Oprah commence chaque réunion par ces 3 phrases, et tous les bons leaders devraient en faire autant

Lancer une réunion peut être gênant : les collègues, enfin réunis au même endroit, bavardent de sujets sans rapport, et il y a presque toujours des retardataires et des gens qui oublient de se connecter bien après les cinq minutes de grâce. Quelqu'un aura sûrement oublié de lire l'ordre du jour, quelqu'un d'autre s'assoira nerveusement, pressé de repartir, et un autre encore aura oublié son bloc-notes. Même une fois la réunion enfin commencée, neuf personnes sur dix rêvassent pendant qu'elle se déroule, et 73 % des gens travaillent à autre chose.

C'est pourquoi Oprah Winfrey ouvre chaque réunion par les trois mêmes questions, pour mobiliser tout le monde et fixer des intentions claires : « Quelle est notre intention pour cette réunion? Qu'est-ce qui est important? Qu'est-ce qui compte? »

Brendon Burchard, auteur de High Performance Habits: How Extraordinary People Become That Way, explique qu'Oprah commence chaque réunion par ces questions parce que les personnes très performantes recherchent la clarté. La clarté n'est pas quelque chose qu'elles reçoivent, mais quelque chose qu'elles cherchent, précise Burchard. C'est pourquoi elles se posent constamment les quatre questions suivantes :

• Soi : comment voulez-vous décrire votre moi idéal?

• Compétences : quelles compétences voulez-vous développer et démontrer?

• Relations : comment voulez-vous vous comporter avec les autres?

• Service : quel service voulez-vous rendre?

Ces questions les aident à se recentrer. De la même façon, poser des questions au début d'une réunion aide les participants à se recentrer.

Aux États-Unis seulement, on assiste à 11 millions de réunions d'affaires officielles chaque jour. Chacune doit donc avoir son importance, et l'ordre du jour doit être clair et formulé simplement. Par exemple : « Choisir la date de lancement de la campagne ». Selon Burchard, il ne devrait y avoir ni « récapitulatif », ni « révision », ni « discussion ».

Suivre un ordre du jour détaillé et commencer à l'heure peut réduire la durée des réunions jusqu'à 80 %. C'est important, puisque le temps que les employés passent en réunion augmente d'environ 10 % par année depuis 2000, et que la durée moyenne d'une réunion se situe entre 31 et 60 minutes. Bien que 47 % des Américains jugent que trop de réunions est la plus grande perte de temps, les réunions peuvent être nécessaires pour faire avancer un projet ou une organisation, à condition d'être constructives et réfléchies. Sinon, les personnes concernées ne sont pas les seules touchées : on gaspille 37 milliards de dollars chaque année en temps qui aurait pu être mieux utilisé.

Avec les trois questions d'Oprah, votre prochaine réunion d'entreprise mènera à coup sûr à des décisions prises efficacement.

Cet article a d'abord paru dans FairyGodBoss.