Comment prioriser les tâches avec 3 méthodes simples

Vous êtes-vous déjà retrouvé devant votre ordinateur, à fixer l'écran, sans savoir quoi faire ensuite? Vous avez une liste bien remplie d'actions, d'activités et de tâches à accomplir, mais aucune idée de laquelle commencer. En réalité, toutes les tâches ne se valent pas, et si vous ne savez pas comment les prioriser, vous vous forcez peut-être à travailler fort plutôt qu'intelligemment. Vous apprendrez ici à déterminer quelles tâches sont plus importantes que d'autres et à utiliser les outils de Hive pour vous assurer qu'elles soient accomplies.

Est-ce que je travaille fort ou intelligemment?

Travailler fort peut donner l'impression d'être productif, mais parfois, vous vous épuisez à la tâche sans presque rien accomplir. Travailler fort sans grand résultat est un effet secondaire du travail de remplissage, c'est-à-dire une tâche répétitive, fastidieuse et sans conséquence, qui semble laborieuse. Certains disent que la différence entre le travail de remplissage et le « vrai » travail, c'est la passion, et que si vous aimez les tâches plus banales, vous n'aurez pas l'impression de vous échiner pour presque rien.

Mais la réalité, c'est que rouler seul un rocher sur une pente sans fin vous fait grincer des dents bien plus qu'il ne vous met en mode performance.

Vous pensez peut-être que les gens les plus heureux sont ceux qui gèrent le mieux leur temps, mais il existe des raisons psychologiques qui poussent les gens à travailler fort plutôt qu'intelligemment. Des études révèlent que les gens sont plus heureux quand ils se croient occupés, même s'ils y sont forcés ou si leurs propres objectifs ne sont créés que pour être occupés. Même quand ils savent comment prioriser leurs tâches, certains préfèrent ne pas le faire afin d'entretenir l'illusion de la productivité, car elle les rend plus heureux à court terme.

Comment savoir ce qui est important?

Il n'y a aucune honte à admettre que vous aimez être occupé, et il est encore plus admirable d'admettre que vous ne savez pas distinguer le travail de remplissage du travail intelligent.

1. Organisez selon l'effort

Pour apprendre à prioriser vos tâches, vous devez d'abord savoir lesquelles vous avez à faire. Hive peut vous aider à les organiser avec des listes de tâches personnelles contenant des actions privées conçues pour vous et vos besoins. Notez tout ce que vous avez à faire, des activités les plus ennuyeuses et machinales jusqu'à la recherche de solutions aux bogues du logiciel de votre entreprise. Ensuite, passez vos tâches en revue et servez-vous de ces questions pour déterminer si elles sont en haut de la liste de priorités :

• Y aura-t-il des conséquences si je ne termine pas cela bientôt?

• D'autres personnes comptent-elles sur moi pour que ce soit fait? Est-ce aussi important pour mes collègues que pour moi?

• L'échéance est-elle flexible?

• Quelqu'un d'autre peut-il accomplir cette tâche plus rapidement que moi?

• Que se passerait-il si je retirais cette tâche de ma liste?

Vous pouvez ensuite ajouter des priorités aux cartes d'action associées à votre liste de tâches. Vous pouvez même personnaliser votre liste de priorités avec des noms et des couleurs, pour avoir plus d'options que les simples niveaux faible, moyen ou élevé.

Vous constaterez peut-être aussi que certaines tâches peuvent être retirées de votre liste si leurs conséquences sont limitées, ou qu'un collègue pourrait les accomplir plus vite et plus à fond. N'hésitez pas à prioriser en déléguant : vous pourrez alors vous concentrer davantage sur les tâches qui comptent vraiment.

2. Automatisez votre travail de remplissage

Ensuite, jetez un coup d'œil à la liste que vous venez de dresser et notez mentalement les éléments qui y sont depuis plus de deux semaines : des choses que vous avez commencées, mais que vous n'arrivez pas à terminer. Si vous avez du mal à prioriser ce genre de tâches, posez-vous ces questions :

• Pourquoi cela me prend-il autant de temps?

• Est-ce une tâche que je n'ai pas envie de faire? Est-ce que je ne l'aime pas, ou est-elle hors de mes compétences?

• Cette tâche me prendra-t-elle plus de temps qu'à quelqu'un d'autre?

• En ai-je parlé à quelqu'un?

Si une tâche traîne sur votre liste depuis un moment, il y a de bonnes chances que vous l'évitiez inconsciemment, par exemple en priorisant d'autres tâches moins critiques ou en faisant du multitâche pendant que vous l'exécutez.

Le multitâche peut être un énorme obstacle quand vous réfléchissez à la façon de prioriser vos tâches, car vous pouvez commencer quelque chose, mais être trop ennuyé ou trop distrait pour continuer. Des recherches soulignent que le changement de tâche provoque des baisses de productivité répétées : si vous êtes interrompu pendant que vous tentez de terminer une tâche, il faut en moyenne 23 minutes pour la reprendre, même si l'interruption est aussi simple que planifier une réunion Zoom, envoyer un courriel à une autre équipe pour faire le point, ou Si vous constatez que vos tâches hautement prioritaires sont sans cesse interrompues par l'administration courante, Hive a une solution. Les tâches automatisées sont des actions déclenchées par certaines conditions : vous pouvez ainsi changer le responsable d'une action, la faire passer à un autre statut ou déplacer des cartes d'action vers un autre projet sans effort. Toutes les petites choses de votre liste disparaissent donc, ce qui libère de la place pour des tâches plus importantes.

3. Gestion des tâches et du temps

Enfin, si vous avez encore du mal après avoir dressé la liste, établi les priorités et automatisé, il est peut-être temps d'examiner comment vous avez utilisé votre temps pour repérer les lacunes de votre flux de travail. Pour les personnes visuelles, la plateforme intégrée de Hive accueille à la fois vos diagrammes de Gantt et vos tableaux Kanban, qui vous indiquent combien de temps vous avez consacré à certains projets. Si votre problème tient plus aux heures qu'aux jours que vous passez sur un projet, Hive offre aussi un outil de suivi du temps qui vous permet de voir les écarts entre le temps estimé pour un projet et le temps réellement nécessaire. Vous pouvez ajouter des catégories de temps à ce temps suivi, les lier à des cartes d'action et décrire ce sur quoi vous avez travaillé pour vérifier si vous priorisez vos tâches de la bonne façon. Hive a récemment ajouté une fonctionnalité qui permet à vos collègues de vous tenir responsable en suivant le temps au nom d'autres utilisateurs. Elle fonctionne bien avec des personnes extérieures à votre organisation, mais elle est aussi efficace pendant une séance de travail d'équipe, si vous vous sentez bloqué et avez besoin d'un regard neuf pour voir ce que vous pourriez faire autrement.

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