8 conseils pour faire croître et gérer une grande équipe

Pour un leader, diriger une grande équipe, et la diriger efficacement, revient à passer de gros poisson dans un petit étang à petit poisson dans un grand étang. Les approches qui fonctionnaient avec une petite équipe ne suffisent plus.

« Faire grossir une équipe changera la façon dont ses membres interagissent. Dans les petites équipes, les gens se connaissent et collaborent bien. Agrandir l’équipe modifie cette dynamique. Il faudra davantage de structure, de responsabilités clairement définies et de livrables individuels », explique Jana Tulloch, experte en ressources humaines et conseillère principale chez Tulloch Consulting.

Les pratiques d’embauche sont aussi une pièce essentielle du casse-tête. « Bâtir une grande équipe ne se fait pas du jour au lendemain, et il faut comprendre que l’objectif de croissance ne doit pas nuire aux normes de qualité. L’embauche reste un processus très minutieux et chronophage, tant pour les employeurs que pour les candidats, et les leaders gagneraient à comprendre qu’une grande équipe se construit en se concentrant sur chaque embauche », ajoute Gino Ferrand, chef de la direction et fondateur de TECLA.

Selon lui, toutes les erreurs commises lors du recrutement se feront sentir quand il faudra gérer votre équipe, et c’est pourquoi chaque embauche compte. « Pour réussir à gérer une grande équipe, surtout dans le modèle de travail très distribué d’aujourd’hui, vous devez avoir les bons outils en place et garder toujours ouvertes les bonnes lignes de communication entre les membres de l’équipe », dit-il.

Voici huit conseils pour faire croître et gérer une grande équipe, tirés des observations d’experts en ressources humaines et en gestion qui savent ce qu’il faut pour prendre de l’expansion.

1. Comprenez et optimisez les forces et les faiblesses

Même avec une petite équipe, il faut comprendre les forces, les faiblesses et le style de travail de chaque joueur d’équipe. Cela reste vrai avec une grande équipe, avec en plus la complexité d’optimiser l’ensemble.

« Vous devez comprendre cela pour chaque personne, et comprendre ce qui se passera quand n’importe quelle combinaison de personnes, avec leurs moteurs et leurs motivations propres, se retrouvent ensemble. Autrement dit, les leaders doivent comprendre les types d’équipes. Il ne s’agit pas seulement de gérer les personnes de l’équipe, mais aussi de gérer l’équipe comme un organisme unique », explique Barry Shulman, directeur chez Shulman Associates.

2. Améliorez votre jeu de recrutement

Le marché de l’emploi est concurrentiel, et vous ne pourrez pas faire croître et gérer une grande équipe avec succès sans améliorer votre recrutement. Les descriptions de poste sont plus importantes que jamais, affirme M. Ferrand : « Les candidats les lisent beaucoup plus attentivement qu’avant, et si vous ne faites pas l’effort nécessaire pour que votre description de poste se démarque parmi la multitude d’offres d’emploi actuelles, vous aurez du mal à faire grandir l’équipe rapidement. »

Vous ne pouvez pas non plus compter uniquement sur les candidatures spontanées. « La recherche active de candidats et la prospection sont la principale façon dont les entreprises bâtissent de grandes équipes. Si vous attendez simplement les candidatures et que vous n’avez pas de marque employeur établie, vous aurez du mal », dit M. Ferrand. Investissez des efforts dans des stratégies de prospection pour le recrutement, tout en faisant la promotion de votre marque en tant qu’employeur.

3. Misez sur la rétention

La rétention est aussi un élément clé. Une fois que vous avez réuni les bons membres d’équipe, ce qui demande du temps, de l’argent et des efforts, vous voudrez les garder et lutter contre le roulement de personnel.

« Se concentrer sur la rétention est essentiel aujourd’hui si vous voulez toujours embaucher plus de personnes que vous n’en perdez et garder une grande équipe dans l’entreprise pendant longtemps. Assurez-vous que les employés reçoivent toute la rétroaction dont ils ont besoin de la part de leurs gestionnaires et qu’ils ont une façon de créer des liens avec les autres membres de l’équipe, même si vous travaillez à distance », ajoute M. Ferrand.

4. Adaptez les rôles et les responsabilités des leaders

Il est important de reconnaître que les rôles et les responsabilités des leaders doivent évoluer avec la taille de l’équipe.

« Plus une équipe grandit, plus les choses peuvent devenir impersonnelles. Le rôle des leaders est de garder tout le monde aligné et de faire avancer les choses. C’est plus difficile quand un plus grand nombre de personnes ont besoin de soutien, d’orientation et de rétroaction », affirme Mme Tulloch. « Les leaders doivent reconnaître que leur façon de gérer changera considérablement à mesure que l’équipe grossit. Votre façon actuelle de travailler avec votre petite équipe sera érodée simplement par la nécessité d’inclure un groupe beaucoup plus grand et de communiquer avec lui. »

Selon elle, il faut préparer les leaders à déléguer davantage et à consacrer plus de temps à garder les membres de l’équipe alignés et engagés. À ce stade, un service des ressources humaines dédié n’est plus un luxe. « À mesure que l’équipe grandit, la charge administrative et celle des ressources humaines augmentent aussi. Assurez-vous d’avoir une solide équipe des ressources humaines pour que ce fardeau ne retombe pas sur d’autres gestionnaires de l’équipe, dont le temps est mieux employé ailleurs », dit M. Ferrand.

5. Associez votre équipe au processus d’embauche

« Lorsque c’est possible, il est toujours bon que les membres actuels de l’équipe participent à l’embauche. Cela aide à créer des liens dès le début du processus », recommande Mme Tulloch. Indiquez à votre équipe actuelle quels postes sont ouverts et pourquoi ils doivent être comblés, et donnez-lui le contexte de vos objectifs de croissance, ajoute-t-elle. Cela aidera l’équipe à reconnaître le besoin de renfort et à soutenir le processus d’embauche.

Vous voudrez aussi fournir aux membres de l’équipe des ressources pour savoir quel type de candidat chercher pendant l’embauche. « Ils devraient disposer de systèmes pour repérer ce qui fait la réussite d’une personne dans l’entreprise et dans leur équipe », explique Doogie Levine, conseiller principal chez IAS Business Coaching and Consulting.

6. Créez des procédures opérationnelles normalisées

Selon M. Levine, qui offre des services de chef de l’exploitation à temps partiel à des organisations par l’entremise de sa firme de conseil, vous aurez besoin de procédures opérationnelles normalisées pour le recrutement, l’embauche, l’intégration, la formation initiale et les responsabilités de base de chaque poste.

« Il faut atteindre un bon niveau. Vous devriez avoir une carte du parcours client, une carte du parcours employé, des cartes de processus pour le produit ou le service, et un guide de l’entreprise qui précise le comportement que vous attendez des gens. Avec tout cela, vous pouvez bâtir une grande équipe très efficace », dit-il.

7. Établissez des boucles de communication et de rétroaction

Comme le dit Mme Tulloch : « la communication, la communication, la communication ». C’est l’un des piliers les plus importants pour bâtir une grande équipe sans sombrer dans le chaos.

« Tenez tout le monde au courant des objectifs de l’organisation et de ceux des services, et corrigez rapidement les activités ou les comportements qui s’écartent des objectifs. Revoir la structure de l’équipe est essentiel pour maintenir une gestion efficace : se concentrer sur le bon ratio entre le nombre de personnes et de gestionnaires est important pour que les activités se déroulent sans heurts », dit-elle.

« Les suivis réguliers devraient devenir une habitude : comment va l’équipe? Quels défis rencontre-t-elle? Comment les gestionnaires peuvent-ils mieux la soutenir? Favoriser une communication ouverte et échanger régulièrement de la rétroaction est une habitude que tous les gestionnaires devraient avoir, et avec une grande équipe, c’est encore plus essentiel. »

8. Utilisez les données

Enfin, M. Shulman insiste sur l’importance d’utiliser les données pour éclairer vos décisions. « Les données et l’analyse règnent quand on bâtit une équipe. Sans données, on ne fait que deviner. Nous sommes en 2022, et plusieurs outils d’évaluation du milieu de travail offerts sur le marché fournissent des données précises aux responsables de l’embauche et aux équipes de direction », dit-il. « Les données sont faciles à obtenir, rapides, peu coûteuses, éclairantes, et elles guident toutes les décisions de constitution d’équipe. N’est-il pas intéressant de voir que les entreprises ont une stratégie d’affaires, une stratégie financière, mais pas de stratégie de constitution d’équipe ou de gestion des talents? »

Il est temps de devenir futé dans la collecte d’information qui alimentera votre stratégie de croissance d’équipe.