Comment trouver le calendrier de gestion de projets idéal pour votre équipe en 2023

Dans l'un de mes tout premiers emplois professionnels, le propriétaire de l'entreprise se disait lui-même programmeur. Il concevait toutes sortes de sites Web et adorait s'impliquer dans l'aspect technique des choses. Il avait créé pour nous un calendrier de gestion de projets, un outil de suivi sans fioritures et sans détour. Était-il utile pour suivre les projets? Absolument. Était-il facile à utiliser et efficace? Absolument pas. Il était lourd, bogué et tout le contraire de convivial.

Cela dit, c'était un logiciel avant-gardiste à une époque où presque rien d'autre qu'Excel n'existait comme calendrier de gestion de projets. Heureusement, les entreprises d'aujourd'hui n'ont plus à créer leur propre calendrier de gestion de projets sur mesure. D'excellentes plateformes comme Hive existent pour aider les équipes à être plus productives et mieux organisées.

Types de calendriers pour la gestion de projets

Il existe de nombreux outils de calendrier qui visent à aider les entreprises à travailler de façon efficiente et efficace, mais tous les calendriers ne se valent pas. Certains se concentrent sur un aspect précis de la gestion de projets, comme la planification des ressources ou la gestion des tâches. À l'inverse, les plateformes de gestion de projets robustes comme Hive offrent une solution tout-en-un qui peut aider votre entreprise à suivre ses projets de plusieurs façons.

Si vous savez donc que vous avez besoin d'un calendrier de gestion de projets, mais que vous ne savez pas quelle méthode de suivi convient à votre entreprise et à votre style, familiarisez-vous ci-dessous avec les options.

1. Calendrier standard

2. Calendrier de planification des ressources

3. Calendrier de gestion des tâches

4. Calendrier de projet tout-en-un

1. Calendrier standard

Bien des générations plus anciennes ont commencé avec la méthode de suivi d'origine : un calendrier standard qui suit les projets de haut niveau et les jours de travail. Ces outils de calendrier standard, comme les calendriers Google ou Outlook, affichent généralement les réunions, les événements de toute l'entreprise, les jours fériés et une vue d'ensemble des projets et des membres de l'équipe.

Ce type de calendrier générique ne suffit peut-être pas à lui seul, mais il devrait servir de base à tous vos autres calendriers de suivi. Comment suivre les projets et les échéanciers si vous ne savez pas quels jours votre équipe sera au bureau? Commencez avec l'un de ces outils de calendrier standard et bâtissez à partir de là.

2. Calendriers de planification des ressources

Les calendriers de planification des ressources vous aident à suivre et à optimiser l'utilisation du temps de votre équipe. Ce type de calendrier est utile si vous devez savoir ce qu'il faut faire, qui s'en chargera et quand cette personne aura la disponibilité pour s'y consacrer. La planification des ressources peut aider votre entreprise à voir à quelle vitesse les gens travaillent et font avancer les projets, et vous donne la possibilité de répartir les affectations selon le temps et les disponibilités.

Un calendrier de planification des ressources suit les personnes et les actifs qui travaillent sur un projet. Il indique les dates, les heures et les ressources disponibles pour un projet donné. Une « ressource » peut être une personne ou même un équipement. Le calendrier vous permet de voir si quelqu'un est disponible pour travailler sur un mandat, si les ressources sont disponibles.

Les calendriers de planification des ressources sont parfaits pour les entreprises qui veulent suivre et optimiser l'utilisation du temps de leur équipe. (Astuce : la plateforme de gestion de projets de Hive offre la gestion des ressources, entre bien d'autres fonctionnalités formidables.)

3. Calendriers de gestion des tâches

Les calendriers de gestion des tâches sont conçus pour suivre l'avancement de tâches précises au sein d'un projet. Ce type de calendrier est utile si vous devez savoir ce qu'il faut faire, les détails de chaque tâche et qui est responsable de la terminer. La gestion des tâches dans un calendrier peut devenir extrêmement détaillée, en décomposant votre projet en tâches précises assorties d'échéances.

Un calendrier de gestion des tâches affiche les tâches attribuées, les échéances et les personnes responsables de les accomplir. Ce type de calendrier est utile si vous devez suivre l'avancement de tâches précises au sein d'un projet.

Un calendrier de gestion des tâches peut regrouper toutes les tâches nécessaires pour mener un projet à terme, ce qui permet aux entreprises d'évaluer la durée des projets, de savoir qui travaille sur quoi et de fixer de futurs jalons et objectifs.

4. Le calendrier de gestion de projets tout-en-un : Hive

Et si vous pouviez réunir toutes les fonctions de gestion de projets dans un seul calendrier? C'est là qu'un calendrier de gestion de projets complet comme Hive entre en jeu. Le calendrier tout-en-un de Hive aide les entreprises à voir ce qu'il y a à faire, qui est disponible pour le faire et quand cela doit être terminé, le tout au même endroit.

Ce type de calendrier de gestion de projets est utile aux entreprises qui veulent suivre à la fois les ressources et les tâches d'un projet. La disposition de la vue Calendrier de Hive vous permet de faire un zoom avant pour vous concentrer sur une semaine précise, ou un zoom arrière pour voir d'un coup d'œil les prochains mois. La fonction de glisser-déposer vous permet de déplacer des tâches vers d'autres jours directement dans le calendrier, tandis que les étiquettes de Hive vous permettent de donner aux tâches des couleurs précises pour une meilleure organisation visuelle.

De plus, Hive s'intègre à d'autres outils de planification populaires comme Google Agenda et Outlook, pour que vous puissiez aussi consulter vos réunions et les événements de l'entreprise sur le même tableau de bord. Et si une personne de votre équipe préfère voir les tâches dans une autre vue, par exemple Kanban, Gantt ou tableau, Hive les offre aussi. C'est un calendrier de gestion de projets d'une flexibilité totale, qui donne à vous et à votre équipe le pouvoir de venir à bout de toutes vos tâches à venir.

Comment choisir le bon calendrier de gestion de projets

Maintenant que vous connaissez les calendriers de gestion de projets, il est temps de choisir celui qui convient le mieux à votre entreprise. La réponse à cette question n'est pas toujours tranchée. La meilleure solution pour votre entreprise pourrait être de combiner deux types de calendriers ou plus. Tenez compte des facteurs suivants au moment de décider :

• Taille de l'entreprise : si vous êtes une petite entreprise avec une équipe de moins de 15 personnes, un calendrier de gestion de projets standard peut suffire. Si vous avez une grande équipe ou plusieurs projets en cours en même temps, il vous faudra peut-être un calendrier de ressources ou de gestion des tâches (ou les deux).

• La complexité des projets : si vos projets sont relativement simples, avec un début et une fin clairs, un calendrier de gestion de projets standard peut vous aider à rester sur la bonne voie. Si vos projets sont plus complexes, avec de multiples tâches et jalons, un calendrier de gestion des tâches peut vous aider à décomposer votre projet en éléments faciles à gérer.

• Disponibilité de l'équipe : si votre équipe est toujours en déplacement ou travaille sur différents projets à différents moments, un calendrier de gestion des ressources peut vous aider à savoir qui est disponible pour travailler sur quoi et quand.

• Préférences de l'équipe : j'adore quand les entreprises laissent leur équipe choisir la méthode de suivi qui lui convient. Certaines entreprises constatent qu'un mélange de gestion des ressources et des tâches fonctionne le mieux pour leur équipe, et leurs employés apprécient la transparence et la possibilité de planifier de plusieurs façons.

• Budget : il existe sur le marché une variété de solutions de calendrier de gestion de projets, du gratuit au niveau entreprise. Choisissez une solution qui respecte votre budget et offre les fonctionnalités dont vous avez besoin.

En matière de calendriers de gestion de projets, il n'existe pas de solution universelle. Il est essentiel de trouver le bon type de calendrier pour les besoins de votre entreprise, de la facilité d'utilisation et de la flexibilité jusqu'au budget, et même au consensus de votre équipe. Trouvez une plateforme qui convient à votre entreprise et voyez si elle fonctionne!

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