Qu'est-ce que la gestion de projets allégée (lean)?

La gestion de projets est un élément essentiel de la gestion d'une entreprise. Que vous travailliez sur des projets pour des clients ou sur des mandats internes, sans système de gestion de projets efficace, vous n'avez aucun moyen de suivre efficacement les tâches, les membres de l'équipe et la communication. Il existe différents types de systèmes et de styles de gestion de projets, chacun avec ses propres avantages.

La gestion de projets allégée (lean) est un terme officiellement créé il y a plusieurs décennies. Elle est devenue une méthode relativement populaire de gestion de projets après avoir été introduite par Toyota dans le secteur manufacturier. Bientôt, d'autres entreprises ont aussi commencé à appliquer les principes de cette méthode à toutes sortes de projets.

Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur la gestion de projets allégée. Nous verrons les avantages de ce type de gestion de projets et la façon dont vous pouvez commencer à tirer parti de cette stratégie.

Qu'est-ce que la gestion de projets allégée?

Commençons par définir exactement ce que signifie la gestion de projets allégée et comment elle fonctionne. Cela vous donnera une idée de la place que cette stratégie pourrait occuper dans votre entreprise.

La gestion de projets allégée désigne un système où un projet est géré de façon à réduire au minimum le gaspillage à chaque étape ou tâche. Cela signifie que vous n'utilisez que l'effort, les ressources et le travail exacts nécessaires pour accomplir quelque chose. C'est pourquoi le terme « allégée » (lean) a été retenu : il permet une méthode plus « légère » de gérer une équipe, un projet, des clients et d'autres activités internes de l'entreprise.

Pourquoi la gestion de projets allégée a-t-elle été mise au point?

La gestion de projets allégée a été élaborée pour la première fois en 1950. À cette époque, Toyota appliquait une méthodologie allégée. Bien que les principes de cette méthode de gestion de projets aient été élaborés dans les années 1950, le terme n'a pas été officiellement créé à ce moment-là.

Dans les années 1970, les régions entourant les usines de Toyota ont connu une crise du pétrole. Au début de 1973, le pétrole se vendait 11,65 $ le baril. En un an seulement, le prix avait augmenté de plus de 400 %. Cela a provoqué une crise et placé l'entreprise dans une situation difficile.

Les cinq piliers de la méthode allégée

À ce moment-là, Toyota a décidé d'appliquer les stratégies élaborées à l'origine en 1950. Ces stratégies comprenaient les cinq valeurs fondamentales de la méthode allégée, qui sont, selon le Project Management Institute :

1. Définir la valeur - Cela signifie comprendre ce que vaut le produit ou le service aux yeux de votre client.

2. Cartographier la chaîne de valeur de chaque produit - Chaîne de valeur = le processus de réalisation et de livraison d'un produit au client à la valeur définie. En cartographiant la chaîne de valeur, vous comprenez comment passer de l'absence de produit au résultat final.

3. Faire circuler la valeur en éliminant le gaspillage - Veillez à ce que le processus puisse être mené à terme de façon rigoureuse sans perdre de temps, de ressources ou d'énergie inutilement.

4. Laisser le client tirer le flux - Plutôt que d'adopter une « approche par poussée », laissez la demande des clients déterminer comment et quand vous produisez. Vous produirez ainsi toujours la quantité « juste » sans vous surmener.

5. Amélioration constante en quête de la perfection - L'idée est simple : itérez constamment et cherchez où vous pouvez réduire le temps et les ressources dépensés.

Une décennie plus tard, le système a été baptisé « gestion de projets allégée », et Toyota n'a pas été la seule entreprise à continuer de profiter de la stratégie. Aujourd'hui, de nombreuses entreprises appliquent des stratégies de gestion allégée. Cela a contribué à réduire le gaspillage de ressources et à faire gagner plus de valeur aux entreprises pour les projets sur lesquels elles travaillent.

Avantages et inconvénients de la gestion de projets allégée

La mise en œuvre de la gestion de projets allégée dans votre entreprise comporte plusieurs avantages. En les reconnaissant, vous pouvez voir lesquels s'appliquent à votre modèle d'affaires. Vous avez aussi une idée de ce à quoi vous attendre si vous décidez d'adopter une stratégie appropriée.

Voyons les avantages que les entreprises déclarent lorsqu'elles utilisent la gestion de projets allégée :

• L'espace requis pour les stocks diminue, ce qui aide aussi à réduire les coûts d'entreposage.

• La qualité du service et du produit livré s'améliore généralement.

• Les délais d'exécution et de réalisation des tâches de projet sont réduits.

• De nombreuses entreprises constatent une amélioration de la satisfaction de la clientèle, généralement en raison d'une plus grande productivité lorsque la gestion de projets allégée est utilisée. L'efficacité globale des activités internes de l'entreprise s'améliore aussi.

• D'un point de vue plus large, les entreprises ont tendance à observer une baisse des coûts globaux associés aux projets et aux autres activités.

La gestion de projets allégée a été conçue pour tirer une meilleure valeur de chaque tâche qu'une entreprise entreprend. Elle a été élaborée par des experts, et la stratégie a prouvé sa grande efficacité. Dans ce contexte, il est plutôt rare de trouver une entreprise qui se plaint des inconvénients de la gestion de projets allégée. N'oubliez pas que ce système vous offre un cadre : il revient toujours à vous et à l'équipe de direction de votre entreprise d'élaborer une stratégie qui en tirera parti.

Se lancer dans la gestion de projets allégée

Avant d'intégrer la gestion de projets allégée à votre modèle d'affaires, il est important de vous demander d'abord si ce processus est approprié. Toutes les entreprises ne peuvent pas tirer efficacement profit de ce type de stratégie lorsqu'elles se lancent dans de nouveaux projets.

Réfléchissez aux principes de base et à l'objectif du système de gestion. Cela vous aidera à prendre une décision finale.

Il est aussi important de discuter avec les directeurs et les autres membres du personnel concernés des changements qu'entraînera l'application d'un concept allégé à la gestion d'équipe. Tous les membres devraient être d'accord avant la mise en œuvre de cette stratégie. Si certains ne sont pas convaincus, l'efficacité du système peut en souffrir ou des problèmes peuvent surgir plus tard.

À ce stade, il est important de tenir compte des principes de base associés à la gestion de projets allégée.

Cela commence par définir la valeur que le projet peut offrir. La valeur désigne précisément ce que le projet apporte du point de vue du client. Créez un guide visuel qui commence à l'étape de planification et se poursuit jusqu'à la création finale d'un produit ou à la prestation d'un service.

Cela vous permet d'analyser vos processus et de repérer les endroits où l'on utilise trop de ressources ou de matériaux. Dans ces sections, des modifications peuvent être apportées. Cherchez où vous pouvez réduire la main-d'œuvre et le temps utilisés. Si de l'espace peut être économisé, cela ouvre la porte à des tâches supplémentaires ou à un environnement de travail plus productif.

Pourquoi Hive est idéale pour la méthode allégée

Lorsque vous mettez en œuvre une méthodologie de gestion de projets allégée, il peut être très utile de recourir à des outils pour accélérer et gérer les processus. Pour gérer des projets selon cette méthode, un outil doté de diagrammes de Gantt et de Kanban, comme Hive, est votre meilleur choix. Les diagrammes de Gantt vous permettent de cartographier chaque tâche nécessaire à la réalisation d'une campagne ou d'un projet, et vous aident à comprendre exactement qui doit être impliqué.

[caption id="attachment_5189" align="aligncenter" width="779"] Le Kanban en action.[/caption]

Kanban, un outil utilisé chez Toyota il y a de nombreuses années, est un système où les tâches sont déplacées vers des étapes précises. Il est si populaire auprès des équipes qui appliquent la méthode allégée qu'on estime même que 73 % des équipes lean utilisent des tableaux Kanban. Kanban est idéal pour la gestion de projets allégée, car il vous aide à déterminer quand les tâches peuvent passer à l'étape suivante du projet, en limitant l'encombrement des tâches à une étape donnée, ou goulot d'étranglement. Un autre aspect de Hive qui convient très bien à la gestion de projets allégée : les feuilles de temps et la fonctionnalité de gestion des ressources. Ces fonctions de Hive aident chacun à cartographier exactement la part de son temps consacrée à des projets précis, et peuvent aider à prévenir l'épuisement professionnel ou la surutilisation des ressources. De plus, Hive Analytics offre une vue d'ensemble des tâches accomplies par équipe, par projet et par espace de travail pour encore plus de perspective.

Conclusion

Gérer un projet selon la méthode allégée est un moyen efficace d'assurer le suivi et d'apporter des ajustements pour améliorer la rentabilité et la productivité. La gestion de projets allégée accroît encore la valeur que votre entreprise peut tirer de chaque projet qu'elle entreprend. Même si la mise en œuvre d'une stratégie de gestion de projets allégée peut demander un peu d'effort, elle finira certainement par porter ses fruits.