7 conseils pour respecter vos échéances

C'est le coup de feu : une fois de plus, vous travaillez tard dans la nuit sur une échéance que vous croyez ne pas pouvoir respecter. Mais pas de panique! Vous pouvez briser le cycle. Si vous avez toujours du mal à respecter vos échéances, Christopher Cox, auteur de The Deadline Effect, a donné à Hive un accès exclusif à certains des trucs et conseils exposés dans son livre.

« Ce livre parle d'organisations efficaces [qui] ont mis au point des systèmes pour vaincre la procrastination sans changer la psychologie humaine de base, explique M. Cox. Le problème, c'est que dès qu'on fixe une échéance, le travail a tendance à être repoussé jusqu'à juste avant l'expiration du délai. Ce phénomène a un nom : l'effet d'échéance. »

1. Répétez avant le grand jour

Pour réunir ses réflexions sur la gestion des échéances, M. Cox a visité diverses entreprises soumises à des échéances variées, des grosses ventes aux grands événements. Il note d'abord que les échéances intermédiaires évitent aux entreprises de nombreuses erreurs de détail. On les appelle aussi des essais à blanc ou des répétitions générales, comme lorsqu'on prépare une pièce de théâtre.

M. Cox raconte comment le chef Jean-Georges Vongerichten préparait son personnel au service des repas. Il prenait les nouvelles recrues et simulait le service pour des employés de bureau, en leur servant promptement des plats impeccables, le tout sous l'œil attentif d'un superviseur.

« Ces points de contrôle quotidiens en route vers l'échéance finale étaient une grande part de ce que Vongerichten entendait par sa "formule", dit M. Cox. On peut le faire mille fois, mais on n'est vraiment mis à l'épreuve que lorsqu'on prend la route, qu'on tombe sur un nid-de-poule et qu'on se fait ouvrir une portière en pleine face. »

Même si la vie de bureau ne permet peut-être pas les essais à blanc, vous pouvez considérer certaines tâches comme moins essentielles et formatrices, qui vous préparent aux tâches plus importantes. Si vous voyez chaque tâche comme une occasion d'apprendre, vous n'aurez jamais l'impression d'être en retard sur vos échéances une fois que vous comprendrez comment évolue le parcours de certains projets.

2. Comptez sur votre équipe

M. Cox raconte aussi une histoire éprouvante, celle de son travail dans un magasin Best Buy le jour de l'Action de grâces ­– une échéance pour laquelle son groupe était bien préparé. Alors qu'on demandait habituellement aux employés de proposer des produits supplémentaires aux clients, ils avaient une stratégie différente pour atteindre leurs objectifs. Ce jour-là, il fallait faire entrer et sortir les gens le plus vite possible.

Ces membres d'équipe solidaires et animés par une mission avaient un objectif commun : survivre au quart de travail et donner aux clients ce qu'ils voulaient. M. Cox a mis à profit l'expertise et le calme de son équipe pour mener la tâche à bien.

Si vous êtes coincé à respecter vos échéances à la dernière minute, tournez-vous vers votre équipe pour retrouver stabilité et encouragement.

3. Flexibilité et continuité

Les changements de dernière minute jouent aussi un rôle clé pour respecter les échéances. M. Cox compare cela à la façon dont un théâtre prépare ses doublures. Si vous n'avisez pas une doublure à temps de sa prestation, elle ne sera pas prête à monter sur scène. Et si vous tentez d'apporter trop de changements à votre projet avant une échéance importante, vous remettrez un travail à moitié terminé.

« Il y avait un moment bien défini où les révisions pouvaient avoir lieu, dit M. Cox. Et cela, comme il s'avère, peut faire toute la différence entre un succès et un flop pour le produit final. »

Pour bien respecter vos échéances, vous devez rester flexible au cas où vous feriez appel à une « doublure » à vous. Mais vous devez aussi savoir composer avec ce que vous avez lorsqu'il est trop tard pour tout recommencer.

4. Faites-le pour vous

M. Cox souligne ensuite que les échéances peuvent servir à stimuler la motivation. Vous ne vous sentirez peut-être pas poussé à travailler fort sur un projet sans échéance, puisque tout repose sur votre propre motivation. Mais des recherches du Common Cents Lab montrent qu'avec une échéance, vous êtes plus motivé à terminer votre projet, peu importe l'ampleur des récompenses. Sur le plan psychologique, il est difficile de se convaincre de travailler sur des tâches dont les coûts immédiats sont élevés, mais les avantages immédiats, faibles. Toutefois, si vous gardez en tête que vous travaillez en vue d'un objectif plus grand (un projet plus vaste ou plus de temps libre), vous pouvez vous donner le petit discours d'encouragement dont vous avez besoin pour continuer.

5. Repousser votre échéance aggrave les choses

M. Cox affirme ensuite que si vous pensez à respecter vos échéances, un nuage sombre plane au-dessus de votre tête, que vous le vouliez ou non : la procrastination. Mais même si vous êtes tenté de dire à votre patron que vous avez besoin d'un délai supplémentaire, cela pourrait causer des problèmes plus graves par la suite.

« Ce n'est pas seulement que les gens n'aiment pas faire les tâches désagréables, dit M. Cox. Le problème, c'est que nous sommes incohérents dans le temps et centrés sur le présent : nous avons tendance à sous-estimer les coûts comme les récompenses à mesure qu'ils s'éloignent dans le futur, un processus appelé actualisation hyperbolique. »

Selon M. Cox, l'actualisation hyperbolique consiste à sous-estimer radicalement le bien-être que vous ressentirez une fois le projet terminé. D'une certaine façon, une échéance rapprochée semble bien pire que les répercussions que vous subirez si elle n'est pas respectée. Mais ce n'est pas la réalité; ce n'est que votre perception.

6. Fixez un échéancier réaliste

Vous imaginez peut-être qu'une tâche ne prendra pas trop de temps, mais respecter vos échéances passe en partie par le fait d'en fixer des réalistes dès le départ.

« La plupart d'entre nous sont optimistes, ce qui nous rend peut-être de meilleure compagnie à table, dit M. Cox. Mais cela veut dire que nous sommes nuls pour prédire l'avenir. Nous sous-estimons le temps qu'un projet exigera. Et s'il s'agit d'un projet doté d'un budget, nous en sous-estimons aussi le coût. »

Selon des recherches, même lorsqu'on établit un échéancier où tout se passe le mieux possible, seulement 30 % des gens parviennent à respecter cette échéance. C'est ce qu'on appelle le « biais de planification ».

« Le biais de planification est la tendance à s'accrocher à l'échéancier le plus optimiste pour terminer un projet et à ignorer toute information qui pourrait vous amener à réviser cette prévision, explique M. Cox. » Ne jouez donc pas les héros en affirmant que vous livrerez quelque chose en un temps record. Vous aurez peut-être besoin de temps supplémentaire pour garantir un travail de qualité.

7. Ne répétez pas l'histoire

Enfin, M. Cox examine un cas où ceux qui voulaient respecter leurs échéances n'ont pas succombé à l'actualisation hyperbolique ni au biais de planification. Ils ont plutôt appris de leurs erreurs.

« Le problème de nos prévisions, c'est que nous traitons chaque tâche comme si c'était un problème inédit, dit M. Cox. Nous ne voyons que de gauche à droite : nous construisons un récit sur la façon dont nous accomplirons notre travail, mais nous ignorons les données de projets semblables que nous-mêmes ou d'autres avons réalisés par le passé. »

M. Cox présente une étude où l'on a invité les participants à penser aux échéances qu'ils s'étaient fixées avant d'accomplir une tâche. Résultat : leurs prévisions pour respecter leur échéance sont devenues beaucoup plus réalistes. Si vous n'apprenez pas de vos antécédents en matière d'échéances, vous êtes condamné à continuer de les manquer.