19 outils de courriel qui transformeront votre boîte de réception en 2024

Nous passons tous plus de temps à trier, à marquer et à répondre aux messages de notre boîte de réception que nous voudrions l'admettre. La plupart des milieux de travail misent sur le courriel comme principal moyen de communication entre les employés et les parties externes ou les collaborateurs. Et pourquoi pas? Le courriel est l'un des moyens les plus simples de communiquer au sujet d'une action ou d'un projet, et il existe depuis plus de 50 ans. Si vous souhaitez en savoir plus sur l'histoire riche et complète d'Internet, consultez ce portrait détaillé de l'essor de la messagerie électronique dans The Guardian.  Pour l'instant, nous vous épargnons les détails les plus pointus. Disons simplement que les statistiques actuelles montrent à quel point Internet demeure important en 2024 : on estime que nous consacrons 28 % de notre semaine de travail, soit 11 heures par semaine, aux seuls courriels. C'est ahurissant. Mais, comme pour tout outil qui existe depuis plusieurs décennies, il y a des outils de courriel d'entreprise et des améliorations qui rendent l'expérience moins intimidante et moins chronophage. Voici donc un tour d'horizon de nos trucs et outils préférés pour transformer le courriel, des extensions Gmail aux applications complètes. Ces outils vous aideront à organiser votre boîte de réception, à passer moins de temps sur vos courriels et à simplifier votre flux de travail. Qui ne voudrait pas de ça?

1. Hive

Hive est le seul outil de gestion de projets qui s'intègre pleinement à votre compte de courriel pour simplifier votre flux de travail. Avec la fonction Hive Mail, connectez facilement votre boîte Gmail ou Outlook à l'application Hive. Au lieu de jongler entre une multitude de fenêtres, de brouillons et d'applications, vous travaillez rapidement dans Hive. Avec Hive Mail, vous pouvez : 

• Créer facilement dans Hive de nouvelles actions de suivi à partir de n'importe quel courriel

• Lier des courriels à n'importe quelle carte d'action existante dans Hive

• Transférer des courriels ou y répondre depuis une carte d'action, sans quitter la plateforme Hive

Les intégrations de courriel de Hive facilitent le passage aux prochaines étapes, limitent les retards et accélèrent les suivis tout au long d'un projet. Mieux encore, les fils de courriels liés aux cartes d'action sont dynamiques : ils se mettent à jour avec chaque nouvelle réponse envoyée ou reçue. Toute personne qui a accès à la carte d'action peut consulter les messages liés et y répondre, ce qui permet à tout le monde de rester à jour. Lancez-vous avec Hive dès aujourd'hui! Commencez votre essai gratuit de 14 jours de Hive ici.

2. Front

Front est l'application de courriel collaborative qui aide les équipes à travailler plus efficacement ensemble. Avec Front et toutes ses solutions de rechange, vous disposez d'une seule plateforme pour toutes vos communications de travail : courriels, messages texte, clavardages en direct, messages de votre boîte de réception des médias sociaux, et plus encore. Vous pouvez attribuer des messages et les commenter pour collaborer à l'interne, et vous pouvez connecter Salesforce, Asana, Jira et toutes vos applications préférées pour les gérer au même endroit. Grâce à ces outils et aux automatisations de la boîte de réception, les équipes économisent en moyenne 6 heures par semaine par personne avec Front. 

3. Grammarly

Vous connaissez ce moment où, juste après avoir cliqué sur « Envoyer », vous remarquez une faute de frappe flagrante? C'est le pire, mais nous y sommes tous passés. Grammarly est la solution. Cet outil est un assistant d'écriture propulsé par l'IA que vous pouvez brancher à Gmail et à Outlook pour réviser la grammaire, le ton et le style de vos courriels. C'est un peu comme avoir un correcteur intégré à votre bureau. Disposer de cet outil peut aider à augmenter les taux de réponse et à rédiger vos courriels plus vite. 

4. Hiver

Ce qui distingue Hiver, c'est son intégration transparente à l'interface native de Gmail. Avec Hiver, vous pouvez gérer et suivre efficacement tous les courriels entrants des boîtes partagées comme support@ ou info@ directement dans Gmail. Par exemple, vous pouvez attribuer sans effort des courriels à des membres de l'équipe en un seul clic et ajouter des annotations aux fils de discussion pour fournir du contexte, ce qui évite les copies conformes et les transferts en trop qui encombrent les boîtes. De plus, vous pouvez utiliser des fonctions comme l'automatisation et l'analyse pour améliorer la productivité de l'équipe et suivre les indicateurs de soutien essentiels directement dans Gmail. Si vous cherchez une solution intuitive et conviviale pour gérer les demandes des clients et offrir un service empathique, pensez à Hiver.

5. Yesware

Cet outil est une application de suivi et d'analyse des courriels qui vous permet de voir quand les destinataires ouvrent vos courriels, vos liens et vos pièces jointes. Yesware peut vous avertir lorsqu'une personne ouvre votre courriel et vous indiquer combien de temps elle a passé à consulter vos pièces jointes, ce qui est très utile. Yesware offre aussi une excellente fonction de modèles, qui vous permet de créer des structures de courriel réutilisables pour assurer la cohérence de vos messages. Nous trouvons Yesware particulièrement utile dans un rôle de relations publiques ou de vente, où vous présentez un produit ou une couverture médiatique : l'outil montre facilement qui a réagi à vos messages, où envoyer un courriel de suivi et comment retravailler votre message.

6. Zoom

Tout le monde adore Zoom, et pour cause. Il transforme complètement le télétravail et garde tout le monde connecté sans accroc. Avec l'extension Zoom pour Gmail, vous pouvez transformer n'importe quel clavardage Google en réunion vidéo Zoom, faire de n'importe quelle invitation Google Agenda une réunion Zoom, ou créer une réunion Zoom pour un fil de courriels précis en un clic. Avec l'extension, vous pouvez aussi démarrer la réunion tout de suite ou la planifier pour plus tard. 

7. Boomerang 

Boomerang est depuis longtemps un module complémentaire incontournable qui améliore l'organisation et la productivité de nos boîtes de réception. Boomerang offre quelques fonctions principales, dont « Send Later », qui permet de programmer l'envoi de courriels à une date ultérieure, « Inbox Pause », qui bloque l'arrivée de nouveaux courriels et favorise le travail en profondeur, et « Respondable », un assistant de rédaction qui prédit le taux de réponse à partir de divers indicateurs.

8. Mailshake

Mailshake est une plateforme d'engagement commercial qui aide les vendeurs à créer des séquences de prospection très personnalisées par courriel (depuis votre compte de courriel personnel), sur les médias sociaux et par téléphone. Avec Mailshake, vous pouvez organiser votre liste de courriels de prospects avec des champs de personnalisation comme le nom, les liens vers les profils sociaux, les numéros de téléphone et même des phrases et des paragraphes entièrement personnalisés. Une fois la séquence publiée, les messages sont envoyés automatiquement selon les paramètres de votre campagne, et peuvent être mis en pause automatiquement si un destinataire répond ou clique sur un lien. Lorsqu'une piste réagit à votre prospection, vous pouvez lui répondre directement depuis Mailshake ou depuis votre propre courriel. Pour mieux suivre votre engagement commercial, vous pouvez aussi suivre en temps réel le rendement de votre campagne et voir quels messages de la séquence suscitent le plus de réactions. Vous pouvez également envisager de sécuriser votre domaine de courriel avec des outils de sécurité comme DMARC pour que vos campagnes se déroulent sans accroc et, au final, augmenter votre taux de livraison des courriels.

9. Unroll.me

Êtes-vous abonné, on ne sait trop comment, à des tonnes de listes de diffusion dont vous ne voulez pas? Unroll.me s'en occupe. Cet outil vous aide à voir facilement vos abonnements par courriel et à bloquer les entreprises dont vous ne voulez plus entendre parler. Il offre aussi une fonction originale appelée « The Rollup », qui vous permet de recevoir un résumé d'une page de toutes vos nouvelles promotionnelles par courriel : au lieu de recevoir sept courriels différents de détaillants, vous obtenez une seule liste facile à lire!

10. Right Inbox

Right Inbox propose 11 fonctions en tout, mais son suivi des courriels est la plus populaire. Right Inbox vous montre qui ouvre vos courriels et qui clique sur vos liens grâce au suivi des courriels dans Gmail, et vous fournit de précieux renseignements en temps réel. Savoir quand et à quelle fréquence les destinataires interagissent avec vos courriels permet de faire des suivis plus opportuns, plus pertinents et, au bout du compte, plus efficaces.

11. SendX

SendX est un logiciel de marketing par courriel intuitif, abordable et riche en fonctions, destiné aux gens du marketing et aux propriétaires d'entreprise. SendX se targue d'offrir aux spécialistes du marketing l'une des interfaces les plus simples de l'industrie. SendX propose des envois de courriels illimités avec chaque forfait, ce qui est particulièrement précieux pour les entreprises qui envoient des courriels en masse. De plus, il offre de puissantes capacités d'automatisation et une délivrabilité des courriels de premier ordre. Plus de 3000 entreprises dans le monde font confiance à SendX pour leur marketing par courriel. SendX propose un éditeur de courriels par glisser-déposer (aucun codage requis), et les clients peuvent constituer leur liste de courriels avec des formulaires et des fenêtres contextuelles.

12. Sanebox

Sanebox est un outil de gestion des courriels qui filtre votre boîte de réception pour n'afficher que les messages les plus importants. Grâce à l'IA, Sanebox fonctionne avec votre fournisseur de courriel actuel, analyse les données des en-têtes et trie les messages selon ce qui est le plus pertinent et le plus important pour vous. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur l'essentiel, tout en gardant les pourriels et les messages promotionnels dans un dossier distinct. De plus, Sanebox permet de masquer les distractions, d'activer un statut Ne pas déranger et de vous rappeler de relancer les messages restés sans réponse. SaneBox fonctionne sur toutes les plateformes où vous consultez vos courriels (ordinateur ou mobile) avec Gmail, Exchange, Outlook, Yahoo Mail, IBM Notes et plus encore.

13. InMoat

InMoat est un outil de courriel qui met en priorité les messages qui comptent. Avec InMoat, vous reprenez le contrôle de votre boîte de réception en choisissant les types de courriels, comme les finances personnelles, les renseignements de voyage, les nouvelles des médias sociaux et plus encore, qui sont importants pour vous. Ces courriels seront toujours placés en priorité dans votre boîte, tandis que les messages moins importants seront mis de côté pour être consultés quand cela vous convient. Avec une boîte de réception priorisée, vous êtes plus productif, vous vous concentrez sur les tâches plus importantes et vous atteignez plus vite la boîte de réception vide.

14. ProProfs Help Desk

ProProfs Help Desk est un puissant outil de boîte de réception partagée qui peut vous aider à gérer plusieurs comptes de courriel de groupe comme support@, contact@, info@, returns@, etc., au même endroit. Grâce à des fonctions d'automatisation comme l'attribution automatique des courriels, les réponses prédéfinies et les alertes, vous restez toujours au fait de chaque message de client.   Au lieu de transférer des courriels, les membres de l'équipe peuvent utiliser des centres de service avancés comme celui-ci pour discuter des problèmes et des billets d'assistance au moyen de notes privées. Les étiquettes, les priorités et les filtres vous aident à garder votre boîte bien organisée et à retrouver facilement les conversations pertinentes. De plus, les gestionnaires peuvent suivre des indicateurs clés comme les délais de première réponse, le temps de résolution, la satisfaction des clients et plus encore. 

15. Mailbutler

Mailbutler est une extension de productivité pour Outlook, Apple Mail et Gmail qui rend votre boîte de réception plus intelligente. Avec Mailbutler, vous pouvez suivre les courriels que vous envoyez à votre public et voir quels liens reçoivent des clics et se montrent les plus efficaces. Mailbutler vous aide à maximiser l'impact en programmant l'envoi des courriels aux moments les plus opportuns. L'outil comprend une fonction de répétition qui permet de mettre vos alertes en sourdine pour rester concentré. Il propose aussi des modèles pour commencer un courriel rapidement avec un texte et une mise en forme prédéfinis. Mailbutler vous permet aussi de créer des signatures de courriel professionnelles et offre d'autres fonctions pour améliorer vos courriels.

16. Smartwriter

Smartwriter AI génère rapidement des textes professionnels pour vous aider à conclure des ventes. L'outil propose des milliers de modèles personnalisés de courriel de prospection à froid pour inciter les prospects à répondre et à partager leurs coordonnées rapidement. Le logiciel Smartwriter offre une source d'inspiration unique et illimitée pour votre contenu en un clic, en générant des messages accrocheurs et du contenu engageant. Il suffit de saisir une seule phrase ou une brève description pour obtenir un paragraphe détaillé et adapté à vos besoins.

17. ActiveCampaign

ActiveCampaign se démarque par sa puissante combinaison de marketing par courriel, de gestion de la relation client et d'automatisation des ventes. Sa plateforme complète aide les entreprises à concevoir, à automatiser et à optimiser des campagnes de marketing par courriel, tout en suivant le comportement des clients et en adaptant les stratégies en conséquence. Les fonctions d'IA d'ActiveCampaign enrichissent encore son offre : elles permettent aux entreprises de prédire les préférences de contenu et d'adapter leurs messages. De plus, avec son éditeur de courriels facile à utiliser et sa prise en charge du marketing multicanal, vos campagnes peuvent joindre les clients là où ils le préfèrent.

18. Email Exporter by CloudHQ

Export Emails to Sheets est un système puissant qui peut exporter et analyser des courriels de Gmail vers Google Sheets, ce qui offre un moyen fiable de sauvegarder des courriels, d'en extraire des données et de les analyser. Il fonctionne directement dans Gmail, donc aucun logiciel supplémentaire n'est requis. Une fois installé, vous pouvez sélectionner une étiquette Gmail et exporter vers une feuille Google tous les courriels et pièces jointes associés à cette étiquette, une excellente méthode pour sauvegarder des courriels ou les partager avec des membres de l'équipe. Cette fonction permet aussi des exportations automatiques continues des nouveaux courriels filtrés vers l'étiquette choisie. L'analyseur de courriels de l'outil peut extraire des renseignements de vos courriels et de leurs pièces jointes, notamment les notifications, les rapports, les messages rejetés, les factures, les reçus, les courriels d'inscription et les commentaires. Vous pouvez simplifier des processus comme la communication de la preuve en justice, la gestion des contacts, la constitution de listes de courriels, le suivi des courriels rejetés et plus encore.

19. Neo

Neo est une plateforme de gestion de la boîte de réception conçue expressément pour les travailleurs autonomes, les pigistes et les entrepreneurs. Elle offre plusieurs fonctions destinées à améliorer l'efficacité et à stimuler la productivité, notamment la création d'une adresse de courriel professionnelle en quelques minutes. De plus, Neo fournit un domaine gratuit et un site Web d'une page, ce qui soutient le développement de votre marque. Neo offre une fonction unique qui permet de créer des adresses de courriel professionnelles avec des noms de domaine.

Avec l'aide de ces outils de courriel, vous pourrez, nous l'espérons, réduire considérablement le temps passé dans votre boîte de réception, obtenir plus d'ouvertures de courriels et transformer votre productivité globale. Et n'oubliez pas : peu importe les outils que vous choisissez, utilisez toujours des protocoles d'authentification des courriels pour protéger le courriel de votre domaine contre les polluposteurs et les attaques d'hameçonnage. Nous avons réuni quelques-uns de nos outils préférés, mais nous en avons sûrement oublié d'autres. Si vous en adorez un que nous avons laissé de côté, dites-le-nous dans les commentaires ci-dessous. Hive est l'outil de gestion de projets qui aide les équipes d'Uber, de Google et de Starbucks à avancer plus vite. Inscrivez-vous à un essai gratuit de 14 jours ou découvrez-en plus sur les fonctions de Hive ici.