Comment un grand groupe d’édition utilise Hive pour mettre en marché et promouvoir ses livres

Maison d’édition établie, ce client de Hive est un chef de file du genre science-fiction et fantasy (SFF) depuis des décennies et a remporté tous les grands prix du domaine.

La collaboration et la communication sont essentielles pour cet éditeur, dont 98 % du travail de marketing est réalisé à l’interne par son équipe de marketing dédiée et son équipe de publicité et de promotion. Ensemble, ces deux équipes créent un large éventail de contenus, des campagnes publicitaires numériques aux documents imprimés, dans le but de faire briller les livres et de les faire remarquer des détaillants.

Les livres exigent de longs délais de planification. Tout au long du processus, les équipes de marketing et de publicité travaillent en étroite collaboration avec le service de la conception des couvertures, car la couverture d’un livre joue un rôle important dans l’apparence des documents de marketing et de promotion. Elles collaborent aussi étroitement avec les services des relations publiques et de la rédaction pour planifier et créer de nouveaux contenus pour un livre.

Nous avons rencontré la directrice ou le directeur de la publicité et de la promotion pour savoir comment cet éditeur utilise Hive pour mettre en marché et promouvoir ses livres de façon efficace.

Avant Hive : un système de gestion de projets bricolé

Avant d’adopter Hive, cet éditeur suivait son travail de marketing à l’aide d’un assemblage de divers outils de gestion de projets et de plateformes de courriel. Ce système, composé d’outils mis bout à bout, n’offrait pas l’efficacité ni les fonctionnalités dont les gens du marketing avaient besoin. Avec un collègue, la personne à la direction de l’équipe a commencé à explorer des logiciels de gestion de projets. 

« Au départ, nous étions deux à vouloir mettre en place une nouvelle solution de gestion de projets », explique-t-elle ou il. « Nous avons eu la chance de recevoir beaucoup de soutien de la direction de notre service et de notre division. Nous avons commencé à utiliser Hive en octobre 2019, et à peine six mois plus tard, au printemps 2020, nous avons commencé à travailler de la maison en raison de la pandémie. » 

« Le passage soudain au télétravail a été beaucoup plus facile pour notre équipe avec Hive. Elle nous a énormément aidés. » - Direction de la publicité et de la promotion 

Actuellement, les équipes de marketing et de publicité travaillent presque à 100 % à distance, quelques personnes ayant opté pour un mode hybride. Voyons de plus près comment ces équipes utilisent Hive pour collaborer et organiser leurs activités quotidiennes.

Sous le capot : utiliser les projets de Hive pour organiser les auteurs et les titres

L’équipe crée des projets parents pour chaque nom d’auteur, avec des projets enfants correspondants pour chacun des titres de l’auteur. Ces projets de titres suivent une structure de nomination précise, selon qu’il s’agit d’un livre à couverture rigide ou d’un livre de poche. Sous chaque projet de titre se trouvent des cartes d’action pour chaque activité de marketing et de promotion, regroupées par date d’échéance ou par un large éventail de sujets. 

Les cartes d’action peuvent varier en complexité et en portée. Par exemple, une carte d’action peut contenir une activité simple, comme une campagne de marketing par courriel, ou un effort promotionnel beaucoup plus vaste, comme un concours permettant de gagner des produits dérivés exclusifs ou des éditions spéciales du livre. Pour les concours, une carte d’action peut comprendre des sous-actions qui suivent l’information sur les prix et les matériaux d’emballage, ou même des formulaires Hive Forms qui consignent les participations au concours. En revanche, une carte d’action pour un envoi de masse par courriel ne comprendrait que quelques sous-actions pour faciliter l’envoi.

Cette structure de projets dans Hive permet aux équipes de marketing et de publicité de revoir facilement les activités déjà réalisées pour chaque auteur et ses titres. L’équipe peut aisément retrouver quels concepteurs et quelles personnes du marketing ont travaillé sur un projet précis, qui a laissé des commentaires sur les éléments précédents et qui a donné son avis par le passé. C’est utile pour les membres de l’équipe qui travaillent chez l’éditeur depuis des années, comme pour les nouvelles recrues.

« Nous avons un excellent historique de notre travail depuis 2019, année où nous avons commencé à utiliser Hive. Nous travaillons avec les mêmes auteurs pendant de nombreuses années; pouvoir ressortir ces fichiers et tout revoir est donc très utile. Et comme la majeure partie de notre travail se fait dans Hive, nous avons accès à tous les détails de nos projets précédents. » - Direction de la publicité et de la promotion

Utiliser Hive Forms pour uniformiser les demandes et attribuer le travail

Les membres de l’équipe utilisent Hive Forms pour lancer rapidement le travail. Chaque formulaire soumis crée une carte d’action contenant toute l’information nécessaire pour réaliser l’activité ou produire le livrable, et veille à ce que le travail soit acheminé aux bonnes personnes.

Elles ont aussi créé quelques formulaires Hive Forms personnalisés qui recueillent les demandes selon la catégorie de travail. Par exemple, un formulaire sert aux demandes de publicité payante sur les médias sociaux, et un autre aux documents imprimés. Elles ont aussi créé un formulaire « standard », qui sert de fourre-tout pour tout travail général qui ne correspond à aucune catégorie précise.

Dans ces formulaires, on recueille de l’information sur les personnes qui doivent voir la demande et sur les spécifications requises. Ces réponses déterminent ensuite à quels coéquipiers la carte est attribuée et combien de sous-actions figureront sur la carte d’action.

Simplifier la rétroaction grâce à la révision et à l’approbation

L’entreprise travaille sur un grand nombre d’éléments de marketing et de promotion pour ses livres; les gens du marketing sont donc responsables d’un volume de travail élevé. Et comme ils collaborent étroitement avec d’autres services  — dont les relations publiques, la rédaction et la conception des couvertures —, il est essentiel que le flux de travail reste organisé et efficace. La fonctionnalité de révision et d’approbation de Hive a été déterminante à cet égard.

« L’une des grandes raisons pour lesquelles nous voulions Hive, c’était la fonction de révision dans les cartes d’action de Hive », explique la personne à la direction. Même si l’équipe de marketing fait une bonne partie de sa planification à l’extérieur de Hive, en collaboration avec d’autres services, tous les détails sont ensuite consignés et suivis dans Hive afin que l’équipe puisse exécuter ces plans. 

L’équipe suit un long processus d’approbation qui inclut toujours des coéquipiers du marketing à l’interne, et souvent aussi des utilisateurs externes, voire des personnes de l’extérieur de l’entreprise. C’est dans Hive qu’elle peut suivre tout ce processus et s’assurer que les bonnes personnes ont approuvé le travail.

Pour les approbations, la fonction de notifications de Hive aide chacun à garder le fil de ce qui doit être fait au moment où cela se présente. 

Conclusion

Grâce à Hive, les gens du marketing de la maison d’édition ont pu simplifier leur travail quotidien, centraliser le processus d’approbation et renforcer la communication entre les équipes à distance.

La personne à la direction conclut : « nos spécialistes du marketing sont tous très à l’aise avec Hive à présent. Tout le monde y adhère, des personnes qui utilisent Hive depuis le début à celles qui viennent d’arriver chez Tor. Nous avons un système plutôt efficace, et elles se sentent bien de publier leurs notes et leurs commentaires dans Hive et d’utiliser les notifications pour voir ce qui est survenu et faire avancer les choses. »

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