisfaisante. Dites-le simplement. Sinon, vous peinerez à réaliser un projet sans répondre aux attentes.

Bien sûr, certaines choses s’apprennent vite. Si vous n’avez pas besoin de beaucoup de temps pour vous mettre à niveau, vous n’êtes probablement pas justifié de refuser.

Vous avez des priorités concurrentes.

Vous avez peut-être une réunion à laquelle assister, une réunion que votre patron avait oubliée ou dont il ignorait l’existence, et elle vous empêcherait de réaliser ce projet supplémentaire. Ou il y a peut-être d’autres priorités concurrentes. C’est une raison importante : après tout, vous ne pouvez pas faire deux choses à la fois.

Vous vivez une urgence personnelle ou familiale.

Si vous vivez une véritable urgence personnelle ou familiale, comme le décès d’un proche, c’est une très bonne raison non seulement de refuser un autre projet, mais aussi de vous absenter du travail. Il est fort probable que votre entreprise ait déjà une politique pour ce genre de situation. Sinon, vous devriez discuter avec votre patron de votre situation personnelle et du soutien dont vous avez besoin.

Votre patron vous demande de faire quelque chose immoral, contraire à l’éthique ou illégal.

Dans ce qui est, espérons-le, une situation extrêmement rare, votre patron pourrait vous demander de faire quelque chose qui va à l’encontre des principes de l’entreprise ou des vôtres. Il pourrait même vous demander de faire quelque chose d’illégal. C’est inacceptable, et c’est peut-être la plus importante raison de dire non. Une telle situation exige souvent d’autres mesures, comme la signaler à un supérieur, voire entreprendre un recours en justice.

7 façons de dire « non » à votre patron

Ces approches rendront la conversation plus fluide.

1. Donnez une raison concrète et justifiée.

Plutôt que de dire d’emblée « Je ne peux pas le faire », donnez une raison réelle et concrète. Si, par exemple, vous avez des priorités concurrentes, comme la réunion importante évoquée plus haut, exposez la situation.

« Je le ferais volontiers, mais j’ai cette réunion avec l’équipe des ventes cet après-midi. »

« J’aimerais bien, mais j’ai les tâches A, B et C à terminer d’ici la fin de la semaine. »

Il y a de bonnes chances que votre patron accepte cette réponse et propose une solution de rechange ou une autre façon de faire réaliser la tâche. Il pourrait aussi modifier les paramètres du projet, par exemple en repoussant l’échéance pour tenir compte de votre horaire.

2. Reformulez votre réponse.

« Non » peut être un mot brutal, aussi simple soit-il. Il est négatif par nature. Alors, plutôt que de l’énoncer de façon purement négative, essayez de le reformuler.

« J’aimerais vraiment pouvoir le faire, mais je ne suis pas certain que ce soit réalisable compte tenu de X, Y et Z. »

« Hum, j’ai beaucoup de choses dans mon assiette en ce moment. Pourrions-nous peut-être modifier l’échéancier?

Souvent, nous ne réfléchissons pas assez à ce que nous disons et à la façon dont nous le disons. Faire plus attention à la manière dont vous formulez les choses améliorera presque certainement aussi vos échanges à d’autres égards.

3. Proposez une solution de rechange.

Vous n’êtes peut-être pas d’accord avec l’idée que votre gestionnaire vous demande de mettre en œuvre. Ou vous ne pouvez tout simplement pas la réaliser avec succès. Plutôt que de la rejeter d’emblée, essayez de proposer une autre voie.

« Que pensez-vous de faire telle ou telle chose? »

« Puis-je suggérer une approche supplémentaire [ou différente]? »

« Que diriez-vous de faire X au lieu de cela ou en plus?

Si vous écartez ou rejetez carrément une idée, vous mettez votre patron sur la défensive. Vous ne devriez mettre personne dans cette position. Et si vous le faites avec une figure d’autorité, vous mettez en péril votre personne et votre carrière. On aura l’impression que vous ne la respectez pas.

4. Faites preuve d’empathie.

Montrez que vous comprenez le point de vue de votre patron avant de le rejeter sur-le-champ. Il se sentira écouté et compris. Si vous répondez tout de suite « non », il sera moins disposé à vous écouter et à accepter votre proposition de rechange.

« Je comprends votre point de vue. Et si nous faisions X? »

« Cela se tient tout à fait. Nous pourrions peut-être combiner les idées et faire [Y]? »

5. Demandez son aide.

En général, les gens aiment qu’on leur demande de l’aide, sauf si cette aide représente un fardeau excessif pour eux. Cela montre que vous respectez leur opinion et qu’ils peuvent être un véritable atout pour vous. Et bien sûr, tout le monde aime se sentir apprécié.

Alors, plutôt que de dire simplement que vous ne pouvez pas faire quelque chose, reformulez en demandant de l’aide.

« J’ai beaucoup de priorités concurrentes en ce moment. Pourriez-vous m’aider à établir les priorités de ma liste de tâches? »

« J’ai aussi le [projet X] dans mon assiette en ce moment. En fait, j’aimerais bien avoir votre avis là-dessus. Nous pourrions peut-être le passer en revue avant que j’entreprenne le [projet Y]? »

Cela aidera aussi votre patron à voir tout ce que vous avez à faire, ce qui pourrait l’amener à revoir les priorités de l’équipe et ce qu’il souhaite que vous fassiez en premier.

6. Montrez les preuves à votre gestionnaire.

Rien n’appuie mieux votre argument que des faits concrets. Si vous avez des preuves, utilisez-les.

« Je ne suis pas certain de pouvoir ajouter cela à ma liste de tâches. Tenez, laissez-moi ouvrir le tableau de suivi et vous montrer ce que j’ai fait. »

« Les résultats de notre dernière campagne indiquent que nous devrions consacrer plus de temps à [X] qu’à [Y]. Laissez-moi vous montrer les données d’analyse… »

7. Offrez de partager la charge.

Il reste que du travail est sur la table et doit être terminé. Si vous ne pouvez pas le faire, essayez de suggérer une solution de rechange ou d’offrir de partager le travail avec un collègue.

« J’ai beaucoup de choses dans mon assiette en ce moment, mais je sais que Lisa est vraiment bonne en [compétence]. Je pourrais peut-être m’occuper de cette partie du projet, et elle de l’autre. »

« J’ai la réunion des ventes en même temps que cette réunion. Mais Lisa pourrait peut-être y aller à ma place? Je sais qu’elle a hâte d’assumer plus de responsabilités. »

Non seulement cela allège votre fardeau, mais cela pourrait donner à vos collègues l’occasion de faire leurs preuves.

5 conseils pour bien livrer votre message

Voici comment dire « non » comme un pro.

Soyez entièrement honnête.

Ou plutôt, aussi honnête que vous pouvez l’être sans vous mettre en danger de quelque façon que ce soit. (Cela peut s’appliquer à une situation où on vous demande de faire quelque chose de contraire à l’éthique ou d’illégal.)

Donc, dans la mesure où c’est possible et sans danger, soyez franc. Par exemple, il vous manque les compétences pour réaliser le travail avec succès? Dites-le simplement.

Soyez direct.

Soyez clair lorsque vous expliquez pourquoi vous ne pouvez pas (ou ne voulez pas) faire le travail demandé. Ne laissez pas à votre patron la possibilité d’interpréter de travers, volontairement ou non, ce que vous dites.

Plutôt que de dire « Je ne pense pas pouvoir, mais… », dites « Je ne peux pas ». Vous pouvez bien sûr adoucir vos mots pour ne pas paraître impoli, mais évitez de laisser une marge de manœuvre. Soyez franc pour que votre patron ne s’imagine pas que vous ferez quelque chose que vous n’avez pas l’intention de faire.

Reconnaissez qui est en charge.

Indice : c’est votre patron. Que cela vous plaise ou non, c’est lui qui a le dernier mot sur la situation. Gardez un ton respectueux tout au long de la conversation. N’oubliez pas que vous êtes l’employé et qu’il est le gestionnaire.

Pour reconnaître la hiérarchie, vous pourriez l’exprimer en mots : « Je sais que c’est à vous de décider », par exemple. La discussion se déroulera bien mieux que s’il se demande si vous comprenez qui est le patron.

Laissez vos émotions de côté.

Ne pleurez pas. Ne parlez pas de vos problèmes personnels qui n’ont rien à voir avec la situation de travail. Les émotions n’ont pas leur place dans cette conversation. Restez plutôt aussi professionnel que possible.

Oui, nous avons tous nos moments difficiles. Mais si vous apportez vos émotions dans la conversation, vous aurez l’air peu professionnel, et cela nuira à votre crédibilité et à votre demande.

Choisissez bien votre moment.

Un important revers est-il survenu dans l’entreprise? Venez-vous de faire une erreur qui pourrait coûter cher? Votre patron est-il stressé par un enjeu professionnel ou personnel (même sans lien avec vous)? Alors ce n’est pas le bon moment pour soulever un problème au sujet d’une demande.

Bien sûr, vous ne pouvez pas toujours le contrôler : vous ne savez pas quand votre patron décidera de déposer une tâche dans votre assiette. Mais chaque fois que vous le pouvez, essayez de choisir le moment de votre réponse pour ne pas ajouter à de mauvaises nouvelles.

Cet article a d’abord paru sur Fairygodboss, la plus grande communauté de carrière pour les femmes, qui les aide à atteindre leurs objectifs professionnels.