Cette entreprise de logiciels d’assurance a abandonné les tableurs et gagne une journée de travail par semaine

En bref : comment Hive aide une entreprise de logiciels d’assurance

• Hive améliore l’efficacité d’environ 30 %, ce qui fait gagner à cette équipe une journée de travail par semaine.

• Hive l’aide à gérer tous ses projets, internes et externes, avec moins d’outils et moins de friction.

Hive est l’outil de référence de cette équipe, chaque matin. Certains seraient même perdus sans elle.

L’innovation dans la technologie de l’assurance

Derrière chaque fournisseur de logiciels se cache un ensemble d’autres outils & plateformes qui font fonctionner l’entreprise au quotidien. Aujourd’hui, nous nous penchons sur l’un des clients de Hive, un fournisseur de logiciels de premier plan dans le secteur de l’assurance, qui utilise Hive pour gérer ses processus plus efficacement et, au bout du compte, aider ses propres clients à faire de même.

Ce client de Hive conçoit des solutions technologiques qui aident les assureurs et les autres agents à améliorer leurs activités et à travailler plus efficacement. Mais l’entreprise est bien plus qu’une entreprise de technologie. C’est aussi un fournisseur de services spécialisés, qui travaille en étroite collaboration avec ses clients pour concevoir des solutions uniques et pour s’assurer qu’ils tirent le meilleur parti des produits existants.

L’entreprise aide ses clients à améliorer leurs activités depuis près de vingt ans. Maintenant que des centaines d’employés y travaillent, il était temps de trouver une nouvelle solution.

Pouvait-elle améliorer quelque chose à l’interne pour offrir de meilleurs résultats encore à ses clients?

Le besoin de Hive : en finir avec les tableurs

Les employés de l’entreprise travaillent sur trois types de projets : des projets de développement de logiciels, des projets stratégiques clés et des projets destinés aux clients. Avant Hive, ils utilisaient une combinaison de Microsoft Project et d’Excel pour créer et gérer ces projets.

Le problème? Créer des diagrammes de Gantt dans Excel prenait beaucoup de temps et était lourd. Comme Excel ne permet pas à plusieurs personnes de modifier un document en temps réel, chaque membre du projet devait envoyer un nouveau document révisé à ses collègues chaque fois qu’il y apportait des modifications. L’équipe savait qu’il lui fallait une façon plus efficace de travailler sur ces tâches courantes et de suivre les projets du début à la fin.

De plus, l’entreprise voulait une plateforme qui lui permettrait de surveiller tous les projets du point de vue de la haute direction. Elle envoyait auparavant des mises à jour mensuelles aux équipes de développement et aux chefs d’équipe, qui leur donnaient une vue de tous les projets en cours, avec leur statut dans un diagramme de Gantt. Elle voulait offrir de nouveau cette visibilité, pour aider les dirigeants à analyser l’entreprise et à prendre des décisions plus éclairées.

Pourquoi l’entreprise a choisi Hive

Après de nombreuses recherches, l’équipe a dressé une liste d’outils de gestion de projets à examiner. Comme partenaire de Microsoft, elle aimait utiliser Microsoft Teams pour communiquer, mais savait que Microsoft Project n’était pas le meilleur outil pour ses besoins de gestion de projets. Après avoir examiné Asana et LiquidPlanner, et fait une démonstration avec Monday, elle a fini par découvrir Hive.

En collaboration avec un représentant des ventes de Hive, l’équipe a assisté à plusieurs démonstrations et a pu mettre Hive à l’essai à l’interne avant de s’engager. Dès le départ, l’équipe a eu une excellente expérience avec son représentant des ventes de Hive. Elle savait qu’elle pouvait compter sur lui pour obtenir de l’aide et du soutien, et elle sentait qu’elle pouvait vraiment établir une relation avec l’équipe de Hive.

Alors, quelles sont les principales fonctionnalités qui ont attiré l’équipe vers Hive?

1. Partage externe : Elle avait besoin d’une plateforme qui lui permettrait de partager des projets avec ses clients. Avec Hive, ses équipes peuvent partager des projets avec des clients externes ou garder des projets internes privés au sein de l’entreprise. À l’heure actuelle, elle utilise Hive pour tous les projets destinés aux clients qui durent plus de 5 jours. 2. Compatibilité avec les outils existants : Les intégrations de Hive ont rendu la transition particulièrement facile. Passer de Microsoft Project à Hive s’est fait sans heurts, car les équipes ont pu importer les données des projets directement de Microsoft Project dans Hive. Les développeurs de logiciels utilisent Jira, si bien que l’intégration de Hive avec Jira a été essentielle pour qu’ils communiquent avec les autres équipes et synchronisent les flux de travail entre les deux outils. Ces intégrations ont permis à tout le monde de commencer à utiliser Hive avec le moins de friction possible. 3. Convivial et agréable à l’œil : L’apparence et la convivialité comptaient beaucoup pour l’entreprise. Les équipes voulaient une plateforme facile à utiliser, esthétique et intuitive, et c’est là que Hive s’est vraiment démarquée des autres outils.

Comment Hive aide l’équipe à gagner une journée chaque semaine

De nombreux employés de différentes équipes travaillent maintenant dans Hive. Ces utilisateurs comprennent des développeurs de logiciels, des gestionnaires de projets et d’autres cadres et dirigeants de l’entreprise. Voici quelques-uns des avantages les plus marquants de Hive pour l’équipe :

1. Des projets plus rapides, avec moins de friction : Hive réunit toute l’information des projets en un seul endroit, accessible à tous les membres de l’équipe, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. La modification et la collaboration en temps réel font gagner beaucoup de temps : on n’attend plus qu’une personne termine de modifier un tableur Excel ou qu’on reçoive la dernière version d’un fichier. Avec Hive, tout est mis à jour instantanément, pour une gestion de projets fluide et efficace.

Hive a permis à cette équipe d’être plus efficace, en gagnant environ une journée chaque semaine, et tout ce dont elle a besoin se trouve au même endroit.

2. Des projets plus détaillés : Avec Hive, l’équipe peut ajouter des notes et des détails aux projets, ce qui améliore la visibilité et garde tout le monde à jour. Ses équipes commentent souvent des cartes d’action précises, ce qui évite d’envoyer l’information dans un autre outil. L’entreprise utilise aussi les « pages d’accueil de projet » de Hive comme point central de chaque projet. Sur ces pages de synthèse, chacun peut publier des mises à jour de l’état du projet, joindre des fichiers et joindre les notes propres au projet prises dans Hive. 3. Une vue de plus haut niveau : La vue du portefeuille est extrêmement utile pour les dirigeants et les cadres de l’entreprise. Elle montre l’état de tous les projets sur un seul tableau de bord. Et comme elle est personnalisable, les équipes peuvent ajouter des champs personnalisés pour suivre des indicateurs précis. L’équipe utilise ces rapports chaque semaine et chaque mois pour montrer aux dirigeants l’avancement des projets, le rythme des équipes et si les projets respectent le budget.

L’avenir

Quand nous avons demandé à un employé de l’entreprise comment il se sentirait s’il ne pouvait plus utiliser Hive, sa réponse en disait long : « Je serais perdu sans elle. »

Hive a considérablement amélioré le flux de travail de nombreuses équipes de l’entreprise. Cela fait près de deux ans qu’elles ont adopté Hive, et nous avons hâte de voir ce qu’elles accompliront encore.

Hive est la première plateforme de productivité conçue démocratiquement au monde. Découvrez comment nous pouvons vous aider, ici.