Tout commence par la réception des demandes de projet

Bien des équipes ont connu la fameuse « dérive du périmètre ». Elle commence souvent par une petite demande de modification, une fois l’exécution du projet déjà lancée. Cela ne dérange pas trop, jusqu’à ce que les demandes s’accumulent et finissent par stopper net le projet, à cause du travail en double et d’une communication rompue. Le coupable?  L’absence d’objectifs et d’attentes clairement définis dès le départ. 

La dérive du périmètre est un effet secondaire courant d’un processus de réception des demandes peu efficace. Dans cet article, nous examinons ce qui fait un bon processus de réception et comment ces bonnes pratiques toutes simples peuvent améliorer l’apport de votre équipe et, au bout du compte, vos résultats. Nous présentons aussi les fonctionnalités de Hive qui vous aident à simplifier et à automatiser ce processus. 

Les composantes d’un bon processus de réception des demandes

Le moyen le plus simple de recueillir l’information pour une demande qui mobilise les ressources de votre équipe est un formulaire de réception, qui regroupe tous les besoins au même endroit. Un formulaire bien conçu répond à la question : « Que doit savoir mon équipe pour planifier, exécuter et livrer dans le délai prévu? »  Quand vous rédigez les questions de votre formulaire, pensez à ces deux catégories : la planification du projet et le classement du projet. 

Planification du projet :

Ce sont les questions qui tiennent à distance les problèmes comme la dérive du périmètre. Elles permettent à votre équipe de s’entendre sur les objectifs, les échéanciers, le périmètre et les objections. Voici quelques questions à considérer :

• S’agit-il d’une nouvelle demande de projet ou d’un projet existant à mettre à jour?

• Décrivez l’objectif de votre projet.

• Quels sont les livrables du projet?

• Quelle est la date cible d’achèvement de ce projet?

• Ce projet comporte-t-il un budget?

• Qui sont les principales parties prenantes de ce projet?

• Qui est le principal décideur?

• Qui est la personne-ressource principale pour ce projet?

• Y a-t-il des documents de référence à l’appui?

Classement du projet :

Vous pouvez éviter des retards en classant vos projets dès la réception. Demandez-vous : quelles sont les principales catégories de projets ou de travaux de votre équipe? Voyez les « catégories de projets » comme la façon d’organiser les différents types de demandes que reçoit votre équipe. Si vous êtes une équipe de services créatifs, il peut s’agir de documents de marketing imprimés, de ressources numériques et de mises à jour de sites Web. Si vous êtes une équipe de marketing, vos catégories peuvent inclure les publicités numériques, les médias sociaux et les communications. Cerner la catégorie du projet à la réception garantit que la demande est acheminée à la bonne personne ou à la bonne équipe, et que le bon flux de travail interne est suivi. Quand votre projet est bien configuré (les bonnes ressources mobilisées et les bons processus activés), il reste peu de place pour les retards et les malentendus. 

Votre formulaire de réception devrait offrir ce qui suit :

• Des objectifs et un périmètre de projet clairement définis

• Des attentes claires pour le projet (livrables ou ressources, échéancier, etc.)

• Des critères précis de classement ou de sélection des projets (sous quelle catégorie la demande tombe-t-elle, c’est-à-dire quelle(s) équipe(s) faut-il mobiliser?)

Des façons de renforcer votre processus de réception 

1. Intégrez des questions de cadrage. N’hésitez pas à creuser! Plus vous avez d’information, plus vous avez de chances de bien configurer votre projet et de lancer les bons flux de travail internes avec les bonnes personnes. Si vous êtes une équipe de marketing, en plus de demander un « objectif du projet », ajoutez des champs comme « public cible », « message » et « appel à l’action ». Si vous êtes une équipe de services créatifs, pour les demandes de documents imprimés, prévoyez des champs comme « type de papier », « quantité » et « couleur ou noir et blanc ». Ces précisions donneront à votre équipe de réalisation un périmètre beaucoup plus clair et éviteront les allers-retours inutiles avec la personne qui fait la demande. 

2. Segmentez vos données dès le départ. Établissez des critères de sélection des projets qui comprennent des catégories et des sous-catégories. Cette stratégie de classement vous permettra d’acheminer correctement les projets à la bonne personne, à la bonne équipe ou à la bonne partie prenante. Si vous êtes une équipe de services créatifs, en plus d’une catégorie « documents de marketing imprimés », ajoutez des sous-catégories comme « dépliants », « cartes postales » et « cartes professionnelles ».

3. Aidez les demandeurs à vous aider. Pour les champs de questions plutôt ouverts, guidez les demandeurs vers le type de réponses que vous cherchez en ajoutant des descriptions et des exemples de ce que vous voulez dire. Par exemple, pour le champ « objectif du projet », ajoutez cette description : « Décrivez le but et les objectifs de ce projet; précisez le résultat souhaité. » Conseil : ajoutez des exemples d’objectifs qui ont été atteints avec succès dans le passé. 

Simplifiez la configuration des projets avec Hive Forms

Hive Forms est un outil de création de formulaires offert dans Hive, qui vous permet de créer des formulaires personnalisés que n’importe qui (à l’interne ou à l’externe) peut remplir dans son navigateur. Il offre aussi la mise en forme conditionnelle, ce qui facilite un processus de réception simplifié. 

Pour trouver Hive Forms, rendez-vous dans la section Hive Apps de votre espace de travail et épinglez « Forms » à votre barre latérale de gauche pour y accéder facilement.

• Regroupez plusieurs formulaires de réception en un seul. Faites de votre équipe un guichet unique. Le temps où votre site Web proposait un formulaire de demande de photos, un formulaire de demande de médias ET un formulaire de demande de services créatifs est bien révolu. Créez un seul formulaire de réception pour simplifier le lancement des projets et le traitement du travail, grâce à la mise en forme conditionnelle. Faites apparaître des questions précises selon la catégorie de projet choisie. Par exemple, si une personne sélectionne « photographie » dans le champ de catégorie de votre formulaire, les questions propres à une demande de photographie s’afficheront ensuite. 

• Reliez la réception à la configuration du projet. Hive Forms permet de définir des options d’acheminement personnalisées pour toutes les soumissions. Autrement dit, vous pouvez automatiser la configuration de votre projet. Plusieurs options s’offrent à vous :

  • « Chaque fois qu’un formulaire est soumis, il est ajouté à un projet sélectionné et assigné à un membre de l’équipe. »

    • Cette option d’acheminement convient parfaitement aux équipes qui ont un chargé de projet désigné. Elle crée un dossier de réception ou une file d’attente de projets, ce qui permet au chargé de projet de vérifier les demandes avant de mobiliser des ressources (voir l’image ci-dessous).

  • « Chaque fois qu’un formulaire est soumis, un nouveau projet est créé avec les membres suivants. »

  • « Chaque fois qu’un formulaire est soumis, un courriel est envoyé aux personnes suivantes. » 

Un processus de réception faible peut nuire à votre gestion de projets et à vos flux de travail internes : retards d’échéancier, malentendus et frustration des parties prenantes. Outre la dérive du périmètre, une réception moins rigoureuse peut démotiver l’équipe et entraîner l’insatisfaction des parties prenantes ou des clients, ce qui met votre organisation à risque. Appliquez les bonnes pratiques présentées dans cet article pour simplifier votre processus de réception et dissiper la confusion en gestion de projets, afin que votre équipe se concentre sur ce qu’elle fait de mieux! 

Faites un audit de vos opérations 

Vous avez besoin d’aide pour définir le classement des projets et les flux de travail internes de votre équipe? Faites un audit opérationnel de vos processus internes et de vos flux de travail de gestion de projets pour cerner les besoins de développement qui orienteront les changements et les améliorations. Obtenez des flux de travail de projet sur mesure, de la réception à la livraison, conçus pour les besoins de votre organisation et de votre équipe. Recevez un formulaire de réception sur mesure, avec mise en forme conditionnelle, pour assurer la mise en œuvre d’un flux de travail simplifié et le regroupement de vos formulaires existants.

Notre partenaire de Hive, Joanne Augustin Giles, consultante en flux de travail, offre ce service à notre Hive Swarm! 

Planifiez un appel avec Joanne

Réservez instantanément un appel avec notre partenaire experte, au moment qui vous convient. Réservez ici 

Vous voulez essayer Hive dès aujourd’hui? Commencez un essai gratuit de 14 jours pour vous lancer et optimiser pleinement vos processus de travail.

Rédigé par : Joanne Augustin Giles | Spécialiste du marketing et consultante en flux de travail

À titre de fondatrice et propriétaire de All Things Content LLC, une agence-boutique de marketing et de consultation, elle a conçu et mené des campagnes de marketing numérique pour des marques de toutes tailles dans divers secteurs, et façonné à la main des flux de travail interéquipes pour des équipes de marketing. Grâce à son cadre d’audit opérationnel et à ses flux de travail sur mesure, nourris par les commentaires des équipes de marketing et de leurs partenaires, Joanne a fait passer des équipes d’un travail en vase clos à une collaboration structurée.